Gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada

Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), articles 71(1) et 4e)

Assurer un leadership à l’échelle nationale en matière de gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada

S’applique à toutes les personnes qui participent à la gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada

• Bénévoles
• Responsabilités et procédures
• Suspension ou révocation du statut de bénévole
• Cartes d’identité
• Sécurité
• Bénévoles chargés d’escortes pour des motifs non reliés à la sécurité
• Assurance et indemnisation
• Annexe A - Renvois et définitions
• Annexe B - Âge de la majorité

1. Un bénévole est une personne qui donne de son temps à un organisme sans rémunération. Aux fins de la présente politique, un bénévole du Service correctionnel du Canada (SCC) est une personne qui donne de son temps sans rémunération pour mener des activités de bénévolat du SCC approuvées et supervisées et dont le risque a été évalué, et qui :
   1. a rempli le formulaire Offre de services bénévoles et renseignements connexes (CSC/SCC 0740)
   2. est majeure dans la province dans laquelle elle est bénévole (voir l’annexe B)
   3. détient une cote de fiabilité valide conformément à la Directive du commissaire (DC) 564-1 – Filtrages de sécurité sur les personnes. En vertu de la DC 564-5 – Accès au Centre d’information de la police canadienne (CIPC), tous les bénévoles du SCC devront obtenir et conserver une cote de fiabilité valide. Plus particulièrement, ce processus s’échelonnera sur une période de deux (2) ans. Les bénévoles pour qui la vérification effectuée auprès du CIPC expirera devront faire l’objet d’un filtrage de sécurité en vue d’obtenir une cote de fiabilité
   4. est inscrite comme bénévole dans la base de données de gestion des ressources bénévoles du SCC
   5. a suivi la séance nationale d’orientation à l’intention des bénévoles du SCC, ainsi qu’une formation approuvée par le SCC, le cas échéant
   6. a reçu une carte d’identité du SCC.
2. Les bénévoles qui sont gérés par un autre organisme que le SCC, ainsi que les contractuels du SCC, peuvent devenir bénévoles au SCC s’ils répondent aux exigences indiquées ci-dessus.
3. Les personnes qui donnent de leur temps dans une unité opérationnelle du SCC sans rémunération, mais qui ne satisfont pas aux exigences mentionnées ci-dessus pour être des bénévoles du SCC sont considérées comme des visiteurs et sont assujetties à la DC 559 – Visites.
4. Les membres des Comités consultatifs de citoyens (CCC) doivent se conformer aux directives indiquées dans la DC 023 – Comités consultatifs de citoyens.
5. Un étudiant en stage n’est pas considéré comme un bénévole, car ses activités visent à répondre aux exigences d’un programme d’études dans le cadre d’une entente officielle entre le SCC et l’établissement d’enseignement.
6. Les employés du SCC peuvent faire du bénévolat s’ils ont reçu l’approbation du responsable de l’unité opérationnelle ou, s’il ne s’agit pas d’une unité opérationnelle, du gestionnaire approprié.

7. Le commissaire adjoint, Communications et engagement, veillera à ce qu’il existe un cadre national exhaustif de gestion des bénévoles en s’acquittant des tâches suivantes :
1. élaborer et tenir à jour des politiques relatives à la gestion des bénévoles du SCC à l’échelle nationale
2. mettre en place, à l’échelle nationale, des mécanismes de présentation de rapports sur les activités de bénévolat au SCC
3. présenter au Comité de direction des rapports annuels sur les activités de bénévolat
4. veiller à la création d’un comité national des bénévoles et désigner un coprésident au sein de ce comité
5. s'assurer qu'un logiciel de gestion nationale des ressources bénévoles est disponible
6. élaborer et tenir à jour les outils et le matériel nécessaires à la séance nationale d’orientation à l’intention des bénévoles du SCC
7. s'assurer que les bénévoles fournissent des services dans un environnement exempt de discrimination et de harcèlement, au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne et en conformité avec l'esprit de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du Conseil du Trésor.
8. Le sous-commissaire régional veillera à ce qu’il existe une structure de gouvernance appropriée pour appuyer la coordination du programme de bénévolat du SCC dans la région en s’acquittant des tâches suivantes :
   1. veiller à ce que chaque responsable d’unité opérationnelle évalue le risque associé à toutes les activités de bénévolat avant leur commencement conformément à la DC 564 – Sécurité ministérielle
   2. désigner les membres du personnel qui consigneront tous les renseignements essentiels sur les bénévoles du SCC dans la base de données de gestion des ressources bénévoles du SCC, et mettre en œuvre un processus connexe
   3. nommer des bénévoles au sein du conseil d’administration du Comité national des bénévoles
   4. présenter chaque année au commissaire adjoint, Communications et engagement, un rapport sur les activités de bénévolat régionales au SCC
   5. donner suite aux appels des bénévoles dans les cas de suspension ou de révocation du statut d’un bénévole
   6. veiller à la mise en place de processus visant à promouvoir et reconnaître la valeur des bénévoles et à souligner qu'il est important que ces derniers soient appuyés par la direction et le personnel
   7. s'assurer que les bénévoles fournissent des services dans un environnement exempt de discrimination et de harcèlement, au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne et en conformité avec l'esprit de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du Conseil du Trésor.
9. Le responsable de l’unité opérationnelle (directeur de l’établissement/du district) :
   1. évaluera les risques et approuvera, le cas échéant, toutes les activités de bénévolat recommandées par le comité d’examen en place dans l’unité opérationnelle conformément à la DC 564 – Sécurité ministérielle
   2. examinera et approuvera, le cas échéant, les offres de services bénévoles recommandées au moyen du processus d’examen en place dans l’unité opérationnelle
   3. veillera :
      1. à la mise en place d'une stratégie de recrutement et de maintien en fonction des bénévoles
      2. à ce qu’un formulaire Offre de services bénévoles et renseignements connexes (CSC/SCC 0740) ait été rempli pour tous les bénévoles éventuels du SCC avant le commencement de leurs activités
      3. à ce qu’une cote de fiabilité ait été obtenue et vérifiée par la Division de la sécurité du Ministère avant le commencement des activités de bénévolat
      4. à ce que tous les bénévoles éventuels du SCC suivent la séance nationale d’orientation à l’intention des bénévoles du SCC et, le cas échéant, une formation approuvée par le SCC avant de commencer leurs activités de bénévolat
      5. à ce que tous les bénévoles du SCC soient inscrits dans la base de données de gestion des ressources bénévoles du SCC avant le début des activités de bénévolat et à ce que les données soient exactes et à jour
      6. à ce que les bénévoles du SCC reçoivent une carte d’identité du SCC avant de commencer leurs activités de bénévolat
      7. à ce que les responsabilités des bénévoles soient clairement définies et examinées avec eux chaque année
      8. à ce qu’un processus soit en place pour consigner les activités de bénévolat
      9. à ce que l’on fournisse aux bénévoles un milieu de travail sain et sûr
      10. à ce que les bénévoles fournissent des services dans un environnement exempt de discrimination et de harcèlement, au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne et en conformité avec l'esprit de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du Conseil du Trésor
      11. à l’exécution de processus visant à promouvoir et reconnaître la valeur des bénévoles et à souligner qu’il est important que ces derniers soient appuyés par la direction et le personnel
   4. mettra en place un processus pour récupérer les cartes d’identité et tout autre bien du SCC auprès des bénévoles qui ont cessé leurs activités de bénévolat
   5. s'assurera que les bénévoles du SCC fournissent une copie de leur permis de conduire valide et, s'il y a lieu, obtiennent et fournissent une copie de leurs antécédents de conduite automobile avant d'être autorisés à utiliser un véhicule automobile et d'autres équipements mobiles pour mener les activités de bénévolat qui leur sont assignées, conformément à la Directive sur les services internes (DSI) 335 - Gestion du parc automobile
   6. veillera à ce que les coordonnateurs des bénévoles en établissement et/ou les agents de programmes sociaux et les coordonnateurs des bénévoles dans la collectivité suivent la formation sur le logiciel de gestion des ressources bénévoles du SCC
   7. examinera les activités de bénévolat dans l'établissement/la collectivité et procédera à une évaluation semestrielle de leurs contributions au SCC
   8. veillera à la préparation d’un rapport annuel sur les activités de bénévolat et à sa présentation au sous-commissaire régional
   9. désignera les membres du personnel qui feront partie du comité d'examen des bénévoles chargé de formuler des recommandations lorsqu'on envisage de suspendre ou de révoquer le statut d'un bénévole
   10. rendra des décisions fondées sur les recommandations du comité d'examen des bénévoles concernant la suspension ou la révocation du statut d’un bénévole
   11. informera le sous-commissaire régional, la Division de la sécurité du Ministère et l’agent de projet, Engagement des citoyens et Services ethnoculturels, de la suspension ou de la révocation du statut d’un bénévole
   12. informera l’agent de liaison autochtone ou l’agent de liaison autochtone dans la collectivité de la suspension ou de la révocation du statut d’un bénévole qui travaille auprès de délinquants suivant un cheminement traditionnel.
10. L’agent de projet, Engagement des citoyens et Services ethnoculturels :
    1. fournira des conseils et du soutien aux coordonnateurs des bénévoles en établissement et/ou aux agents de programmes sociaux et aux coordonnateurs des bénévoles dans la collectivité en ce qui concerne les rôles et les responsabilités ayant trait à la gestion des bénévoles
    2. veillera à ce que les contributions et les préoccupations des bénévoles soient portées à l’attention de la Division de l’engagement des citoyens à l’administration centrale
    3. surveillera la base de données de gestion des ressources bénévoles du SCC afin de repérer les erreurs ou les irrégularités et d’en informer le coordonnateur des bénévoles en établissement et/ou l'agent de programmes sociaux, le coordonnateur des bénévoles dans la collectivité ou d’autres membres compétents du personnel du SCC
    4. participera aux travaux du Comité national des bénévoles afin d'appuyer et de promouvoir les activités régionales de bénévolat à l’échelle nationale
    5. coordonnera la production de rapports sur toutes les activités de bénévolat dans les unités opérationnelles de la région
    6. informera les autres unités opérationnelles, le cas échéant, de toute suspension ou révocation du statut d’un bénévole ainsi que des cas des bénévoles faisant l’objet d’un examen.
11. Le coordonnateur des bénévoles en établissement et/ou l'agent de programmes sociaux (ou la personne désignée par le responsable de l’unité opérationnelle) ou le coordonnateur des bénévoles dans la collectivité :
    1. facilitera la tenue des activités de bénévolat à l'unité opérationnelle et en assurera la coordination
    2. assurera la liaison avec l’agent de liaison autochtone ou l’agent de liaison autochtone dans la collectivité lorsqu’un bénévole offrira des services culturels ou un accès à des cérémonies autochtones
    3. facilitera et coordonnera le processus de demande des bénévoles et de filtrage de sécurité
    4. veillera à ce que les renseignements concernant chaque demandeur soient inscrits dans la base de données de gestion des ressources bénévoles du SCC
    5. s’assurera, avant le début des activités de bénévolat, que tous les bénévoles qui travaillent auprès des délinquants ont suivi la séance nationale d’orientation à l’intention des bénévoles du SCC et, le cas échéant, ont reçu une formation supplémentaire
    6. s’assurera, avant le début des activités de bénévolat, que tous les bénévoles qui travaillent auprès des délinquants ont une cote de fiabilité valide
    7. veillera à ce que tous les renseignements dans la base de données de gestion des ressources bénévoles soient exacts et à jour, y compris le statut (p. ex., actif, inactif, retiré, suspendu, révoqué ou rejeté)
    8. tiendra à jour les dossiers sur tous les bénévoles selon la Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor
    9. assurera la liaison entre les bénévoles et les délinquants et, s’il y a lieu, avec les agents de libération conditionnelle dans la collectivité pour fournir du soutien et des directives sur les rôles et les responsabilités des bénévoles
    10. donnera la liste complète des bénévoles autorisés à l’agent affecté à l’entrée principale de l’établissement
    11. consignera, dans les dossiers des bénévoles, les examens des cas de suspension ou de révocation et les décisions connexes
    12. préparera un rapport annuel sur les activités de bénévolat.

12. Chaque fois qu’on envisage de suspendre ou de révoquer le statut d’un bénévole du SCC, un examen doit être effectué par un comité formé par le responsable de l’unité opérationnelle.
13. Le comité d'examen des bénévoles procédera à l'examen dans les 30 jours civils et présentera ses conclusions au responsable de l'unité opérationnelle aux fins de décision.
14. Les examens doivent être consignés dans les dossiers des bénévoles visés et communiqués à l'agent de projet, Engagement des citoyens et Services ethnoculturels.
15. Lorsqu’un bénévole du SCC fait l’objet d’un examen en vue de la révocation ou de la suspension du statut de bénévole, il ne peut pas mener des activités de bénévolat dans l’unité opérationnelle concernée.
16. Si le bénévole œuvre auprès de plusieurs unités opérationnelles, l'agent de projet, Engagement des citoyens et Services ethnoculturels, doit informer les unités opérationnelles concernées qu’un examen est en cours.
17. Les décisions relatives à la suspension ou à la révocation du statut de bénévole relèvent du responsable de l’unité opérationnelle et doivent être communiquées par écrit aux bénévoles visés dans les sept jours.
18. Le responsable de l’unité opérationnelle ou son délégué avisera le sous-commissaire régional, la Division de la sécurité du Ministère et l’agent de projet, Engagement des citoyens et Services ethnoculturels, de tous les cas de suspension ou de révocation du statut de bénévole.
19. Les bénévoles peuvent en appeler de toute décision en écrivant au sous-commissaire régional dans un délai de 60 jours.
20. Si un ancien bénévole fait une nouvelle demande après s’être vu révoquer son statut de bénévole, une nouvelle évaluation du risque sera effectuée :
    1. au plus tôt six mois après la décision, ou
    2. dès que possible, si de nouveaux renseignements obtenus pourraient avoir une incidence sur la décision initiale.
21. Le SCC peut, à sa seule discrétion, suspendre ou révoquer le statut de tout bénévole.

22. Des cartes d’identité doivent être remises à tous les bénévoles du SCC.

23. Tous les demandeurs doivent obtenir une cote de fiabilité et rempliront le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (TBS/SCT 330-23), qui sera traité par la Division de la sécurité du Ministère conformément à la DC 564-1 - Filtrages de sécurité sur les personnes.
24. Les régions seront responsables d’assumer les coûts liés à la prise d’empreintes digitales des bénévoles.

25. Conformément à la DC 566-5 - Escortes pour des motifs non reliés à la sécurité, les bénévoles :
    1. auront suivi la séance nationale d’orientation à l’intention des bénévoles du SCC, puis reçu la formation sur les escortes pour des motifs non reliés à la sécurité
    2. fourniront une copie de leur permis de conduire valide et, sur demande, une copie de leurs antécédents de conduite automobile en vertu de la DSI 335 - Gestion du parc automobile
    3. posséderont une cote de fiabilité valide.

26. Le SCC veillera à ce que les bénévoles soient protégés par l’auto-assurance de l’État ou par une police d’assurance adéquate en cas de décès accidentel, de démembrement et de responsabilité civile générale, conformément à la Ligne directrice du SCT. Cette assurance s’appliquera uniquement aux bénévoles se livrant à des activités de bénévolat autorisées par le SCC, dont le risque a été évalué et qui ont été approuvées par le responsable de l’unité opérationnelle avant d’être entreprises.

Commissaire intérimaire

Original signé par :

Anne Kelly

Annexe A
Renvois

DC 001 – Cadre de la mission, des valeurs et de l'éthique du Service correctionnel du Canada
DC 023 – Comités consultatifs de citoyens
DC 060 – Code de discipline
IP 087 – Langues officielles
DC 228 – Gestion de l’information
DC 253 – Programme d’aide aux employés
DC 254 – Programmes de sécurité et santé au travail et de retour au travail
DC 265 – Programme de reconnaissance du SCC
DSI 335 – Gestion du parc automobile
DC 559 – Visites
DC 564 – Sécurité ministérielle
DC 564-1 - Filtrages de sécurité sur les personnes
DC 564-2 – Sécurité matérielle du Ministère
CD 564-5 – Accès au Centre d'information de la police canadienne (CIPC)
DC 566 – Cadre de prévention des incidents de sécurité
DC 566-1 – Contrôle des entrées et sorties des établissements
DC 566-2 – Contrôle des entrées et des sorties des véhicules
DC 566-5 - Escortes pour des motifs non reliés à la sécurité
DC 566-8 – Fouille du personnel et des visiteurs
LD 566-8-1 – Utilisation d’instruments de fouille discrète
LD 566-8-2 – Exigences techniques relatives aux spectromètres de mobilité ionique
DC 577 – Protocole relatif au personnel dans les établissements pour délinquantes
DC 701 – Communication de renseignements
DC 702 – Délinquants autochtones
DC 715 – Cadre de surveillance dans la collectivité
DC 715-1 – Surveillance dans la collectivité
DC 750 – Services d’aumônerie
DC 767 – Délinquants ethnoculturels : Services et interventions

Bulletin de sécurité 2010-02 – Sécurité et protection de l’information
Bulletin de sécurité 2013-03 – Sécurité et protection de l’information
Code de valeurs et d’éthique du secteur public du Conseil du Trésor
Le bénévolat au Service correctionnel du Canada – Manuel de référence
Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI) du Conseil du Trésor
Ligne directrice sur l’auto-assurance du Conseil du Trésor
Loi canadienne sur les droits de la personne

Norme sur le filtrage de sécurité du Conseil du Trésor
Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor
Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du Conseil du Trésor
Politique sur la protection de la vie privée du Conseil du Trésor
Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor

Agent de programmes sociaux : titulaire de poste désigné dans l'établissement pour faciliter et coordonner le programme de bénévolat, incluant les tâches liées à l’orientation, à la formation et à l’évaluation des bénévoles.

Comité consultatif de citoyens : comité composé de membres de la collectivité où se trouve le pénitencier ou le bureau de libération conditionnelle. Les membres encouragent et facilitent la participation des citoyens aux activités du Service.

Comité d'examen des bénévoles : comité spécial formé par le responsable de l'unité opérationnelle ou son délégué pour examiner les préoccupations soulevées concernant le rendement d'un bénévole. Ce comité qui est composé de trois personnes, dont un représentant des bénévoles tel qu'un membre du Comité consultatif de citoyens ou du Comité national des bénévoles, présente ses conclusions au responsable de l'unité opérationnelle ou à son délégué, aux fins de décision.

Comité national des bénévoles : comité formé de bénévoles et de membres du personnel du SCC représentant les établissements et la collectivité. Ce comité travaille avec l’administration centrale et fournit une orientation pour le programme de bénévolat du SCC.

Coordonnateur des bénévoles dans la collectivité : personne désignée dans la collectivité, qui gère le programme de bénévolat, incluant les tâches administratives ainsi que la formation et l’évaluation des bénévoles.

Responsable de l’unité opérationnelle : personne, ou son délégué, responsable de l’établissement ou du district.

Séance nationale d’orientation à l’intention des bénévoles : séance d’orientation obligatoire que doivent suivre les bénévoles du SCC avant de pouvoir participer à des activités de bénévolat. L’orientation comprend un aperçu des principes fondamentaux du bénévolat auprès des délinquants en établissement ou dans la collectivité.

Unité opérationnelle : établissement ou district (y compris les bureaux de libération conditionnelle et les centres correctionnels communautaires).

Annexe B
Âge de la majorité