Audit des processus d’intégration et de départ du personnel de Services partagés Canada en un coup d’œil
Services partagés Canada (SPC) s’est engagé à fournir des services technologiques fiables et sécurisés au gouvernement du Canada. Il est essentiel de mettre en œuvre de solides procédures d’intégration pour faciliter l’intégration harmonieuse des employés et améliorer le maintien en poste. Des processus de départ bien gérés sont tout aussi importants pour assurer une transition en douceur lorsque les employés quittent l’organisation, pour réaffecter des ressources et pour maintenir un effectif compétent et expérimenté.
Compte tenu de la forte demande sur le marché du travail, l’inefficacité des processus d’intégration et de départ pourrait nuire à la capacité de SPC de réaliser ses initiatives, ses projets et ses objectifs de programme en matière de technologie de l’information (TI) et, ultimement, sa mission.
Contexte
En quoi consistent l’intégration et le départ du personnel?
Le processus d’intégration est un processus conçu pour intégrer les nouveaux employés dans leur milieu de travail au cours de leurs 6 à 12 premiers mois d’emploi, ce qui les aide à être des membres productifs de l’organisation. Le processus de départ est le processus qui consiste à séparer un employé de son organisation après la cessation de sa relation de travail (c.-à-d. expiration du contrat, retraite, licenciement ou départ volontaire).
Pourquoi est-ce important?
La mise en œuvre de directives, d’outils et de procédures pour appuyer la direction tout au long des processus d’intégration et de départ est essentielle à l’atteinte d’un effectif productif, d’une solide culture d’entreprise, d’un taux de maintien en poste souhaité, de la gestion des connaissances et de la continuité des opérations.
En 2019, le dirigeant principal de l’information de SPC a lancé l’Initiative d’amélioration du processus d’intégration et de départ du personnel afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité de l’expérience d’intégration et de départ du personnel à SPC.
Objectif de l’audit
L’objectif de cet audit était de fournir l’assurance que les processus, y compris les rôles et les responsabilités, l’orientation et les outils, étaient en place pour intégrer le personnel de SPC et l’accompagner lors de son départ efficacement et en temps opportun.
Constatations
Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des partenaires et des intervenants en matière d’intégration et de départ du personnel n’étaient pas clairement définis et documentés, et ont été communiqués de façon inefficace.
Au niveau ministériel, il n’y avait pas de contrôles ou de politiques en place pour veiller à ce que la culture, la mission, la vision et le mandat de SPC soient communiqués. Toutefois, il existe un programme dans le cadre du processus d’intégration pour communiquer cette information.
Les systèmes de TI utilisés pour appuyer les 2 processus fonctionnaient en vase clos, et les contrôles visant à appuyer l’intégrité, l’exactitude et l’uniformité des données, ou à assurer l’harmonisation avec les exigences du Conseil du Trésor (CT) dans le cadre du processus de départ, étaient insuffisants et inefficaces.
Certaines directives, y compris des procédures et des outils, ont été élaborées, mais n’ont pas été bien communiquées aux intervenants afin de permettre la mise en œuvre efficace des processus d’intégration et de départ.
Les activités de surveillance et de l’établissement de rapports, y compris les mécanismes de rétroaction, n’étaient pas en place pour mesurer l’efficacité des processus d’intégration et de départ ou pour appuyer l’amélioration continue.
Points saillants des recommandations
La direction doit s’assurer que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte de tous les partenaires et intervenants, y compris la gouvernance et la fonction de contrôle, ainsi que la surveillance et l’établissement de rapports, pour les activités d’intégration et de départ sont clairement définis, documentés et communiqués dans un ou plusieurs instruments de politique à l’échelle du Ministère.
Les systèmes de TI doivent soutenir les processus d’intégration et de départ et comprendre des contrôles pour appuyer l’intégrité, l’exactitude et l’uniformité des données. La connectivité et la communication entre les divers systèmes utilisés devraient être améliorées.
La direction devrait élaborer et mettre en œuvre un plan de communication pour mieux faire connaître les directives et les procédures disponibles à tous les partenaires et intervenants. La direction devrait établir une structure de surveillance et de l’établissement de rapports comportant des normes claires et des indicateurs de rendement clés pour surveiller l’efficacité des processus et assurer le suivi de la conformité aux exigences du CT. La direction devrait mettre en œuvre des mécanismes de rétroaction pour appuyer l’amélioration continue.
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