Avis sur la politque des marchés 2008-2 - Achats de faible valeur (AFV) de logiciels propriétaires commerciaux sous emballage et des services de maintenance et de soutien correspondants

Date : Le 24 juin 2008

No de dossier : 7047-001

Aux : Chefs fonctionnels Administration/Finances de tous les ministères et organismes

Objet : Achats de faible valeur (AFV) de logiciels propriétaires commerciaux sous emballage et des services de maintenance et de soutien correspondants.

Résumé

1. Le présent Avis sur la Politique des marchés a pour but de rappeler aux ministères et organismes que la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État leur permet d'utiliser une carte d'achat ministérielle pour acheter les logiciels en rubrique qui ne figurent pas dans une offre à commandes de TPSGC et qu'ils peuvent accepter les conditions de la licence d'utilisation afin d'activer le logiciel.
2. Les logiciels en rubrique étant un « bien », les achats effectués au moyen d'une carte d'achat sont assujettis au pouvoir d'acheter des « biens » délégué au ministère acheteur par le ministre de TPSGC, y compris la TPS.
3. Les logiciels « sous emballage » sont des logiciels préemballés qui s'adressent à un grand nombre d'entreprises et de gouvernements. Ils se distinguent des logiciels personnalisés, qui sont créés pour un client en particulier.
4. L'achat des logiciels en rubrique doit être un achat ponctuel et ne devrait pas entraîner d'autres dépenses pour l'achat de licences d'utilisation supplémentaires. Le fabricant ne doit pas fractionner ses exigences ni les structurer autrement pour ne pas avoir à respecter les obligations des accords commerciaux. Avant d'acheter ces logiciels au moyen d'une carte d'achat, les ministères devraient prévoir une stratégie pour l'achat des mises à niveau et s'assurer qu'à l'avenir, ils n'auront pas recours à un fournisseur unique pour leurs achats regroupés, à moins de pouvoir justifier une telle stratégie au titre des exceptions relatives à la concurrence prévues au Règlement sur les marchés de l'État et des dispositions applicables des accords commerciaux.
5. Les ministères doivent veiller à ce que leurs procédures internes relatives aux achats à l'aide d'une carte d'achat s'appliquent aux logiciels.

   Contexte

6. Les marchés conclus pour les AFV de logiciels propriétaires sous emballage comportent des licences d'utilisation ou d'autres conditions de nature contractuelle que le client ne peut lire et accepter qu'après avoir ouvert le produit ou téléchargé le logiciel. L'acheteur peut utiliser le produit aussi longtemps qu'il le désire car la licence d'utilisation est permanente. Le prix d'achat du logiciel comprend habituellement les services de maintenance et de soutien correspondants.
7. La Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État (la Politique) ne s'applique pas aux achats à faible valeur effectués au moyen d'une carte d'achat dans les cas suivants :
   1. Lorsque le seul document à l'appui du marché conclu entre la Couronne et le fournisseur est le reçu de vente;
   2. Lorsque le transfert de responsabilité peut être une condition normale pour de telles ventes.
8. L'approche décrite dans la Politique met l'accent sur les risques pour la gestion et la prise de décisions en ce qui concerne les dispositions des marchés de l'État relatives à l'indemnisation et à la responsabilité, et elle reconnaît que la mise en œuvre efficace de la Politique doit prendre en compte la capacité de payer, la rentabilité et la saine gestion des ressources provenant de l'argent des contribuables.
9. Les ministères ont l'obligation de se conformer à l'annexe 4 de la Directive du CT sur les marchés, laquelle définit les produits pour lesquels l'utilisation d'une offre à commandes de TPSGC est obligatoire, y compris les logiciels de la classe N7030. Par contre, il est plus économique pour un ministère qui veut acheter un logiciel ne figurant pas dans une offre à commandes de TPSGC d'acheter lui-même le logiciel au moyen d'une carte d'achat plutôt que de demander à TPSGC de soumettre l'achat à la rigueur et au coût élevé du processus des acquisitions de l'État.
10. Lorsque les cartes d'achat sont utilisées pour effectuer des paiements dans le cadre de marchés, d'offres à commandes ou d'ententes de fourniture, les dispositions de ces instruments de passation de marchés concernant l'indemnisation ou la limite de responsabilité sont assujetties à la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État, notamment à l'obligation de réaliser des évaluations des risques en bonne et due forme.

    Application de la politique

11. Le présent avis s'applique à tous les ministères désignés à la section 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (y compris les Forces canadiennes) ainsi qu'aux marchés de l'État assujettis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
12. Le présent avis doit être utilisé en parallèle avec la Politique sur les cartes d'achat du CT. Tous les titulaires de cartes doivent se conformer aux politiques adoptées par leur ministère pour assurer l'utilisation économique, efficiente et sécuritaire des cartes d'achat.
13. Toutes les publications du SCT sont disponibles sur le site Web du SCT, à l'adresse : http://www.tbs-sct.gc.ca/

Demandes de renseignements:

Pour plus de renseignements, veuillez communiquer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, soit par téléphone au

(613) 957-2487 ou par télécopieur au
(613) 952-1381.

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