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Avis de mise en œuvre de l’AIPRP 2022-01 : Demande d’exception à une exigence de l’ensemble des politiques d’accès à l’information ou de protection des renseignements personnels du SCT

1. Date d’entrée en vigueur

Le présent Avis de mise en œuvre entre en vigueur le 23 septembre 2022.

2. Pouvoirs

Le présent Avis de mise en œuvre est émis en vertu de l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information et de l’alinéa 71(1)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3. Objectif

Le présent Avis de mise en œuvre contient des directives à l’intention des institutions fédérales qui demandent une exception aux exigences de la politique du SCT en vertu de la Politique sur l’accès à l’information ou la Politique sur la protection de la vie privée ou leurs directives sous-jacentes.

4. Contexte

Une institution peut demander une exception à un instrument de politique lorsqu’il est nécessaire qu’une activité soit temporairement non conforme à une exigence d’instrument de politique. Une exception est accordée pour une durée limitée, car l’institution est censée effectuer un retour à la conformité à l’exigence en question. Les institutions peuvent demander une exception aux politiques, directives ou normes obligatoires du SCT pour diverses raisons.

La Politique sur l’accès à l’information et la Politique sur la protection de la vie privée sont émises par la présidente du Conseil du Trésor dans son rôle de ministre désignée pour l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et l’alinéa 71(1)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La présidente peut accorder une exception à une exigence en vertu de ces politiques. Le secrétaire du Conseil du Trésor a le pouvoir d’émettre et d’accorder des exceptions à certains instruments sous-jacents, notamment des directives, des normes et des formulaires.

Pour demander une dérogation à l’une des exigences de ces instruments de politique du SCT, le responsable ou l’administrateur général de l’institution doit demander l’approbation de l’autorité compétente.

Il convient de prendre note que la plupart des autres instruments de politique sont émis par le Conseil du Trésor en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Les institutions qui sont assujetties à ces politiques, directives et normes du Conseil du Trésor peuvent demander une dérogation à leurs exigences au moyen d’une présentation au Conseil du Trésor.

5. Orientation

Des exceptions à des exigences particulières sont prévues au cas par cas. Les responsables du programme doivent travailler avec les autorités de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au sein de leur institution pour déterminer les exigences particulières de l’instrument de politique pour lesquelles l’activité doit demander une exception.

Traitement de la demande d’exception

Selon la nature de l’exception aux instruments de politique sur l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels, la demande doit être envoyée comme suit.

Contenu de la demande

La lettre doit comprendre ce qui suit :

  • des détails précis de l’institution qui expliquent suffisamment la nécessité de l’exception;
  • toute mesure prise pour résoudre les préoccupations en matière de protection de la vie privée ou d’accès en l’absence de conformité aux exigences;
  • un délai précis pour le moment où l’institution prévoit effectuer un retour à la conformité à l’exigence.

Si l’exception concerne des éléments de données qui ne sont pas abordés dans les fichiers de renseignements personnels (FRP) actuels, ajouter un énoncé reconnaissant que « Conformément au paragraphe 9(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissariat à la protection de la vie privée sera également avisé de cette nouvelle [collecte ou usage compatible] de [détails] d’ici le [date]. »

Pour traiter plus efficacement les demandes d’exception, vous trouverez dans l’annexe A un modèle de lettre à utiliser lors d’une demande d’exception à un instrument de politique auprès de la présidente ou du secrétaire. L’annexe B contient un exemple de modèle de lettre pour les exceptions à la Directive sur le numéro d’assurance sociale et le moment où l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera effectuée. L’annexe C contient un modèle de lettre type pour demander une exception à l’exigence d’utiliser les plateformes prescrites pour recevoir les demandes d’AIPRP.

Le secrétaire ou la présidente du Conseil du Trésor s’efforcera de répondre rapidement à ces demandes. Veuillez informer les fonctionnaires du SCT de votre demande à venir, afin que nous puissions la traiter et y répondre plus rapidement. Veuillez prendre note que le SCT peut imposer des conditions à l’approbation, comme exiger des mises à jour dans le rapport annuel de l’institution sur l’exception et les progrès du retour à la conformité.

Les exigences des instruments de politique du SCT pour lesquels aucune exception n’a été demandée continuent de s’appliquer à l’institution. Comme toujours, il demeure nécessaire de protéger et de gérer les renseignements personnels. Cela comprend la prise de mesures pour s’assurer que les risques à la protection des renseignements personnels sont identifiés et atténués. Il est rappelé aux institutions que l’enregistrement et la publication de FRP sont obligatoires en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par conséquent, dans le cas où une exception est accordée, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) de base doit quand même être effectuée dès que possible. Par conséquent, cela signifie que le SCT n’enregistrera pas de FRP sans ÉFVP associée, même si une exception est accordée.

De même, permettre le droit d’accéder à l’information et de demander des renseignements personnels devrait également être une priorité. Si, par exemple, une exception est demandée pour l’utilisation d’une plateforme prescrite pour la réception ou le traitement des demandes, les institutions doivent comprendre que cette exception doit être liée à des exigences opérationnelles précises et justifiées et inclure un plan de retour à la conformité dès que possible.

Conséquences liées aux présentations au Conseil du Trésor

Dans certains cas, l’institution peut souhaiter demander une exception à un instrument de politique sur l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels et une exception à un instrument du Conseil du Trésor émis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), comme la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Dans ce cas, l’institution devra présenter une demande d’exception aux instruments d’accès à l’information ou de protection des renseignements personnels, ainsi qu’une exception au moyen d’une présentation au Conseil du Trésor. Lors de l’élaboration de la présentation au Conseil du Trésor, assurez-vous que :

  • l’institution demande une exception (par le biais du processus décrit ci-dessus) à la Politique sur l’accès à l’information ou la Politique sur la protection de la vie privée avant de compléter la présentation au Conseil du Trésor;
  • les documents de l’institution, de même que tout détail pertinent, figurent dans le corps de la présentation au Conseil du Trésor, si la demande d’exception a été accordée.

Pour en connaître davantage sur la rédaction d’une présentation au Conseil du Trésor, voir le Guide à l’intention des rédacteurs de présentations au Conseil du Trésor.

6. Application

Le présent Avis de mise en œuvre s’applique aux institutions fédérales visées à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information, y compris toute société d’État mère ou filiale en propriété exclusive de ces sociétés.

Le présent Avis de mise en œuvre ne s’applique pas à la Banque du Canada.

7. Documents de référence

Lois

Instruments de politique connexes du Conseil du Trésor

Autres publications

8. Demandes de renseignements

Les membres du public peuvent communiquer avec le Service des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du présent Avis de mise en œuvre.

Les employés des institutions fédérales peuvent communiquer avec leur coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du présent Avis de mise en œuvre.

Les coordonnateurs de l’AIPRP peuvent communiquer avec la Division de la Politique sur l’accès à l’information et du rendement et la Division de la protection de la vie privée et des données du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du présent Avis de mise en œuvre.

Annexe A : Exemple de modèle de lettre de demande d’exception

PROTÉGÉ B
[DOCUMENT CONFIDENTIEL DU CONSEIL PRIVÉ DU ROI POUR LE CANADA (si une présentation au CT est référencée)]



[Nom du secrétaire ou de la présidente]
[Secrétaire ou présidente] du Conseil du Trésor du Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
90, rue Elgin, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5



Cher collègue, (Chères collègues,)

[Nom de l’institution] cherche à mettre en œuvre [nom de l’activité]. [Brève explication de l’activité et de l’urgence].

Je demande votre approbation pour accorder une exception à [numéro de l’exigence relative à l’ensemble de politiques] de la [Nom de la politique ou de la directive] d’autoriser [détails du résultat d’exception souhaité]. (Par exemple : pour mettre en œuvre une initiative avant d’effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et d’enregistrer le fichier de renseignements personnels (FRP) qui l’accompagne).

[Fournir : 1) une justification de la raison pour laquelle l’exception est requise et 2) un délai pour le retour à la conformité]. (Par exemple : Compte tenu de la nature pressante et urgente de cette activité, une ÉFVP n’est pas réalisable pour le moment. [Nom de l’institution] demande une dérogation à cette exigence de la directive et s’engage à soumettre une ÉFVP d’ici le [date].)

[Décrire les mesures prises pour atténuer les risques].

(Au besoin : Conformément au paragraphe 9(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissariat à la protection de la vie privée sera également avisé de cette nouvelle [collecte ou usage compatible] d’ici le [date].)

Cette exception permettra à [Nom de l’institution] d’aller de l’avant avec [détails].

Je vous remercie pour votre attention à cet égard.



Veuillez agréer, cher collègue (chère collègue), l’expression de mes sentiments les meilleurs.



Bloc-signature [responsable ou administrateur général]

Annexe B : Exemple de modèle de lettre de demande d’exception concernant la Directive sur le numéro d’assurance social

PROTÉGÉ B
DOCUMENT CONFIDENTIEL DU CONSEIL PRIVÉ DU ROI POUR LE CANADA



Graham Flack
Secrétaire du Conseil du Trésor du Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
90, rue Elgin, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5



Cher collègue, (Chère collègue,)

[Nom de l’institution] demandera l’approbation d’une présentation au Conseil du Trésor pour le financement [détails de la soumission].

Dans le cadre de cette initiative, je sollicite votre approbation pour accorder une exception à une exigence de la Directive sur le numéro d’assurance sociale (la Directive) et accorder l’autorité pour le [Nom du programme] d’utiliser le numéro d’assurance sociale (NAS) avant la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP).

La Directive exige qu’avant de demander l’approbation du Conseil du Trésor pour une nouvelle collecte et usage du NAS, une ÉFVP dûment remplie soit soumise au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée.

Compte tenu de la nature pressante et urgente de cette initiative, une ÉFVP n’est pas réalisable pour le moment. [Nom de l’institution] demande une exception à cette exigence de la Directive et s’engage à effectuer une ÉFVP d’ici le [date]. Conformément au paragraphe 9(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissariat à la protection de la vie privée sera également avisé de cette nouvelle [collecte ou usage compatible] du NAS avant l’ÉFVP.

Cette exception permettra à [nom de l’institution] d’aller de l’avant avec [détails].

Je vous remercie pour votre attention à cet égard.



Veuillez agréer, cher collègue (chère collègue), l’expression de mes sentiments les meilleurs.



Bloc-signature [administrateur général]

Annexe C : Exemple de modèle de lettre de demande d’exception concernant l’obligation d’utiliser le service de demande d’AIPRP en ligne

PROTÉGÉ B



Mona Fortier
Présidente du Conseil du Trésor du Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
90, rue Elgin, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5



Cher collègue (Chère collègue),

Je demande votre approbation pour accorder une exception à 4.3.9.1 de la Politique sur l’accès à l’information; 4.2.20.1 de la Politique de protection de la vie privée; 4.1.16 de la Directive sur les demandes d’accès à l’information; 4.1.15 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels d’autoriser [détails du résultat d’exception souhaité]. (Par exemple, pour mettre en œuvre les changements de processus opérationnels requis ou la nécessité que les fonctionnalités prévues soient disponibles avant de mettre en œuvre l’AIPRP en ligne.)

[Fournir : 1) une justification de la raison pour laquelle l’exception est requise et 2) un délai pour le retour à la conformité].

[Décrire les mesures prises pour atténuer les risques].

Cette exception permettra à [Nom de l’institution] d’aller de l’avant avec [détails].

Je vous remercie pour votre attention à cet égard.



Veuillez agréer, cher collègue (chère collègue), l’expression de mes sentiments les meilleurs.



Bloc-signature [responsable]

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