Avis de mise en œuvre de l’accès à l’information 2022-01 : Consultations interinstitutionnelles

5.1 Limiter les demandes de consultation

Une institution peut en consulter une autre au sujet de la communication de documents la concernant, mais elle n’est pas obligée de le faire. Les consultations ne sont pas obligatoires en vertu de la LAI et devraient avoir lieu uniquement en cas de besoin. L’article 4.1.31 de la Directive mentionne que les institutions ne doivent entreprendre des consultations interinstitutionnelles que dans les cas suivants :

• l’institution qui traite la demande a besoin de plus d’information pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de ne pas divulguer l’information; ou
• l’institution qui traite la demande a l’intention de divulguer des renseignements potentiellement délicats.

Les institutions devraient être sélectives lorsqu’elles déterminent quelles demandes d’accès nécessitent des consultations et sont encouragées à utiliser pleinement leurs pouvoirs délégués.

5.2 Limiter la portée des consultations et fournir un contexte pertinent

Encadrer les conseils demandés ou identifier les renseignements précis pour lesquels les conseils sont demandés est une pratique exemplaire pour accélérer le processus de consultation. Il n’est pas une pratique acceptable de demander à une autre institution d’examiner l’ensemble d’un dossier d’AIPRP sans fournir de directives supplémentaires telles que :

• les renseignements sur lesquels porte la consultation; et
• les exemptions spécifiques qu’elles envisagent d’appliquer en fonction de leur compréhension des documents.

Pour certaines demandes de consultation particulièrement compliquées, les institutions qui traitent les demandes sont encouragées à inclure tout le matériel de référence pertinent et à fournir des questions ciblées lorsqu’elles soumettent une demande de consultation à une autre institution. Pour ce faire, les institutions qui traitent les demandes peuvent vouloir procéder à une analyse détaillée des renseignements avant de soumettre une demande de consultation à une autre institution. En encadrant plus précisément la demande de consultation et en fournissant des renseignements contextuels pertinents, l’institution consultée devrait être en mesure de répondre plus rapidement et plus précisément.

5.3 Accorder une priorité égale aux demandes de consultation

L’article 4.1.32 de la Directive exige que les institutions traitent les demandes de consultation d’autres institutions fédérales avec la même priorité que les demandes d’accès qu’elles reçoivent directement.

5.4 Fixer un délai raisonnable pour répondre aux demandes de consultation

Si une institution fédérale consulte une autre institution, elle doit quand même répondre dans le délai de 30 jours sauf si les conditions énoncées dans l’alinéa 9(1)b) de la LAI sont respectées. Cette disposition permet de demander des prorogations de délai seulement si les consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande et que ces consultations ne peuvent raisonnablement pas être complétées dans le délai initial de 30 jours.

Dans les cas où les conditions d’une prorogation de délai sont remplies, l’institution de traitement devrait établir des délais de réponse clairs avec l’institution consultée.

5.5 Surveiller les délais de réponse et en assurer le respect

Il est recommandé que les institutions qui traitent les demandes établissent et mettent en œuvre un processus permettant de suivre les délais de prorogation des consultations et, si nécessaire, de prendre des mesures. Si l’institution consultée n’est pas en mesure de répondre dans le délai proposé ou si des précisions supplémentaires sont nécessaires, elle devrait en informer l’institution qui traite la demande le plus tôt possible. L’institution de traitement qui a reçu la demande initiale devrait suivre l’évolution des consultations pour s’assurer que l’autre institution respecte les délais préétablis.