Groupe de travail sur l’examen de la Loi sur la Protection des Fonctionnaires Divulgateurs d’Actes Répréhensibles : Mandat
Date : 3 avril 2023
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Mandat
Le 29 novembre 2022, la présidente du Conseil du Trésor (la présidente) a annoncé la constitution du Groupe de travail sur l’examen de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (le groupe de travail), un groupe de travail externe chargé d’étudier les modifications possibles de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR).
L’examen de la LPFDAR par le groupe de travail portera sur les possibilités d’améliorer le processus de divulgation fédéral et de renforcer les protections et les soutiens pour les fonctionnaires qui dénoncent des actes répréhensibles. Le groupe de travail tiendra compte des recommandations du rapport de 2017 du Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires (OGGO), de la recherche et de l’expérience canadiennes et internationales, ainsi que du débat parlementaire, des témoignages au Comité et du résultat final du projet de loi d’initiative parlementaire C-290, Loi modifiant la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles pour la rédaction de son rapport. Des spécialistes et des fonctionnaires auront aussi l’occasion de prendre part à cet examen.
Le groupe de travail présentera un rapport à la présidente contenant des recommandations sur les modifications possibles à la LPFDAR afin d’améliorer le processus de divulgation fédéral et de mieux soutenir et protéger les fonctionnaires qui dénoncent des actes répréhensibles. La présidente examinera et étudiera ces recommandations en vue d’éventuelles mesures supplémentaires. Les travaux du groupe de travail débuteront en janvier 2023 et leur rapport est attendu pour la fin de l’année 2024.
Thèmes généraux
L’examen de la LPFDAR sera organisé de façon à explorer les thèmes suivants :
- renforcer les protections et les soutiens pour les fonctionnaires qui dénoncent des actes répréhensibles;
- améliorer les processus de divulgation fédéraux;
- améliorer le fonctionnement et l’administration de la LPFDAR, y compris la formation, les communications et la surveillance.
Composition du groupe de travail
Composition
Tel que déterminé par la présidente, en tenant compte des recommandations de la dirigeante principale des ressources humaines (DPRH), le groupe de travail est composé d’un maximum de 10 membres, y compris des agentes supérieures et des agents supérieurs responsables des divulgations internes, des universitaires, des membres représentant les agents négociateurs et des personnes ayant de l’expérience en ce qui a trait aux régimes de divulgation dans d’autres administrations provinciales, territoriales ou municipales au Canada.
Si une personne quitte le groupe de travail, la présidente peut, sur recommandation de la DPRH, nommer une autre personne pour faire la remplacer.
Aperçu des responsabilités des membres du Groupe de travail
Les membres du groupe de travail sont responsables de mettre à profit leurs connaissances, leur expérience et leur jugement pour aider le groupe de travail à formuler des conseils et des recommandations avec objectivité et impartialité dans l’intérêt du public. Chaque membre doit agir honnêtement et de manière à soutenir le travail et la crédibilité du groupe de travail et à obtenir un résultat positif, dans le respect des valeurs énoncées dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public.
Coprésidence
La présidente du Conseil du Trésor a nommé deux membres du groupe de travail pour en assurer la coprésidence.
Ces deux personnes exercent les fonctions suivantes :
- fournir un soutien et une orientation stratégiques pour réaliser le mandat et respecter les échéanciers du groupe de travail;
- planifier et convoquer les réunions du groupe de travail, établir les ordres du jour des réunions en consultation avec l’équipe de soutien à l’examen de la LPFDAR, et présider les réunions;
- démontrer un engagement envers la bonne gouvernance. Par exemple, il peut s’agir de fournir une orientation stratégique claire, de résumer les discussions, de prévenir et gérer les problèmes découlant des intérêts ou des affiliations des membres, ainsi que de respecter les langues officielles en aidant les membres à participer dans la langue officielle de leur choix;
- assurer une communication continue avec la haute direction du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) et l’équipe de soutien à l’examen de la LPFDAR, au besoin;
- servir de porte-parole du groupe de travail;
- coordonner et examiner les conseils et les recommandations du groupe de travail pour le rapport à la présidente du Conseil du Trésor et diriger la rédaction du rapport avec l’aide de l’équipe de soutien à l’examen de la LPFDAR;
- fournir le rapport à la présidente dans un format adapté à l’affichage sur la page Web du groupe de travail.
De plus, les personnes qui assurent la coprésidence peuvent être invitées à participer à des réunions avec des membres de la direction du SCT sur une base ponctuelle, au besoin.
Affiliations, intérêts et confidentialité
Avant la première réunion du groupe de travail, chaque membre doit divulguer toute affiliation et tout intérêt ou toute circonstance pouvant conduire à une situation, réelle, apparente ou potentielle, dans laquelle il ou elle a des intérêts privés susceptibles d’influencer son travail et ses responsabilités ou dans laquelle il ou elle utilise son poste pour en tirer des avantages personnels. Les membres ne peuvent pas utiliser leur poste au sein du groupe de travail à des fins personnelles ou pour le compte d’une autre personne, entreprise ou organisation.
Les membres acceptent de traiter les discussions du groupe de travail et les documents transmis par le biais du groupe de travail de manière confidentielle. Les membres respecteront la confidentialité des renseignements reçus dans le cadre de leur participation au groupe de travail, y compris les renseignements personnels fournis lors des consultations, à moins de recevoir une indication claire que les renseignements peuvent être communiqués.
Communications publiques et médias
Dans leurs relations avec les médias et dans les forums publics, les membres appliqueront les positions convenues par le groupe de travail dans toute déclaration faite concernant les activités du groupe de travail.
Les procédures suivantes seront suivies en ce qui concerne les communications publiques :
- Les membres du groupe de travail informeront la coprésidence et le ou la responsable des relations avec les médias de toutes les demandes des médias.
- Les personnes à la coprésidence seront officiellement les porte-parole du groupe de travail.
- Un ou une membre qui souhaite parler aux médias concernant le groupe de travail doit en informer à l’avance le ou la responsable des relations avec les médias et préciser clairement à tout public ou destinataire de l’information qu’il ou elle n’est pas officiellement porte-parole du groupe de travail ou du SCT. Une personne peut parler de son point de vue et peut parler des positions prises par le groupe de travail, mais on s’attend à ce qu’elle ne divulgue pas les discussions ou les désaccords au sein du groupe de travail ou qu’elle ne critique pas les travaux du groupe du travail.
- Il n’y aura aucun enregistrement audio ou vidéo des réunions du groupe de travail.
Réunions du groupe de travail
Fréquence
Le groupe de travail doit se réunir au moins 2 fois par mois, sauf en juillet et en août. Au moins 3 réunions auront lieu en personne en 2023. Le groupe de travail peut convoquer des réunions supplémentaires si les circonstances l’exigent, à la discrétion de la présidence. Entre les réunions officielles, le groupe de travail est encouragé à maintenir la communication par d’autres moyens. Dans la mesure du possible, le calendrier des réunions du groupe de travail sera établi par la coprésidence 2 mois à l’avance.
Quorum
La présence de la majorité des membres du groupe de travail, y compris au moins une des deux personnes assurant la coprésidence, sera considérée comme un quorum pour tenir une réunion. Il ne peut y avoir de remplaçants et de remplaçantes.
Préparation et participation des membres
Pour améliorer l’efficacité des réunions du groupe de travail, les membres doivent se préparer en vue de chaque réunion en lisant les documents de référence fournis, et y participer. Les documents de réunion seront normalement fournis aux membres au moins une semaine avant une réunion prévue.
Participation des non-membres
La coprésidence peut, au besoin, demander à d’autres personnes d’assister à des réunions ou à des parties de réunions.
Procès-verbaux des réunions
Un procès-verbal de chaque réunion doit être dressé et comprendre la liste des personnes présentes, un résumé de haut niveau de la discussion et des sujets connexes, ainsi que les mesures de suivi requises. Les procès-verbaux des réunions doivent être préparés par une personne au sein de l’équipe de soutien à l’examen de la LPFDAR. Les procès-verbaux seront vérifiés, modifiés au besoin et approuvés à la réunion suivante du groupe de travail.
Ordres du jour des réunions
Les ordres du jour des réunions seront déterminés par les personnes à la coprésidence.
Consultations avec les parties prenantes
L’équipe de soutien à l’examen de la LPFDAR fournira une version provisoire du plan de consultation aux fins d’examen et de la prise de décisions de la part des personnes à la coprésidence et des membres du groupe de travail. L’intention est d’inviter les parties prenantes à faire des observations et d’établir un moyen pour que toute personne intéressée puisse présenter ses observations, mais pas de solliciter activement des soumissions du grand public. Toutes les parties prenantes identifiées seront informées du processus de soumission. Le groupe de travail décidera du suivi possible (réunion en personne) sur la base de la soumission écrite.
Il sera prévu, dans la version provisoire du plan de consultation, de consulter les parties prenantes suivantes ou de les inviter à présenter des observations :
- parties prenantes internes : les administrateurs généraux et administratrice générale, le groupe de travail interministérielle des agents supérieurs et agentes supérieures responsables de la divulgation, le BDPRH, le ministère de la Justice et les fonctionnaires ayant de l’expérience avec la LPFDAR ou un intérêt à son égard;
- Consultations avec les parties prenantes : les agents négociateurs, la commissaire à l’intégrité du secteur public et ses fonctionnaires, la vérificatrice générale, le greffier et les membres du Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs, les organisations non gouvernementales, les universitaires, et des spécialistes d’autres administrations.
Les soumissions peuvent être rendues publiques si les personnes les ayant déposées consentent à la diffusion publique de l’information. Les personnes ne seraient pas tenues de révéler publiquement leur identité ou leur situation.
Activités
Communication de l’information à la dirigeante principale des ressources humaines
Les personnes à la coprésidence informeront la DPRH ou la personne que cette dernière aura désignée des travaux du groupe de travail sur demande.
Soutien au groupe de travail
Le groupe de travail recevra des ressources et le soutien nécessaires pour s’acquitter de son rôle et de ses responsabilités.
Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines devra :
- préparer les communications officielles liées à la nomination des membres et des personnes qui assureront la coprésidence du groupe de travail;
- tenir à jour la liste des membres du groupe de travail et les ententes conclues concernant la confidentialité, les affiliations et les intérêts.
L’équipe de soutien à l’examen de la LPFDAR devra :
- fournir des recherches, de renseignements généraux et des analyses sur les questions de politique liées à la LPFDAR;
- rédiger un plan de consultation pour l’examen du groupe de travail;
- résumer les consultations initiales et fournir des résumés au groupe de travail;
- assurer la liaison avec la coprésidence du groupe de travail et l’aider à préparer en temps utile les avis, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions;
- fournir le soutien logistique et autre requis pour les réunions, y compris les déplacements des membres;
- tenir à jour un répertoire de tous les documents relatifs aux réunions du groupe de travail (ordres du jour, procès-verbaux, documents de réunion);
- aider le groupe de travail à rédiger le rapport destiné à la présidente du Conseil du Trésor;
- assurer la liaison avec la Direction des communications et le BDPRH en ce qui concerne les communications (y compris les médias sociaux, les communiqués de presse ou les publications Web);
- traiter les demandes de remboursement de frais de voyage des membres du groupe de travail conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte;
- recevoir et examiner les commentaires des membres du groupe de travail et de la coprésidence concernant la structure et les processus du groupe de travail, et proposer des révisions potentielles de la structure et des processus à la DPRH, le cas échéant;
- soutenir le processus d’approbation du mandat du groupe de travail.
Le ministère de la Justice s’occupera de :
- fournir un soutien sur les questions juridiques par l’intermédiaire de l’équipe de soutien à l’examen de la LPFDAR, sur demande, pour soutenir le travail du groupe de travail.
Principes directeurs
Le groupe de travail doit établir des principes directeurs qui favorisent la collaboration, le dialogue ouvert et le respect de la diversité des expériences et des idées des personnes.
Les membres agissent collectivement à titre de conseillers et de conseillères auprès de la présidente du Conseil du Trésor en ce qui concerne le mandat du groupe de travail, mais ils et elles ne prennent pas les décisions finales. Le SCT a la responsabilité ultime et l’obligation de rendre compte de toute décision résultant des conseils reçus d’un organisme consultatif externe, y compris du groupe de travail.
Loi sur l’accès à l’information
Le SCT est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information, qui accorde aux citoyens et citoyennes et aux résidents permanents et résidentes permanentes du Canada le droit d’accéder aux renseignements contenus dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines conditions précises et limitées. Les informations relatives aux travaux du groupe de travail, y compris les informations créées par ses membres sous quelque forme que ce soit (par exemple, courriels, comptes rendus de réunions), peuvent être évaluées en vue d’une diffusion publique si une demande d’accès à ces informations est présentée. Les membres peuvent consulter l’équipe de soutien pour obtenir des informations supplémentaires sur les implications de la Loi sur l’accès à l’information.
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