Avis de mise en œuvre de l’accès à l’information 2022-01 : Consultations interinstitutionnelles
1. Date d’entrée en vigueur
Le présent avis de mise en œuvre entre en vigueur le 27 septembre 2022.
2. Pouvoirs
Le présent avis de mise en œuvre est émis conformément à l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information (LAI).
3. Objectif
Le présent avis de mise en œuvre fournit des directives aux institutions fédérales concernant les consultations interinstitutionnelles sur les demandes d’accès à l’information (AI).
4. Contexte
Le 26 avril 2022, la Commissaire à l’information du Canada a présenté au Parlement un rapport spécial intitulé « Question d’accès : la difficulté d’accéder à notre mémoire collective » concernant les difficultés auxquelles fait face le système d’AI du Canada. Dans son rapport, la Commissaire s’est concentrée sur deux grands défis auxquels le système d’AI fait face. L’un d’eux est la manière dont les consultations entre les institutions sont menées.
Lorsqu’une institution répond à des demandes d’accès, elle peut en consulter une autre au sujet de la communication de documents qui concernent la deuxième institution pour plusieurs raisons. Par exemple, lorsque des experts en la matière d’une autre institution ont créé ou contribué à un document faisant l’objet d’une demande, les bureaux d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) de l’institution ayant reçu la demande initiale peuvent avoir besoin de consulter sur les exceptions applicables afin d’exercer leur pouvoir discrétionnaire de manière appropriée.
L’article 7 de la LAI exige que les institutions répondent aux demandes d’AI dans les 30 jours. Toutefois, les institutions peuvent proroger ce délai lorsque des consultations sont nécessaires, pourvu que cette prorogation soit raisonnable dans les circonstances. La LAI ne précise pas le délai dans lequel une institution consultée doit répondre, mais la Politique sur l’accès à l’information mentionne que les consultations nécessaires pour le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi doivent être menées dans les plus brefs délais et la Directive sur les demandes d’accès à l’information mentionne que toute prorogation du délai doit être aussi brève que possible et raisonnablement justifiée (4.1.28).
5. Directives
L’orientation décrite ci-dessous peut contribuer à accroître l’efficacité en ce qui concerne les consultations interinstitutionnelles.
5.1 Limiter les demandes de consultation
Une institution peut en consulter une autre au sujet de la communication de documents la concernant, mais elle n’est pas obligée de le faire. Les consultations ne sont pas obligatoires en vertu de la LAI et devraient avoir lieu uniquement en cas de besoin. L’article 4.1.31 de la Directive mentionne que les institutions ne doivent entreprendre des consultations interinstitutionnelles que dans les cas suivants :
- l’institution qui traite la demande a besoin de plus d’information pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de ne pas divulguer l’information; ou
- l’institution qui traite la demande a l’intention de divulguer des renseignements potentiellement délicats.
Les institutions devraient être sélectives lorsqu’elles déterminent quelles demandes d’accès nécessitent des consultations et sont encouragées à utiliser pleinement leurs pouvoirs délégués.
5.2 Limiter la portée des consultations et fournir un contexte pertinent
Encadrer les conseils demandés ou identifier les renseignements précis pour lesquels les conseils sont demandés est une pratique exemplaire pour accélérer le processus de consultation. Il n’est pas une pratique acceptable de demander à une autre institution d’examiner l’ensemble d’un dossier d’AIPRP sans fournir de directives supplémentaires telles que :
- les renseignements sur lesquels porte la consultation; et
- les exemptions spécifiques qu’elles envisagent d’appliquer en fonction de leur compréhension des documents.
Pour certaines demandes de consultation particulièrement compliquées, les institutions qui traitent les demandes sont encouragées à inclure tout le matériel de référence pertinent et à fournir des questions ciblées lorsqu’elles soumettent une demande de consultation à une autre institution. Pour ce faire, les institutions qui traitent les demandes peuvent vouloir procéder à une analyse détaillée des renseignements avant de soumettre une demande de consultation à une autre institution. En encadrant plus précisément la demande de consultation et en fournissant des renseignements contextuels pertinents, l’institution consultée devrait être en mesure de répondre plus rapidement et plus précisément.
5.3 Accorder une priorité égale aux demandes de consultation
L’article 4.1.32 de la Directive exige que les institutions traitent les demandes de consultation d’autres institutions fédérales avec la même priorité que les demandes d’accès qu’elles reçoivent directement.
5.4 Fixer un délai raisonnable pour répondre aux demandes de consultation
Si une institution fédérale consulte une autre institution, elle doit quand même répondre dans le délai de 30 jours sauf si les conditions énoncées dans l’alinéa 9(1)b) de la LAI sont respectées. Cette disposition permet de demander des prorogations de délai seulement si les consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande et que ces consultations ne peuvent raisonnablement pas être complétées dans le délai initial de 30 jours.
Dans les cas où les conditions d’une prorogation de délai sont remplies, l’institution de traitement devrait établir des délais de réponse clairs avec l’institution consultée.
5.5 Surveiller les délais de réponse et en assurer le respect
Il est recommandé que les institutions qui traitent les demandes établissent et mettent en œuvre un processus permettant de suivre les délais de prorogation des consultations et, si nécessaire, de prendre des mesures. Si l’institution consultée n’est pas en mesure de répondre dans le délai proposé ou si des précisions supplémentaires sont nécessaires, elle devrait en informer l’institution qui traite la demande le plus tôt possible. L’institution de traitement qui a reçu la demande initiale devrait suivre l’évolution des consultations pour s’assurer que l’autre institution respecte les délais préétablis.
6. Application
Le présent avis de mise en œuvre s’applique aux institutions fédérales définies à l’article 3 de la LAI, y compris les sociétés d’État mères et les filiales en propriété exclusive de ces sociétés. Toutefois, il ne s’applique pas à la Banque du Canada.
7. Références
8. Demandes de renseignements
Les membres du public peuvent communiquer avec la boîte des Demandes du public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir de plus amples renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.
Les employés des institutions fédérales peuvent communiquer avec leur coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour obtenir de plus amples renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.
Les coordonnateurs de l’AIPRP peuvent communiquer avec la Division de la Politique sur l’accès à l’information et le rendement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir de plus amples renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.
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