Lettre à la commissaire à l’information du Canada (3 juin 2020)

Madame Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Caroline.Maynard@oic-ci.gc.ca

Madame,

Je tiens à vous remercier de vos deux courriels, datés du 2 avril et du 28 avril 2020, nous rappelant l’importance de documenter les décisions, et recommandant des mesures afin d’atténuer la pression exercée sur le système d’accès à l’information en cette période extraordinaire.

En ce qui concerne vos commentaires sur l’importance de documenter les décisions du gouvernement à cette époque sans précédent, alors que ce gouvernement a pour priorité de réagir face à la COVID‑19 de même que la prestation de services critiques, notre gouvernement s’est engagé à gérer l’information de façon sécuritaire et efficace, de manière à assurer la reddition de comptes, à faciliter l’ouverture et la transparence, et à maintenir le droit des Canadiens d’accéder aux dossiers du gouvernement. 

Je suis heureux de souligner que le 29 avril 2020, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a publié une orientation à l’intention des employés sur les pratiques de gestion de l’information à appliquer dans le contexte du travail à distance. Ces conseils ont pour but de sensibiliser davantage les employés à leur responsabilité de documenter les décisions ayant une valeur opérationnelle et garantir que l’information gouvernementale soit gérée de façon sécuritaire et efficace par rapport aux exigences des lois et des politiques, dont celles de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

De plus, au cours de la dernière année, le SCT a collaboré avec les ministères afin de veiller à ce qu’ils comprennent les exigences de la Politique sur les services et le numérique qui est entrée en vigueur le 1er avril 2020. La présente Politique, de même que la Directive sur les services et le numérique et la Ligne directrice sur les services et le numérique (ébauche) qui l’accompagnent, énoncent les exigences globales en matière de gestion de l’information qui sont en place afin de veiller à ce que les employés documentent les décisions et les activités ayant une valeur opérationnelle, et qu’ils gèrent l’information et les données gouvernementales de façon appropriée.

De plus, le SCT collabore activement avec les ministères par l’entremise de communautés de pratique en ligne et par d’autres moyens afin d’accroître la sensibilisation aux exigences en matière de gestion de l’information, et de répondre aux questions et préoccupations. Nous continuerons de sensibiliser les employés à leurs responsabilités en matière de gestion de l’information.

Au cours des prochaines semaines, le SCT collaborera avec Bibliothèque et Archives Canada et l’École de la fonction publique du Canada en vue de procéder à la mise en place d’une trousse d’outils qui comprendra des ressources servant à favoriser l’adoption de pratiques exemplaires liées à la gestion de l’information à l’échelle du gouvernement. On misera particulièrement sur la façon de veiller à ce que les activités et les décisions ayant une valeur opérationnelle qui se déroulent à l’extérieur des réseaux gouvernementaux soient saisies et enregistrées dans les dépôts ministériels appropriés.

Je vous remercie également pour les recommandations que vous m’avez communiquées le 28 avril 2020 au sujet des mesures visant à aborder les incidences de la COVID‑19 sur le système d’accès à l’information.

Comme vous le savez, les mesures exceptionnelles que nous avons prises pour freiner la propagation de la COVID-19 ont eu une incidence sur l’ensemble des activités du gouvernement. Cela comprend la capacité des institutions de répondre aux demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels, puisque la plupart des employés travaillent maintenant depuis leur domicile, sans avoir un accès complet aux documents et aux systèmes d’information qu’ils utilisent normalement pour répondre à de telles demandes. Les institutions gouvernementales font ce qu’elles peuvent, selon leurs circonstances particulières, pour répondre à ces demandes. Je suis conscient que certaines institutions dotées d’une plus grande capacité opérationnelle offrent de fournir des dossiers électroniques aux demandeurs alors que l’accès aux dossiers sur papier est actuellement impossible. Dans certaines institutions, des employés dévoués du bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) accèdent au réseau après les heures de bureau afin de pouvoir faire avancer le travail face aux lots de demandes. D’autres institutions ont recours au service de poste dans la mesure du possible pour faciliter l’envoi de réponses aux demandeurs.

Au fur et à mesure que les restrictions imposées aux lieux de travail commencent à être levées et qu’il est possible d’augmenter la capacité, je puis vous assurer que les bureaux de l’AIPRP répondront à ces demandes en suspens.

Conformément à vos recommandations, nous chercherons également à savoir si certains investissements pourraient aider à combler l’arriéré attribuable à la COVID‑19. Le gouvernement prévoit déjà d’apporter certaines améliorations au Service de demande d’AIPRP en ligne afin d’accroître la sécurité et l’efficacité de la réception des demandes, de leur traitement et de la communication des réponses. Des travaux sont également en cours pour permettre la livraison électronique des lots de demandes achevés aux Canadiens à l’aide d’un site sécurisé, simplifiant ainsi le processus et épargnant certains coûts liés au papier et aux cédéroms.

Parallèlement, le gouvernement entreprend actuellement un processus d’approvisionnement visant à garantir que les institutions gouvernementales disposent d’un logiciel moderne de traitement des demandes d’AIPRP.

Enfin, vous avez souligné l’importance d’une publication proactive de l’information sur la pandémie afin d’assurer la transparence à l’endroit des Canadiens. Le gouvernement s’est engagé à diffuser, en ligne et de façon proactive, l’information liée à la COVID‑19 à l’aide du Portail du gouvernement ouvert. Comme l’a annoncé le premier ministre le 17 avril 2020, le Portail hébergera les données ouvertes relatives aux demandes ayant été reçues et traitées au titre de la Prestation canadienne d’urgence. 

L’examen à venir de la Loi sur l’accès à l’information représentera une occasion d’avoir un échange ouvert d’idées sur ces questions, et j’attends avec intérêt notre collaboration continue à cet égard.

Une fois de plus, je vous donne mon engagement que les institutions gouvernementales continueront à respecter les pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information, et qu’elles s’efforceront de maintenir l’ouverture et la transparence pendant ces temps extraordinaires. 

Encore une fois, je vous remercie de m’avoir écrit à ce sujet et je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs.

L’honorable Jean-Yves Duclos, C.P., député