Guide pour les gestionnaires - pratiques exemplaires liées aux préavis d'adjudication de contrat (PAC) (révisé - janvier 2004)

Table des matières

1. Contexte

Introduction

Le Guide pour les gestionnaires - pratiques exemplaires liées aux préavis d'adjudication de contrat (PAC), initialement publié à la fin de 2000, a été mis à jour pour :

  • faire connaître aux gestionnaires les considérations clés associées au processus de PAC, notamment la stratégie d'acquisitions et les exigences de documentation;
  • rediriger l'attention accordée aux PAC vers la collectivité des fournisseurs de sorte qu'ils aient une meilleure compréhension des exigences du gouvernement et puissent déterminer s'ils ont les capacités requises pour répondre à un besoin donné;
  • souligner le fait qu'on ne devrait recourir aux PAC que dans les cas où des énoncés de capacités valables peuvent être acceptés;
  • fournir des modèles qui contribueront à rehausser la qualité de l'information contenue dans les PAC.

Objectifs

Conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés, les objectifs du processus d'affichage d'un préavis d'adjudication de contrat [1] sont les suivants :

  1. d'offrir un processus d'approvisionnement efficace et économique;
  2. de donner aux fournisseurs potentiels la possibilité de prouver, au moyen d'un énoncé de capacités, qu'ils sont en mesure de répondre aux exigences énoncées dans le préavis d'adjudication de contrat (PAC);
  3. de respecter les principes régissant les marchés de l'État en améliorant l'accès et la transparence.

Considérations

L'une des importantes considérations dont il faut tenir compte au moment de déterminer quelle stratégie d'acquisitions permettra de répondre avec le plus d'efficacité et d'efficience possible à un besoin est celle de la méthode de sélection des fournisseurs à utiliser. Lorsqu'elles décident de la méthode de sélection qui convient, les autorités contractantes devraient avoir une très bonne compréhension des besoins de leur programme et être en mesure de définir clairement ce besoin ainsi que les éléments jugés essentiels pour répondre à ce besoin.

Le gouvernement dispose de trois méthodes pour déterminer les sources d'approvisionnement dans le cadre de ses marchés concurrentiels : les appels d'offres électroniques par l'entremise d'un processus d'appel d'offres publics, les appels d'offres traditionnels utilisant des listes de fournisseurs et les PAC [2]. Les PAC ne doivent pas être utilisés pour se soustraire aux procédures des appels d'offres électroniques ou traditionnels lorsqu'il est clairement établi que plus d'un fournisseur est en mesure d'exécuter les travaux proposés pour un marché.

Les PAC sont généralement utilisés lorsqu'il est possible qu'un seul fournisseur soit en mesure d'exécuter les travaux. Lorsque ce fait est confirmé par des renseignements détaillés sur le marché, l'adjudication du contrat doit se faire sur une base non concurrentielle et la transparence doit être assurée au moyen d'un préavis d'adjudication de contrat.

Il arrive cependant que l'information relative aux contrats de licences soit insuffisante ou qu'il ne soit tout simplement pas possible d'obtenir certains renseignements de manière à évaluer adéquatement le marché au moyen d'un PAC.

Les PAC préavis d'adjudication de contrat diffèrent des marchés non concurrentiels à plusieurs égards :

  • les PAC permettent aux fournisseurs d'indiquer qu'ils sont intéressés à faire une offre, en présentant un énoncé de capacités.
  • Les PAC sont affichés pendant au moins quinze jours civils sur Internet dans le système des appels d'offres électroniques du gouvernement. Le système fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
  • Les PACs permettent d'ajouter des processus électroniques ou traditionnels si l'énoncée de capacités du fournisseur est valide.

Si l'énoncé de capacité d'un fournisseur est rejeté, la décision de refuser le fournisseur est impartial et prise indépendamment, en ce sens qu'elle ne sera pas prise par les fonctionnaires qui ont décidé à l'origine de diffuser un PAC.

Le processus du PAC exige que l'achat proposé soit assujetti à l'une des exceptions prévues dans le Règlement concernant les marchés de l'État. Lorsque le marché est assujetti à un ou plusieurs accords commerciaux, l'achat doit également être assujetti à l'une des raisons de restreindre l'appel d'offres qui sont énoncées dans l'accord commercial applicable.

Ces exceptions sont les suivantes :

  1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public;
  2. les cas où le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas selon le cas :
    • 25 000 $;
    • 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage;
    • 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l'Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d'un programme ou projet d'aide au développement international;
  3. les cas où la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public;
  4. les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

Les raisons des appels d'offres restreints définies dans les accords commerciaux sont données dans les documents suivants :

  1. Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), chapitre 10, article 1016;
  2. Organisation mondiale du commerce - Accord relatif aux marchés publics (OMC-AMP), article XV;
  3. Accord sur le commerce intérieur (ACI), chapitre 5, article 506;
  4. Accord Canada-Corée sur le matériel de télécommunications (ACCMT), article XV.

L'exception prévue dans le RME et le recours à celle-ci, de même que les dispositions sur les appels d'offres restreints que contiennent les accords commerciaux, s'il y a lieu, doivent être entièrement et clairement justifiées par écrit et documentées dans le dossier contractuel, notamment une justification indiquant pourquoi le fournisseur concerné est le seul qui soit en mesure de répondre au besoin.

Il importe de tenir compte des considérations suivantes :

  • S'il s'agit d'un approvisionnement réservé dans le cadre de la Stratégie d'acquisitions auprès des entreprises autochtones (SAEA), il ne sera tenu compte que des énoncés de capacités présentés par des fournisseurs autochtones. Pour plus d'information sur la politique relative à la SAEA, veuillez vous reporter à la Politique sur les marchés - avis 1996-2.
  • Aucun processus de PAC ne sera affiché lorsque l'autorité contractante ne peut accepter d'énoncé de capacités ou dans les cas d'une procédure d'invitations à soumissionner où on ne peut recourir à des soumissions par voie électronique ou à des invitations à soumissionner traditionnelles. Comme exemples de cas où on ne doit pas recourir à un PAC, mentionnons les situations de sécurité nationale ou d'une extrême urgence attribuable à des circonstances imprévisibles, ou encore celles où le travail est déjà commencé. Le cas échéant, le dossier contractuel doit être bien documenté et indiquer la raison qui justifie la décision de ne pas publier un PAC.
  • Les préavis d'adjudication de contrat ne doivent pas être rédigés de manière à décourager la présentation d'énoncés de capacités. Par exemple, l'avis ne devrait pas indiquer : « Il ne s'agit pas d'un appel d'offres concurrentiel », « Il s'agit d'un achat de type "fournisseur unique" », ni comporter quelque autre énoncé allant à l'encontre de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés.

2. Processus de préavis d'adjudication de contrat (PAC)

Rédaction d'un préavis d'adjudication de marché

Un PAC doit fournir suffisamment d'information pour permettre à un fournisseur d'établir s'il a les capacités requises pour satisfaire aux exigences du contrat, et pour offrir à l'autorité contractante une base solide pour évaluer l'énoncé de capacités d'un fournisseur potentiel. Il convient d'utiliser un langage clair et non ambigu. Vous trouverez aux annexes A et B respectivement des modèles de PAC portant sur des biens et services.

Un préavis devrait fournir les renseignements suivants dans les deux langues officielles :

  1. Le paragraphe d'introduction suivant :

    Le ministère (indiquer le nom de l'organisation) entend combler un besoin (résumer le besoin). Le présent préavis d'adjudication de contrat (PAC) a pour but de communiquer l'intention du gouvernement d'octroyer un contrat pour ces biens et/ou services (selon le cas) à (nom et adresse du fournisseur). Toutefois, avant d'octroyer un contrat, le gouvernement aimerait offrir aux fournisseurs la possibilité de faire la preuve qu'ils sont capables de répondre aux exigences établies dans le présent préavis, en présentant un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils.

    Si d'autres fournisseurs potentiels présentent un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et prouvent qu'ils répondent aux exigences établies dans le PAC, le gouvernement enclenchera le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement ou au moyen traditionnel, afin d'adjuger le marché.

    Si, au plus tard à la date de clôture, aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé de capacités répondant aux exigences établies dans le PAC, un contrat sera octroyé au fournisseur présélectionné.

  2. En ce qui concerne les biens, une description complète des caractéristiques physiques et fonctionnelles importantes, ou autres caractéristiques essentielles, y compris les exigences en matière de rendement. En outre, un renvoi à un numéro de pièce, un numéro de modèle et/ou une marque nominale, s'il y a lieu. Des renseignements sur tous les articles optionnels et/ou les quantités optionnelles.
  3. En ce qui concerne les services et les travaux de construction, une description complète des services à fournir ainsi que des tâches à exécuter, de même que les objectifs, les résultats escomptés, les normes de rendement, les contraintes (s'il y a lieu) et les produits à livrer.
  4. Les dates de livraison à respecter ou la durée du contrat proposé, y compris les options de prolongation de la période du contrat.
  5. Une estimation du coût du contrat éventuel, s'il y a lieu, à condition que cette donnée ne soit pas préjudiciable aux négociations avec l'entrepreneur présélectionné, ou à sa position face à ses concurrents si le marché fait l'objet d'une invitation à soumissionner traditionnelle ou électronique.
  6. Les exigences minimales jugées essentielles pour satisfaire au besoin qui sont indiquées dans l'avis. Les modèles contiennent un supplément d'information.
  7. Les raison(s) de l'adjudication du contrat proposé, en expliquant pourquoi le fournisseur présélectionné a été identifié comme seul fournisseur capable de répondre au besoin énoncé par le gouvernement et en justifiant l'attribution du contrat par un renvoi à l'exception aux appels d'offres qui s'applique en vertu du Règlement sur les marchés de l'Étatet, le cas échéant, aux dispositions sur les appels d'offres restreints des accords commerciaux.
  8. Lorsqu'un titre de propriété intellectuelle découle de l'exécution d'un marché, un énoncé précisant que la propriété intellectuelle demeure celle de l'entrepreneur ou, si une exception est invoquée en vertu de la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisitions de l'État, un énoncé indiquant que l'État conservera la propriété intellectuelle, avec la raison qui justifie le maintien de la propriété intellectuelle. Cette politique peut être consultée à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ Contracting/tipaucpc-fra.asp.
  9. Un énoncé sur la façon dont les fournisseurs peuvent procéder pour répondre au PAC, par exemple :

    « Les fournisseurs qui s'estiment entièrement qualifiés et acceptent de répondre aux exigences décrites dans le préavis peuvent soumettre un énoncé de capacités par écrit auprès de la personne-ressource indiquée dans le préavis, au plus tard à la date de clôture de celui-ci. L'énoncé de capacités doit clairement montrer comment le fournisseur satisfait aux exigences indiquées dans le préavis. »

  10. Le cas échéant, l'énoncé suivant indiquant que le contrat éventuel est soumis à la Stratégie d'achat auprès des entreprises autochtones :

    « Ce marché est réservé pour un fournisseur autochtone conformément à la Stratégie d'achat auprès des entreprises autochtones. Seules les énoncés de capacités en provenance de fournisseurs autochtones seront pris en considération. »

  11. La date limite pour la présentation des énoncés de capacités. Préciser l'heure, le jour, le mois et l'année, p. ex. 17 h (HNE), 11 février 2004.
  12. Le nom, le titre, l'adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que l'adresse électronique de la personne-ressource à qui les fournisseurs peuvent adresser leurs questions ou soumettre leur énoncé de capacités.
  13. Les possibilités d'application de l'ALENA, de l'OMC-AMP, de l'AIC et de l'ACCMT.
  14. L'exception au RMEet, s'il y a lieu, la raison de l'appel d'offres restreint découlant des accords commerciaux visés.
  15. Si les biens et les services doivent être livrés ou les travaux de construction effectués dans un secteur visé par une Entente sur la revendication territoriale globale. Pour plus d'information, voir la Politique du CT sur les marchés - avis 1997-8.

Les modèles de PAC ayant pour but de répondre à un besoin de biens et de services (y compris de travaux de construction) indiquent l'information qu'il faut inclure dans un PAC. L'information relative aux politiques qui s'applique, en ce qui concerne les exceptions aux appels d'offres en vertu du Règlement sur les marchés de l'État, les dispositions sur les appels d'offres restreints en conformité avec les divers accords commerciaux, la Stratégie d'acquisitions auprès des entreprises autochtones et les revendications territoriales globales des Autochtones seront maintenant incluses à la conclusion du PAC, comme il est indiqué dans les modèles.

Il se peut que certains ministères disposent de modèles électroniques préétablis. Ils doivent veiller à ce que dans leurs modèles, les zones réservées aux politiques soient conformes au présent Guide. Peu importe le système utilisé pour remplir un PAC, les autorités contractantes doivent s'assurer que l'information narrative incluse dans le corps du PAC est conforme à l'information sur les politiques.

Les autorités contractantes devraient également savoir que l'information sur les politiques qui se retrouve sur le PAC favorise les décisions quant aux documents qu'il convient d'inclure dans le dossier contractuel.

Délais prescrits

Conformément aux exigences de la politique, il faut afficher les PAC pendant au moins quinze jours civils sur le système de soumission électronique du gouvernement. Si le PAC est soumis à un accord de l'ALENA ou de l'OMC-AMP, les quinze jours civils commencent le jour de sa publication dans le bulletin Marchés publics. Les énoncés de capacités des autres fournisseurs potentiels doivent être présentés avant la fin de cette période de quinze jours.

Modification d'un PAC

À l'occasion, il peut être nécessaire de modifier le PAC lorsque des informations additionnelles ou des précisions sur les exigences non indiquées dans le préavis sont demandées. Les précisions ou informations fournies une fois le PAC diffusé doivent aussi être communiquées à tous les fournisseurs intéressés. Il conviendrait en pareils cas de reporter la date de clôture.

Énoncés de capacités

  1. L'énoncé de capacités présenté par le fournisseur :
    1. doit être fourni par écrit dans les délais indiqués dans le PAC;
    2. doit inclure les documents montrant bien que le fournisseur répond aux exigences définies dans le préavis.

Processus d'examen des énoncés de capacités des fournisseurs

  1. Une fois les énoncés de capacités reçus de un ou plusieurs fournisseurs potentiels :
    1. Tous les énoncés de capacités font l'objet d'un examen juste. Dans la mesure du possible, l'information devrait être examinée par une personne tout à fait indépendante du processus d'acquisitions.
    2. Les autorités contractantes peuvent demander des renseignements supplémentaires aux fournisseurs ou aux tiers intéressés, au besoin, afin que les fournisseurs aient la capacité de satisfaire aux exigences du préavis.
  2. En ce qui a trait aux énoncés de capacités acceptés :
    1. Si l'énoncé de capacités fournit suffisamment de renseignements pour indiquer que le fournisseur répond aux exigences, le ministère doit informer le fournisseur par écrit de la décision d'accepter son énoncé de capacités et ensuite recourir soit au service des soumissions électroniques, (y compris le bulletin Marchés publics si le marché est soumis à l'ALENA ou à l'OMC-AMP) ou à la méthode concurrentielle traditionnelle afin d'octroyer le marché.
    2. Les agents des marchés sont encouragés à informer le fournisseur présélectionné de la décision d'accepter l'énoncé de capacités et à lui indiquer la prochaine marche à suivre.
  3. En ce qui a trait aux énoncés de capacités qui ne sont pas acceptés :
    1. La décision de rejeter un énoncé doit être prise de manière impartiale et indépendante, et non pas par les fonctionnaires qui ont décidé à l'origine d'émettre les préavis d'adjudication de contrat.
    2. Les motifs justifiant le rejet d'un énoncé de capacités doivent être documentés au dossier contractuel.
    3. Les fournisseurs doivent être informés par écrit de la décision de rejeter l'énoncé de capacités avant que le marché ne soit adjugé.
    4. Des explications doivent être offertes aux fournisseurs dont l'énoncé de capacités a été rejeté.
  4. Lorsqu'aucun énoncé de capacités n'est soumis :

    Si aucun fournisseur ne présente un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours, lequel établit qu'il répond aux exigences précisées dans le PAC, l'autorité contractante peut octroyer un contrat au fournisseur présélectionné.

  5. Si le PAC est annulé, les fournisseurs qui ont soumis un énoncé de capacités doivent en être informés.
  6. Le dossier contractuel devrait documenter pleinement toutes les décisions prises relativement à quelque énoncé de capacités reçu et tout changement en découlant, eu égard aux activités d'achat.

Autorité contractante, octroi d'un contrat

Lorsqu'un énoncé de capacités a été accepté et que l'autorité contractante lance le processus d'appel d'offres, le contrat qui s'ensuit sera octroyé en faisant appel aux autorisations électroniques associées au processus d'appel d'offres (par voie électronique ou traditionnel).

Lorsqu'aucun énoncé de capacités n'est reçu, ou qu'aucun énoncé valable n'a été soumis, les autorités contractantes peuvent faire appel aux autorisations du système de soumissions par voie électronique pour octroyer le contrat.

La Directive du Conseil du Trésor sur les marchés (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/contracting/contractingpol_c-fra.asp) dresse une liste des plafonds qui ont été délégués aux autorités contractantes. Les contrats qui dépassent les plafonds monétaires fixés pour les ministères doivent être soumis à l'approbation du Conseil du Trésor.

3. Compte rendu des données

Les autorités contractantes doivent s'assurer que l'information sur les approvisionnements figure dans le Rapport sur les activités de passation de marchés.

4. Mise en oeuvre

Les ministères et organismes doivent surveiller le recours aux préavis pour s'assurer que la politique est respectée, et vérifier régulièrement la conformité de leurs pratiques à la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés.

5. Liste de contrôle des documents relatifs aux PAC

La présente liste de vérification indique le type de documents qui doivent figurer aux dossiers contractuels. Cette liste varie selon le ministère et selon le type de besoin ou encore selon que le ministère se charge lui-même de l'adjudication du contrat ou s'il passe par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Les dossiers devraient contenir, s'il y a lieu :

  • Les spécifications contractuelles ou un énoncé de travaux décrivant les biens, services ou travaux de construction dont on souhaite faire l'acquisition, notamment toutes les options, ainsi que la date de livraison ou la période du contrat proposé et le coût estimatif.
  • La raison expliquant pourquoi on considère que le fournisseur présélectionné est le seul fournisseur capable de répondre aux exigences du gouvernement.
  • L'exception invoquée pour ne pas lancer un appel d'offres aux termes du Règlement concernant les marchés de l'État. (En général, un seul fournisseur est en mesure d'exécuter les travaux.)
  • La décision quant aux possibilités d'application des accords commerciaux et, s'il y a lieu, les raisons de l'appel d'offres restreint en conformité avec les accords commerciaux.
  • Si, pour des raisons de sécurité nationale ou d'autres raisons, il est impossible pour le gouvernement de tenir compte des énoncés de capacités en provenance d'autres fournisseurs, la raison sous-jacente à la décision de ne pas aller de l'avant avec un processus PAC.
  • La décision quant à l'applicabilité de la Stratégie d'acquisitions auprès des entreprises autochtones.
  • La décision quant à l'applicabilité des ententes sur les revendications territoriales globales.
  • S'il y a lieu, la décision sur le détention de la propriété intellectuelle qui découlera de la réalisation du contrat.
  • L'avis du MERX et, le cas échéant, l'avis modifié.
  • Les énoncés de capacités :
    • acceptés - une copie de la lettre les informant de la décision d'accepter l'énoncé de capacités et de lancer le processus d'appel d'offres complet;
    • rejetés - la raison du rejet de l'énoncé, et une copie de la lettre envoyée au fournisseur l'informant de la décision de rejeter son énoncé de capacités.
  • L'annulation d'un PAC :
    • la justification de l'annulation;
    • les copies des lettres envoyées aux fournisseurs qui ont présenté des énoncés de capacités.
  • Une copie du préavis d'adjudication de contrat.
  • Le compte rendu de toute séance d'information donnée aux fournisseurs.

Annexe A - Modèle applicable aux biens

Le ministère (indiquer le nom de l'organisation) a l'intention de s'approvisionner en (décrire le besoin en une ou deux lignes). Le présent préavis d'adjudication de contrat (PAC) a pour but de communiquer l'intention du gouvernement d'octroyer un contrat pour ces biens à (nom et adresse du fournisseur). Toutefois, avant d'octroyer un contrat, le gouvernement aimerait offrir aux fournisseurs la possibilité de faire la preuve qu'ils sont capables de répondre aux exigences établies dans le présent préavis, en présentant un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils.

Si d'autres fournisseurs potentiels présentent un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et prouvent qu'ils répondent aux exigences établies dans le PAC, le gouvernement enclenchera le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement ou au moyen traditionnel, afin d'adjuger le marché.

Si, au plus tard à la date de clôture, aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé de capacités répondant aux exigences établies dans le PAC, un contrat sera octroyé au fournisseur présélectionné.

Contexte

Le ministère (indiquer le nom de l'organisation) a l'intention de s'approvisionner en quantité x de (décrire le produit, le système ou l'équipement, p. ex. permis d'utilisation de logiciels, système de communications VHF, équipement de lutte contre l'incendie ...), conformément (s'il y a lieu) à la norme/à la spécification/au Règlement no x. Le produit, le système ou l'équipement (selon le cas) doit (décrire les principales caractéristiques physiques, fonctionnelles ou autres caractéristiques essentielles, y compris les critères de rendement, et toute exigence d'intégration aux systèmes ou à l'équipement existants. Faire également référence à un numéro de pièce, un numéro de modèle et/ou une marque nominale, s'il y a lieu, et ajouter les mots « ou l'équivalent ». Inclure l'information sur tous les articles optionnels et/ou quantités optionnelles).

Le produit, le système ou l'équipement (selon le cas) devra être livré au plus tard le [insérer la(les) date(s) de livraison]. Si le contrat prévoit des quantités optionnelles et/ou des biens optionnels, inscrire la date de livraison (p. ex. au plus tard x jours après avoir exercé l'option).

La valeur estimative du contrat, incluant les options, est de x $ (TPS en sus).

Exigences minimales essentielles

Tout fournisseur intéressé doit prouver au moyen d'un énoncé de capacités que le produit, le système ou l'équipement (selon le cas) répond aux exigences suivantes :

(Résumer les caractéristiques fonctionnelles essentielles ou, si nécessaire pour décrire convenablement les biens, indiquer les caractéristiques physiques ou le design recherché et décrire toute exigence d'interchangeabilité avec les systèmes ou l'équipement actuels. Inclure également, dans la mesure du possible, les critères de rendement ou de résultats. Le cas échéant, faire référence aux normes, spécifications et/ou règlements canadiens ou internationaux reconnus.)

Justification du fournisseur présélectionné

Dans le présent paragraphe, il conviendrait de justifier pourquoi le produit, le système ou l'équipement (selon le cas) du fournisseur présélectionné et ce fournisseur présélectionné ont été identifiés comme seul produit, système ou équipement (selon le cas) ou seul fournisseur capable de répondre aux exigences du gouvernement, et d'établir un lien entre la justification fournie et l'exception applicable aux appels d'offres en vertu du Règlement sur les marchés de l'État et, s'il y a lieu, aux dispositions sur les appels d'offres restreints des accords commerciaux.

Tout titre de propriété intellectuelle d'aval découlant de l'exécution du marché proposé demeurera celui de l'entrepreneur.

ou

Le Canada entend conserver tout titre de propriété intellectuelle d'aval découlant de l'exécution du marché proposé étant donné que le but premier du contrat consiste à (insérer l'exception pertinente à la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État, p. ex. à obtenir des connaissances et des renseignements qui seront diffusés au public).

Les fournisseurs qui se considèrent entièrement qualifiés et qui sont disponibles pour répondre aux exigences précisées peuvent présenter un énoncé de qualités par écrit à l'autorité contractante dont le nom figure dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture du présent préavis. L'énoncé de capacités doit clairement faire la preuve que le fournisseur répond aux exigences du préavis.

(S'il y a lieu) Ce marché est réservé aux fournisseurs autochtones conformément à la Stratégie d'achat auprès des entreprises autochtones. Seuls les énoncés de capacités en provenance de fournisseurs autochtones seront pris en considération.

La date et l'heure de clôture fixées pour l'acceptation des énoncés de capacités est (date et heure de clôture, p. ex. 11 février 2004, 14 h - HNE).

Les demandes de renseignements et énoncés de capacités doivent être envoyés à l'adresse suivante :

(nom et titre de l'autorité contractante)
(nom et adresse de l'organisation)

Téléphone :
Télécopieur :
Courriel :

Information sur les politiques

Indiquer si les exigences suivantes de la politique peuvent être appliquées au processus de PAC et préciser les articles invoqués, s'il y a lieu. L'annexe C - Exigences statutaires et réglementaires applicables - fournit les renvois aux articles qui s'appliquent :

____ Règlement sur les marchés de l'État (RME) - _____ [3]

_____ Contrat assujetti à l'OMC-AMP - _____

_____ Contrat assujetti à l'ALENA - _____

_____ Contrat assujetti à l'ACI - _____

_____ Contrat assujetti à l'ACCMT - _____

_____ Contrat assujetti à une (des) ententes sur les revendications territoriales globales

_____ Marché réservé dans le cadre de la Stratégie d'acquisitions auprès des entreprises autochtones


Annexe B - Modèle applicable aux services (y compris les travaux de construction)

Le ministère (indiquer le nom de l'organisation) a l'intention de se procurer (décrire le besoin en une ou deux lignes). Le présent préavis d'adjudication de contrat (PAC) a pour but de communiquer l'intention du gouvernement d'octroyer un contrat pour ces biens à (indiquer le nom et l'adresse du fournisseur). Toutefois, avant d'octroyer un contrat, le gouvernement aimerait offrir aux fournisseurs la possibilité de faire la preuve qu'ils sont capables de répondre aux exigences établies dans le présent préavis, en présentant un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils.

Si d'autres fournisseurs potentiels présentent un énoncé de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et prouvent qu'ils répondent aux exigences établies dans le PAC, le gouvernement enclenchera le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement ou au moyen traditionnel, afin d'adjuger le marché.

Si, au plus tard à la date de clôture, aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé de capacités répondant aux exigences établies dans le PAC, un contrat sera octroyé au fournisseur présélectionné.

Contexte

Le ministère (indiquer le nom de l'organisation) souhaite combler le besoin suivant (décrire les services, p. ex. offrir des services d'architecture et de génie; fournir des services de recherches et d'appui techniques à l'appui de ... ; réaliser une étude sur x pour évaluer ... ; faire une vérification financière de x pour déterminer ... ; mettre au point un modèle économique pour permettre l'analyse de ... ). Le travail comportera les tâches suivantes : (énumérer les tâches et décrire les objectifs, les résultats escomptés, les normes de rendement, les contraintes et, dans la mesure du possible, les produits à livrer).

Le contrat proposé porte sur une période de x années, du (insérer la date de début estimative) au (insérer la date d'achèvement estimative). Si le contrat comporte une option de prolongation de la période contractuelle, insérer les renseignements concernant cette option, p. ex. deux périodes d'une année;

ou

Si le contrat indique des produits à livrer, indiquer la(les) date(s) de livraison.

La valeur estimative du contrat, incluant la période d'option, est de x $ (TPS en sus).

Exigences minimales essentielles

Tout fournisseur intéressé doit prouver au moyen d'un énoncé de capacités qu'il répond aux exigences suivantes : (la liste devrait indiquer les qualités requises jugées essentielles pour mener à bien les travaux)

  • Expérience (p. ex. x années d'expérience acquise au cours des x dernières années à réaliser des travaux y; x nombre de projets de taille, d'envergure et de complexité semblables);
  • Connaissance et compréhension de (p. ex. x équipement; x modèle économique; x logiciel);
  • Titres de compétence, [p. ex. détenir un diplôme d'études de premier cycle attribué par une université reconnue dans le domaine (p. ex. des affaires, des sciences politiques)];
  • Titre professionnel, accréditation et/ou certification (p. ex. ingénieur professionnel, comptable général licencié).

Justification du fournisseur présélectionné

Dans le présent paragraphe, il conviendrait de justifier pourquoi le fournisseur présélectionné a été identifié comme seul fournisseur capable de répondre aux exigences du gouvernement, et d'établir un lien entre la justification fournie et l'exception applicable aux appels d'offres en vertu du Règlement sur les marchés de l'État et, s'il y a lieu, aux dispositions sur les appels d'offres restreints des accords commerciaux.

Tout titre de propriété intellectuelle d'aval découlant de l'exécution du marché proposé demeurera celui de l'entrepreneur.

ou

Le Canada entend conserver tout titre de propriété intellectuelle d'aval découlant de l'exécution du marché proposé étant donné que le but premier du contrat consiste à (insérer l'exception pertinente à la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État, p. ex. à obtenir des connaissances et des renseignements qui seront diffusés au public).

Les fournisseurs qui se considèrent entièrement qualifiés et qui sont disponibles pour répondre aux exigences précisées peuvent présenter un énoncé de qualités par écrit à l'autorité contractante dont le nom figure dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture du présent préavis. L'énoncé de capacités doit clairement faire la preuve que le fournisseur répond aux exigences du préavis.

(S'il y a lieu) Ce marché est réservé aux fournisseurs autochtones conformément à la Stratégie d'achat auprès des entreprises autochtones. Seuls les énoncés de capacités en provenance de fournisseurs autochtones seront pris en considération.

La date et l'heure de clôture fixées pour l'acceptation des énoncés de capacités est (date et heure de clôture, p. ex. 11 février 2004, 14 h - HNE).

Les demandes de renseignements et énoncés de capacités doivent être envoyés à l'adresse suivante :

(nom et titre de l'autorité contractante)
(nom et adresse de l'organisation)

Téléphone :
Télécopieur :
Courriel :

Information sur les politiques

Indiquer si les exigences suivantes de la politique peuvent être appliquées au processus de PAC et préciser les articles invoqués, s'il y a lieu. L'annexe C - Exigences statutaires et réglementaires applicables - fournit les renvois aux articles qui s'appliquent :

____ Règlement sur les marchés de l'État (RME)[4] - ________

_____ Contrat assujetti à l'OMC-AMP - _____

_____ Contrat assujetti à l'ALENA - _____

_____ Contrat assujetti à l'ACI - _____

_____ Contrat assujetti à l'ACCMT - _____

_____ Contrat assujetti à une (des) ententes sur les revendications territoriales globales

_____ Marché réservé dans le cadre de la Stratégie d'acquisitions auprès des entreprises autochtones


Annexe C - Exigences statutaires et réglementaires applicables

La présente annexe contient des renvois aux exigences statutaires et réglementaires applicables, en ce qui concerne le processus de PAC, et elle peut servir à remplir le modèle de PAC, selon la nature des besoins précisés dans chacune des mesures d'acquisitions.

1. Exceptions applicables aux appels d'offres en vertu du Règlement sur les marchés de l'État (RME) (article 6) :

Une autorité contractante peut conclure un marché sans lancer d'appel d'offres dans les cas suivants :

  1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public;
  2. les cas où le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas selon le cas;
    1. 25 000 $,
    2. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage,
    3. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l'Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d'un programme ou projet d'aide au développement international;
  3. les cas où la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public;
  4. les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

    Les agents de négociation de marchés ne doivent pas oublier que le processus de PAC exige que soit identifiées et convenablement justifiées les raisons qui motivent le non-recours au processus d'appel d'offres complet.

2. Dispositions relatives aux appels d'offres restreints applicables en vertu de l'OMC-AMP (article XV.1)

XV.1 a) - la protection de droits exclusifs, tels que des droits de brevet ou de reproduction, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucune produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant;

XV.1 b) - pour des raisons d'extrême urgence dues à des événements qui ne pouvaient être prévus;

XV.1 c) - lorsqu'il s'agira de livraisons additionnelles à assurer par le fournisseur initial et portant sur des pièces de rechange pour des fournitures déjà faites ou des installations déjà livrées, ou destinées à compléter ces fournitures, services ou installations, et qu'un changement de fournisseur aboutirait à la livraison de matériel ou de services ne répondant pas à des conditions d'interchangeabilité avec un matériel ou service déjà existant;

XV.1 d) - des prototypes ou un produit ou service nouveau mis au point au cours de l'exécution d'un contrat particulier de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement original;

XV.1 e) - lorsque des marchés de service de construction additionnels qui n'étaient pas inclus dans le marché initial mais qui correspondaient aux objectifs de la documentation relative à l'appel d'offres initial sont, à la suite de circonstances imprévisibles, devenus nécessaires pour achever la fourniture des services de construction décrits dans ledit marché, et lorsque l'entité doit adjuger des marchés portant sur les services de construction additionnels à l'entrepreneur fournissant les services de construction concernés parce que séparer les services de construction additionnels du marché initial lui causerait des difficultés pour des raisons techniques ou économiques ou la gênerait notablement. Toutefois, la valeur totale des marchés adjugés pour les services de construction additionnels ne pourra pas dépasser 50 pour cent du montant du marché principal;

XV.1 f) - pour de nouveaux services de construction consistant en la répétition de services de construction analogues qui sont conformes à un projet de base pour lequel un marché initial a été adjugé conformément aux articles VII à XIV et pour lequel l'entité a indiqué dans l'avis de marché envisagé concernant le service de construction initial que la procédure d'appel d'offres limité pourra être utilisée aux fins de l'adjudication des marchés pour ces nouveaux services de construction;

XV.1 g) - pour des produits achetés sur un marché de produits de base;

XV.1 h) - pour des achats effectués dans des conditions exceptionnellement avantageuses qui ne se présentent qu'à court terme;

XV.1 i) - dans le cas des marchés adjugés au lauréat d'un concours, à condition que le concours ait été organisé d'une manière conforme aux principes du présent accord, notamment en ce qui concerne la publication, au sens de l'article IX, d'une invitation, adressée aux fournisseurs dûment qualifiés, à participer à un tel concours, qui sera jugé par un jury indépendant, en vue de l'adjudication de marchés aux lauréats.

3. Dispositions relatives aux appels d'offres restreints applicables en vertu de l'ALENA (article 1016.2)

1016.2 a) - lorsqu'aucune soumission n'aura été déposée en réponse à un appel d'offres fait selon une procédure ouverte ou sélective, ou lorsque les soumissions déposées seront le résultat d'une collusion ou ne seront pas conformes aux conditions essentielles de l'appel d'offres, ou émaneront de fournisseurs ne remplissant pas les conditions de participation prévues conformément au présent chapitre, pour autant que les conditions de l'appel d'offres initial ne soient pas substantiellement modifiées pour le marché qui sera adjugé;

1016.2 b) - lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de renseignements de nature exclusive, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant;

1016.2 c) - pour des raisons d'extrême urgence dues à des événements qui ne pouvaient être prévus;

1016.2 d) - lorsqu'il s'agira de livraisons additionnelles à assurer par le fournisseur initial et portant sur le remplacement de pièces ou la prestation de services continus à l'égard de fournitures, de services ou d'installations déjà livrés, ou visant à compléter ces fournitures, services ou installations, et qu'un changement de fournisseur obligerait l'entité à acheter des équipements ou des services ne répondant pas à des conditions d'interchangeabilité avec des équipements ou des services déjà existants, y compris les logiciels, dans la mesure où l'achat initial s'inscrit dans le cadre du présent chapitre;

1016.2 e) - lorsqu'une entité achètera un prototype ou un produit ou un service nouveau mis au point à sa demande au cours de l'exécution d'un marché particulier de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement original, et pour les besoins de ce marché. Une fois que de tels marchés auront été exécutés, les achats ultérieurs de produits ou de services seront assujettis aux articles 1008 à 1015. Le développement original d'un produit nouveau pourra englober une production limitée ayant pour but d'incorporer les résultats d'essais sur le terrain et de démontrer que le produit se prête à une production en quantités conformément à des normes de qualité acceptables. Il ne comprendra pas la production en quantités visant à établir la viabilité commerciale du produit ou à recouvrer les frais de recherche et développement;

1016.2 f) - lorsqu'il s'agira de produits achetés sur un marché de produits de base;

1016.2 g) - lorsqu'il s'agira d'achats à des conditions exceptionnellement avantageuses valables pour de très courtes périodes;

1016.2 h) - lorsqu'il s'agira d'un marché devant être adjugé au lauréat d'un concours de conception architecturale, à condition que le concours soit organisé d'une manière compatible avec les principes énoncés dans le présent chapitre, notamment en ce qui concerne la publication, à l'intention de fournisseurs dûment qualifiés, d'une invitation à y participer, qu'il soit organisé en vue de l'adjudication du marché de conception au lauréat, et qu'il soit jugé par un jury impartial et lorsqu'une entité a besoin de services de consultation sur des questions de nature confidentielle dont on pourrait raisonnablement s'attendre que la divulgation compromette des informations confidentielles du gouvernement, cause des perturbations économiques ou soit d'une autre façon semblable contraire à l'intérêt public.

4. Dispositions relatives aux appels d'offres restreints applicables en vertu de l'ACI (article 506.12)

506.12 a) - pour assurer la compatibilité avec des produits existants, pour assurer le respect de droits exclusifs tels des droits d'auteur ou des droits fondés sur une licence ou un brevet, ou encore pour l'entretien de produits spécialisés, lorsque cet entretien doit être effectué par le fabricant ou son représentant;

506.12 b) - lorsque, pour des raisons d'ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu'il n'existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou services de remplacement;

506.12 c) - pour les marchés publics portant sur des produits ou services dont les acquisitions est contrôlé par un fournisseur qui détient un monopole d'origine législative;

506.12 d) - pour l'achat de produits sur un marché des produits de base;

506.12 e) - pour des travaux devant être exécutés sur un bâtiment loué, sur des parties de celui-ci ou encore à proximité de ce bâtiment, et qui ne peuvent être exécutés que par le locateur;

506.12 f) - pour des travaux devant être exécutés sur un bien par un entrepreneur, conformément aux dispositions d'une garantie visant le bien ou les travaux originaux;

506.12 g) - pour un marché devant être attribué au gagnant d'un concours de design;

506.12 h) - pour les marchés publics portant sur un prototype ou un produit ou service nouveau devant être mis au point dans le cadre d'un marché particulier en matière de recherche, d'essai, d'étude ou de conception originale, mais non pour quelque achat ultérieur;

506.12 i) - pour l'achat de produits à des conditions exceptionnellement avantageuses, par exemple en cas de faillite ou de mise sous séquestre, mais non pour des achats courants;

506.12 j) - pour les marchés publics portant sur des oeuvres d'art originales;

506.12 k) - pour les marchés publics portant sur des abonnements à des journaux, magazines ou autres périodiques;

506.12 l) - pour les marchés publics portant sur des biens immobiliers.

5. Dispositions relatives aux appels d'offres restreints applicables en vertu de l'ACCMT (mêmes renvois que dans le cas de l'OMC-AMP)

  • la protection de droits exclusifs, tels que des droits de brevet ou de reproduction, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucune produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant;
  • pour des raisons d'extrême urgence dues à des événements qui ne pouvaient être prévus;
  • lorsqu'il s'agira de livraisons additionnelles à assurer par le fournisseur initial et portant sur des pièces de rechange pour des fournitures déjà faites ou des installations déjà livrées, ou destinées à compléter ces fournitures, services ou installations, et qu'un changement de fournisseur aboutirait à la livraison de matériel ou de services ne répondant pas à des conditions d'interchangeabilité avec un matériel ou service déjà existant;
  • des prototypes ou un produit ou service nouveau mis au point au cours de l'exécution d'un contrat particulier de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement original;
  • lorsque des marchés de service de construction additionnels qui n'étaient pas inclus dans le marché initial mais qui correspondaient aux objectifs de la documentation relative à l'appel d'offres initial sont, à la suite de circonstances imprévisibles, devenus nécessaires pour achever la fourniture des services de construction décrits dans ledit marché, et lorsque l'entité doit adjuger des marchés portant sur les services de construction additionnels à l'entrepreneur fournissant les services de construction concernés parce que séparer les services de construction additionnels du marché initial lui causerait des difficultés pour des raisons techniques ou économiques ou la gênerait notablement. Toutefois, la valeur totale des marchés adjugés pour les services de construction additionnels ne pourra pas dépasser 50 pour cent du montant du marché principal;
  • pour de nouveaux services de construction consistant en la répétition de services de construction analogues qui sont conformes à un projet de base pour lequel un marché initial a été adjugé conformément aux articles VII à XIV et pour lequel l'entité a indiqué dans l'avis de marché envisagé concernant le service de construction initial que la procédure d'appel d'offres limité pourra être utilisée aux fins de l'adjudication des marchés pour ces nouveaux services de construction;
  • pour des produits achetés sur un marché de produits de base;
  • pour des achats effectués dans des conditions exceptionnellement avantageuses qui ne se présentent qu'à court terme;
  • dans le cas des marchés adjugés au lauréat d'un concours, à condition que le concours ait été organisé d'une manière conforme aux principes du présent accord, notamment en ce qui concerne la publication, au sens de l'article IX, d'une invitation, adressée aux fournisseurs dûment qualifiés, à participer à un tel concours, qui sera jugé par un jury indépendant, en vue de l'adjudication de marchés aux lauréats.

Annexe D - Utilisation des préavis d'adjudication de contrat

Figure 1: Utilisation des préavis d'adjudication de contrat
Graphique de l'Utilisation des préavis d'adjudication de contrat. Version textuelle ci-dessous :
Figure 1 - Version textuelle

On voit à l'annexe D un organigramme sur « l'utilisation des préavis d'adjudication de contrat ».

La première case de l'organigramme contient la question « Comment répondre à mon besoin? » et deux options sont fournies, soit la recherche de fournisseurs en régime de concurrence et la recherche de fournisseurs autrement qu'en régime de concurrence.

Si l'on opte pour le régime de concurrence, il y a alors trois options, appels d'offres électroniques/appel d'offres public, appels d'offres traditionnels et préavis d'adjudication de contrat (PAC). Sous l'option PAC, on retrouve la question « Quelles sont les principales étapes du PAC? ».

L'organigramme présente trois étapes :

  1. Documenter la justification du recours au processus du PAC, ce qui inclut : après avoir consulté la ou les personnes responsables du besoin, comprendre l'énoncé de travail pour être en mesure de préparer les renseignements qui figureront sur l'avis; les exceptions pertinentes prévues au RME et les raisons des appels d'offres restreints, le cas échéant; les décisions prises concernant d'autres politiques, comme celles régissant la propriété intellectuelle et la Stratégie d'acquisitions auprès des entreprises autochtones et l'établissement d'un lien entre la justification de l'identification du fournisseur présélectionné et le besoin.
  2. Préparer le PAC : l'avis préparé aux fins de l'affichage au MERX doit contenir suffisamment d'information pour que les fournisseurs puissent déterminer s'ils sont en mesure de répondre au besoin qui y est énoncé. S'assurer de fournir les coordonnées appropriées des personnes-ressources.
  3. Afficher le PAC au MERX : L'avis doit être affiché pendant au moins 15 jours civils au MERX, l'actuel système d'appel d'offres électronique du gouvernement. Il contient les données décrites dans le Guide pour les gestionnaires - pratiques exemplaires liées aux préavis d'adjudication de contrat (PAC). L'organigramme passe ensuite à la question suivante « Avez-vous reçu les énoncés de capacités dans les 15 jours ouvrables? ».

Si la réponse est non, il faut « Passer à l'étape de l'adjudication du contrat en faisant appel aux autorisations du système de soumissions par voie électronique ».

Si la réponse est oui, l'organigramme dresse la liste des mesures à prendre, soit un examen indépendant, une demande éventuelle de renseignements supplémentaires, la prise en compte des énoncés et des demandes avec la personne ayant manifesté le besoin. La boîte suivante de la voie Oui contient la question « L'énoncé de capacités contient-il suffisamment de renseignements pour indiquer que le fournisseur a la capacité de répondre au besoin? ».

Si la réponse est non (si l'énoncé de capacités est rejeté), il faut : informer par écrit le ou les fournisseurs; débreffer sur demande les fournisseurs; après avoir informé le fournisseur de la décision, adjuger le contrat en faisant appel aux autorisations du système de soumission par voie électronique. Si la réponse est oui (si l'énoncé de capacités est accepté), il faut informer par écrit le ou les fournisseurs et leur indiquer les prochaines étapes; annuler le PAC; faire appel au système de soumissions par voie électronique ou traditionnel. L'organigramme précise que la décision de rejeter l'énoncé de capacités d'un fournisseur ne sera pas prise par le même, ou les mêmes agents qui ont décidé à l'origine de procéder par voie d'affichage de PAC. Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un moyen électronique de déterminer les sources des acquisitions.


1 Vous trouverez la définition d'un préavis d'adjudication de contrat à l'appendice A de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés - http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_a-fra.asp

2 Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un moyen électronique de déterminer les sources des acquisitions.

3 L'identification de l'exception au RME qui s'applique est une exigence obligatoire de la politique.

4 L'identification de l'exception au RME qui s'applique est une exigence obligatoire de la politique.

 

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