Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (2009-2010)

La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2010 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Service correctionnel du Canada (SCC). Ces états financiers ont été préparés par la direction conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus au Canada pour le secteur public.

La direction est responsable de l’intégrité et de l’objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières du SCC. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du SCC concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement; en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités; en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du ministère sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction; et en effectuant une évaluation annuelle de l’efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers.

Une évaluation pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2010 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne et ses résultats ainsi que les plans d’action qui en découlent sont résumés en annexe.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques et les ramener à un niveau raisonnable, il se peut qu’il ne parvienne pas à empêcher ou à déceler les inexactitudes. Il est fondé sur un processus continu qui vise à cerner et à les classer par ordre de priorité, ainsi que les contrôles utilisés pour atténuer ces risques.

Les états financiers du SCC n’ont pas fait l’objet d’une vérification.

Signé par

Don Head, Le Commissaire
Ottawa, Canada
Le 6 août 2010

Au 31 mars

Passif éventuel (note 11)
Obligations contractuelles (note 12)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Signé par

Don Head, Le Commissaire
Ottawa, Canada
Le 6 août 2010

Pour l’exercice terminé le 31 mars

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Pour l’exercice terminé le 31 mars

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Pour l’exercice terminé le 31 mars

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Pour l’exercice terminé le 31 mars

L’encadrement constitutionnel et législatif qui guide le Service correctionnel Canada (SCC) a été établi par l’Acte constitutionnel de 1982 ainsi que sur la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC).

Le SCC, en tant que composante du système de justice pénale et dans la reconnaissance de la primauté du droit, contribue à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Le mandat est rempli dans le cadre de quatre regroupements de programmes :

Cette activité de programme permet de veiller à ce que les délinquants soient gardés de manière raisonnable, sûre, sécuritaire et humaine pendant qu'ils purgent leur peine. Elle répond à la plupart des besoins quotidiens des délinquants sous garde, y compris toute une gamme d'activités en matière de santé et de sécurité, ainsi qu'aux besoins essentiels comme l'alimentation, les vêtements, les services de santé mentale et les soins de santé. Elle comprend en outre des mesures de sécurité au sein des établissements, comme la répression des drogues, et des pratiques de contrôle raisonnables visant à prévenir les incidents;

Cette activité de programme, exercée tant dans les établissements que dans la collectivité, a pour but d'aider les délinquants à améliorer leur comportement et à réussir leur réinsertion sociale. Elle vise à répondre aux problèmes qui sont directement associés au comportement criminel des délinquants et qui les empêchent de devenir des citoyens respectueux des lois. Cette activité de programme inclut également CORCAN, un organisme de service spécial du SCC, qui compte des délinquants sous responsabilité fédérale dans son effectif et qui, par la même occasion, leur enseigne les compétences et les habitudes en matière d’emploi dont ils ont besoin pour pouvoir décrocher un emploi à leur mise en liberté;

Cette activité de programme de surveillance dans la collectivité vise à assurer la réinsertion sociale en toute sécurité des délinquants admissibles dans les collectivités en leur offrant de l’hébergement et des services de santé, au besoin, de même qu’en les plaçant sous la surveillance du personnel pendant la durée de leur peine. Cette activité de programme a pour objectif de faciliter la réinsertion sociale des délinquants dans la collectivité en tant que citoyens respectueux des lois tout en maintenant un certain niveau de surveillance afin de contribuer à la sécurité du public;

Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux principes comptables généralement reconnus au Canada.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

Le SCC est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au SCC ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.

Ces états financiers consolidés incluent les comptes du SCC et ceux de son fonds renouvelable CORCAN. Les comptes de cette sous-entité ont été consolidés avec ceux du SCC, et toutes les opérations et tous les soldes interorganisationnels ont été éliminés.

Le SCC fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le SCC est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le SCC sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

Le montant à recevoir du Trésor découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du SCC et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations afin de s'acquitter de ses passifs.

• Les fonds reçus d’entités externes à des fins précises sont comptabilisés à leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les services sont rendus ou les biens sont vendus.
• Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.
• Les fonds qui ont été reçus sont comptabilisés comme revenus reportés dans la mesure où le ministère a une obligation envers d'autres parties de fournir des biens, des services, ou des actifs qui seront utilisés à une date future.
• Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :

• Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi;
• Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les installations, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif;
• Les subventions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel les critères de paiement sont satisfaits;
• Les contributions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions de l'accord de transfert, dans la mesure où le transfert est autorisé et que le montant peut être estimé de manière raisonnable.

• Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraire de la fonction publique, un régime multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du SCC au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du SCC découlant du régime. En vertu des dispositions législatives en vigueur, le ministère n'est pas tenu de verser des cotisations au titre de l'insuffisance actuarielle du régime.
• Indemnités de départ : Les employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

Les débiteurs et les prêts sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Des provisions sont établies pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

Les passifs environnementaux reflètent les coûts estimatifs liés à la gestion et à la remise en état des sites contaminés. À partir des meilleures estimations de la direction, on comptabilise un passif et une charge lorsque la contamination se produit ou lorsque le SCC est mis au courant de la contamination et est obligé ou probablement obligé d’assumer ces coûts. S’il n’est pas possible de déterminer la probabilité de l’obligation du SCC d’assumer ces coûts ou s’il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, les coûts sont présentés à titre de passif éventuel dans les notes complémentaires aux états financiers.

• Les stocks destinés à la revente sont composés de matières premières, produits finis, de travaux en cours et de produits agricoles. Ils appartiennent au fond renouvelable CORCAN et sont évalués au moindre du coût ou de la valeur de la réalisation nette. Le ministère comptabilise des provisions pour le surplus et la désuétude des stocks.
• Les stocks non-destinés à la revente se composent de matériels et de fournitures conservés pour l'exécution de programmes à une date ultérieure. Ils sont évalués au coût. Si les stocks n'ont plus de potentiel de service, ils sont évalués au moindre du coût ou de la valeur de réalisation nette.

Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. Le SCC n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Les actifs en construction sont comptabilisés dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel ils deviennent utilisables et ne sont amortis qu'à partir de cette date.

La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, les passifs environnementaux, le passif au titre des indemnités de départ et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les rajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

Le SCC reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées dans un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. En conséquence, les résultats de fonctionnement nets du ministère diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants:

Le tableau suivant donne le détail des débiteurs, des avances et des prêts :

Le tableau ci-dessous présente le détail des stocks, évalués au moindre du coût ou de la valeur de réalisation nette :

Le coût des stocks utilisés constaté comme une charge à l'état des résultats se chiffre à 60 848 709 $ en 2009‑2010 (61 218 239 $ en 2008‑2009).

Les actifs en construction transférés sont des actifs qui ont commencés à être utilisés au cours de l'exercice et qui ont été transférés dans la catégorie d'immobilisations pertinente.

Le tableau ci-dessous présente le détail des créditeurs et des charges à payer du SCC :

Les revenus reportés représentent le solde à la fin de l'exercice des revenus non gagnés résultant de montants reçus de parties externes et réservés au financement des charges relatives à des projets de recherche spécifiques, ainsi que de montants correspondant à des droits versés avant la prestation des services connexes. Les revenus sont constatés dans la période où les charges sont engagées ou le service exécuté. Les détails des opérations de ce compte sont comme suit :

Les employés du SCC participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de service ouvrant droit à pension multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées à l'inflation.

Tant les employés que le SCC versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2009‑2010, les charges s'élèvent à 164 466 302 $ (145 132 226 $ en 2008‑2009), soit environ 1.9 fois (2.0 fois en 2008‑2009) les cotisations des employés.

La responsabilité du SCC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

Le SCC verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire final. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures. Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

Conformément à l’article 111 du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, sont crédités à ce compte les deniers remis par les détenus au moment de l’emprisonnement, les revenus nets des détenus provenant d’emplois à l’intérieur des établissements, les sommes reçues pour le compte de détenus pendant leur emprisonnement, les deniers perçus de la vente de produits artisanaux, les sommes gagnées pour des travaux exécutés pendant leurs journées de libération conditionnelle, de même que les intérêts y afférents. Les paiements en vue d’aider à la réadaptation des détenus sont également imputés à ce compte.

Les éléments de passif éventuel surviennent dans le cours normal des activités, et leur dénouement est inconnu. Il existe deux catégories de passif éventuel :

On comptabilise les éléments de passif afin d'inscrire les coûts estimatifs liés à la gestion et à la remise en état des sites contaminés lorsque le SCC est obligé ou probablement obligé d'assumer ces coûts. Le SCC a identifié environ 60 sites (76 sites en 2008‑2009) où des mesures sont possibles et pour lesquels un passif de 9 176 768 $ (13 492 696 $ en 2008‑2009) a été constaté dans les charges à payer. Le SCC a évalué des coûts additionnels d'assainissement de 5 856 000 $ (5 970 000 $ en 2008‑2009) qui ne sont pas comptabilisés puisqu'il est peu probable que ces coûts soient engagés pour le moment. Les efforts déployés par le SCC pour évaluer les sites contaminés peuvent entraîner des passifs environnementaux additionnels ayant trait aux sites récemment établis ou aux modifications apportées aux évaluations ou à l'utilisation prévue des sites existants. Ces éléments de passif seront comptabilisés par le SCC durant l'exercice au cours duquel il est probable qu'ils se matérialiseront et qu'il sera possible d'en établir une estimation raisonnable.

Des réclamations ont été faites auprès du SCC dans le cours normal de ses activités. Certaines réclamations sont assorties d'un montant déterminé, et d'autres pas. Selon l'évaluation du SCC, des poursuites pour des réclamations totalisant environ 1 026 500 $ (1 153 500 $ en 2009) étaient toujours en instance au 31 mars 2010. Certaines obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge dans les états financiers.

De par leur nature, les activités du SCC peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le ministère sera tenu d’effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l’acquisition des biens ou services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

En vertu du principe de propriété commune, le SCC est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le SCC conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, le SCC a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

Au cours de l'exercice, le SCC a reçu gratuitement des services de certains organismes de services communs relatifs aux locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats du SCC :

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et services gouvernementaux Canada ainsi que les services de vérification offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats du SCC.

Durant l'exercice, le SCC a adopté la nouvelle norme comptable du Conseil du Trésor, soit la NCCT 1.2 : États financiers des ministères et organismes, qui s'applique à compter de l'exercice 2010‑2011. Toutefois, le Secrétariat du Conseil du Trésor encourage son adoption anticipée. Le principal changement aux conventions comptables du ministère découlant de l'adoption de la nouvelle norme NCCT 1.2 est la constatation du montant à recevoir du Trésor parmi les éléments d'actif dans l'état de la situation financière.

L'adoption des nouvelles conventions comptables du Conseil du Trésor est présentée de manière rétroactive. Le tableau ci-dessous montre les répercussions sur les comparatifs pour 2009‑2010 :

En 2009‑2010, le SCC a continué de réviser ses soldes d’immobilisations corporelles. L’étude a démontré une surévaluation des immobilisations corporelles au bilan. Pour corriger le solde, le SCC a comptabilisé un rajustement de 11 837 287 $ à l’avoir.

De plus, à la suite d’une sous-évaluation des stocks non destinés à la revente provenant d’erreur de calcul des stocks au 31 mars 2009, le SCC a comptabilisé un rajustement de 11 252 254 $ à l’avoir.

Les chiffres de l’exercice précédent ont été reclassifiés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l’exercice en cours.

Avec l’entrée en vigueur de la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur le contrôle interne, le 1^er avril 2009, les grands ministères doivent maintenant faire part des mesures qu’ils prennent pour maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent exécuter une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir un ou des plans d’action pour apporter les ajustements nécessaires et joindre à la déclaration de responsabilité de la direction un résumé des résultats de l’évaluation et du plan d’action.

Les systèmes efficaces de CIRF permettent de préparer des états financiers fiables et de fournir l’assurance que :

• les opérations sont autorisées adéquatement;
• les documents financiers sont bien tenus;
• les actifs sont protégés contre les risques tels que le gaspillage, l’abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
• les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Il est important de noter que le système de CIRF n’est pas conçu afin d’éliminer tous les risques, mais plutôt afin d’atténuer les risques en vue de les ramener à un niveau raisonnable au moyen de contrôles qui sont pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.

Le maintien d’un système efficace de CIRF est un processus continu qui consiste à cerner les risques et à les classer en ordre de priorité, ainsi que les contrôles utilisés afin d’atténuer ces risques, et à surveiller le rendement du système pour favoriser l’amélioration continue. En conséquence, l’ampleur, le déroulement et l’état des évaluations que font les ministères de l’efficacité de leur système de CIRF varieront d’un organisme à l’autre en fonction des risques et en raison de leur situation unique.

Le présent document est joint à la Déclaration de responsabilité de la direction du Service correctionnel du Canada (SCC) englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice 2009-2010. Comme l’exige la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur le contrôle interne, en vigueur depuis le 1^er avril 2009, ce document présente un sommaire des mesures prises par le SCC afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Ce rapport présente, au 31 mars 2010, des renseignements sommaires sur les évaluations effectuées par le SCC : les progrès, les résultats et les plans d’action, ainsi que certains renseignements financiers utiles afin de comprendre l’environnement de contrôle propre au ministère.

Les renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du SCC se retrouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

En plus des états financiers (non vérifiés), des informations additionnelles figurent dans les Comptes publics du Canada.

• Le total des charges était de 2 368 millions de dollars (2 412 millions de dollars en 2008‑2009). Les dépenses de salaires et avantages sociaux constituaient la majorité de ces charges, représentant 69 % ou 1 640 millions de dollars (68 % ou 1 647 millions de dollars en 2008‑2009). Le SCC a quelques 15 400 employés. Les dépenses par activité de programme étaient les suivantes :
  • Garde : 60 % ou 1 430 millions de dollars (68 % ou 1 645 millions de dollars en 2008‑2009);
  • Interventions correctionnelles : 23 % ou 548 millions de dollars (22 % ou 535 millions de dollars en 2008‑2009);
  • Surveillance dans la collectivité : 9 % ou 207 millions de dollars (10 % ou 232 millions de dollars en 2008‑2009);
  • Services internes : 8 % ou 183 millions de dollars (avant 2009‑2010, les coûts étaient réaffectés aux autres activités de programme).
• Le total des revenus était de 49 millions de dollars (57 millions de dollars en 2008‑2009); ces revenus provenaient principalement des ventes de biens et services.
• Les immobilisations corporelles représentent 85 % ou 1 324 millions de dollars de l’actif total du ministère (80 % ou 1 287 millions de dollars en 2008‑2009).

Le SCC a une forte présence régionale. Dans chaque région, il y a des fonctions décentralisées de finances et de comptabilité qui entament, approuvent, traitent et enregistrent les opérations de fonctionnement.

Enfin, le SCC a plusieurs systèmes d’information qui sont essentiels à ses activités et à la présentation des rapports financiers.

Le SCC compte sur d’autres organismes pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers :

• Travaux publics et services gouvernementaux Canada administre centralement, au nom du SCC, les paiements des salaires et avantages sociaux, l’acquisition de biens et de services, et fournit les installations;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au SCC des renseignements qui servent à calculer diverses charges à payer et provisions, tel que les indemnités de départ;
• Les services juridiques sont fournis par le ministère de la Justice Canada.

En 2009-2010, il n’est survenu aucun changement opérationnel important pouvant avoir une influence sur les états financiers. Certaines lois, qui en sont à diverses étapes au Parlement, pourraient avoir une incidence sur les activités du SCC au cours des prochaines années.

2. Facteurs de d’environnement de contrôle du SCC pertinents au CIRF

Voici les postes et comités clés du SCC qui ont la responsabilité de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF :

Le commissaire, en tant qu’administrateur des comptes, assume la responsabilité et la direction globale des mesures qui sont prises afin de maintenir un système efficace de contrôles internes. À ce titre, le commissaire préside le Comité de vérification et le Comité de direction.

Dirigeant principal des finances(DPF)

Le DPF rend compte directement au commissaire et assure le leadership pour la coordination et la cohérence en ce qui concerne la conception et le maintien d’un système efficace et intégré de CIRF, y compris son évaluation annuelle.

Les cadres supérieurs qui sont chargés de l’exécution des programmes sont responsables du maintien et de l’examen de l’efficacité du système de CIRF qui relève de leur secteur de compétence.

Chef de la vérification interne(CVI)

Le CVI relève directement du commissaire et fournit une assurance en effectuant des vérifications internes périodiques qui sont essentielles au maintien d’un système efficace de CIRF.

Le Comité de vérification est un comité consultatif qui fournit au commissaire des recommandations et des conseils objectifs sur le caractère suffisant, la qualité et les constatations en matière d’assurance de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du SCC. Il est constitué du commissaire, du sous-commissaire principal et de trois membres externes et a été établi en 2006.

L’environnement de contrôle du SCC inclut aussi une série de mesures destinées à aider les employés à bien gérer les risques en les sensibilisant, en leur fournissant des connaissances et des outils pertinents et en leur faisant acquérir des compétences. Les principales mesures sont les suivantes :

• le Code de conduite du SCC et le Code de valeurs et d’éthique;
• une division consacrée au contrôle interne, sous la direction de la DPF;
• des ententes de rendement annuelles comportant des responsabilités de gestion financière clairement établies;
• un programme de formation et des communications dans les domaines de base de la gestion financière;
• des politiques adaptées à l’environnement de contrôle du SCC;
• une grille des pouvoirs délégués mise à jour régulièrement;
• la documentation des processus opérationnels et des principaux risques et points de contrôle s’y rattachant, afin d’appuyer la gestion et la supervision du système de CIRF;
• des systèmes de traitement de la technologie sur l’information afin d’accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficience et l’efficacité;
• la participation à deux forums interministériels : le forum des états financiers ministériels et la politique sur les contrôles internes, où les ministères participants s’échangent des idées et des pratiques exemplaires.

3. Évaluation du système du CIRF du SCC

En 2004, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative afin de déterminer la capacité des ministères à subir des vérifications de leurs états financiers axées sur les contrôles, accordant ainsi une grande importance à l’efficacité des contrôles internes. Par conséquent, à partir de 2006, les grands ministères, dont le SCC, ont commencé à officialiser leur manière de gérer leurs systèmes de CIRF, y compris les évaluations de l’état de préparation et les plans d’action.

Que ce soit pour se préparer aux vérifications axées sur les contrôles ou pour répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent pouvoir maintenir un système efficace de CIRF avec pour objectifs de fournir une assurance raisonnable que les opérations sont autorisées adéquatement, que les registres financiers sont bien tenus, que les actifs sont protégés et que les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Pour ce faire, les ministères doivent évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle de leur système de CIRF et mettre en œuvre un programme de surveillance continue afin de soutenir et améliorer leur système de contrôle interne.

Afin d’évaluer l’efficacité de la conception, il faut déterminer des points de contrôle clés, les documenter, les mettre en œuvre, s’assurer qu’ils correspondent aux risques (les contrôles doivent être pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et veiller à ce que les mesures correctives nécessaires soient appliquées. Il faut pour cela mettre en correspondance les principaux processus et systèmes de TI avec les principaux comptes, en fonction du lieu.

Afin d’évaluer l’efficacité opérationnelle, il faut tester les contrôles clés pendant une période définie et voir si les mesures correctives nécessaires ont été apportées.

Le programme de surveillance continue consiste à mettre en œuvre une méthode systématique intégrée de surveillance, qui comprend des évaluations périodiques axées sur le risque et l’application en temps opportun des mesures correctives nécessaires.

Afin de se préparer aux vérifications axées sur les contrôles, le SCC a fait réviser ses contrôles financiers internes en 2006. Cette évaluation a démontré que la documentation au niveau de l’entité ainsi que ses contrôles informatisés généraux pourraient être améliorés. Il a aussi été établi que des processus nationaux uniformisés seraient bénéfiques. À la suite de ces observations, le SCC a tout d’abord accordé la priorité à la documentation et à l’uniformisation de ses processus opérationnels. Un examen des processus opérationnels, fondé sur l’importance relative et le niveau de risque, a été effectué afin d’identifier ceux qui sont les plus significatifs.

En accord avec cette stratégie et la Politique sur le contrôle interne, le SCC a élaboré un plan pluriannuel afin d’évaluer son système de CIRF. Pour chacun des processus opérationnels, le SCC recueille de l’information sur les pratiques courantes, la documentation, les risques et les contrôles reliés au CIRF, en incluant les politiques et procédures appropriées; schématise les processus opérationnels en identifiant et documentant les risques clés et les points de contrôle basé sur l’importance relative, le volume, la complexité, le dispersement géographique, la susceptibilité reliée aux pertes ou fraudes, les zones sujettes aux observations du vérificateur, l’historique, la perception externe et l’utilisation du travail de tiers; émet des processus opérationnels nationaux et uniformisés; conçoit la méthodologie et l’approche pour les tests des contrôles clés; sélectionne des échantillons statistiques de transactions afin d’évaluer les contrôles clés et évalue l’efficacité opérationnelle des contrôles clés.

Jusqu’à présent, le SCC a examiné et normalisé les processus opérationnels, incluant l’identification des contrôles clés, de la paye (vérification de la paye), des voyages, de la provision pour créances douteuses, de l’accueil et des transactions intraministérielles entre le SCC et CORCAN.

En fonction de la méthode d’évaluation décrite ci dessus, le SCC a élaboré une architecture de base des points de contrôle clés, par compte et processus opérationnel clé.

En documentant les processus opérationnels et les contrôles clés, le SCC s’assure de l’efficacité de la conception, une condition préalable au test de l’efficacité opérationnelle.

Tel qu’expliqué ci-dessus, basé sur l’analyse des risques, le SCC détermine les contrôles clés à tester, normalise et documente les processus opérationnels. Chaque risque doit correspondre à un, ou un groupe, de contrôle clé. Lorsque le SCC émet des processus opérationnels normalisés, chaque unité qui traite des transactions a une période de transition pour adapter et changer ses pratiques afin de se conformer aux nouveaux processus normalisés. Cette période de transition varie selon la complexité des processus normalisés et le niveau de changement requis par ces nouveaux processus.

Une fois la période de transition terminée, le SCC vérifie si les processus opérationnels normalisés ont été mis en œuvre, correspondent aux nouvelles pratiques et les contrôles internes sont suivis. Les mesures correctives nécessaires sont prises. Ces activités sont menées à chaque unité qui traite des transactions – administration centrale, administrations régionales et établissements.

À la fin de l’exercice 2009‑2010, le SCC a fini de tester l’efficacité opérationnelle des processus liés à la paye, aux voyages et à la provision pour créances douteuses. Les résultats sont comme suit :

Les transactions relatives à la paye sont classées en trois groupes :

• les transactions à risque élevé comprennent les transactions du porté à l’effectif, les rémunérations tenant lieu de congé et les indemnités de départ. Toutes les transactions de cette catégorie sont examinées avant d’être approuvées;
• les transactions à risque modéré comprennent les indemnités et primes, les heures supplémentaires, les paiements rétroactifs, la rémunération d’intérim et de promotion, et les employés avec feuilles de temps. Les transactions de cette catégorie sont examinées selon une méthode de vérification à postériori fondée sur un échantillon de transactions choisies mensuellement à l’échelle nationale;
• les transactions à faible risque comprennent toutes les autres transactions relatives à la paye. L’examen se fait à l’aide d’un échantillon national de transactions pour lesquelles les contrôles ont été testés.

Afin de tester l’efficacité opérationnelle, un échantillon de transactions des trois catégories a été sélectionné afin de vérifier si les contrôles sont appliqués. Ce test a révélé que nous devons améliorer la documentation afin de démontrer que toutes les pièces justificatives nécessaires ont été recueillies et que tous les contrôles ont été appliqués. Les tests ont aussi démontré le besoin de préciser certains rôles et responsabilités. Selon ces résultats, le SCC a développé son plan d’action pour 2010‑2011 qui aborde ces enjeux.

Selon le risque, les transactions à risque élevé relatives aux voyages sont entièrement examinées avant d’être traitées, tandis que les transactions à faible risque sont soumises à quelques contrôles internes avant d’être traitées. Il n’y a pas de catégorie de transactions à risque modéré et le processus de contrôle interne ne prévoit pas de vérification à postériori.

Un échantillon de transactions relatives aux voyages a été sélectionné afin de tester l’efficacité opérationnelle. L’examen a révélé que nous devons améliorer la documentation afin de démontrer que tous les contrôles clés ont été appliqués. Les tests ont aussi démontré le besoin d’améliorer : le processus de rapprochement des approbations des demandes de voyage avec les dépenses en transport (avion et train), l’utilisation des autorisations générales de voyager et l’enregistrement de l’information sur les voyages dans le système financier. Selon ces résultats, le SCC a développé son plan d’action pour 2010‑2011 qui aborde ces enjeux.

En raison de la nature de ce compte, toutes les évaluations régionales de la provision pour créances douteuses ont été effectuées au 31 mars 2010. Le test de l’efficacité opérationnelle a révélé que les contrôles internes sont appliqués.

Le SCC continuera à surveiller les contrôles financiers internes appliqués aux transactions relatives à la paye, aux voyages et à la provision pour créances douteuses dans le cadre de son programme de surveillance continue. À mesure que le SCC progressera dans la documentation des processus opérationnels, la conception et les tests de l’efficacité opérationnelle des processus, le SCC cherchera des occasions d’identifier, d’analyser et de documenter correctement ses contrôles informatisés généraux et ses contrôles au niveau de l’entité.

Cette analyse aidera le SCC à maximiser les avantages de compter sur des contrôles informatisés et à s’assurer qu’il y a un programme de surveillance bien intégré qui aide les employés à mieux comprendre le système de CIRF du SCC à tous les niveaux, qui leur donne les connaissances, les compétences et les outils nécessaires et qui renforce les comportements appropriés.

Durant l’exercice 2009-2010, le SCC a continué de faire des progrès importants dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles clés.

Le SCC a terminé les travaux suivants :

• établit un plan afin de résoudre les problèmes identifiés dans l’évaluation initiale des contrôles internes;
• établit un groupe de contrôles internes financiers;
• documenté et diffusé des processus opérationnels nationaux normalisés pour les transactions relatives à la paye, aux voyages, à la provision pour créances douteuses, à l’accueil, et les transactions intraministérielles entre le SCC et CORCAN. Ceci inclut l’identification des contrôles clés et de les faire correspondre aux risques s’y rapportant;
• renforcé et communiqué l’importance du projet sur les contrôles financiers internes en faisant des présentations à certains groupes fonctionnels et aux réunions des comités régionaux de gestion, ainsi qu’à l’Équipe de gestion du commissaire;
• débuté des tests de l’efficacité opérationnelle des contrôles pour certains processus opérationnels.

Le SCC a beaucoup avancé ses travaux dans les domaines suivants :

• documentation des processus opérationnels relatifs aux immobilisations corporelles et à l’amortissement;
• révision de la méthodologie du décompte des immobilisations corporelles;
• révision du seuil d’enregistrement des immobilisations, de l’application de normes pour la capitalisation de projets et les dépenses admissibles connexes.

Le SCC reconnaît le besoin d’être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF et il continue à développer le plan mis au point suite à la révision initiale des contrôles internes financiers.

D’ici la fin de 2010-2011, le SCC prévoit :

• continuer à renforcer l’importance du projet sur les contrôles financiers internes dans l’ensemble du ministère;
• mettre à jour le plan de travail de l’initiative des contrôles financiers internes du SCC;
• évaluer les besoins afin de mettre en œuvre les processus normalisés des immobilisations corporelles et de l’amortissement;
• s’engager à examiner et normaliser la documentation d’autres processus opérationnels significatifs.

Pour les années suivantes, le SCC prévoit :

• examiner, documenter et normaliser les autres processus opérationnels, incluant l’identification des contrôles clés et la mise en œuvre stratégique;
• évaluer les contrôles informatisés généraux et les contrôles au niveau de l’entité;
• surveiller l’efficacité opérationnelle des contrôles clés selon le plan général de tests incluant de nouvelles vérifications des contrôles clés périodiques et axées sur le risque.