Centre d'excellence en santé - Groupe consultatif public

Le GCP a pour mandat d’apporter des contributions éclairées et équilibrées au Service correctionnel du Canada en ce qui a trait au CES. Le GCP jouera un rôle essentiel en facilitant des discussions ouvertes et en participant à celles-ci, en recueillant des commentaires de la collectivité et en fournissant des conseils sur les principaux aspects tout au long du processus de planification. Le groupe aura la responsabilité de fournir des observations, de faire ressortir les difficultés et de recommander des stratégies et des objectifs pertinents qui correspondent aux intérêts de la collectivité et du CES.

L’équipe de projet tiendra compte des contributions et des recommandations du GCP, puis les intégrera au projet, selon le cas.

Les membres du GCP sont tenus de s’acquitter des responsabilités suivantes :

• Participer activement aux réunions du GCP et aux activités connexes aux principaux jalons du projet et fournir un large éventail de points de vue pertinents à son mandat.
• Communiquer le point de vue de leurs organisations et/ou collectivités respectives pendant les discussions.
• Examiner et analyser les documents fournis par l’équipe de projet pour pouvoir faire des recommandations bien éclairées.
• Participer aux discussions collectives, prendre en compte des points de vue diversifiés et chercher des solutions pour divers aspects du projet.
• Faire parvenir de la rétroaction et des renseignements pertinents à leurs organisations et/ou collectivités respectives tout en respectant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada.
• Tenir compte des intérêts du grand public et des besoins de la collectivité en visant l’obtention de résultats équitables.

• Le GCP sera formé de représentants provenant de divers milieux et groupes d’intervenants pour assurer une vaste représentation des collectivités touchées. On s’attend à ce que le groupe comporte un ou plusieurs membres qui connaissent les questions relatives à la planification et à l’opérationnalisation en milieu correctionnel, qui ont l’expérience du travail auprès de populations vulnérables et à risque, et qui sont en mesure de communiquer efficacement avec un large éventail d’intervenants.
• Les membres du GCP seront nommés par le directeur général, CES, à la suite de propositions de candidatures par le public et des organismes communautaires pertinents.
• Les membres peuvent être exclus à la discrétion du/de la président(e).
• Les membres acceptent leur nomination de façon volontaire, et ne sont pas payés ou rémunérés pour les services qu’ils rendent. Aucune dépense assumée dans l’exercice des fonctions de membre du GCP ne sera remboursée.
• Chaque organisation nommée sera permise d’envoyer un seul membre pour siéger au GCP.
• Le premier mandat des membres du GCP sera d’une durée de 24 mois avec possibilité de mandats supplémentaires octroyés par l’équipe de projet.
• Le GCP veillera à ce que la composition du groupe soit diversifiée, inclusive et équilibrée sur le plan du genre.
• Des observateurs pourront assister aux réunions avec l’approbation préalable de l’équipe de projet.
• Le GCP sera co-présidé par deux membres :
  • Un directeur ou délégué du CES.
  • Une personne choisie par les membres du GCP.
• Le directeur du CES, un membre désigné par Services publics et Approvisionnement Canada et au moins un membre désigné de l’équipe devront également participer.
• Les réunions seront organisées par l’équipe du CES.

Tout au long du projet, les jalons prévus détermineront la fréquence et le calendrier des réunions.

Pendant la durée du projet, on prévoit que le GCP se réunira au moins deux fois par année, ou autant de fois que nécessaire selon les échéanciers du projet, de manière à ce que les réunions coïncident avec les jalons importants du projet.

• Les membres du GCP se rencontreront à un endroit prédéterminé à Dorchester, à l’administration régionale du Service correctionnel du Canada à Moncton ou de façon virtuelle au moyen de Microsoft Teams.
• Les réunions du GCP se dérouleront dans les deux langues officielles pour permettre aux membres et aux participants de recevoir l’information et de communiquer dans la langue officielle de leur choix.
• Le quorum est atteint quand au moins plus que la moitié des membres sont présents, excluant les observateurs.
• Des remplaçants peuvent assister aux réunions du GCP au cas par cas avec l’approbation des coprésidents du GCP.
• Les coprésidents du GCP élaboreront les ordres du jour des réunions avec l’aide de l’équipe du CES.
• L’équipe du CES communiquera toute l’information pertinente pour les activités du GCP et contribuera à l’élaboration de l’ordre du jour.
• L’équipe du CES assurera la liaison avec les membres du GCP pour veiller à l’échange harmonieux de renseignements.
• Les membres du GCP pourraient soumettre des changements au mandat à l’examen de l’équipe de projet dans le cadre de l’examen annuel.
• Les membres du GCP pourraient proposer la création de sous-comités et/ou de comités spéciaux pour effectuer des tâches particulières à l’équipe de projet.
• Les membres du GCP peuvent communiquer des renseignements en faisant des mises à jour par courriel et lors des réunions en personne ou virtuelles.
• Les coprésidents du GCP peuvent convoquer tous les membres, y compris l’équipe de projet, à des réunions spéciales au besoin.

L’équipe du CES est résolue à faire preuve de transparence et publiera les noms des membres du GCP. Des résumés de la rétroaction du groupe et des réponses de l’équipe de projet seront rendus publics, s’il y a lieu.

Les membres du GCP seront encouragés à aborder divers points de vue lors des réunions. Il est à noter que toutes les décisions finales concernant ce projet reviennent à l’équipe du CES et/ou aux décideurs du SCC, selon le cas.

Étant donné que le GCP est un groupe consultatif non partisan, ses membres ne sont pas responsables des décisions prises par l’équipe du CES et/ou par les décideurs compétents.

Toutes la documentation et les procédures relatives au GCP seront conformes à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada.

Les membres doivent s’engager à respecter la confidentialité et veiller à ne divulguer aucun renseignement confidentiel ou de nature délicate obtenu dans le cadre de leur participation aux travaux de l’organe consultatif. Les membres devront signer une entente de confidentialité qui s’applique à tous les renseignements obtenus par écrit ou à l’oral, y compris par courriel, par téléphone et par documents imprimés, et dans le cadre de présentations et discussions lors des réunions de l’organe consultatif. 

Si un membre du GCP est dans une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel concernant une question présentée au groupe, il doit en informer les coprésidents du GCP aux fins d’examen. Tous les membres seront tenus de remplir l’outil d’auto-évaluation d’analyse des risques de conflit d’intérêts (lien interne) avant de devenir membres. Une fois membres, ils devront se soumettre à une évaluation tous les ans.

Si les coprésidents déterminent qu’il existe un conflit d’intérêts ou qu’un conflit d’intérêts pourrait être perçu, le membre dira au groupe qu’il est dans une situation de conflit d’intérêts et s’abstiendra de participer aux délibérations relatives à la question.