Phénix : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – 4 mars 2022
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Tableau de bord du Centre des services (février 2022)
Mouvements à incidence financière excédant la charge de travail habituelle
- 19 janvier 2022 : 141 000
- 16 février 2022 : 139 000
- Objectif : 0
Détails sur les mouvements financiers excédant la charge de travail
Le nombre de mouvements financiers excédant la charge de travail habituelle en février a diminué de 2 000 mouvements entre le 19 janvier et le 16 février. Bien que nous nous attendons à ce que la baisse générale de l’arriéré qui est observée depuis 4 ans se poursuive, le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de divers facteurs, qui peuvent entraîner un ralentissement des progrès ou même une augmentation des mouvements financiers.
On estime que près de la moitié des fonctionnaires ont un mouvement en cours qui pourrait avoir une incidence financière ou non sur leur paye, qu’ils soient ou non clients du Centre des services de paye. Il y a actuellement environ 322 000 mouvements prêts à être traités au Centre des services de paye, notamment :
- 219 000 mouvements ayant des répercussions financières, dont :
- 139 000 dépassent notre charge de travail normale
- 80 000 font partie de notre charge de travail normale
- 52 000 mouvement n’ayant aucune répercussion financière, ou demandes de renseignements généraux
- 9 500 mouvements concernant les conventions collectives
- 41 000 mouvements pour lesquels les employés ont déjà reçu un paiement doivent être fermés
Flux des mouvements au Centre des services de paye de la fonction publique
- Nombre total de mouvements reçus du 19 janvier at 16 février : 91 000
- Nombre total de mouvements traités du 19 janvier au 16 février : 93 000
- Nombre de mouvements liés aux conventions collectives traité manuellement du 19 janvier au 16 février: 5 100
Pourcentage de mouvements traité selon les normes de service
- Taux moyen en 2021 : 80 %
- Le 16 février 2022 : 84 %
- Objective : 95 %
Détails sur le pourcentage de mouvements traités selon les normes de service
Au nombre des mouvement non liés à la négociation de conventions collectives qui ont été finalisés entre le 19 janvier et le 16 février, 84 % répondaient aux normes de service. En 2021, 80 % de ces mouvements respectent, en moyenne, les normes de service, contre une moyenne de 72 % en 2020.
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) accorde la priorité aux cas qui ont un effet important sur la rémunération des employés. Par exemple, en 2021, les congés parentaux et d’invalidité ont été traités dans le respect des normes de service 99 % du temps en moyenne.
Phénix : Soutien d’IBM et initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye
Messages clés
- Services publics et Approvisionnement Canada a mis en place plus de 2 500 améliorations et correctifs de système qui ont grandement aidé à stabiliser l’environnement du système de paye
- Par conséquent, nous avons accru la stabilité globale du système et amélioré le rendement pour le traitement de la paye
- Nous continuons de consulter des experts, les syndicats du secteur public et le secteur privé pour trouver des solutions innovatrices afin d’aider à stabiliser le système de paye davantage
- Par exemple, le cabinet McKinsey & Company a contribué une expertise nécessaire pour rationaliser les processus et normaliser le travail au Centre des services de paye, de manière à accroître l’efficacité et à réduire les délais de traitement des opérations de paye, ainsi qu’à renforcer les capacités grâce à de nouvelles méthodes de travail
- Le travail effectué jusqu’à présent a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du Centre des services de paye
- Le travail effectué jusqu’à présent a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du Centre des services de paye
Principaux points de données
- Investissements dans Phénix :
- l’investissement initial pour la mise au point de Phénix était de 309 millions de dollars. Cette somme englobait le contrat attribué à IBM, d’autres contrats de services professionnels et les coûts du programme (par exemple, les coûts d’exécution de l’initiative de transformation de l’administration de la paye)
- les investissements supplémentaires visant à faire en sorte que les fonctionnaires soient payés correctement et à temps totalisent 2,134 milliards de dollars. Ces investissements sont essentiels pour assurer la disponibilité des ressources adéquates afin de poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré, à maintenir le versement de la paye, à soutenir les employés et à stabiliser la paye. De plus, ces investissements ont permis d’accroître la capacité, d’améliorer la technologie et de soutenir la main-d’œuvre qui se charge de traiter les opérations de paye afin d’éliminer l’arriéré
- Valeur totale du contrat attribué à IBM :
- pour le nouveau système de paye – 545 M$ (taxes incluses)
- pour le modèle de services gérés des applications de Phénix – 106,6 M$ (taxes et imprévus inclus)
- Le contrat attribué au cabinet McKinsey & Company pour les services d’accélérateur a une valeur totale de 27 699 266 $ (taxes incluses)
Historique
Contrat avec IBM et modifications
En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent appuyé par un surveillant de l’équité. Depuis, 50 modifications ont été apportées au contrat initial, dont la valeur totale se chiffre à 545 millions de dollars (taxes incluses). La modification la plus récente a eu lieu en décembre 2020, et était nécessaire pour exercer l’année d’option afin de prolonger la date de fin du contrat actuel d’avril 2021 à mars 2022 pour assurer la continuité des services gérés d’application continus pour un soutien opérationnel (fonctionnel et technique) 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 de la paye. Ce soutien comprend la maintenance des logiciels et les services de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, notamment la mise à niveau du logiciel PeopleSoft de Phoenix à la version 9.2.
En mai 2019, Services publics et Approvisionnement Canada a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel visant à trouver des fournisseurs pour fournir un soutien opérationnel continu au système de paye Phénix, une fois que le contrat avec IBM Canada Limited prendra fin en mars 2022.
Trois entreprises ont répondu à l’appel d’offres, mais seule IBM a satisfait aux exigences obligatoires. SPAC a négocié un contrat avec IBM pour la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, d’une valeur de 106,6 M$, taxes et imprévus compris. Au titre du contrat, IBM fournira un soutien pour les fonctions opérationnelles, techniques et de traitement de la paye par le biais d’un modèle de services gérés d’applications pour le système de paye Phénix. Le contrat contient des options supplémentaires d’un an, qui seront exercées au besoin. Un contrôleur d’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et n’a soulevé aucun problème d’équité.
Automatisation robotisée des processus : Demande de propositions
L’automatisation robotisée des processus (APR) est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC utilise les services d’ARP pour traiter des mouvements manuels dans le système de paye Phénix. L’objectif est de permettre aux employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique de se concentrer sur les cas complexes et de traiter un plus grand nombre de mouvements faisant partie de l’arriéré. À l’issue d’un processus concurrentiel, un contrat a été attribué à IBM le 19 janvier 2021, ce qui permettra à SPAC de s’appuyer sur le travail d’ARP effectué à ce jour et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye.
Modification au contrat de services pour le projet d’accélérateur
L’objectif du projet d’accélérateur est de rationaliser les processus et de normaliser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, le contrat de services du projet d’accélérateur a été octroyé au cabinet McKinsey & Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Le 31 mai 2021, SPAC a modifié le contrat afin d’améliorer le traitement et le rendement au sein d’un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye. Le 10 décembre 2021, SPAC a de nouveau modifié le contrat afin de finaliser le déploiement des services d’accélérateur à un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye et d’étendre les services à un nouveau secteur. La valeur totale du contrat est maintenant de 27 699 266 $ (taxes incluses).
Dans le cadre de ce contrat, le cabinet McKinsey & Company fournit des services-conseils dans le but de transformer les méthodes de travail, y compris les pratiques et outils de gestion, afin d’améliorer la productivité, ainsi que l’expérience de nos clients et organismes clients. Le cabinet a aussi mis en œuvre des stratégies visant à augmenter l’efficience et à réduire les erreurs, ce qui permettra de diminuer le temps d’attente associé au traitement des problèmes de paye des employés.
Trop-payés liés à Phénix
Messages clés
- Le recouvrement des trop-payés salariaux a toujours fait partie des activités du gouvernement du Canada, même avant la mise en œuvre du système de paye Phénix
- Dans son rôle d’intendance, le gouvernement a l’obligation de procéder au recouvrement des trop-payés. Depuis le lancement de Phénix, des milliers d’employés actuels et d’anciens employés du gouvernement fédéral ont déjà remboursé leurs trop-payés ou établi des ententes pour le faire
- Nous savons bien que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les personnes touchées, et de multiples mesures ont été mises en place pour aider celles qui éprouvent des difficultés financières, notamment sous la forme d’options de remboursement souples
- Les lettres d’avis de trop-payé envoyées aux employés fournissent des renseignements détaillés sur les événements de paye qui ont mené au trop-payé et sur les étapes à suivre si les employés ont des questions au sujet des montants de trop-payés indiqués
- Les employés qui reconnaissent leur trop-payé dans les 4 semaines de la date de la lettre continueront de bénéficier de mesures souples de remboursement et d’y avoir droit
- Un plan de remboursement souple peut ainsi être mis en place et les recouvrements commenceraient seulement que lorsque :
- tous les mouvements de paye en suspens de l’employé sont achevés
- l’employé a reçu 3 chèques de paye corrects consécutifs
- une entente de recouvrement a été conclue avec l’employé
Principaux points de données
- Depuis le lancement de Phénix, il a été déterminé qu’environ 337 000 employés ont reçu un trop‑payé administratif ou un trop‑payé réel, dont le montant total s’établit à 2,9 milliards de dollars
- Au 31 décembre 2021, environ 222 000 de ces employés avaient remboursé leurs trop-payés, ce qui représente un montant total d’environ 2,3 milliards de dollars en fonds recouvrés
- En date du 3 février 2022, environ 115 000 employés avaient un solde de trop-payé non recouvré. Le montant des trop-payés salariaux en souffrance s’élève à environ 552 millions de dollars
Contexte
Le recouvrement des trop-payés cadre avec le mandat du gouvernement du Canada qui consiste à régler une fois pour toutes les problèmes de paye en suspens des fonctionnaires attribuables au système de paye Phénix. Les trop-payés salariaux touchent des employés actuels et d’anciens employés de la fonction publique dans tous les ministères et organismes et dans l’ensemble du pays.
En collaboration avec le Bureau du contrôleur général, Services publics et Approvisionnement Canada a établi des stratégies de recouvrement :
- pour les employés actuels, la priorité est accordée aux dossiers de trop-payés datant de 2016 afin de protéger le droit de l’État de recouvrer ces paiements en trop
- pour les pensionnés, le receveur général a mis en place une stratégie pour recouvrer les trop-payés à partir des fonds de pension, par l’entremise du Centre des pensions du gouvernement du Canada
- anciens employés ne recevant pas de pension : le receveur général fournit un soutien et une orientation aux ministères et aux organismes à cet égard
Afin de protéger le droit de l’État de recouvrer les paiements en trop à l’intérieur de la période limite de 6 ans imposée par la loi, les employés actifs doivent d’abord reconnaître leurs trop-payés pour se prévaloir des options de remboursement souples mises en place par le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines – Relations avec les employés et Rémunération totale. Ces options permettent à l’employé de reporter le recouvrement du trop-payé jusqu’à ce que son dossier de paye ait été rapproché et qu’il ait reçu 3 payes exactes consécutives.
Les employés actifs qui ne peuvent se prévaloir des options de remboursement souples seront assujettis aux mesures de recouvrement décrites dans la lettre d'avis de trop‑payé. Les anciens employés ne sont pas admissibles aux options de remboursement souples, et l’État a le droit de recouvrer leurs trop-payés à même les premiers fonds disponibles.
La Direction générale du receveur général et des pensions a repris le recouvrement des trop-payés auprès des pensionnés qui ont déjà été employés par un ministère ou un organisme client du Centre des services de paye de la fonction publique.
Il incombe aux ministères et aux organismes non clients du Centre des services de paye de la fonction publique de recouvrer les fonds auprès de leurs employés actuels et de leurs anciens employés. Le Centre des pensions du gouvernement du Canada leur offrira toutefois de l’aide en ce qui concerne les pensionnés, sur demande.
Trop-payés administratifs et trop-payés réels
Les trop-payés administratifs faisaient partie du processus normal d’administration de la paye et servaient à s’assurer que les employés étaient correctement rémunérés. Ces trop-payés étaient générés lorsque l’affectation intérimaire d’un employé était consignée en retard, et le trop-payé était automatiquement récupéré lorsque le paiement rétroactif de l’affectation intérimaire était versé. Ce mécanisme permettait au système de paye de rapprocher automatiquement, lors des périodes de paye subséquentes, la différence entre le taux salarial régulier de l’employé et le taux salarial du poste intérimaire sans que la rémunération de l’employé soit touchée. En octobre 2020, un nouveau processus a été mis en place, et ce type de trop-payé n’est plus créé à cette fin.
Les trop-payés réels se produisent habituellement quand certains mouvements de paye ne sont pas soumis ou traités rapidement. Dans certains cas, les trop-payés sont attribuables à une saisie tardive ou à un traitement tardif quand l’exécution en temps opportun est primordiale. Certaines situations découlent d’événements imprévus liés au travail et à la vie personnelle. Ces cas font partie des activités courantes de rémunération.
Initiative Ressources humaines et paye de la prochaine génération
Messages clés
- Chaque fonctionnaire doit être payé avec exactitude et à temps, chaque fois
- L’initiative prochaine génération (ProGen) ressources humaines (RH) et paye explore des options pour une solution de ressources humaines et de paye future qui répond aux besoins des utilisateurs et suit les processus modernes de gestion des personnes
- Cette initiative vise à élaborer une solution axée sur l'utilisateur, accessible et infonuagique à l’échelle de l’entreprise qui répondra aux besoins complexes du gouvernement du Canada, aujourd'hui et à l'avenir
- Les travaux sont en cours avec les communautés de RH et de paye du gouvernement pour moderniser et rationaliser les processus de RH et de paye afin de les aligner sur un logiciel disponible dans le commerce
- L’Équipe de ProGen RH et paye a mobilisé une vaste représentation de plus de 1 400 participants dans le gouvernement du Canada
- Au cours de la dernière année, une série de tests pilotes ont été réalisés avec le ministère du Patrimoine canadien. Comme ces tests ont été effectués à l’extérieur du système de paye actuel, ils n’ont pas eu d’incidence sur la paye des employés
- ProGen RH et paye travaille aussi avec Ceridian en vue d’offrir des options et des recommandations concernant un nouveau système de RH et de paye intégré pour les employés du gouvernement du Canada. On prévoit que les recommandations seront soumises au Secrétariat du Conseil du Trésor en 2023
Éléments de données clés
- Plus de 890 participants ont participé à plus de 100 séances de travail depuis septembre 2020
- Plus de 500 participants ont participé à des séances « Posez-moi toutes vos questions »
- Le budget de 2019 a attribué 113,1 M$ en financement pour l’initiative Ressources humaines et paye de la prochaine génération jusqu’en 2023, qui, en date du 28 février 2022 inclut les contrats suivants :
- Ceridian Canada Ltd est fixé à 18 479 003 $ (taxes incluses) et consiste à fournir des services pour appuyer la deuxième phase, Conception et expérimentation
- SAP Canada Inc. était fixé à 6 455 757 $ (taxes incluses) et était pour les premières phases exploratoires; il n’est plus actif
- Workday est fixé à 29 312 395 $ (taxes incluses) et consiste à examiner la viabilité future de la mise en œuvre de la solution logicielle SaaS de gestion du capital humain dans le nuage, en mettant l’accent sur un nuage plus sécurisé afin d’appuyer les organisations hautement sécurisées du gouvernement du Canada
Contexte
Dans le budget de 2018, le gouvernement a annoncé son intention de renoncer au système de paye actuel et de commencer à en élaborer un nouveau qui sera plus adapté à la complexité de la structure de ressources humaines et de paye au gouvernement fédéral.
En septembre 2019, le gouvernement a annoncé un investissement de 113,1 M$ dans la conception et la réalisation conjointes de projets pilotes pour la solution de Ressources humaines et paye de la prochaine génération. Ces projets pilotes mettront à l’essai des solutions potentielles par rapport aux complexités réelles des systèmes de ressources humaines et de paye du gouvernement fédéral. Cet investissement confirme l’engagement du budget de 2019 de renoncer au système de paye Phoenix, en vue d’en adopter un qui répond davantage aux besoins actuels et futurs de la fonction publique de classe mondiale du Canada.
À ce moment-là, le gouvernement a également annoncé qu’il avait choisi SAP, Workday et Ceridian comme fournisseurs jugés qualifiés pour réaliser la solution ProGen RH et paye pour le gouvernement du Canada.
En mars 2020, par suite d’évaluations et de tests exhaustifs, on a annoncé que SAP avait été choisi pour travailler en collaboration à un projet pilote pour une nouvelle solution de RH et de paye. SAP a été choisie grâce à un processus d’évaluation rigoureux ouvert et transparent qui était centré sur les utilisateurs. Les évaluations comprenaient des aspects comme la mesure des fournisseurs relativement aux normes numériques et à la protection des renseignements personnels et de sécurité, ainsi que la mise à l’essai de centaines de scénarios de RH et de paye, simples et complexes.
Le 1er avril 2020, la direction de ProGen RH et paye a été transférée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada à Services partagés Canada (SPC). La dirigeante principale des ressources humaines au SCT demeure la responsable opérationnelle et une collaboratrice clé de l’initiative ProGen RH et paye.
Le 14 octobre 2020, on a annoncé la sélection du ministère du Patrimoine canadien pour la phase exploratoire de l'initiative ProGen RH et paye. Patrimoine canadien a été choisi comme ministère pilote pour la phase exploratoire parce que son organisation procure une bonne représentation de la complexité des ressources humaines du gouvernement, notamment les divers groupes professionnels, la représentation régionale, les heures supplémentaires et d’autres considérations.
Par suite de l’achèvement réussi de la phase exploratoire en avril 2021, le gouvernement du Canada s’est tourné vers un nouveau fournisseur. Le 14 septembre 2021, il a conclu une modification de contrat avec Ceridian pour les 18 prochains mois pour la phase conception et expérimentation de l’initiative ProGen RH et paye.
Le 27 juillet 2021, le gouvernement du Canada a annoncé l’élargissement des tests pour inclure le ministère des Pêches et des Océans et la Garde côtière canadienne, ainsi que Développement économique Canada pour les régions du Québec.
Les 3 fournisseurs sont restés qualifiés pour travailler avec le gouvernement à des solutions de RH et de paye futures. Cela procure au gouvernement une souplesse maximale pour accéder aux solutions des meilleurs fournisseurs de leur catégorie, ce qui est crucial pour l’approche de ProGen RH et paye.
Tout test réalisé n'aura aucune incidence sur la paye réelle des employés. Tous les tests de l’initiative ProGen RH et paye continueront d’être effectués en parallèle avec les systèmes de RH et de paye existants, et tous les tests ont été conçus de façon à assurer le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels.
Tout au long de ce processus, l'Équipe de ProGen RH et paye s'engage avec des employés de la fonction publique, des dirigeants, des conseillers en ressources humaines et des spécialistes techniques, le secteur privé et d’autres gouvernements, tout en travaillant main dans la main avec les agents négociateurs à l'élaboration d'une solution de RH et de paye axée sur l'utilisateur.
Dans le cadre de cette initiative pilote, l’équipe de ProGen RH et paye a engagé une vaste représentation de plus de 1 400 participants dans le gouvernement du Canada, par l’entremise de séances de travail et de séances « Posez-moi toutes vos questions ». Ces activités constituent le fondement de la Phase exploratoire de ProGen RH et paye et éclaireront les prochaines étapes de l'initiative.
La stabilisation continue du système de paye actuel du gouvernement du Canada reste une priorité absolue pour le gouvernement et est gérée par Services publics et Approvisionnement Canada.
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