Téléphones logiciels

Transformation des communications au gouvernement du Canada

Services partagés Canada (SPC) modernise les services de téléphonie du gouvernement du Canada (GC) afin de réaliser d’importantes économies, de rationaliser les communications et d’améliorer la prestation des services offerts à la population canadienne. Cette initiative permet de doter les fonctionnaires d’outils sécurisés, efficaces et rentables qui les aident dans leur travail.

Aperçu des téléphones logiciels et de leurs avantages

Les téléphones logiciels sont des solutions d’appel logicielles intégrées à Teams de Microsoft. Ils permettent aux employés de faire et de recevoir des appels sur Internet à l’aide d’appareils approuvés par le GC. Les téléphones logiciels assurent la communication sur les réseaux sécurisés du GC, ainsi que sur Internet et les réseaux des fournisseurs vers le réseau téléphonique public commuté (RTPC). Ils permettent :

• d’offrir une expérience de communication uniforme et continue;
• de réduire les interruptions au travail, en particulier dans les environnements de travail hybrides ou à distance. Par exemple :
  • Si le temps presse, les employés peuvent désigner une personne déléguée (un collègue) pour partager leur ligne. Cela permet à la personne déléguée de répondre et de faire des appels au nom d’un autre employé.
  • Les téléphones logiciels simplifient le travail d’équipe car ils s’intègrent à d’autres outils de bureau, tels que Teams de Microsoft, ce qui facilite la communication et la collaboration.
• de remplacer les systèmes téléphoniques matériels désuets par une solution respectueuse de l’environnement.

Cette transition permet aux employés de communiquer efficacement, en toute sécurité et confidentialité, qu’ils travaillent au bureau ou à distance.

Des progrès mesurables grâce à la modernisation de la téléphonie

L’adoption des téléphones logiciels donne des résultats concrets dans l’ensemble du GC :

• Efficacité accrue : Comme ils ne dépendent plus des téléphones fixes traditionnels et des infrastructures obsolètes, les employés peuvent mieux se concentrer sur leurs tâches et la collaboration.
• Réduction des coûts : Les téléphones logiciels fonctionnent sur les appareils existants, ce qui permet de réaliser des économies sur l’équipement, les lignes fixes et les forfaits mobiles.
• Meilleure flexibilité : Les fonctionnaires peuvent rester connectés n’importe où, ce qui favorise les modèles de travail hybrides et à distance.
• Diminution des répercussions sur l’environnement : L’utilisation des ressources existantes et les initiatives de recyclage des appareils mobiles permettent de réduire les déchets électroniques et répondent aux objectifs de développement durable.

Des transitions responsables adaptées aux besoins des employés et aux exigences opérationnelles

Chaque ministère, sous la direction de son dirigeant principal de l’information, a un rôle important à jouer pour assurer une transition responsable et efficace vers les téléphones logiciels. Il doit notamment évaluer les rôles et trouver la solution de téléphonie la mieux adaptée aux besoins opérationnels. Un appareil mobile ne sera fourni qu’aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions.

Les employés seront invités à retourner leurs téléphones mobiles si ceux-ci ne sont plus nécessaires à leur travail. SPC évaluera ces appareils afin de :

• les remettre à neuf ou les réutiliser afin de réduire le gaspillage des ressources;
• les recycler de manière responsable afin de minimiser les répercussions sur l’environnement;
• les remettre à des initiatives communautaires, ce qui est bénéfique à la fois pour les communautés et l’environnement.

Principaux éléments que les employés qui passent aux téléphones logiciels doivent prendre en considération

• Les téléphones logiciels d’abord : Les employés qui passent à des systèmes de téléphonie flexibles peuvent compter sur les téléphones logiciels comme outil principal d’ici au 31 décembre 2025.
• Des réseaux sécurisés : Les fonctionnaires peuvent être assurés que les téléphones logiciels fonctionnent sur des réseaux sécurisés du GC.
• Récupération des appareils non utilisés : Les employés qui retournent leurs appareils mobiles contribuent aux efforts de développement durable, car ils aident à réduire les coûts et les répercussions sur l’environnement.

Une confidentialité et une sécurité sur lesquelles les employés peuvent compter

Le service de téléphone logiciel est conçu dans un souci de sécurité, avec une authentification multifactorielle et une technologie en nuage sécurisée qui répond aux normes de sécurité du GC. Les téléphones logiciels sont dotés de fonctionnalités d’entreprise qui offrent des outils de bureau intégrés, une surveillance proactive et des mesures de protection robustes conformes aux exigences de sécurité du GC.

Utilisation des téléphones logiciels : ce qu’il faut savoir

• Appareils du GC seulement : Les téléphones logiciels sont disponibles exclusivement sur les appareils fournis et gérés par le GC. Les employés ne seront pas tenus d’installer le logiciel de téléphonie sur un appareil personnel.
• Utilisation au Canada : Les appareils du GC doivent rester au Canada, à moins d’une autorisation spéciale pour un voyage d’affaires officiel à l’étranger.
• Sécurité en voyage : Lorsqu’ils prévoient d’utiliser un appareil du GC à l’extérieur du Canada, les employés doivent s’adresser à l’équipe de sécurité de leur ministère pour obtenir des conseils et une évaluation des risques afin de s’assurer que l’appareil reste sécurisé.

Ce que cette transformation signifie pour la population canadienne

La modernisation des services de téléphonie n’est pas qu’une question de technologie, elle concerne aussi les résultats. Les fonctionnaires qui ont les bons outils peuvent se concentrer sur ce qui compte le plus : fournir efficacement des services de haute qualité à la population canadienne.

Voici les avantages pour les Canadiens et Canadiennes :

• Amélioration de la prestation des services : Grâce à des outils de communication plus rapides et plus efficaces, les fonctionnaires peuvent mieux collaborer pour répondre aux besoins du public.
• Utilisation responsable des ressources : La réduction des coûts et des déchets électroniques veille à ce que l’argent des contribuables soit utilisé à bon escient et favorise la durabilité.
• Une fonction publique prête pour l’avenir : Les services de téléphonie de pointe permettent au GC de rester agile et prêt à s’adapter, conformément à son engagement de servir le Canada dans un monde qui évolue rapidement.