Ressources humaines et paye : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – 29 mai 2023
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Initiatives d’approvisionnement liées à Phénix IBM et à la stabilisation de la paye
Contexte
La présente porte sur le soutien offert par le fournisseur dans le dossier du système Phénix (IBM/défi de l’innovation) ainsi que sur d’autres initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye.
Remarque : Toutes les questions relatives à la solution de paye et de ressources humaines (RH) de prochaine génération figurent sur une autre fiche pour la période de questions élaborée par Services partagés Canada (SPC).
Réponse suggérée
- Le gouvernement du Canada (GC) est résolu à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place plus de 3 000 améliorations et correctifs de systèmes, qui ont contribué à rendre l’environnement du système de paye plus stable
- Par conséquent, nous avons accru la stabilité globale du système et amélioré le rendement pour le traitement de la paye
- Nous continuons de mener de vastes efforts de consultation auprès d’experts, du secteur privé et de syndicats du secteur public fédéral pour stabiliser davantage le système de paye et avons conclu des contrats stratégiques pour nous aider à atteindre ce but
Si l’on insiste sur l’historique du contrat d’IBM :
- En 2011, IBM a obtenu le contrat pour le système de paye Phénix dans le cadre d’un processus d’appel d’offres concurrentiel, ouvert et transparent
- Entre 2011 et 2022, 50 modifications ont été apportées à ce contrat, portant sa valeur totale à 545 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications sont chose courante dans un processus de gestion de contrat. Elles offrent la flexibilité nécessaire pour adapter les produits livrables du contrat en vue de répondre aux exigences des programmes
- En mai 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs qualifiés souhaitant assurer un soutien opérationnel continu à l’égard du système de paye Phénix à l’échéance du contrat original de 2011 avec IBM Canada Limitée, soit en mars 2022
- À la suite de l’évaluation approfondie des 3 soumissions, il a été déterminé que seul IBM respectait les exigences obligatoires. Un surveillant de l’équité indépendant a conclu que le processus d’approvisionnement a été mené de manière équitable, ouverte et transparente. Le rapport du tiers est disponible sur le site Web de SPAC
- SPAC a négocié des contrats de services techniques, de services professionnels, ainsi que de fourniture de logiciels et d’assistance pour assurer la continuité de la stabilisation des opérations de la paye et fournir des services de soutien
Si l’on insiste sur l’attribution du contrat attribué au cabinet McKinsey & Company pour les services du projet accélérateur :
- En rationalisant les processus et en uniformisant le travail afin d’accroître les gains d’efficacité, d’accélérer le traitement des mouvements de paye et de renforcer les capacités grâce à de nouvelles méthodes de travail, le contrat de services octroyé au cabinet McKinsey & Company dans le cadre du projet accélérateur a contribué à augmenter la qualité du travail et la productivité des responsables du traitement de la paye au Centre des services de paye
- De plus, les innovations en matière d’intégration et de formation des nouvelles recrues devraient permettre aux employés de contribuer plus rapidement à la résolution des cas
- Le travail effectué jusqu’à présent a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du Centre des services de paye. Par exemple, en date du 7 décembre 2022, la moyenne globale annuelle de cas traités quotidiennement par un professionnel de la rémunération a augmenté de 14 % par rapport à la même période en 2021
Si l’on insiste sur l’attribution du contrat modifié à McKinsey pour des services dans le cadre du projet accélérateur :
- En février 2020, le cabinet McKinsey & Company a obtenu un contrat dans le cadre d’un processus d’approvisionnement ouvert, équitable, transparent et concurrentiel
- Au total, 2 propositions ont été soumises et évaluées avant que le contrat ne soit attribué
- Le cabinet McKinsey & Company a mis son expertise à profit pour simplifier les processus et uniformiser le travail au Centre des services de paye, de manière à accroître l’efficience et à accélérer le traitement des mouvements de paye ainsi qu’à renforcer les capacités grâce à l’adoption de nouvelles méthodes de travail
- Le 1er novembre 2022, SPAC a apporté une dernière modification au contrat de services pour le projet d’Accélérateur afin d’aider le Centre des services de paye à mettre à jour son programme de formation et d’intégration pour les nouveaux employés
- Une modification ultérieure a été apportée pour prolonger le contrat de 2 mois (jusqu’au 31 mai), sans coût additionnel, pour donner à McKinsey le temps de déposer un rapport de clôture
Trop-payés salariaux liés à Phénix
Contexte
La présente concerne les trop-payés salariaux liés à Phénix. Un trop-payé salarial est un montant versé à un employé auquel ce dernier n’avait pas droit. Les trop-payés peuvent viser les employés actuels et les anciens employés.
Remarques :
- Les questions qui concernent la Directive sur les conditions d’emploi doivent être adressées au président du Conseil du Trésor
- Les questions qui concernent la radiation des trop-payés en raison de l’échéance du délai de prescription de 6 ans doivent être adressées au président du Conseil du Trésor
- Les questions qui concernent les répercussions fiscales des problèmes de paye découlant de Phénix doivent être adressées à l’Agence du revenu du Canada
Réponse suggérée
- Notre priorité consiste à offrir du soutien aux employés actuels et aux anciens employés et à régler les problèmes de paye le plus rapidement possible, y compris le recouvrement des trop-payés
- Tous les systèmes de paye peuvent générer des trop-payés. Le recouvrement des trop-payés faisait partie des activités du GC bien avant la mise en œuvre du système de paye Phénix
- Le recouvrement des trop-payés auprès des employés actuels et des anciens employés, ainsi que des employés bénéficiant d’une pension, fait également partie du processus normal de l’administration de la paye
- Dans son rôle d’intendance, le gouvernement a l’obligation de procéder au recouvrement des trop-payés
- Depuis le lancement de Phénix, plus de 267 800 employés actuels et d’anciens employés du gouvernement fédéral ont remboursé leurs trop-payés ou ont établi des ententes pour le faire, ce qui représente plus de 2,5 milliards de dollars en fonds recouvrés
Si l’on insiste sur le soutien offert aux employés actuels et aux anciens employés :
- Nous sommes conscients que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les personnes touchées. De nombreuses mesures ont été mises en place pour aider les personnes qui éprouvent des difficultés financières, notamment des options de remboursement flexibles
- Les lettres d’avis de trop-payé envoyées aux employés comprennent des renseignements détaillés sur les événements de paye qui ont mené au trop-payé et sur les étapes à suivre si les employés ont des questions au sujet des montants de trop-payés indiqués
- Si un employé reconnaît le trop-payé selon l’échéance indiquée dans la lettre (habituellement 4 semaines), il continuera de bénéficier des mesures d’assouplissement en ce qui concerne le remboursement
- Un régime flexible de remboursement peut donc être mis en place, et les recouvrements ne commenceraient que lorsque :
- tous les mouvements de paye non traités de l’employé l’auront été
- l’employé aura reçu 3 payes exactes consécutives
- une entente de recouvrement aura été conclue avec l’employé
- En ce qui concerne les pensionnés qui ne prennent pas de dispositions avec leur bureau de rémunération pour rembourser leur trop-payé : le Receveur général recouvrera le trop-payé sur les prestations de pension par l’intermédiaire du Centre des pensions du GC
- le taux de recouvrement de fonds à partir de la pension de retraite d’un ancien employé est généralement établir à 10 % des prestations mensuelles
- cependant, le taux peut être réduit jusqu’à 5 % des prestations mensuelles si le pensionné éprouve des difficultés financières
Si des questions sont posées sur la radiation des créances liées aux trop-payés salariaux frappés de prescription :
- Le recouvrement des trop-payés fait partie de la gestion responsable des fonds des contribuables, puisque le non-respect de cette obligation entraînerait des pertes financières considérables pour l’État
- Dans le cadre de ses principales responsabilités, SPAC soutient les ministères et les organismes fédéraux en administrant la paye et les avantages sociaux ainsi que les régimes de retraite pour le GC
- Chaque ministère et/ou organisme est chargé de signaler ses comptes débiteurs (dettes envers la Couronne) au Receveur général afin qu’ils soient inclus dans les comptes publics
- Le Centre des services de paye n’a pas le pouvoir de déterminer quand un trop-payé (en tout ou en partie), est frappé de prescription. Cette décision est prise par les ministères clients. Les ministères clients, avec le soutien du Secrétariat du Conseil du Trésor, sont également responsables de la présentation de la radiation des créances liées aux trop-payés frappés de prescription
- Les trop-payés salariaux s’élèvent à environ 553,3 millions de dollars (en date du 24 avril 2023)
Traitement des mouvements de paye
Contexte
La présente note porte sur les efforts déployés et les progrès réalisés pour stabiliser l’administration de la paye, gérer les mouvements de paye entrants et réduire de façon continue l’arriéré.
Remarque : Toutes les questions relatives à la solution de paye et de RH de prochaine génération figureront sur une autre fiche pour la période de questions qui sera élaborée par SPC.
Réponse suggérée
- Les fonctionnaires du Canada méritent d’être payés convenablement et à temps
- En raison des changements survenus dans la fonction publique et des nombreuses priorités touchant la paye, le Centre des services de paye a constaté une augmentation importante du nombre de mouvements à traiter en 2021. Cette augmentation s’est accélérée en 2022 et s’est poursuivie en 2023
- Le GC reste déterminé à résoudre les problèmes de paye des fonctionnaires, à réduire le nombre de mouvements en attente et à poursuivre la mise en œuvre de nombreuses mesures visant à améliorer et à appuyer la stabilisation de la paye
En cas de questions sur les récentes augmentations de la file d’attente globale et de l’arriéré :
- Les progrès dans la réduction de la file d’attente des mouvements en suspens ont ralenti en raison de l’augmentation significative du nombre de mouvements reçus par le Centre de paye
- Nous nous efforçons de gérer les nouveaux mouvements dans le respect des normes de service afin de minimiser et de prévenir la création de nouveaux mouvements en attente
- De nombreux mouvements en attente sont complexes et doivent être traités par des employés expérimentés
- Nous veillons à ce que les cas les plus complexes soient confiés à nos employés les plus expérimentés et nous accélérons les efforts de recrutement pour pourvoir les postes vacants
- Nous restons déterminés à traiter en priorité les mouvements en attente les plus critiques, en fonction de leur ancienneté et de leur incidence sur l’employé
- Je tiens à souligner que d’importants efforts en matière de dotation en personnel sont déployés pour renforcer les capacités du Centre des services de paye
- Depuis l’automne 2022, le Centre des services de paye a intégré plus de 570 nouveaux employés, dont 144 ont débuté en mai 2023. Nous sommes en voie d’embaucher 175 employés supplémentaires d’ici la fin de l’été 2023
Stabilisation de la paye et initiatives de ressources humaines et de paye de prochaine génération
Contexte
La présente porte sur les efforts déployés et les progrès réalisés pour soutenir les employés et stabiliser l’administration de la paye, ainsi que sur les sommes investies dans le système Phénix et sur les initiatives de RH et de paye de prochaine génération.
Remarques :
- Les questions relatives à la santé mentale des fonctionnaires, aux conventions collectives et à l’indemnisation pour les dommages causés par le système de paye Phénix doivent être adressées à la présidente du Conseil du Trésor
- Les questions relatives à l’impôt sur le revenu relèvent de l’Agence du revenu du Canada. Les questions liées à l’assujettissement à l’impôt des paiements de dommages-intérêts doivent être adressées à l’Agence du revenu du Canada
Réponse suggérée
- Le GC est résolu à appuyer les employés et continue d’agir sur tous les fronts pour régler les problèmes de paye au sein de la fonction publique
- Depuis le lancement de Phénix, nous avons instauré une série de mesures et réalisé des progrès constants vers la stabilisation de la paye
- Nous avons mis en place plus de 3 000 améliorations et correctifs de système, qui ont accru la stabilité du système de paye et de l’environnement global de l’administration de la paye
- L’initiative RH et paye de la prochaine génération vise à tester la viabilité d’une solution de rémunération et de RH de niveau commercial pour remplacer le système de paye actuel ainsi que plus de 33 systèmes de RH. et plusieurs systèmes et applications périphériques
- L’initiative des RH et de la paye de la prochaine génération met à l’essai une solution commerciale par rapport à un certain nombre de scénarios complexes qui représentent les besoins en RH et en paye du GC. Cette mise à l’essai est entreprise avec les ministères et organismes partenaires pour s’assurer que l’initiative met à l’essai des scénarios complexes qui reflètent leur réalité quotidienne
Si l’on insiste sur l’arriéré :
- En date du 26 avril 2023, le nombre de mouvements de l’arriéré qui ont une incidence financière et qui sont en sus de la charge de travail normale a diminué de 46 % par rapport au sommet atteint en janvier 2018, ce qui représente une réduction de 175 000 mouvements
- Au cours de la même période, le nombre de mouvements dans la file d’attente globale du Centre des services de paye a diminué de 35 %, ce qui représente une réduction de 222 000 mouvements
- Nous continuons d’examiner les besoins futurs en ressources du Centre des services de paye pour nous assurer que les fonctionnaires soient payés avec exactitude et à temps
Si l’on insiste sur le soutien offert aux employés :
- SPAC a mis en œuvre une série de mesures destinées à stabiliser l’administration de la paye
- Parmi ces mesures, mentionnons l’offre d’un soutien accru aux employés par l’entremise de notre Centre de contact avec la clientèle, l’introduction du modèle d’équipes mixtes de paye et l’application de correctifs techniques ayant permis d’améliorer le traitement de la paye, notamment l’automatisation accrue de mouvements
- L’amélioration de l’automatisation a permis d’atténuer en partie la croissance du nombre de cas entrants. Entre 2019 et 2022, le nombre net de cas entrants a bondi de 25 %, mais la charge de travail manuelle n’a augmenté que de 8 %
- Les employés qui ne reçoivent pas l’intégralité de leur paye ont accès et continueront d’avoir accès à des mesures de soutien financier. Ces mesures comprennent l’avance de salaire d’urgence et le paiement prioritaire
- Des assouplissements au niveau du remboursement ont été mis en place pour aider à limiter les difficultés financières pour les employés devant rembourser des trop-payés attribuables aux problèmes du système de paye Phénix
- Le Centre de contact avec la clientèle transmet aux niveaux supérieurs les cas de difficulté financière afin qu’on puisse y remédier rapidement, et les agents sont formés pour intervenir dans les situations où les employés pourraient être en détresse
Si l’on insiste sur les mesures précises qui ont été prises :
- Nous avons lancé MaPayeGC dans tous les ministères et organismes qui utilisent Phénix. MaPayeGC est une application Web qui offre aux employés un portrait centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux afin de les aider à mieux comprendre leur paye
- Nous avons mis en œuvre une solution de refonte de la rétroactivité, qui accroît l’automatisation du traitement des mouvements tardifs et des paiements rétroactifs de masse admissibles
- En avril 2021, nous avons lancé un état des gains plus convivial dans MaPayeGC, qui vise à aider les employés à mieux comprendre leur paye
- Nous continuons à nous concentrer sur le traitement des mouvements en suspens tout en nous efforçant de traiter les nouveaux mouvements dans le respect des normes de service 95 % du temps. Par exemple, de décembre 2020 à avril 2023, les mouvements en suspens datant d’avant 2020 sont passés de 117 000 à 50 000 (une diminution de 57 %)
- En outre, nous respectons de plus en plus les normes de service. En 2022, le Centre des services de paye a respecté les normes de service dans 84 % des cas en moyenne, comparativement à 83 % en 2022, 80 % en 2021 et à 72 % en 2020
Si on insiste sur les prochaines étapes de l’initiative RH et paye de prochaine génération :
- La prochaine génération de RH et paye travaille à terminer les essais de viabilité ce printemps en vue de présenter une recommandation au gouvernement plus tard en 2023
- Ces travaux s’inscrivent dans le cadre d’une approche globale du GC en matière de technologie de l'information, qui consiste à remplacer les anciens systèmes par des solutions numériques modernes. C’est une transformation fondamentale de la façon dont le gouvernement fonctionne. Pour ce faire, nous travaillons en étroite collaboration avec le Bureau du dirigeant principal des RH du Secrétariat du Conseil du Trésor
Si on insiste sur le coût de l’initiative RH et paye de prochaine génération :
- L’initiative évalue le coût total de propriété des principales composantes d’un système de RH et de paye alors que nous élaborons la recommandation pour le gouvernement
- Le coût total de la mise en œuvre d’un nouveau système, y compris les coûts opérationnels permanents, sera déterminé lorsqu’une solution aura été mise à l’essai et jugée viable
Si l’on insiste sur l’approche de mise à l’essai de la solution de rémunération et RH :
- Tous les tests se déroulent dans un environnement simulé, distinct du système existant utilisé pour payer les employés
- Les résultats obtenus à ce jour indiquent que la solution commerciale (Ceridian Dayforce) répond déjà à la majorité des exigences requises pour les parties critiques des RH et de la paye
- L'initiative a également permis d'identifier un certain nombre de pratiques complexes en matière de RH et de paye à traiter pour permettre au GC d'adopter une solution commerciale
- Notamment, la normalisation et la simplification des règles de RH et de paye du GC seront essentielles à la mise en œuvre réussie de toute solution commerciale
- Les essais seront achevés dans les mois à venir et leurs résultats serviront de base à une recommandation en 2023
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