Comparution de la présidente du Conseil du Trésor au comité permanent des comptes publics (PACP) – Rapport 1, ArriveCAN, 2024 — Rapports de la vérificatrice générale du Canada – Avril 2024

ArriveCAN

• L’application ArriveCAN a été développée dans l’urgence et dans des circonstances exceptionnelles, mais les détails qui ont été révélés ces derniers mois sont inquiétants.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) n’a pas été impliqué dans le développement de l’application ArriveCAN.
• Les administrateurs généraux sont responsables des activités de passation de marchés dans le cadre de leur délégation.
• La vérificatrice générale a constaté que le SCT avait mis en place des règles appropriées en matière de passation de marchés, mais que ces règles n’avaient pas été respectées.

Rôles et responsabilités en approvisionnement

• Le Conseil du Trésor établit les politiques qui définissent les responsabilités des ministères.
• Compte tenu du volume des achats, des contrôles sont mis en place à différents niveaux en fonction de la valeur, du risque et de la complexité des contrats.
• Les administrateurs généraux sont responsables des activités d’achat au sein de leur organisation.
• Les ministères ont un haut fonctionnaire qui est responsable du processus et des contrôles relatifs à la gestion des achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
• L’approbation du Conseil du Trésor est requise pour les marchés dont la valeur dépasse certains montants ou certains niveaux de risque.

Valeurs des contrats

À l’échelle du gouvernement :

• GC Strategies / Coredal - du 1er janvier 2011 au 16 février 2024 : 120 contrats – 107,8 millions de dollars
• Dalian – du 1er janvier 2011 au 4 mars 2024 : 445 contrats – 127,8 millions de dollars
• Coradix – 1er janvier 2011 au 4 mars 2024 : 541 contrats – 596,8 millions de dollars
• Dalian et Coradix (en tant que coentreprise) - 1er janvier 2011 au 4 mars 2024 : 122 contrats – 189,5 millions de dollars

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

• GC Strategies - du 1er janvier 2011 au 16 février 2024 :
  • Autorisation du SCT : 10 contrats – 9,97 millions de dollars
  • Autorisation de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) : 1 contrat – 1,37 million de dollars
• Dalian – du 1er janvier 2011 au 4 mars 2024 : 2 contrats – 49 654,56 dollars
• Coradix – 1er janvier 2011 au 4 mars 2024 : 4 contrats – 103 632,30 dollars
• Le SCT n’avait pas de contrat avec Dalian et Coradix en tant que coentreprise, ni avec Coradel.

Talents numériques

• Le gouvernement donne la priorité à l’utilisation des ressources internes et à la requalification des employés pour soutenir l’évolution de la prestation de services numériques. Lorsque cela s’avère judicieux et nécessaire, une expertise spécialisée est utilisée pour compléter temporairement notre main-d’œuvre afin de répondre aux besoins des Canadiens.
• La stratégie du gouvernement en matière de talents numériques permet de repenser la façon dont le gouvernement recrute, développe et déploie les talents dans l’ensemble de la fonction publique et offre des possibilités de formation, de développement et d’avancement à ses praticiens du numérique.
• Dans le cadre de cette stratégie, les ministères sont tenus de prendre des mesures pour rechercher des talents internes avant d’entamer une procédure d’achat de talents ou de services numériques.

Conflits d’intérêts / Valeurs et éthique

• En vertu de la Directive sur les conflits d’intérêts, les fonctionnaires doivent s’abstenir d’avoir des intérêts privés et d’occuper des emplois externes qui pourraient nuire à leur capacité d’objectivité et d’impartialité.
• Les fonctionnaires doivent informer leur administrateur général de tout emploi ou activité externe susceptible d’entraîner un conflit d’intérêts réel ou perçu comme tel.
• Le non-respect de cette règle peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
• Un examen de la Directive est en cours par la dirigeante principale des ressources humaines (DPRH) afin de s’assurer que les exigences sont claires, en particulier en ce qui concerne les employés qui exercent un emploi externe. L’examen porte également sur la nécessité d’une surveillance supplémentaire de la part du SCT, ce qui pourrait inclure le renforcement des conséquences de la non-conformité.

Réponses des ministères au Bureau de la vérificatrice générale

• Chaque ministère et agence ayant fait l’objet d’un audit (Agence des services frontaliers du Canada [ASFC], Agence de la santé publique du Canada et SPAC) a élaboré des plans d’action de gestion en réponse à l’audit.
• L’ASFC dispose d’un plan d’action en 10 points qui comprend la création d’une nouvelle direction des achats, d’un nouveau comité exécutif d’examen des contrats et d’une formation obligatoire.
• Le SCT soutient les conclusions et les recommandations du médiateur et de la vérificatrice générale en matière de marchés publics et continuera à suivre de près les mesures prises par l’ASFC pour remédier aux problèmes et aux lacunes constatés.

Nouvelles mesures pour renforcer l’approvisionnement

• Le 20 mars, le SCT a annoncé une série d’actions visant à améliorer sa surveillance des pratiques et des processus des ministères et à soutenir une gestion efficace dans l’ensemble du gouvernement.
• Le SCT introduira un nouveau processus de risque et de conformité qui évaluera les tendances et les risques à l’échelle du gouvernement ainsi que les performances individuelles des ministères dans les domaines clés de la gestion, et prendra des mesures correctives immédiates si nécessaire.
• Le contrôleur général entreprend actuellement un audit horizontal dans un certain nombre de grands ministères afin d’évaluer la gouvernance, la prise de décision et les contrôles associés aux contrats de services professionnels, y compris les technologies de l’information.
• Le SCT proposera des mesures visant à renforcer la responsabilité des gestionnaires lors de la passation de marchés de services professionnels en intégrant certains éléments du guide du gestionnaire dans une procédure obligatoire.
• La DPRH examinera la Directive sur les conflits d’intérêts et la surveillance supplémentaire de la Directive par le SCT qui pourrait s’avérer nécessaire.

Contrôles d’audit

• En novembre 2023, le SCT a envoyé un outil à tous les dirigeants principaux de l’audit pour aider les services d’audit ministériels à évaluer les risques liés aux marchés publics dans leurs ministères.
• Le 29 février, le contrôleur général a rencontré les dirigeants principaux de l’audit afin de recommander l’inclusion des travaux relatifs aux marchés publics dans les plans d’audit ministériels fondés sur les risques.
• De nombreux ministères ont entrepris ou entreprennent des audits ou feront partie de l’audit horizontal.

Équiper les fonctionnaires

• Le Bureau du contrôleur général du SCT renforce ses conseils aux gestionnaires et aux agents d’approvisionnement en :
  • mettant à jour la formation obligatoire pour les responsables des achats qui est dispensée par l’École de la fonction publique du Canada;
  • actualisant le cours sur les marchés publics qui fait partie de la formation sur la délégation des pouvoirs que tous les gestionnaires doivent suivre;
  • mettant à jour le Guide du gestionnaire : principales considérations pour l’approvisionnement en services professionnels, afin de refléter les conclusions de ces audits et de permettre aux gestionnaires de bien comprendre leurs responsabilités.

Transparence / divulgation proactive

• Les améliorations apportées au portail Gouvernement ouvert (publication proactive) tout au long du mois de mars rendent les valeurs des contrats plus claires et plus faciles à rechercher.
• Les entrées présentent maintenant un contrat et ses modifications comme une seule « valeur totale », lorsque les données le permettent.
• Cela a permis de clarifier les cas où les informations publiées créaient une confusion sur le nombre de contrats et la valeur totale du contrat.
• Des améliorations continues seront apportées au portail, y compris de nouveaux tableaux de bord qui fournissent des visuels pour simplifier les points de données clés.
• Le contrôleur général a également demandé aux ministères d’entreprendre un examen de leur publication proactive des données sur les contrats afin d’en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude d’ici le 7 juin 2024.