Traitement des congés en fin d'exercice

Date :

Aux : Chefs en Relations de travail et Rémunération

Ce bulletin a pour but de fournir de l'information sur les procédures de traitement des congés en fin d'exercice.

Au cours du processus de rapprochement de 2011-2012 relatif au Système de rapports sur les congés, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (Équipe de gestion de la qualité des données et de l'information sur la gestion des personnes) a décelé des anomalies qu'il a portées à notre attention.

Nous invitons les ministères à vérifier le contenu de leur fichier relatif au Système de rapports sur les congés avant de l'envoyer à l'Équipe de gestion de la qualité des données et de l'information sur la gestion des personnes, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Le fichier 2012-2013 relatif au Système de rapports sur les congés ne doit être soumis qu'une fois

  • que tous les paiements obligatoires de fin d'exercice ont été traités (d'après les diverses conventions collectives et en fonction des échéances ministérielles);
  • que les crédits de congé annuel excédant le nombre d'heures prescrit par les diverses conventions collectives ont été payés;
  • que tous les redressements ont été effectués, avant de clôturer l'exercice financier (on évitera autant que possible les redressements aux soldes d'ouverture).

Le fichier ne doit pas contenir :

  • d'enregistrements en double;
  • des codes d'identification de dossier personnel non valides (c.-à-d. 999999999);
  • des transactions de congés de mariage pris en dehors des groupes suivants : Services correctionnels (CX) (code 520), Officiers de navire (SO) et Réparation des navires (Chefs d'équipe) (SR-C) (code 450);
  • des transactions de congés qui se chevauchent.

En outre, l'analyse de l'utilisation des congés de maladie avant la retraite ou la cessation d'emploi est complexe et non fiable, étant donné que certains ministères remettent le solde de congés maladie des employés à zéro au moment de la cessation d'emploi. Veuillez ne pas remettre à zéro cette valeur.

Toute question concernant ce bulletin devrait être adressée à votre coordonnateur ministériel du Système de rapports sur les congés.

Kevin Marchand

Directeur p.i.
Gestion de la rémunération
Administration publique centrale
Rémunération et relations de travail
Bureau du dirigeant principal des ressources humaines

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