Rapport annuel de rapprochement du RSSFP de 2012 - Modèles à utiliser dans les cas de deux numéros de certificat pour un membre

Date :

Aux : Gestionnaires de la rémunération, Chefs des ressources humaines, Employeurs distincts participants

Cet avis vise à vous fournir de l'information sur les résultats de l'exercice de rapprochement annuel du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) de 2012 et les modèles à utiliser lorsque vous communiquez avec les membres qui possèdent deux numéros de certificat du RSSFP.

Les relevés de divergences tirés de l'exercice de rapprochement d'octobre 2012 seront fournis aux organisations visées en octobre 2012. L'information et les directives sur les divers codes de divergences sont disponibles dans l'Avis d'information du et dans le directive sur la rémunération (DR) 2010-006 et le directive sur la rémunération (DR) 2012-003.

En ce qui concerne le code DUP005, il y a deux scénarios possibles de double certificat à étudier lorsque vous examinez vos rapports de rapprochement. Il s'agira le plus souvent d'un membre possédant deux numéros de certificat qui diffèrent. Dans des cas moins fréquents, deux membres partagent un même numéro de certificat. Bien que la mise au point de l'application Web de la rémunération (AWR) du RSSFP a fait baisser le nombre de cas de doubles certificats, toutes les organisations participantes ne s'en servent pas. C'est pourquoi nous croyons que les pensionnés non assujettis à la Loi sur la pension dans la fonction publique (LPFP) qui ont travaillé au sein de l'administration fédérale pourraient former la majorité de ces scénarios. De plus, même si un code de divergence sur les dédoublements permet de signaler ces problèmes aux organisations, tous les cas ne sont pas évidents. La Sun Life utilise le nom de famille, la date de naissance et le numéro de certificat d'un membre pour établir un lien avec un fichier. Par conséquent, les fichiers DUP005 comprennent les cas connus identifiés à la suite de la demande faite par un membre à la Sun Life. D'autres cas pourraient être découverts seulement lors de l'évaluation d'autres cas de divergence pour lesquels le code fourni semble inapproprié.

Dans le cas des organisations qui reçoivent des fichiers DUP005, il ya une lettre modèle à utiliser pour communiquer avec les membres. Il faudra d'abord déterminer quelle organisation contacte le membre identifié, car les deux organisations liées au membre recevront un message DUP005. L'organisation dans laquelle le membre travaille activement prendra l'initiative.

Si le membre travaille activement dans les deux organisations, celles-ci devront coordonner leurs actions. Sauf l'information sur l'adresse, toutes les données servant à compléter la lettre seront fournies dans le relevé de divergences. Une copie de la lettre envoyée au membre doit être fournie à l'organisation qui ne prend pas l'initiative.

Après 45 jours, si une réponse n'a pas été reçue, un deuxième modèle de lettre de suivi est également disponible. La date d'annulation qui doit être mentionnée dans cette lettre est celle qui correspond à deux semaines après la date d'émission de la deuxième lettre. Ainsi, le membre aura eu 60 jours pour prendre une décision avant l'annulation d'un certificat.

Lorsque vous examinez quel certificat il convient d'annuler, il est recommandé que vous teniez compte de la situation familiale et du coût le plus élevé des cotisations de l'employé. Si les cotisations de l'employé sont identiques pour les deux organisations, communiquez avec le service de protection de la Sun Life pour déterminer quel numéro de certificat a fait l'objet du moins grand nombre de demandes.

Remarque : L'historique des demandes d'un membre associées au numéro de certificat annulé ne sera pas transféré au numéro de certificat conservé. Cette réalité est inévitable lorsque le deuxième certificat est associé à une organisation qui utilise l'AWR. Si ni l'une ni l'autre des organisations utilise CWA, les deux organisations devraient discuter de la façon de procéder qui convient.

Si vous avez des questions au sujet du présent avis ou si vous désirez recevoir les lettres modèles, veuillez écrire au Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l'adresse de courrier électronique pbs-spas@tbs-sct.gc.ca.

Bayla Kolk
Sous-ministre adjointe
Secteur des pensions et avantages sociaux

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