Fiche de référence : S’inscrire au système Données d’inscription des fournisseurs

Notions élémentaires sur le système Données d'inscription des fournisseurs (DIF)

Étape 1 : Créer et gérer votre compte

  1. Rendez-vous sur le Site Web DIF et choisissez la langue d'affichage désirée.
  2. Cliquez sur Commencer l'inscription.
    Capture d'écran : Page d'acceuil du site Web Données d'inscription des fournisseurs (DIF). La page d'acceuil présente des renseignements de base sur le système DIF et comporte des liens vers les tâches clés comme s'inscrire, obtenir un Numéro d'entreprise - Approvisionnement (NEA), accéder à votre compte DIF et gérer votre compte DIF.
  3. Entrez votre Numéro d'entreprise (NE) dans l'espace prévu et cliquez sur Commencer l'inscription pour passer à la prochaine étape.
    Capture d'écran : Commencer l'inscription. L'écran vous demande d'entrer votre Numéro d'entreprise obtenu de l'Agence du revenu du Canada. Ce numéro consiste aux 9 premières chiffres du numéro de Taxe sur les produits et services (TPS) ou Taxe de vente harmonisée (TVH) associé à votre entreprise. Ceci fait partie de la première étape d'inscription dans le système DIF. La deuxième étape consiste à ajouter de l'information sur l'entreprise et sur les produits que vous offrez afin de compléter le profil de votre entreprise.

    Rappel : Récupérez votre NE composé de 9 chiffres. Vous devez utiliser le NE lié à votre compte de la Taxe sur les produits et services (TPS) à l'Agence du revenu du Canada (ARC), et non pas un NE provincial, par exemple. Pour plus d'information sur votre NE de l'ARC, consultez la page d'inscription du NE ou communiquez avec l'ARC par téléphone au 1‑800‑959‑7775.

  4. Entrez les informations demandées (raison sociale, nom de l'inscrit, téléphone, courriel, nom d'utilisateur, mot de passe, confirmation du mot de passe) et cliquez sur Continuer pour passer à la prochaine étape.
    Capture d'écran : Créer un compte. L'écran vous demande d'entrer les informations de base à propos de l'inscrit (vous-même) et de votre entreprise, y compris la raison sociale, le nom de l'inscrit, numéro de téléphone, courriel, le nom d'utilisateur et le mot de passe. Tous les champs sont obligatoires, sauf la poste téléphonique.

    Attention: Votre raison sociale est le nom de votre entreprise telle qu'inscrite auprès de l'ARC, exactement. Si vous êtes travailleur autonome, votre raison sociale se compose de votre prénom et nom. Souvent, les problèmes d'inscription sont reliés à une mauvaise retranscription de la raison sociale. Même un espace de trop rejettera la demande.

  5. Une page de confirmation s'affichera. Vérifiez les informations et cliquez sur Continuer pour passer à la prochaine étape.
  6. La fenêtre ci-dessous, intitulée Étape 1 terminé, vous indique que le système de l'ARC vérifie la validité de votre NE et votre raison sociale.
    Capture d'écran : Créer un compte - Étape 1 terminée. L'écran vous informe que vos données sont envoyées à l'Agence du revenu du Canada pour validation dans le cadre du processus d'inscription. Il s'agit aussi d'un préavis aux utilisateurs de ne soumettre qu'une demande d'inscription. L'écran comporte aussi un rappel pour vous de continuer le processus et de compléter la deuxième étape d'inscription afin d'activer votre compte et d'assurer que vos informations sont visibles aux acheteurs du gouvernement.
  7. Vous recevrez un courriel de Soutien en approvisionnement Canada avec l'objet Validation de votre inscription DIF. Il y a deux types de réponses possibles :
    • Informations non validées : Vérifiez attentivement la transcription de votre NE et votre raison sociale. La plupart du temps, un refus de l'ARC est dû à une mauvaise retranscription des informations.
    • Informations validées : Dans le courriel de validation, prenez en note votre NEA (en format : 123456789 PG0001) et cliquez sur le lien situé un peu plus bas dans le courriel pour accéder à votre compte.

    La vérification se fait en quelques minutes. Si vous ne recevez pas de courriel de confirmation dans les deux jours ouvrables ou si vous avez de la difficulté à faire valider vos informations, contactez la LigneInfo au 1‑800‑811‑1148 ou sac-pac@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Étape 2 : Accéder à votre compte et compléter votre profil d'entreprise

  1. Pour accéder à votre compte, inscrivez les informations exigées (NEA, nom d'utilisateur, mot de passe) et cliquez sur Envoyer.
    Capture d'écran : Accéder à mon compte. C'est l'écran de connexion à votre compte DIF. Il faut entrer votre Numéro d'entreprise - Approvisionnement (NEA), votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter.
  2. Entrez les informations sur votre entreprise (champs obligatoires : nom de l'inscrit, téléphone, courriel, type d'entreprise, pays propriétaire, taille de l'entreprise, secteur d'affaires, langue officielle, fournisseur autochtone) et cliquez sur Envoyer pour passer à la prochaine étape.
    Capture d'écran : Information sur l'entreprise. La première fois que vous vous connectez à votre compte DIF, on vous demande de compléter ce formulaire avec les informations sur votre entreprise pour continuer votre inscription dans le DIF.
  3. Entrez une adresse postale (champs obligatoires : ligne d'adresse 1, ville, province / territoire / État si au Canada ou aux États-Unis, pays, code postal / code ZIP) et cliquez sur Envoyer pour passer à la prochaine étape.
    Capture d'écran : Adresse postale. Dans le cadre du processus d'inscription, cet écran vous demande d'entrer l'adresse postale de votre entreprise.

    Important : L'envoie des paiements ne se fait plus par voie postale mais bien par voie électronique, soit par virement bancaire direct.

  4. Vous verrez une fiche de confirmation. Cliquez sur Continuer l'inscription pour confirmer les renseignements et passer à la prochaine étape.
  5. Remplissez les informations concernant la personne-ressource de votre entreprise (champs obligatoires : nom, téléphone; tout autre champ est facultatif) et cliquez sur Envoyer pour passer à la prochaine étape.
    Capture d'écran : Personne-ressource. Dans le cadre du processus d'inscription, cet écran vous demande d'entrer les coordonnées de la personne-ressource pour votre entreprise. Chaque compte du DIF doit être associé à au moins une personne-ressource.
  6. Vérifiez les informations sur la personne-ressource et cliquez sur Continuer l'inscription pour passer à la prochaine étape.
  7. Pour compléter votre compte, ajoutez de l'information sur les biens et services que votre entreprise vend en cliquant sur Ajouter un produit.
    Capture d'écran : Inscription terminée. Cet écran vous informe que votre compte DIF est actif mais incomplet. Vous devez ajouter de l'information sur les biens ou les services que vous offrez pour que les acheteurs du gouvernement puissent accéder à votre profil d'entreprise. Il y a trois options pour procéder: Ajouter un produit, Retour à Achats et ventes, Réviser / Éditer ma fiche DIF.

    Conseil : Cette étape n'est pas obligatoire mais recommandée, car elle permet aux ministères et organismes fédéraux de connaître votre entreprise et les biens et services que vous offrez. Sinon, votre profil d'entreprise ne sera pas visible pour les acheteurs du gouvernement.

  8. Sélectionnez les régions dans lesquelles vous pouvez assurer l'approvisionnement de vos biens et services. Cliquez sur Mettre à jour pour passer à l'étape d'ajouter vos produits.
    Capture d'écran : Information sur les produits (biens/services). Cet écran vous demande de sélectionner les régions dans lesquelles vous pouvez assurer l'approvisionnement de vos biens et services, y compris les provinces et les territoires du Canada et à l'échelle internationale (le Canada non compris.)
  9. À cette étape, on vous offre trois méthodes pour trouver vos codes de produits, soit par :
    • Recherche par mot clé;
    • Recherche par code de produit, ou;
    • En cliquant sur les dossiers et les sous-dossiers () jusqu'à ce que vous arriviez sur l'icône cercle gris () pour choisir le Numéro d'identification des biens et services (NIBS) correspondant à vos biens et services.
    Capture d'écran : Ajouter des biens et services à votre compte. Il s'agit ici de la dernière étape de l'inscription, où on vous demande d'identifier les produits et services que vous offrez. Vous pouvez identifier et choisir des produits et services en faisant une recherche par mot-clé ou code de produits (si vous le savez.) Comme alternative, vous pouvez faire une recherche dans les dossiers qui organisent les biens et les services par des catégories.

    Conseil : Il peut être difficile de déterminer avec certitude quel NIBS est le bon pour vos biens et services. Prenez en note les NIBS qui se rapprochent de vos produits et faites une recherche dans le moteur de recherche des appels d'offres. Ainsi, vous pouvez vérifier si les appels d'offres qui apparaissent répondent bien à ce que vous pouvez offrir.

    Il se peut aussi qu'il y ait plusieurs possibilités de NIBS pour un seul besoin. Par exemple, les services de déménagement engloberaient les NIBS suivants :

    • V502A : Service de réinstallation
    • V401 : Autres services de transports, de voyages et de déménagement
    • V : Services de transports, d'agences de voyage et de déménagement
    • V001BA : Déménageurs, meubles et équipement de bureau et entreposage.
  10. Cliquez sur Retourner à la liste des produits pour afficher la liste sommaire de votre sélection.
  11. Lorsque vous avez ajouté l'ensemble des NIBS correspondant à vos biens et services, votre compte est officiellement activé et complété. Vous pourrez en tout temps modifier les informations de votre compte.

La solution d'achats électroniques

Le gouvernement fait passer les approvisionnements fédéraux en ligne. Pendant cette transition, vous pourrez peut-être participer à certains appels d'offres par l'intermédiaire de la solution d'achats électroniques. En savoir plus.

Obtenir de l'aide supplémentaire

Il existe plusieurs outils pour vous aider à faire affaire avec le Gouvernement du Canada.

Si vous avez besoin d'aide pour comprendre le processus d'approvisionnement fédéral ou pour vous inscrire en tant que fournisseur :

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