Modification temporaire au processus : Administration des régimes de prestations d’assurance collective

Aux : Centre des services de paye de la fonction publique, gestionnaires de la rémunération, chefs des ressources humaines et administrateurs du système de paye/pension des organisations payées au moyen de Phénix

Sujet : Modification temporaire au processus : Administration des régimes de prestations d’assurance collective (du au )

Mise à jour : En raison de retards opérationnels continus, tous les changements aux processus temporaires sont prolongés jusqu’au .

But

Le présent avis a pour but de fournir des renseignements concernant les modifications temporaires aux processus qui ont pris effet en octobre 2016 et visant l’administration des régimes de prestations d’assurance collective qui ont été touchés par la mise en œuvre du système de paye Phénix.

Contexte

En octobre 2016, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et les administrateurs du régime, a mis en place des modifications temporaires aux processus afin de remédier aux difficultés touchant les participants des régimes d’assurance collective.

Les modifications temporaires aux processus autorisées qui suivent concernent pour les employés de la fonction publique qui sont payés au moyen du système de paye Phénix. Ces nouveaux processus seront en vigueur de manière rétroactive pour la période du au .

Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP)

  1. Annulation de toutes les périodes d’attente.
    1. Jusqu’au ,  à moins qu’on ne demande la rétroactivité, toute demande d’adhésion au Régime ou de changement de garantie entrera en vigueur le premier du mois suivant la réception d’un formulaire de demande d’adhésion de l’employé (document PDF – 94.65 KO) (TBS-006491) dûment rempli, ou de la demande électronique libre-service dans Phénix par le Centre des services de paye, ou le bureau de la rémunération désigné.
    2. Les employés doivent en premier lieu tenter de faire une demande d’adhésion au RSSFP ou de modifier leur protection au moyen de la demande électronique libre-service dans Phénix. S’il n’est pas possible de le faire, les employés doivent communiquer avec le Centre des services de paye en soumettant un formulaire de rétroaction sur Phénix ou par téléphone. Veuillez noter que c’est un nouveau processus. Pour ceux qui sont rémunérés au moyen de Phénix, mais qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye, le formulaire de demande d’adhésion de l’employé (document PDF – 94.65 KO) (SCT-006491) devrait être envoyé à leur bureau de la rémunération.
  2. Rétroactivité
    1. Jusqu’au , un participant peut demander une modification rétroactive de la date d’entrée en vigueur de la protection. De telles demandes doivent être fournies par écrit au Centre des services de paye ou au bureau de la rémunération désigné, et entreront en vigueur le premier du mois suivant la date à laquelle l’employé est devenu admissible pour la modification de protection demandée.
    2. Une demande de modification de la date d’entrée en vigueur rétroactive de la protection ne peut pas précéder le .

Exemple : Un employé qui est embauché le 21 janvier 2016 et qui a déjà fait la demande, ou fait présentement une demande de protection, peut, jusqu’au , demander une date d’entrée en vigueur de la protection rétroactive du 1er février 2016.

Remarque: Une demande de règlement doit être reçue par Sun Life dans les 12 mois suivant l’année civile au cours de laquelle la dépense est engagée. Les demandes ne seront pas acceptées après ce délai de 12 mois, à moins que la soumission tardive ne soit le résultat de circonstances incontrôlables, telles qu’une incapacité médicale ou psychologique. Si la demande d’un participant est refusée en raison d’une présentation tardive, un appel peut être soumis à l’Administration du RSSFP.

  1. Les participants qui entament un congé non payé (CNP) entre le et le peuvent demander une modification de leur protection sans d'abord retourner au travail, à condition qu’ils :
    1. soumettent un formulaire de demande d’adhésion de l’employé (document PDF – 94.65 KO) (SCT-006491) dûment rempli au Centre des services de paye ou à leur bureau de la rémunération le au plus tard;
    2. comprennent que toute cotisation rétroactive de l’employé sera prélevée sur leur paye à leur retour au travail.

Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP)

  1. Jusqu’au , les participants en CNP qui ont perdu leur protection du RSDFP le ou après en raison de cotisations n’ayant pas été versées en avance, peuvent rétablir leur protection sans d’abord retourner au travail, à condition que :
    1. la demande de rétablissement soit reçue par le Centre des services de paye, ou le bureau de la rémunération désigné avant le ;
    2. les participants aient remis un ou plusieurs chèques pour toutes les cotisations manquées et à venir au Centre des services de paye, ou à leur bureau de la rémunération.
  2. Les nouveaux employés qui n’ont pas été informés au sujet de leur régime ou de leur numéro de certificat doivent communiquer avec le Centre des services de paye, ou leur bureau de la rémunération pour une mise à jour de l’état de leur dossier.

Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) – Assurance-vie de base

  1. L’exigence liée à la déclaration de santé sera annulée pour tout employé devenu admissible à l’assurance-vie de base et des personnes à charge après le et en date du , à condition que :
    1. l’employé était et continue d’être admissible au régime conformément aux règles de ce dernier;
    2. aucune demande d’adhésion de l’employé n’a été refusée antérieurement par Industrielle Alliance;
    3. l’employé soumet un formulaire de demande PWGSC-TPSGC 2028 ou PWGSC-TPSGC 2028-5 dûment rempli au Centre des services de paye, ou à son bureau de la rémunération le au plus tard.

Un employé qui était admissible à l’assurance-vie de base et des personnes à charge avant le et qui continue de l’être, mais qui ne participe pas actuellement au régime, doit quand même remplir le formulaire de déclaration de santé.

Remarque : Cette annulation de l’exigence liée à la déclaration de santé pour l’assurance-vie de base ne s’applique pas à l’assurance-vie supplémentaire, pour laquelle le formulaire de déclaration de santé a toujours été obligatoire.

  1. Lorsqu’un employé retourne au travail, si les cotisations n’ont pas été versées à l’assureur conformément au Guide sur l’administration des régimes d’assurance (ARA) 4.17.1 et au Guide sur l’ARA 4.17.3, le Centre des services de paye, ou le bureau de la rémunération désigné, est autorisé à recouvrir toute cotisation manquée au cours d’une période de CNP qui a commencé entre le et le .

Renseignements supplémentaires disponibles

Pour en savoir davantage au sujet des mesures prises pour régler les divers problèmes liés aux services de paye, veuillez consulter la page des mises à jour et nouvelles au sujet de Phénix.

Des renseignements supplémentaires pour les employés sont disponibles sur la page Nouvel employé à la fonction publique.

Marie-Chantal Girard
Sous-ministre adjointe
Secteur des pensions et avantages sociaux

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