Interprétation liée à l'attribution d'activitiés et de tâches financières

Date :  le 1 avril 2015

Aux :  Chefs des Ressources humaines

cc :  Chefs de la Classification; Chefs des Relations de travail; Chefs de la Dotation

Nous avons reçu un certain nombre de demandes d'interprétation concernant l'attribution de tâches administratives qui comportent une composante financière.

En conséquence, le présent bulletin a pour but de :

  • Clarifier les distinctions relatives à l'attribution d'un groupe entre des postes du groupe de la gestion financière (FI) et du groupe Services des programmes et de l'administration (PA), plus précisément la classification Services administratifs (AS), qui comportent des activités financières.
  • Clarifier l'exigence d'utiliser le document « Ressources susceptibles de subir une influence - bilan» incluse dans la Norme de classification FI.

Application

Les conseillers en classification et les gestionnaires dont l'administrateur général leur a délégué des pouvoirs en matière de classification doivent se conformer aux renseignements et directives fournis dans le présent bulletin et prendre des mesures correctives au besoin.

Le présent bulletin s'applique aux ministères et organismes de l'administration publique centrale et entre en vigueur le 1 avril 2015.

Raison d'être principale du poste et attribution d'un groupe

Un poste ne peut avoir qu'une seule raison d'être principale. Le Guide pour l'attribution des postes selon les définitions des groupes professionnels de 1999 peut être utile pour déterminer l'objet principal du travail.

Soutien administratif financier

En général, le travail de commis de nature financière, tels que : remplir des formulaires, entrer des données dans les systèmes financiers, imprimer des rapports financiers, etc., est attribué au groupe PA et évalué selon la norme de classification Commis aux écritures et aux règlements (CR) conformément à l'énoncé d'inclusion no 1 de la définition du groupe PA.

Gestion financière

Lorsqu'un poste consiste principalement à fournir des conseils financiers, des rapports financiers, des analyses financières, de la planification financière, l'évaluation d'incidences financières ou l'interprétation de politiques financières, le travail est attribué au groupe FI conformément à la définition du groupe FI.

Cependant, il peut y avoir une perception de chevauchement entre le travail financier des FI et des AS parce que les définitions des groupes FI et PA renvoient aux « finances » comme étant un domaine administratif. De plus, les normes de classification FI et AS ainsi que leurs postes repères respectifs réfèrent à des activités financières telles l'établissement d'un budget, le contrôle financier, les dépenses et les dossiers financiers et l'établissement de rapports.

Postes comportant des responsabilités administratives et financières

De nombreux postes au sein de l'administration publique centrale comportent un amalgame de responsabilités administratives et financières.

Dans ces situations, il peut être difficile de déterminer la raison d'être du travail parce que :

  • l'énoncé d'exclusion no 1 de la définition du groupe FI traite de services administratifs à l'appui des politiques, programmes, services et autres activités de la fonction publique ayant trait à la gestion financière,
  • l'énoncé d'inclusion no 3 de la définition du groupe PA et l'énoncé d'inclusion no 7 de la définition du groupe FI traitent tous deux de « deux domaines administratifs ou plus », dont l'un est financier.

Analyse de l'attribution d'un groupe

Dans les cas où des postes comprennent des tâches administratives et financières, la détermination de la raison d'être de tels emplois exige d'abord une discussion avec le gestionnaire pour évaluer l'importance et le niveau des responsabilités financières rattachées au poste.

L'énoncé d'inclusion no 7 de la définition du groupe FI et les trois critères suivants doivent être utilisés pour orienter cette discussion et déterminer si la gestion financière est ou non la raison d'être de l'emploi :

« 7. prestation de services dans deux domaines administratifs ou plus, dont l'un est financier, si ce travail financier a, de l'avis de l'employeur, une importance primordiale. Avant d'attribuer un poste au groupe approprié, il faut évaluer le but du poste par rapport à tous les critères suivants :

  1. incidence financière des conseils et des recommandations sur la réalisation globale des programmes et des objectifs de l'organisation;
  2. degré de responsabilité à l'égard des tâches financières du poste et du degré de complexité de ces tâches, compte tenu de la disponibilité d'une orientation fonctionnelle en matière de finances et de la nécessité de fournir une telle orientation;
  3. niveau requis des connaissances, des habiletés et de l'expérience spécialisées pour le travail. »

Cette évaluation devrait être incluse dans la justification de classification pour appuyer l'attribution au groupe.

Si l'on détermine que la gestion financière est l'objet principal du travail, le poste doit être attribué au groupe FI conformément à l'énoncé d'inclusion no 7.

Si l'on conclut que la gestion financière n'est pas l'objet principal du travail, le poste doit être attribué au groupe PA aux termes de :

  • l'énoncé d'inclusion no 3 de la définition du groupe PA, qui concorde avec la classification AS et indique ce qui suit : « planification, élaboration, mise en œuvre ou gestion de politiques, de programmes, de services et d'autres activités dans au moins deux secteurs administratifs comme les finances, les ressources humaines ou les achats, destinés à la fonction publique »; et
  • l'énoncé d'exclusion no 1 de la définition du groupe FI, selon lequel la « prestation de services administratifs à l'appui des politiques, programmes, services et autres activités de la fonction publique ayant trait à la gestion financière » s'appliquerait.

Contexte organisationnel

La norme de classification FI ne limite pas la façon dont les ministères organisent le travail du groupe FI ni où ces postes devraient être situés ou de qui ils devraient relever.

Utilisation du document « Ressources susceptibles de subir une influence – bilan »

On rappelle aux ministères que le document « Ressources susceptibles de subir une influence - bilan» doit être rempli et autorisé par le superviseur du poste qui est classé comme poste FI. Ce bilan fait partie intégrante de la norme de classification FI et est conçu pour aider les évaluateurs à calculer l'ampleur des ressources afin de coter le facteur de la « nature de l'impact ». 

Le document « Ressources susceptibles de subir une influence - bilan» rempli et signé doit être placé dans le dossier du poste.

Demandes de renseignements

Veuillez acheminer vos questions concernant le présent bulletin d'interprétation à votre bureau ministériel de la classification qui, au besoin, peut les acheminer au groupe de l'Organisation et classification des effectifs.

Original signé par :

Manon Brassard

Sous-ministre adjointe
Rémunération et relations de travail

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