Audit interne horizontal de la gouvernance en matière d’approvisionnement

Quelles étaient les attentes?

Le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor et la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, parmi d’autres mécanismes, stipulent qu’en fonction de leurs responsabilités respectives, le SCT, SPAC, l’EFPC et les ministères ont des rôles à jouer dans la prestation d’orientations, de conseils, de soutien et de formation en matière d’approvisionnement au sein du GC.

Les attentes étaient les suivantes :

• le SCT, en tant que centre décisionnel, dispose d’une approche officielle pour la collectivité fonctionnelle de l’approvisionnement (autorités contractantes et cadres supérieurs désignés) et lui fournit des orientations et des conseils à l’échelle du gouvernement, notamment en déterminant la formation obligatoire à l’intention des autorités contractantes et en élaborant la formation en collaboration avec l’EFPC;
• SPAC, en tant que fournisseur de services communs, dispose d’approches officielles pour élaborer et mettre en œuvre les conseils et la formation nécessaires afin de soutenir ses propres professionnels de l’approvisionnement;
• les ministères, en fonction de leur contexte et de leurs besoins, fournissent des conseils et un soutien à leurs employés (c.-à-d. les cadres supérieurs désignés, les autorités contractantes et les propriétaires fonctionnels) participant au processus d’approvisionnement.

Ce que l’audit a permis de constater

Le SCT, SPAC et les ministères se sont efforcés d’aider les fonctionnaires à s’acquitter de leurs obligations en matière d’approvisionnement. Ces efforts sont conformes aux rôles, responsabilités et obligations de rendre compte respectifs du SCT, de SPAC et des ministères. Par conséquent, des lacunes subsistent en ce qui concerne le soutien horizontal et pangouvernemental, notamment pour les propriétaires fonctionnels.

Le SCT a apporté un certain soutien aux cadres supérieurs désignés et aux autorités contractantes sous forme de conseils et d’événements d’apprentissage. En réponse aux nouveaux défis liés à l’approvisionnement relevés lors d’examens récents de la passation de marchés, le SCT a mis en œuvre des changements à la Directive et a élaboré des conseils ainsi que de nouvelles procédures obligatoires.

D’autres activités prévues destinées à soutenir les orientations et les conseils à l’échelle du gouvernement sont retardées, dont un processus officiel d’amélioration continue de la Directive, des conseils et de la formation ainsi que le lancement d’une nouvelle plateforme de partage des pratiques exemplaires et des outils en matière d’approvisionnement avec l’ensemble des fonctionnaires.

Le SCT a évalué le programme d’apprentissage obligatoire actuel et, afin de combler les lacunes cernées, a élaboré un nouveau cadre de perfectionnement professionnel en matière d’approvisionnement à l’intention des autorités contractantes, qui recense les formations obligatoires et recommandées. Bien que le SCT collabore avec l’EFPC à la modernisation de son programme d’apprentissage en matière d’approvisionnement, il y a des risques que des lacunes subsistent dans les connaissances et les compétences des autorités contractantes.

Étant donné que SPAC est responsable de processus d’approvisionnement complexes et à risque élevé entrepris au sein du GC, il dispose d’une grande expertise en matière d’approvisionnement. Dans son rôle de fournisseur de services communs, SPAC fournit des conseils et des orientations aux ministères sur les stratégies d’approvisionnement, les méthodes d’approvisionnement et la mobilisation de l’industrie, notamment par l’intermédiaire du Guide des approvisionnements. De plus, SPAC fournit une formation spécialisée, des orientations, des conseils et des outils à ses propres professionnels de l’approvisionnement.

Bien que le SCT et SPAC aient des rôles distincts à jouer pour fournir des orientations et un soutien à l’échelle du gouvernement, la coordination horizontale visant à assurer l’harmonisation des instruments se fait de manière informelle.

Les ministères fournissent des orientations et un soutien par l’intermédiaire de cadres de gestion de l’approvisionnement qui sont adaptés à leur contexte opérationnel – de plus amples détails sur les cadres de gestion de l’approvisionnement figurent dans la constatation n^o 3.

En ce qui concerne la formation, les ministères fournissent des orientations et de la formation afin de soutenir leurs employés respectifs qui ont des responsabilités essentielles dans le processus d’approvisionnement. Il existe des possibilités :

• d’officialiser et de communiquer les plans de formation et de perfectionnement pour les autorités contractantes;
• de surveiller et d’effectuer le suivi de l’achèvement de la formation obligatoire;
• de faciliter le soutien aux propriétaires fonctionnels.

Les propriétaires fonctionnels sont responsables du secteur d’activité ou du programme pour lequel le processus d’approvisionnement a été mis en place, et certains ne participent que rarement à ce processus. Bien qu’ils aient des responsabilités essentielles dans les processus d’approvisionnement (p. ex., la surveillance du rendement des fournisseurs), les propriétaires fonctionnels ne bénéficient pas d’un soutien uniforme au sein des ministères et entre eux. Le SCT et certains ministères ont récemment entrepris des initiatives destinées à soutenir les propriétaires fonctionnels.

Citons cet exemple de bonne pratique : un ministère a mis en place des pratiques destinées à soutenir les propriétaires fonctionnels. Le ministère :

• a élaboré une feuille de route pour l’approvisionnement qui donne aux propriétaires fonctionnels une vue d’ensemble de leurs rôles et responsabilités;
• a offert une formation interne par l’intermédiaire de divers cours sur l’approvisionnement fondés sur les lignes directrices et les politiques du SCT, en mettant l’accent sur leur contexte ministériel, qui aborde :
  • les rôles et les responsabilités entre les propriétaires fonctionnels et les autorités contractantes au cours du cycle d’approvisionnement;
  • la façon de surveiller les marchés pour en assurer la conformité, par exemple en ce qui concerne les modalités.

Le SCT, SPAC et les ministères ont des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre compte complémentaires, mais distincts, en matière d’orientation, de conseils, de soutien et de formation. Bien que ces organisations s’efforcent de faire ce qu’elles sont censées faire, si elles travaillaient ensemble pour tirer parti de leur expertise et éliminer les cloisonnements, les approvisionnements dans l’ensemble du gouvernement pourraient être mieux gérés et offrir une plus grande valeur à la population canadienne. Par exemple, les risques suivants pourraient être atténués :

• déséquilibres au niveau de la sensibilisation, des connaissances et des compétences dans l’ensemble de la collectivité de l’approvisionnement;
• incohérences dans le soutien apporté aux propriétaires fonctionnels pour qu’ils puissent s’acquitter de leurs responsabilités;
• occasions perdues de générer des gains d’efficience horizontale et de tirer parti d’une expertise et d’un soutien spécialisés.

Pourquoi est-ce important?

Une intégration et une horizontalité accrues des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre compte en fonction de l’expertise et des capacités respectives permettraient de mieux soutenir tous les participants aux processus d’approvisionnement (la collectivité de l’approvisionnement et les propriétaires fonctionnels) grâce à des orientations, des conseils, du soutien et de la formation plus cohérents à l’échelle du gouvernement. Les participants seraient ainsi mieux outillés en recevant la sensibilisation, les connaissances, les compétences et les outils nécessaires pour les aider à s’acquitter de leurs responsabilités conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public, à la Directive et aux objectifs en matière d’approvisionnement.

Quelles étaient les attentes?

Le Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor et le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité définissent les attentes générales à l’égard du SCT et des ministères en ce qui concerne le suivi et la surveillance de la mise en œuvre des politiques du CT.

Il était attendu que les renseignements et les données sur l’approvisionnement soient recueillis par :

• le SCT, en tant que centre décisionnel, pour évaluer le caractère adéquat de l’ensemble des instruments et pour surveiller les risques et le respect de la Directive à l’échelle du GC;
• SPAC, en tant que fournisseur de services communs, pour superviser et surveiller la gestion des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement;^{Note de bas de page 8}
• les ministères, pour éclairer la prise de décision en ce qui concerne leur conformité avec la Directive, le rendement des fournisseurs et les actes répréhensibles potentiels.

Ce que l’audit a permis de constater

Les renseignements et les données ne sont pas recueillis ni utilisés horizontalement au sein des ministères et dans l’ensemble du gouvernement pour :

• déterminer les tendances et les risques;
• faciliter l’amélioration continue;
• appuyer la prise de décision;
• évaluer le caractère adéquat de l’ensemble des instruments;
• surveiller les risques et le respect de la Directive dans l’ensemble du GC.

En tant que centre décisionnel, le SCT communique régulièrement avec la collectivité de l’approvisionnement au sujet de la mise en œuvre de l’ensemble des instruments et de la gestion de l’approvisionnement à l’échelle du gouvernement.

Comme le souligne le Cadre de référence, le SCT examine diverses sources d’information, telles que les rapports d’audit, à des fins de suivi et de surveillance. Le SCT n’a pas indiqué clairement tous les renseignements horizontaux et ministériels nécessaires ni leur fréquence de collecte pour évaluer le caractère adéquat de l’ensemble des instruments liés à l’approvisionnement et pour surveiller les risques et le respect de la Directive.

SPAC dispose d’un cadre de gestion des risques de fraude, ainsi que d’outils et de processus permettant de détecter et d’examiner les cas d’actes répréhensibles. SPAC dispose de processus de surveillance du rendement des fournisseurs grâce à son système de gestion de l’information sur les fournisseurs.

Des travaux sont en cours en vue de renforcer les capacités d’analyse des données de SPAC pour améliorer davantage la prévention et la détection des actes répréhensibles. SPAC ne dispose pas de processus de collecte de renseignements horizontaux pour surveiller et superviser les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement qui sont émis sous son autorité. De plus, SPAC n’a pas accès aux renseignements et aux données nécessaires pour surveiller les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement émis par d’autres ministères.

Les ministères ont mis en place des processus pour évaluer le rendement des fournisseurs et surveiller la conformité au niveau de chaque marché. Ils ne regroupent pas les renseignements pour :

• déterminer les tendances et les risques;
• surveiller la conformité globale;
• soutenir la prise de décision et les améliorations continues.

Bien que le SCT, SPAC et les ministères exercent certaines de leurs activités de surveillance et de suivi des approvisionnements conformément aux pouvoirs qui leur sont actuellement délégués, les renseignements recueillis ne sont pas utilisés pour l’analyse horizontale. Par conséquent, des lacunes subsistent pour atténuer les risques horizontaux liés à l’approvisionnement, notamment :

• l’absence de détermination des tendances et des risques dans les différents ministères;
• l’absence de partage des évaluations de rendement des fournisseurs;
• le fait de ne pas soutenir la prévention et la détection précoce des actes répréhensibles potentiels.

Pourquoi est-ce important?

Le regroupement et l’analyse horizontale des données sont de plus en plus importants dans l’environnement actuel, qui évolue rapidement et est axé sur les données. Grâce à la disponibilité d’outils d’analyse de données de pointe, le GC a la possibilité d’éliminer ces cloisonnements d’information et de tirer parti des données horizontales en matière d’approvisionnement, pour de meilleurs renseignements pangouvernementaux permettant d’éclairer une prise de décision en temps opportun. La saisie de ce type de données pourrait contribuer à éclairer les décisions stratégiques du GC, comme la question de savoir s’il faut renouveler les marchés, renégocier les modalités ou rechercher de nouveaux fournisseurs, ou déterminer les lacunes horizontales en matière de capacités et de connaissances.

Le regroupement, le partage, et la mise à profit de l’information et des données relatives à l’approvisionnement entre les ministères et SPAC sont essentiels pour :

• déterminer les tendances;
• relever les défis communs en temps opportun;
• soutenir l’amélioration continue;
• améliorer la gestion du rendement des fournisseurs;
• gérer les risques;
• améliorer la détection des actes répréhensibles potentiels.

Le partage des renseignements sur la conformité avec le SCT renforcerait la capacité de ce dernier à déterminer et à relever les défis communs associés à la mise en œuvre de la Directive, à évaluer le caractère adéquat de l’ensemble des instruments et à assurer une amélioration continue.

Quelles étaient les attentes?

La Directive exige que les ministères établissent, mettent en œuvre et tiennent à jour un cadre de gestion de l’approvisionnement ministériel^{Note de bas de page 9} afin d’obtenir les résultats opérationnels et faire preuve d’une saine intendance. Ces cadres devraient représenter la valeur, le risque et la complexité des processus d’approvisionnement entrepris. Le cadre de gestion de l’approvisionnement représente les processus, les systèmes et les contrôles très importants concernant l’approvisionnement au sein des structures de gouvernance d’un ministère.

Il était attendu que les ministères concernés : ^{Note de bas de page 10}

• aient établi, communiqué et mis en œuvre des cadres de gestion de l’approvisionnement conformes à la Directive;
• aient mis sur pied des comités de gouvernance et surveillé les activités tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement afin de communiquer en temps opportun des renseignements exacts pour la prise de décision.

Ce que l’audit a permis de constater

Les ministères ont mis en place des processus qui les aident à se conformer à de nombreuses règles en matière d’approvisionnement. La maturité de leurs cadres de gestion de l’approvisionnement peut être améliorée afin de refléter les principes de la Directive et de soutenir ce qui suit :

• la conformité;
• la réalisation des objectifs en matière d’approvisionnement;
• l’amélioration continue.

La gouvernance, la surveillance et la prise de décision en matière d’approvisionnement comportent de nombreux volets. Bien que le niveau de mise en œuvre varie, les ministères disposaient d’une certaine forme de cadre de gestion de l’approvisionnement. Par exemple, certains ministères disposaient de cadres préliminaires de gestion de l’approvisionnement et d’autres de cadres complets, mais ils devaient encore les communiquer à tous les intervenants concernés de l’organisation.

Les cadres de gestion de l’approvisionnement sont harmonisés en partie avec des éléments clés de la Directive. Plus précisément, certains ministères exigent des documents afin de soutenir :

• l’intégration du respect des droits de la personne et de l’environnement ainsi que du comportement social et responsable des entreprises dans les processus d’approvisionnement;
• l’inclusion du point de vue de l’approvisionnement dans la planification ministérielle;
• les approches en matière d’approvisionnement qui sont collaboratives, novatrices, itératives et axées sur les résultats.

Des points à améliorer ont également été relevés en ce qui concerne la fourniture d’orientations documentées sur les éléments clés de l’approvisionnement, par exemple la décision d’utiliser des ressources internes^{Note de bas de page 11} ou externes pour atteindre les objectifs en matière d’approvisionnement.

Les rôles et les responsabilités en matière d’approvisionnement dépendent de plusieurs facteurs. Un ministère peut gérer l’approvisionnement à l’interne ou faire appel à SPAC en tant que fournisseur de services communs. Dans le cas des processus d’approvisionnement internes, les rôles étaient généralement clairs dans les cadres de gestion de l’approvisionnement de tous les ministères. Lorsqu’ils travaillaient avec SPAC en sa qualité de fournisseur de services communs, la plupart des ministères avaient des rôles et des responsabilités détaillés qui allaient au-delà de ceux décrits dans le Guide des approvisionnements.

La plupart des ministères ont mis en place des organes de gouvernance et assuré une surveillance de la gestion tout au long du cycle de vie des marchés, en intégrant cette gouvernance à des structures ministérielles plus vastes. Les critères d’acheminement des dossiers d’approvisionnement vers les organes de gouvernance concernés n’étaient pas toujours clairs.

La plupart des ministères disposent également de fonctions ministérielles de contrôle de la qualité afin de soutenir la surveillance et le suivi de la gestion. La maturité de ces fonctions variait d’un ministère à l’autre.

Citons cet exemple de bonne pratique : deux ministères disposaient de fonctions de contrôle de la qualité bien établies pour superviser et surveiller les marchés. Ils utilisaient des processus documentés et des listes de contrôle pour examiner un échantillon de marchés tous les trimestres. Les résultats étaient communiqués aux autorités contractantes et aux cadres supérieurs responsables de l’approvisionnement. Dans un ministère, les résultats étaient également communiqués au comité d’examen de l’approvisionnement du ministère.

Il existe des possibilités de mieux définir la portée et les méthodes des fonctions de contrôle de la qualité et de veiller à ce que celles-ci fonctionnent comme prévu, notamment en communiquant, en établissant des rapports ou en acheminant à des échelons supérieurs les résultats des évaluations du contrôle de la qualité. Les évaluations du contrôle de la qualité de certains ministères étaient dépourvues d’éléments clés comme les évaluations du rendement des fournisseurs.

La Directive exige également que les cadres de gestion de l’approvisionnement permettent et maintiennent l’intégrité du processus d’approvisionnement. Bien que les ministères disposent de programmes de valeurs et d’éthique, ces programmes ne comprennent pas de facteurs propres à l’approvisionnement. Il existe une possibilité de tirer parti des conversations renouvelées sur les valeurs et l’éthique dans la fonction publique afin de discuter de l’intégrité au sein du processus d’approvisionnement.

Bien que le Code de conduite pour l’approvisionnement soit publiquement accessible aux fournisseurs, l’absence de référence explicite ou d’explication directe a été relevée comme un enjeu dans les contrats examinés.^{Note de bas de page 12} Pour atténuer ce problème, en juin 2024, SPAC a modifié ses modèles de contrats de manière à informer clairement les entrepreneurs qu’ils doivent se conformer au Code et il a inclus des liens directs vers le Code dans les modèles. Ce changement favorise la prise de conscience et la compréhension des fournisseurs de leurs obligations.

Lors de l’examen des marchés de services professionnels,^{Note de bas de page 13} la plupart des éléments évalués dans les cadres de gestion de l’approvisionnement avaient été mis en œuvre comme prévu, tels que les exigences de sécurité et la prise en compte des entreprises autochtones. Certaines améliorations sont nécessaires pour :

• soutenir la gestion de l’information dans les dossiers de passation de marchés;
• évaluer de manière proactive le rendement des fournisseurs;
• consigner l’utilisation envisagée de ressources internes.

Pourquoi est-ce important?

Des cadres de gestion de l’approvisionnement complets et clairs, soutenus par des structures intégrées de gouvernance, de supervision et de prise de décision harmonisées avec la Directive, contribuent à ce que les processus d’approvisionnement soient efficaces, menés avec intégrité et conformes à l’ensemble des instruments d’approvisionnement et au Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Les cadres de gestion de l’approvisionnement aident les organisations à soutenir les employés participant aux processus d’approvisionnement, à évaluer et à gérer les risques, à surveiller le rendement et à prendre des décisions éclairées.

Objectifs

Déterminer si :

1. Les cadres de gestion des approvisionnements au sein des ministères sélectionnés :
   • sont établis, harmonisés avec les politiques, les directives et les guides applicables du Conseil du Trésor, et mis en œuvre.
   • soutiennent la compréhension et l’exécution des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre compte ministériels et partagés en matière d’approvisionnement entre les ministères.
   • sont établis pour permettre la collecte de données et de renseignements à l’aide d’outils pour orienter la prise de décision.
2. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), fournit des orientations, des conseils, des outils, et de la formation afin de veiller à ce que les approvisionnements soient gérés conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.
3. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), en tant que fournisseur de services communs, élabore et communique des orientations, des modèles et des outils de passation de marchés afin d’offrir du soutien et de veiller à ce que les approvisionnements effectués pour le compte d’autres ministères soient gérés conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.

Portée

L’audit a permis d’examiner ce qui suit :

1. les cadres de gestion de l’approvisionnement dans les ministères sélectionnés, plus précisément :
   • la façon dont les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des principaux intervenants sont définis, communiqués et mis en œuvre
   • l’harmonisation des cadres de gestion de l’approvisionnement avec les instruments de politique
   • les mécanismes ou les activités au sein des ministères qui assurent le maintien, le suivi et l’examen des contrôles internes et veillent à ce que les achats soient effectués conformément au cadre et aux lois, aux règlements et aux politiques applicables
2. les contrats de services professionnels attribués, aux fins de revue détaillée des cadres de gestion de l’approvisionnement;
3. les pratiques et les activités de l’organisme central et du centre décisionnel ainsi que des fournisseurs de services communs sélectionnés pour appuyer la conformité avec l’ensemble des instruments, en examinant ce qui suit : ^{Note de bas de page 14} 
   • les activités liées à l’orientation, aux conseils, aux outils, à la formation et à la sensibilisation pour aider les principaux intervenants à se conformer à l’ensemble des instruments
   • les structures de gouvernance de SPAC pour appuyer :
     • l’approvisionnement pour le compte d’autres ministères lorsque leurs approvisionnements dépassent leurs pouvoirs délégués ou les niveaux d’autorisation établis dans la Directive pour les services professionnels
     • la surveillance de la gestion du cycle de vie des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement pour les services professionnels

Les constatations de l’audit s’appliquent aux périodes suivantes :

• les cadres de gestion de l’approvisionnement ministériels en place depuis le 1^er mai 2024;
• les contrats de services professionnels attribués au cours de la période du 1^er avril 2023 au 1^er mai 2024;
• les activités entreprises pour appuyer la mise en œuvre de la directive en date du 1^er mai 2024.

Certaines constatations et observations s’étendent au-delà de ces périodes pour fournir une compréhension complète de l’objet de l’audit, et ainsi permettre des recommandations prospectives.

Éléments exclus de la portée

Les éléments suivants ont été exclus de l’audit :

• compte tenu des travaux d’assurance récents et importants, cet audit n’était pas axé sur des fournisseurs, des approvisionnements, des projets ou des initiatives en particulier;
• les structures de gouvernance relatives à la gestion de projet, compte tenu du fait que le BCG a réalisé un examen antérieur et que le présent audit était axé sur la manière dont les fonctions d’approvisionnement sont conçues et mises en œuvre;
• Services partagés Canada, à titre de fournisseur de services communs, en raison de l’examen des pratiques en matière d’approvisionnement réalisé en 2023 par le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement qui a évalué, notamment, la gouvernance en matière d’approvisionnement;
• les activités d’approvisionnement de SPAC pour son propre ministère, les activités de passation de marchés menées par SPAC comme service sur demande pour d’autres ministères (p. ex. lorsque les ministères ont le pouvoir de passer des marchés, mais ne disposent pas de la capacité pour le faire) et les activités de la Direction générale de la surveillance de SPAC au-delà de la gestion des actes répréhensibles en matière d’approvisionnement;
• les activités d’approvisionnement de l’EFPC pour son propre ministère (c.-à-d. comme un ministère d’exécution);
• l’échantillonnage des pratiques d’approvisionnement et des opérations contractuelles qui ont été examinées ou qui doivent être examinées par le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement;
• d’autres activités liées aux fournisseurs de services communs réalisées par les ministères d’exécution, par exemple :
  • la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones de Services aux Autochtones Canada
  • l’entente entre Santé Canada et l’Agence de la santé publique du Canada pour la prestation de services d’approvisionnement
  • le Programme de contrats fédéraux d’Emploi et Développement social Canada
• les exigences en matière de conflit d’intérêts, compte tenu des initiatives récentes du SCT visant à fournir des directives supplémentaires dans ce secteur;
• la divulgation proactive, compte tenu de la directive récente du BCG de rechercher des améliorations dans ce secteur;
• les processus d’approvisionnement et la gouvernance liés à la nature particulière des approvisionnements en technologies de l’information (TI).

Approche et méthodologie

L’audit interne a été réalisé à l’aide d’auditeurs internes fonctionnaires et de ressources internes. Aucune ressource contractuelle n’a été utilisée.

L’audit comprenait des examens de documents, des entrevues, des examens de dossiers contractuels, des contrôles liés à la gouvernance, des consultations auprès des intervenants et des sondages.

La sélection des contrats faisant l’objet d’une revue détaillée s’est faite selon une approche des critères ciblée et axée sur les risques, y compris des sélections axées, entre autres, sur les services professionnels, les services professionnels des TI et la valeur du contrat.

Le BCG a tenu compte des travaux réalisés par d’autres fournisseurs de services d’assurance, notamment le Bureau du vérificateur général du Canada et le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement. La plupart de ces travaux ont été effectués au niveau des contrats ou des fournisseurs, et ont permis d’évaluer la conformité aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements applicables dans des secteurs comme les marchés concurrentiels et non concurrentiels, les exigences de sécurité et la délégation de pouvoirs. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’Annexe E : Autres audits en matière d’approvisionnement.

Le BCG a fourni les étapes, les orientations et les lignes directrices concernant le programme d’audit aux ministères dotés de fonctions d’audit interne. Il a également exécuté le programme d’audit dans les ministères dépourvus de fonctions d’audit interne, ainsi qu’au SCT.

SPAC et les ministères dotés de fonctions d’audit interne ont exécuté le programme d’audit fourni par le BCG conformément à leurs processus internes (y compris un examen de l’assurance de la qualité) et à leurs structures hiérarchiques. Ils :

• ont fourni les résultats de leurs évaluations au BCG;
• ont examiné la version préliminaire du rapport final et ont formulé des commentaires sur celui-ci;
• ont élaboré, le cas échéant, des plans d’action de la direction pour donner suite aux recommandations;

Le SCT et les ministères qui n’ont pas de fonctions d’audit interne :

• ont examiné les résultats des évaluations du BCG et la version préliminaire du rapport final;
• ont élaboré, le cas échéant, des plans d’action de la direction pour donner suite aux recommandations;

Réponse commune de SPAC et du SCT, en consultation avec l’EFPC

La direction du SCT et de SPAC accepte les constatations et les recommandations formulées. L’audit a révélé que le SCT et SPAC ont pris des mesures à l’échelle du gouvernement pour aider les fonctionnaires chargés des approvisionnements à s’acquitter de leurs obligations et de leurs responsabilités. Comme le souligne l’audit, les marchés publics fédéraux sont complexes et font intervenir de nombreux intervenants au sein de plusieurs ministères; le gouvernement du Canada convient qu’il est nécessaire de remédier à cette complexité pour assurer une gestion responsable des fonds publics.

Pour donner suite à la recommandation n° 1 de l’audit, sous la direction du SCT et de SPAC, le gouvernement examinera les changements d’ordre structurel à apporter au système d’approvisionnement en vue d’une meilleure intégration des pouvoirs et des responsabilités en matière d’approvisionnement. Des améliorations notables nécessiteront une approche pangouvernementale et devraient être soutenues par des investissements dans les ressources humaines et les technologies de façon à pouvoir établir les processus nécessaires et assurer la surveillance et la conformité des travaux. Afin d’atténuer les perturbations potentielles dans l’exécution des marchés publics, ces mesures devront être prises selon une approche progressive et prudente, reflétant l’ampleur du travail et la nécessité d’une approche durable de gestion du changement axée sur l’atténuation des risques.

• Pour commencer, le SCT et SPAC, en consultation avec les ministères, examineront diverses options permettant de mettre en place un système d’approvisionnement fédéral plus intégré, y compris la faisabilité, les répercussions sur les rôles et responsabilités, la portée et les exigences. Le gouvernement déterminera ensuite quel modèle serait le mieux adapté à une éventuelle mise en œuvre. Le SCT et SPAC termineront cette analyse d’ici le quatrième trimestre de 2025-2026.
• Une fois qu’un modèle viable aura été défini, le SCT et SPAC détermineront les ressources et les délais nécessaires à la mise en œuvre d’un tel système et demanderont les autorisations et/ou les ressources nécessaires d’ici le premier trimestre de 2026‑2027.

Entre-temps, conformément à la recommandation n° 2, le gouvernement, sous la direction du SCT et de SPAC, prendra des mesures pour examiner, clarifier et communiquer les rôles, les responsabilités, les pouvoirs et les responsabilités en matière de direction, d’orientation, de soutien et de formation à l’échelle du gouvernement en ce qui concerne la passation des marchés. Cela comprendra ce qui suit :

• Dans le cadre d’un examen plus large des rôles et des responsabilités des différents intervenants participant à la fonction d’approvisionnement, le SCT déterminera si des modifications visant à clarifier les instruments de politique du CT sont nécessaires d’ici le troisième trimestre de 2025-2026. Si des éclaircissements sont nécessaires, le SCT demandera l’approbation de toute modification qui s’impose.
• SPAC envisage de demander l’approbation d’un décret pour mettre en vigueur les modifications législatives apportées à la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux afin de conférer au ministre de SPAC le pouvoir exclusif de passer tous les marchés d’ici le premier trimestre de 2026-2027. Sous réserve de l’approbation ministérielle, SPAC s’appuiera ensuite sur ces dispositions pour examiner et réviser les délégations actuelles de pouvoirs de passation des marchés afin d’inclure l’obligation pour les autres ministères qui concluent des contrats d’adopter les outils, modèles et directives en matière d’approvisionnement de SPAC, dans la mesure du possible.
• SPAC veillera à ce que, d’ici le quatrième trimestre de 2025-2026, ses outils, modèles et directives soient disponibles et facilement accessibles par les autres ministères afin de faciliter leur adoption et leur utilisation à l’échelle du gouvernement, le cas échéant.
• Le SCT, en collaboration avec SPAC, s’appuiera sur les activités en cours pour fournir une orientation, des conseils, un soutien et une formation continus et améliorés à l’échelle du gouvernement, plus précisément pour la collectivité fonctionnelle et les propriétaires fonctionnels. Depuis la fin de la phase d’examen de l’audit, le SCT a :
  • Lancé une nouvelle plateforme numérique (GCéchange) pour faciliter la collaboration et l’échange de renseignements au sein de la collectivité de l’approvisionnement en décembre 2024.
  • Poursuivi le travail avec l’EFPC pour élaborer un nouveau programme d’apprentissage en matière d’approvisionnement afin de mieux aider les autorités contractantes et les propriétaires fonctionnels à s’acquitter de leurs responsabilités (ce programme devrait être achevé d’ici le premier trimestre de 2026-2027).
  • Pour appuyer les propriétaires fonctionnels : (1) organisé des activités d’apprentissage pilotes (tout au long de l’automne 2024 et au cours de l’année 2025) destinées aux propriétaires fonctionnels et visant à améliorer leurs connaissances des processus et des responsabilités en matière d’approvisionnement (2) aidé les cadres supérieurs désignés pour la gestion de l’approvisionnement à soutenir les propriétaires fonctionnels de leur organisation afin qu’ils comprennent les responsabilités qui leur incombent en vertu de la Directive et s’en acquittent.

Pour donner suite à la recommandation n° 3, le SCT continuera de surveiller et de traiter les risques et les domaines potentiels de non-conformité par le biais des structures de gouvernance existantes et des échanges avec les représentants ministériels, conformément au Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor. De plus, SPAC et SCT s’engagent à ce qui suit :

• Comme il a été annoncé le 20 mars 2024, le SCT améliorera les mécanismes d’identification des risques horizontaux liés aux approvisionnements et des domaines de non-conformité en introduisant un nouveau processus de gestion des risques et de la conformité. Ce processus, qui devrait être lancé au premier trimestre de 2025-2026, permettra d’assurer une surveillance horizontale des pratiques de gestion à l’échelle du gouvernement et de recueillir des renseignements sur les tendances, les risques et le rendement ministériel.
• SPAC collaborera avec le SCT pour mettre en place un processus pilote visant à mettre en commun les données sur les actes répréhensibles et le rendement des fournisseurs à l’échelle du gouvernement pour les ministères qui concluent des contrats d’ici le premier trimestre de 2025-2026.
• SPAC renforcera ses processus de surveillance des offres à commandes (OC) et des arrangements en matière d’approvisionnement (AMA), apportera les modifications nécessaires au Guide des approvisionnements et aux clauses contractuelles afin de garantir une collecte de données et une déclaration adéquates concernant l’utilisation de ces instruments d’ici le premier trimestre de 2025-2026, et mettra en place un processus de déclaration annuelle en vue de communiquer ces données aux ministères concernés d’ici le quatrième trimestre de 2025-2026.

Patrimoine canadien

Les conclusions et recommandations de cet audit ont été présentées à la haute gestion de PCH. La haute gestion accepte les conclusions de l’audit contenues dans le présent rapport.

Le mandat diversifié du Ministère, qui consiste à soutenir les arts et la culture, le patrimoine et les célébrations, le sport, les langues officielles ainsi que la diversité et l’inclusion, est en grande partie exécuté au moyen de subventions et de contributions aux communautés qu’il sert et à ses partenaires. De son budget annuel de 2.2 milliards de dollars, PCH consacre 2 milliards de dollars aux subventions et contributions. La plupart des fonds de fonctionnement restants représentent des dépenses salariales. En 2023-2024, PCH a octroyé un peu plus de 1000 contrats d’achats d’une valeur totale de 22,7 millions de dollars pour soutenir certaines de ses activités.

La haute gestion de PCH s’est engagée à mettre en œuvre d’autres mesures et actions qui amélioreront les pratiques d’achat au sein du Ministère. Comme décrit ci-dessous, les efforts se concentreront sur la formalisation et la communication de son cadre de gestion de l’approvisionnement, ainsi que sur l’évaluation et la hiérarchisation des besoins d’amélioration en matière gestion des données relatives aux approvisionnements.

Les ministères concernés devraient mettre à jour leurs cadres de gestion de l’approvisionnement respectifs afin de corriger les lacunes relevées dans leur ministère. Ces mises à jour devraient être conçues de manière à parvenir à ce qui suit :

• assurer la conformité avec la Directive;
• offrir soutien et orientation à leurs employés respectifs;
• soutenir la collecte et l’utilisation des renseignements sur l’approvisionnement afin de surveiller les tendances, les risques et la conformité; de favoriser une amélioration continue et de veiller à l’intégrité du processus d’approvisionnement.

Le cadre de gestion de l’approvisionnement de PCH est en cours d’élaboration; l’imputabilité, les rôles et les responsabilités des principaux intervenants sont établis et consignés dans la documentation ministérielle existante. Notamment, PCH va :

1. Assurer la conformité avec la Directive : PCH veillera à réexaminer ses pratiques en matière d’approvisionnement en tenant compte des exigences, des risques et du contexte opérationnel d’ici le troisième trimestre 2025-2026. Des mises à jour régulières seront fournies aux comités de gouvernance pour les informer des progrès réalisés pour assurer le respect de la directive.
2. Fournir du soutien et des conseils aux intervenants des ministères en matière d’approvisionnement : PCH offrira une formation aux spécialistes en matière d’approvisionnement du ministère, organisera des séances de sensibilisation auprès des propriétaires d’entreprises pour les informer des exigences, et informera les comités de gouvernance en conséquence d’ici le troisième trimestre 2025-2026.
3. Soutenir la collecte et l’utilisation d’informations et de données sur les approvisionnements : PCH recueillera et utilisera des informations et des données sur les approvisionnements pour suivre les tendances, les risques et la conformité continue, ainsi que pour soutenir l’amélioration continue et garantir l’intégrité du processus ministériel d’approvisionnement d’ici le troisième trimestre 2025-2026. Ces données et informations seront présentées régulièrement aux comités de gouvernance.

Commission canadienne de sûreté nucléaire

La direction accepte la recommandation.

La direction accepte les recommandations de l’audit qui s’appliquent à la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) et s’efforcera d’y donner suite. L’audit a permis de confirmer que le cadre de gestion de l’approvisionnement de la CCSN est conforme à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor. L’audit a également mis en évidence des pratiques d’approvisionnement rigoureuses, comme des mécanismes de surveillance et des directives et politiques bien établis en matière d’approvisionnement, ainsi qu’un cadre de contrôle qui favorise l’intégrité de l’approvisionnement. À la suite de l’audit, la CCSN a renforcé son cadre de gestion de l’approvisionnement pour s’assurer que les attentes ainsi que les rôles et responsabilités des organismes de surveillance de l’approvisionnement étaient compris et clairs, et pour faciliter l’accès des fournisseurs à l’information du Code de conduite pour l’approvisionnement. Dans le cadre de ses efforts visant à améliorer continuellement les pratiques d’approvisionnement et à donner suite aux constatations de l’audit, la CCSN mettra à jour son registre des risques liés à l’approvisionnement et réalisera une évaluation de la surveillance et des activités de formation, en fonction des risques. Ces interventions devraient être entièrement mises en œuvres d’ici le deuxième trimestre de l’exercice 2025-2026.

Services aux Autochtones Canada & Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada

Services aux Autochtones Canada (SAC) et Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) fonctionnent sur une plateforme partagée, avec des directeurs financiers (DCF) distincts pour chaque ministère. Toutefois, l’équipe d’approvisionnement est centralisée au sein de SAC et est supervisée par le Cadre supérieur désigné au niveau du sous-ministre adjoint des deux ministères. L’approvisionnement pour RCAANC est assuré au moyen d’un accord sur les niveaux de service avec SAC, car il s’agit d’un service fourni par SAC à RCAANC.

Reconnaissance et acceptation des recommandations et des conclusions connexes.

Les conclusions et recommandations de cet audit ont été présentées à la direction de Services aux Autochtones Canada (SAC) et Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC). La direction a accepté les conclusions de l’audit et a élaboré un plan d’action pour répondre aux recommandations. Ce plan comprend des engagements visant à aligner notre cadre de gestion de l’approvisionnement avec la Directive sur la gestion des approvisionnements afin de clarifier :

• les responsabilités, rôles et mandats des principaux intervenants;
• les rôles et responsabilités partagés entre SAC/CIRNAC et SPAC en tant que fournisseur de services communs;
• la mise en place de mécanismes de supervision, de suivi, de rapports et de contrôle de qualité;
• l’établissement et la documentation des organes de gouvernance de l’approvisionnement;
• la mise en place de plans de formation appropriés et de soutien pour les intervenants;
• la réalisation des approvisionnements avec intégrité, en respectant les valeurs et l’éthique;
• et la collecte et l’utilisation d’informations et de données complètes et exactes sur les approvisionnements pour éclairer la prise de décision.

SAC a déjà mis en œuvre certaines des actions identifiées dans le plan d’action, notamment des mises à jour trimestrielles pour le Comité de gestion financière sur les activités d’approvisionnement et les changements dans le processus d’approvisionnement, l’introduction d’un nouveau formulaire d’attestation pour les propriétaires fonctionnels reconnaissant leurs responsabilités en matière de valeurs et d’éthique lors de la passation de contrats pour des services professionnels, ainsi que des séances d’information pour communiquer les récents changements mentionnés dans la Directive sur la gestion des approvisionnements. La direction est engagée à mettre en place des mesures et actions supplémentaires qui amélioreront les pratiques et traiteront les questions de non-conformité. Il est prévu que le plan d’action de la direction sera entièrement mis en œuvre d’ici le premier trimestre de l’exercice financier 2025-2026.

Notamment, SAC :

1. Fournir un soutien et des conseils aux parties prenantes de l’approvisionnement du ministère: SAC élaborera des séances d’information qui seront présentées tous les trimestres à tous les intervenants en matière d’approvisionnement d’ici le 30 avril 2025. SAC présentera également un nouveau guide d’approvisionnement à l’intention des agents d’approvisionnement d’ici le 30 avril 2025.
2. Soutenir la collecte et l’utilisation d’informations et de données sur l’approvisionnement : À l’aide de mesures de collecte de données mises à jour, SAC introduira un cadre de mesures correctives basé sur les risques qui utilise un processus d’escalade en cas de non-conformité visant à protéger l’intégrité du processus d’approvisionnement. Cela sera mis en œuvre dans le cadre des politiques internes sur les irrégularités contractuelles qui seront achevées d’ici le 30 avril 2025.
3. Assurer le respect de la Directive : SAC s’engagera à effectuer un examen et une mise à jour annuels des politiques et procédures internes telles que le CMR, la Politique sur les irrégularités des contrats, ainsi que le matériel de formation pour assurer la conformité à la Directive d’ici le 30 avril 2025.

Emploi et Développement social Canada

Nous sommes en accord avec la recommandation. Emploi et Développement social Canada (EDSC) mettra à jour son cadre de la gestion de l’approvisionnement afin de combler les lacunes identifiées et de renforcer l’alignement avec les exigences de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. EDSC demeure déterminé à améliorer ses processus d’approvisionnement et continue d’impliquer toutes les directions générales afin de s’assurer d’une compréhension claire des rôles et des responsabilités des propriétaires fonctionnels et des autorités contractantes. Une initiative clé en cours depuis la conclusion de l’audit comprend l’amélioration de notre cadre de surveillance et de la conformité des contrats afin d’assurer une surveillance plus rigoureuse. Nous avons également mis à jour notre feuille de route sur l’approvisionnement et nous continuerons d’y apporter régulièrement des améliorations en fournissant aux propriétaires fonctionnels des directives claires, des outils et des gabarits. Cela comprend les récents changements apportés à notre liste de vérifications d’approvisionnements en y intégrant les dernières recommandations de la Vérificatrice générale et du Bureau de l’ombud de l’approvisionnement.

La responsabilité au sein d’EDSC est renforcée par les rôles désignés pour le Dirigeant principal des achats, tel qu’indiqué dans l’Instrument de la délégation d’autorité pour l’approvisionnement. Le Comité d’examen des acquisitions assure une surveillance supplémentaire, soutenue par un mandat adaptable pour répondre à l’évolution des priorités. Pour donner suite aux conclusions de l’audit, nous élargirons et renforcerons les responsabilités en développant un instrument de la délégation d’autorité spécifique à l’approvisionnement. Cet instrument amélioré intégrera explicitement les exigences du Conseil du Trésor, y compris les distinctions entre les contrats concurrentiels et non concurrentiels, l’alignement sur les seuils d’approbation des contrats à tous les niveaux, les limites contractuelles pour les marchés en cas d’urgence, les limites ministérielles pour les biens et services spécialisés, et les dispositions relatives aux délégations spéciales.

Afin d’améliorer la qualité de nos données et de développer une base plus fiable pour l’intelligence économique, permettant un suivi régulier et perspicace des activités d’approvisionnement et en contribuant à l’amélioration continue, EDSC renforcera également ses processus de gestion des données en travaillant en collaboration avec des experts en gestion des données au sein du ministère afin d’améliorer la disponibilité, l’exactitude et l’accessibilité des données relatives à l’approvisionnement. Il s’agira d’établir des pratiques normalisées pour assurer l’alignement sur les exigences de la divulgation proactive, ainsi que de développer des mécanismes et des outils améliorés de saisie et de production de rapports sur les données, renforçant ainsi la transparence et la responsabilité dans tous les processus de passation de marchés d’approvisionnement.

Un plan d’action de la direction visant à répondre à la recommandation a été élaboré et sera entièrement mis en œuvre d’ici le 30 juin 2025. Nous sommes convaincus que la mise en œuvre de ces actions, parallèlement aux mesures existantes, renforcera davantage notre cadre de gestion de l’approvisionnement, nos processus et notre principe de responsabilité.

Pêches et Océans Canada

La direction accepte les constatations de l’audit dans le présent rapport et s’engage à assurer de solides pratiques d’approvisionnement au sein du Ministère.

Au cours des dernières années, le Ministère a déployé des efforts considérables pour améliorer ses processus d’approvisionnement et assurer la conformité à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (la Directive) du Conseil du Trésor. Le MPO a établi un cadre de gestion de l’approvisionnement (CGA) en mai 2023 et l’a publié sur son site intranet, ainsi que des documents de politique et des outils pour les personnes participant au processus d’approvisionnement. Le Ministère a tenu régulièrement des séances de formation sur l’approvisionnement pour expliquer aux employés comment sous-traiter, tenir à jour une documentation exacte et complète sur les dossiers, y compris les interactions avec les fournisseurs. Le MPO a mis en œuvre avec succès les recommandations des audits précédents, y compris celles du Bureau du vérificateur général (BVG) et du Bureau de l’ombud de l’approvisionnement (BOA). Ces mises en œuvre ont renforcé nos processus d’approvisionnement et corrigé les faiblesses courantes telles que les processus d’appel d’offres, la gouvernance, la surveillance et la gestion des contrats.

1. Fournir du soutien et des conseils aux parties prenantes ministérielles en matière d’approvisionnement : Nous avons favorisé la collaboration entre diverses parties prenantes, y compris les propriétaires opérationnels, les gestionnaires de centres de coûts et le personnel de sécurité, afin d’assurer de solides pratiques d’approvisionnement. Des stratégies de communication et de formation régulières ont été utilisées pour communiquer les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités liés à l’approvisionnement aux principaux intervenants.
2. Soutenir la collecte et l’utilisation de l’information et des données sur l’approvisionnement : Le Ministère a reconnu la nécessité d’appuyer la collecte et l’utilisation de l’information et des données sur l’approvisionnement pour une surveillance continue proactive, des améliorations continues et l’intégrité du processus d’approvisionnement. À cette fin, le Ministère est en train de finaliser un cadre de surveillance des marchés d’approvisionnement qui devrait être terminé d’ici le quatrième trimestre de 2024-25.
3. Assurer la conformité à la Directive : Pour assurer la conformité continue à la Directive, le Ministère mettra à jour le CGA pour tenir compte des modifications récentes apportées à la Directive, notamment :
   • Intégrer les principes des droits de la personne, de l’environnement, de la gouvernance sociale et organisationnelle, des principes de transparence de la chaîne d’approvisionnement et du Code de conduite en matière d’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada dans tous les approvisionnements;
   • Intégrer des procédures obligatoires pour les responsables opérationnels lorsqu’ils obtiennent des services professionnels;
   • Cerner et éliminer les obstacles pour s’assurer qu’au moins 5 % de la valeur totale des contrats est attribuée à des fournisseurs autochtones;
   • Ajouter des exigences relatives aux systèmes de contrôle interne, de gestion de l’information et de publication proactive des marchés pour qu’ils soient fondés sur les risques, et tenir compte du fait que les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés sont mises à jour, au besoin; et
   • Améliorer la transparence de la chaîne d’approvisionnement ministérielle en intégrant des mesures dans le CGA pour identifier et atténuer les risques liés au travail forcé, au travail des enfants et à la traite des personnes dans les chaînes d’approvisionnement ministérielles.

Le CGA mis à jour sera distribué par l’intermédiaire d’un comité d’approvisionnement au niveau de la direction aux fins de commentaires et d’examen, et sera finalement approuvé par le dirigeant principal des finances d’ici le quatrième trimestre de 2024-25.

Un plan d’action pour donner suite à la recommandation a été élaboré avec un objectif d’achèvement au quatrième trimestre de 2024-25.

Le Ministère tient à remercier le Bureau du contrôleur général et la Direction de l’audit interne du MPO pour le temps et les efforts qu’ils ont consacrés à la réalisation de cet examen et pour nous avoir fourni cette précieuse rétroaction. Le Ministère s’engage à mettre en œuvre les recommandations et à continuer de renforcer et d‘adapter ses cadres et ses processus, au besoin, en réponse à l’évolution de l’orientation stratégique et à l’émergence des meilleures pratiques.

Santé Canada

La direction de Santé Canada est d’accord avec les recommandations.

Santé Canada est le ministère fédéral chargé d’aider les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé, tout en respectant les circonstances et les choix de chacun. Son environnement opérationnel est façonné par divers cadres de réglementation, ainsi que des politiques et programmes fondés sur des données probantes et la recherche. Santé Canada s’adapte aux nouveaux enjeux de santé, aux nouvelles technologies et aux nouveaux besoins en matière de santé publique. L’approvisionnement joue un rôle crucial dans l’environnement opérationnel du Ministère, car il soutient sa capacité à réaliser son mandat et ses objectifs liés à la santé au moyen d’un cadre de gestion de l’approvisionnement (CGA) solide et efficace.

Santé Canada est heureux que l’audit ait confirmé que le Ministère dispose d’un solide CGA qui s’harmonise avec la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT, et qui comprend un solide cadre de gestion des risques liés à l’approvisionnement, des mécanismes de surveillance, ainsi que des politiques et des procédures internes efficaces qui assurent l’intégrité de la fonction d’approvisionnement.

L’équipe d’audit interne du Ministère a relevé deux possibilités mineures. La première, qui consiste à définir le rôle de l’équipe d’approvisionnement dans le cadre de la planification des investissements ou de la gestion de projet, a déjà été abordée dans le cadre du processus ministériel intégré annuel depuis la fin de l’audit. Le CGA a également été mis à jour pour décrire le rôle plus en détail et est en attente de publication. La seconde observation, qui vise à mettre à jour les protocoles d’assurance de la qualité pour refléter les objectifs et les attentes, est en cours. Le plan d’action sera entièrement mis en œuvre au cours du premier trimestre de l’exercice 2025-2026.

Santé Canada remercie le Bureau du contrôleur général et le Bureau de l’audit et de l’évaluation de Santé Canada et de l’Agence de la santé publique du Canada du temps et des efforts qu’ils ont consacrés à cet examen ainsi que de nous avoir fourni cette précieuse rétroaction. Le Ministère s’engage à mettre en œuvre les recommandations et à continuer de renforcer et de faire évoluer son cadre et ses processus, au besoin, en réponse à l’orientation stratégique changeante et aux pratiques exemplaires qui se révèlent.

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Les conclusions et les recommandations de cette audit ont été présentées à la direction d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). La direction a accepté les conclusions d’audit dans le présent rapport et a élaboré un plan d’action pour donner suite aux recommandations. La direction comprend l’importance de processus d’approvisionnement ouverts, équitables et transparents, tout en assurant une saine intendance.

Depuis 2017, IRCC connaît une croissance des volumes d’approvisionnement, qui sont passés de 270 M$ à plus de 600 M$, en 2023-2024, en raison de l’augmentation des niveaux de migration, de la transformation numérique et de l’appui aux mouvements migratoires, notamment les réfugiés et les demandeurs d’asile. Dans le contexte de cet accroissement des activités, IRCC a maintenu de bons processus d’approvisionnement et une saine gouvernance, comme l’ont démontré divers examens d’audit effectués par le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement (BOA) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Les exigences d’un cadre de gestion de l’approvisionnement existent depuis longtemps à IRCC avec divers processus, politiques, mécanismes de gestion des risques et mécanismes de gouvernance. Un cadre officiel de gestion de l’approvisionnement a été élaboré en 2023 et est entré en vigueur en 2024; toutefois, comme il s’agit de la version initiale de celui-ci, la direction reconnaît qu’il existe des possibilités d’amélioration.

La direction est résolue à mettre en place d’autres mesures afin d’améliorer les pratiques et de remédier aux problèmes de non-conformité. IRCC mettra en œuvre le plan d’action axé sur les domaines d’amélioration relevés lors de l’audit, en vue de renforcer son cadre de gestion de l’approvisionnement. Ces mesures comprendront la mise à jour des processus d’approvisionnement, une gouvernance rigoureuse et l’accent mis de façon plus importante sur le soutien et la formation de la communauté des propriétaires fonctionnels. On s’attend à ce que le plan d’action de la direction soit entièrement mis en œuvre d’ici le quatrième trimestre de l’exercice 2025-2026. IRCC est également heureux d’avoir l’occasion d’appuyer les fournisseurs de services centraux et le SCT dans la mise en œuvre des recommandations de ce rapport.

IRCC fera notamment ce qui suit :

1. Fournir un soutien et une orientation aux intervenants ministériels de l’approvisionnement :
   1. IRCC appuiera les agents de négociation des contrats, les propriétaires fonctionnels et les autres intervenants en créant et en fournissant des programmes de formation et de l’information sur l’approvisionnement d’ici le 30 juin 2025.
   2. IRCC normalisera les objectifs de rendement des agents de négociation des contrats et des intervenants d’ici le 31 mars 2025.
2. Appuyer la collecte et l’utilisation de l’information et des données relatives à l’approvisionnement :
   1. IRCC renforcera la surveillance et la production de rapports au moyen d’examens des dossiers d’approvisionnement avec une composante de détection des cas de non-conformité, d’analyse des tendances et de rétroaction/escalade d’ici le 30 juin 2025.
3. Assurer le respect de la Directive :
   1. IRCC examinera et mettra à jour son cadre de gestion de l’approvisionnement d’ici le 31 décembre 2025.
   2. IRCC élaborera un plan évolutif pour les politiques et procédures internes en matière d’approvisionnement d’ici le 31 mars 2025.

Agence d’évaluation d’impact du Canada

La direction accepte les conclusions de l’audit et s’engage à poursuivre l’amélioration de ses pratiques en matière d’approvisionnement. Sur la base de ses niveaux de référence annuels, l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (AEIC) est une petite organisation, dotée d’une petite équipe dévouée responsable des approvisionnements. Dans ce contexte, l’AEIC s’est engagée à poursuivre la mise à jour et la mise au point de son Cadre de gestion de l’approvisionnement (CGA) par des étapes intermédiaires telles que décrites dans le Plan d’action de la direction (PAD). Le CGA mis à jour devra : se conformer à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement; offrir un soutien et une orientation aux parties prenantes de l’AEIC en matière d’approvisionnement; et soutenir la collecte et l’utilisation des renseignements sur l’approvisionnement afin de surveiller les tendances, les risques et la conformité, de favoriser une amélioration continue et de veiller à l’intégrité du processus d’approvisionnement. Il est prévu que le PAD soit entièrement mis en œuvre d’ici la fin de l’exercice financier 2026-2027. Les délais de mise en œuvre du PAD ont été établis en tenant compte du contexte opérationnel de l’AEIC et en les inscrivant dans une perspective de réussite.

Notamment, l’AEIC va :

1. Offrir un soutien et une orientation aux parties prenantes de l’AEIC en matière d’approvisionnement :
   • L’AEIC appuiera les agents d’approvisionnement, les propriétaires fonctionnels et d’autres parties prenantes clés en mettant en œuvre des séances d’information sur l’approvisionnement et des plans de formation basés sur les rôles d’ici le 2 octobre 2026.
2. Soutenir la collecte et l’utilisation de renseignements et de données sur l’approvisionnement :
   • L’AEIC renforcera le suivi et l’établissement de rapports au moyen d’examens des dossiers d’approvisionnement avec une composante de détection des cas de non-conformité, de rendement des fournisseurs et de rétroaction/escalade d’ici le 2 octobre 2026.
3. Assurer la conformité avec la Directive :
   • L’AEIC élaborera un plan évolutif relatif aux politiques internes en matière d’achats et aux procédures de documentation d’ici le 29 août 2025.
   • L’AEIC examinera et mettra à jour son CGA d’ici le 29 janvier 2027.