Avis sur la Politique des marchés 2024-1 : Modifications à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement afin de renforcer la gestion et la surveillance

Date : 04 juillet 2024

Destinataires : Cadres supérieurs désignés pour la gestion de l’approvisionnement et chefs fonctionnels des unités d’approvisionnement, de l’administration et des finances de tous les ministères

Objet : Modifications à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement afin de renforcer la gestion et la surveillance

Aperçu

En octobre 2023, le Bureau du contrôleur général a publié le Guide du gestionnaire : principales considérations pour l’approvisionnement en services professionnels. Celui-ci a été mis à jour en mars 2024 pour renforcer les responsabilités des gestionnaires afin de préserver l’intégrité du processus d’approvisionnement.

Le budget de 2024 renferme un engagement à présenter des lignes directrices renforcées en matière de responsabilité pour les gestionnaires, qui assument des responsabilités à titre de « propriétaires fonctionnels » dans les politiques, lors de l’approvisionnement en services professionnels. Le 29 mai 2024, la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor a été modifiée pour renforcer la surveillance et les dispositions relatives aux conflits d’intérêts et à l’intégrité de la directive, y compris la nouvelle Annexe F – Procédures obligatoires pour les propriétaires fonctionnels lors de l’approvisionnement en services professionnels.

Les procédures obligatoires entreront pleinement en vigueur le 30 septembre 2024. Vous trouverez à l’annexe F la liste des exigences à respecter par le propriétaire fonctionnel lors de l’approvisionnement de services professionnels dont la valeur dépasse 40 000 $, y compris ce qui suit :

1. Avant de lancer un processus d’approvisionnement en services professionnels, le propriétaire fonctionnel doit exercer et documenter sa diligence raisonnable et l’examen d’autres approches que l’approvisionnement. Il doit également vérifier que la passation d’un contrat de services professionnels constitue l’approche optimale pour répondre aux exigences opérationnelles.
2. Lors de la structuration d’un approvisionnement en services professionnels, le propriétaire fonctionnel doit préparer et fournit aux autorités contractantes des énoncés des travaux clairs. Ceux‑ci doivent décrire l’initiative ou le projet sur lequel les ressources travailleront, y compris l’intégration de considérations relatives au transfert de connaissances pour renforcer les compétences et les capacités des fonctionnaires.
3. Avant l’attribution d’un contrat ou d’une autorisation de tâches, le propriétaire fonctionnel doit signer une confirmation reconnaissant ses responsabilités dans la gestion du contrat. La confirmation atteste qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts, qu’il n’a pas précisé les ressources qui devrait travailler dans le cadre du contrat, et que l’entrepreneur n’a ni contribué au processus de sollicitation ni eu un accès inéquitable à celui-ci.  Un exemple de modèle de confirmation est joint en annexe au présent avis.
4. Lors de la gestion d’un contrat de services professionnels, le propriétaire fonctionnel doit assurer le suivi actif de l’exécution des travaux. Il doit porter tout problème, y compris les violations potentielles du Code de conduite pour l’approvisionnement, à l’attention des autorités contractantes.

Pour faire en sorte que les dossiers d’approvisionnement soient exacts et complets, le propriétaire fonctionnel doit documenter, tenir à jour, conserver et fournir tous les documents pertinents aux autorités contractantes.

En plus d’établir les procédures obligatoires, la directive a été modifiée pour renforcer davantage la surveillance et les dispositions relatives aux conflits d’intérêts et à l’intégrité. Ces modifications comprennent les mesures suivantes :

• Une nouvelle exigence imposant aux cadres supérieurs désignés (CSD) pour la gestion de l’approvisionnement l’obligation de fournir un rapport semestriel aux administrateurs généraux. Le premier rapport doit être fourni aux administrateurs généraux au plus tard le 30 septembre 2024, et doit inclure des informations sur le nombre de consultants associés aux services opérationnels, aux services informatiques, aux services de conseils en gestion ou aux services d’aide temporaire travaillant dans le ministère de plus de 5 millions de dollars.
• La révision des responsabilités des propriétaires fonctionnels pour qu’il soit bien clair que le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et la Directive sur les conflits d’intérêts s’appliquent à tout moment pendant le processus d’approvisionnement, y compris lors de l’évaluation des offres et de l’attribution et la gestion des contrats (paragraphe 4.2.2).
• L’élargissement des responsabilités des autorités contractantes pour inclure la prévention et la reconnaissance des conflits d’intérêts (paragraphe 4.3.2.2).
• Une exigence selon laquelle le nom des propriétaires fonctionnels doit être consigné dans le dossier contractuel (paragraphe 4.10.1.10).
• La clarification des responsabilités des propriétaires fonctionnels pour élaborer des énoncés de travaux clairs et des critères d’évaluation technique, en collaboration avec les autorités contractantes (paragraphe 4.2.3.4).
• L’élargissement des responsabilités de Services publics et Approvisionnement Canada pour inclure une référence pangouvernementale de la Politique d’inadmissibilité et de suspension (paragraphe 5.6.9 et section D.7 de l’annexe D).

Il est conseillé aux ministères de mettre à jour leur cadre ministériel de gestion des approvisionnements pour refléter les modifications.

Demandes de renseignements

Les questions concernant le présent avis de politique doivent être adressées au personnel des Demandes du public.

Samantha Tattersall
Contrôleure générale adjointe, Secteur des services acquis et des actifs
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Annexe : Procédures obligatoires pour les propriétaires fonctionnels lors de l’approvisionnement en services professionnels – exemple de confirmation d’un propriétaire fonctionnel

Voici un exemple de modèle de confirmation de propriétaire fonctionnel. Les ministères soumis à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement peuvent l’adapter au besoin, à condition que la confirmation finale soit conforme au paragraphe F.2.7.2 de l’annexe F : Procédures obligatoires pour les propriétaires fonctionnels lors de l’approvisionnement en services professionnels.

Contexte

En vertu de la Politique sur la planification et la gestion des investissements, le « propriétaire fonctionnel » est la personne responsable du secteur opérationnel ou de programme pour lequel un approvisionnement est établi.  En tant que propriétaire fonctionnel, vous êtes responsable :

• de définir les capacités requises, les résultats et les avantages opérationnels prévus d’un approvisionnement dès le départ;
• d’obtenir des résultats et des avantages opérationnels après la mise en œuvre.

Vous avez également des responsabilités particulières en tant que propriétaire fonctionnel en vertu de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor. En tant que propriétaire fonctionnel, vous êtes tenu, en vertu de ces procédures, de fournir aux autorités contractantes la confirmation signée ci-dessous. Avant l’octroi d’un contrat ou d’une autorisation de tâche pour des services professionnels les propriétaires fonctionnels doivent reconnaître leur responsabilités et obligations de rendre compte importantes liées à la surveillance, aux conflits d’intérêts et à l’intégrité lors de l’exécution des activités d’approvisionnement en services professionnels.

Confirmation

Par ma signature ci-dessous, en tant que propriétaire fonctionnel de l’approvisionnement [no], je reconnais et je confirme ce qui suit :

• j’ai examiné les modalités du contrat ou de l’autorisation de tâches;
• j’ai la capacité de m’acquitter de mes responsabilités en matière de gestion du contrat ou d’autorisation de tâches, des exigences connexes ainsi que du rendement et des produits livrables de l’entrepreneur;
• je n’ai ni précisé ni ordonné à l’entrepreneur de travailler avec des ressources ou des entreprises en particulier dans le cadre du contrat ou de l’autorisation de tâches;
• à ma connaissance, l’entrepreneur n’a pas contribué ni eu un accès inéquitable à une partie quelconque du processus d’évaluation ou d’invitation à soumissionner;
• je ne suis pas en conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, mais si tel était le cas, je le signalerais immédiatement comme l’exige la Directive sur les conflits d’intérêts et j’en aviserais l’autorité contractante.