Avis de mise en œuvre sur la protection des renseignements personnels 2025-02 : Utilisation du formulaire en ligne des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
1. Date d’entrée en vigueur
Le présent Avis de mise en œuvre entre en vigueur le 9 juillet 2025.
2. Autorisations et pouvoirs
Le présent Avis de mise en œuvre est émis en vertu de l’alinéa 71(1)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
3. Objectif
Le présent Avis de mise en œuvre vise à encourager les institutions à utiliser le formulaire de présentation en ligne des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) pour s’acquitter de leur obligation de soumettre des EFVP, des fichiers de renseignements personnels (FRP) et des protocoles de protection des renseignements personnels au CPVP et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
4. Contexte
Conformément à la section C.2.2.12 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée (la Directive), les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont tenues de fournir les EFVP au CPVP et au SCT. Les institutions fédérales doivent également soumettre une demande au SCT pour enregistrer, modifier, éliminer ou transférer des FRP, conformément à la section 4.2.10 de la Directive et à l’article 71 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Selon la section 4.2.19 de la Directive, lorsqu’un protocole de protection des renseignements personnels est utilisé pour enregistrer, modifier ou transférer un FRP, il faut aussi soumettre ce protocole au SCT et au CPVP.
La Directive a été mise à jour en octobre 2024 pour y ajouter la Norme sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, laquelle remplace l’ancienne Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. La Norme régit les exigences applicables aux EFVP et renvoie à un modèle que doivent obligatoirement utiliser les institutions pour réaliser des EFVP.
5. Orientation
Les institutions fédérales sont fortement encouragées à utiliser le formulaire de présentation en ligne des EFVP du CPVP pour transmettre les EFVP, les FRP et les protocoles de protection des renseignements personnels au CPVP et au SCT. Bien que cette méthode soit facultative, elle est vivement recommandée pour des raisons d’efficacité. Il n’est pas obligatoire de l’utiliser pour des modifications mineures du FRP, qui doivent être transmises au SCT, mais pas nécessairement au CPVP.
Il est possible d’utiliser ce formulaire pour transmettre des documents jusqu’au niveau Protégé B. Pour présenter des documents dont le niveau de classification est supérieur à Protégé B, il est tenu de communiquer directement par courriel avec le CPVP (SCG-GA@priv.gc.ca) et le SCT (ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca).
Les données saisies dans le formulaire en ligne sont envoyées automatiquement au SCT et au CPVP. Les institutions déclarantes reçoivent également une copie de l’EFVP ou du FRP avec le numéro de dossier du CPVP.
Pour en apprendre davantage sur les exigences liées aux EFVP, aux FRP et aux protocoles de protection, les institutions peuvent passer en revue la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée.
6. Application
Le présent Avis de mise en œuvre s’applique aux institutions fédérales telles que définies à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris les sociétés d’État mères et leurs filiales en propriété exclusive de ces sociétés.
7. Références
8. Demandes de renseignements
Les membres du public peuvent communiquer avec l’équipe responsable des demandes de renseignements du public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des renseignements sur le présent Avis de mise en œuvre.
Le personnel des institutions fédérales peut communiquer avec les coordonnateurs et coordonnatrices de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour obtenir de l’information sur le présent Avis de mise en œuvre.
Les coordonnateurs et coordonnatrices de l’AIPRP peuvent communiquer avec la Division de la vie privée et des données responsables pour obtenir des renseignements sur le présent Avis de mise en œuvre.
© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le président du Conseil du Trésor, 2025,
ISBN : 978-0-660-78992-7