Clarifications sur la Politique d’inadmissibilité et de suspension (bulletins d’information)

Information visant à aider les fournisseurs à comprendre les exigences et les processus qui s’appliquent à eux dans le cadre de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

Sur cette page

• Renseignements devant être fournis avec une offre ou une soumission
• Fourniture d’une attestation ou d’une déclaration fausse ou trompeuse
• Application de la Politique d’inadmissibilité et de suspension aux sous-traitants

Renseignements devant être fournis avec une soumission ou une offre

Les fournisseurs doivent soumettre les renseignements suivants pour les contrats et les accords immobiliers assujettis à la Politique d’inadmissibilité et de suspension (la politique) :

1. Liste des noms aux fins de vérification de l’intégrité

L’article 13 de la politique exige que les fournisseurs soumettent une liste des noms aux fins de vérification lorsqu’ils présentent une soumission ou une offre pour des contrats et des accords immobiliers auxquels la politique s’applique.

Les noms fournis seront vérifiés avant l’attribution du contrat ou de l’accord immobilier afin de s’assurer que le fournisseur n’a pas été déclaré inadmissible ou suspendu, de sorte qu’il ne peut faire affaire avec le gouvernement du Canada.

Indépendamment du statut du fournisseur au titre de la politique, il s’agit d’une exigence obligatoire pour l’attribution d’un contrat ou d’un accord immobilier auquel la politique s’applique.

Les noms suivants doivent être fournis aux fins de vérification :

• Dans le cas d’un propriétaire unique, le nom du propriétaire
• Dans le cas d’une société privée, le nom de tous les administrateurs et de toutes les personnes ou entités qui détiennent au moins 5 % des actions
• Dans le cas d’une société cotée en bourse, le nom de tous les administrateurs
• Dans le cas d’une société à but non lucratif, le nom de tous les administrateurs
• Dans le cas d’une société en nom collectif, le nom de tous les partenaires
• Dans le cas d’une société en commandite et d’une société à responsabilité limitée :
  • le nom des tous les associés généraux, accompagnés :
    • si l’associé général est une société cotée en bourse ou une société à but non lucratif, du nom de tous les administrateurs
    • si l’associé général est une société privée, du nom de tous les administrateurs et de toutes les personnes ou entités qui détiennent au moins 5 % des actions
  • Dans le cas d’une fiducie :
    • le nom des fiduciaires, accompagnés :
      • si le fiduciaire est une société cotée en bourse ou une société à but non lucratif, du nom de tous les administrateurs
      • si le fiduciaire est une société privée, du nom de tous les administrateurs et de toutes les personnes ou entités qui détiennent au moins 5 % des actions

Ces renseignements doivent être joints à la soumission ou à l’offre du fournisseur. Si les renseignements ne sont pas transmis avec une soumission ou une offre, celle-ci sera jugée non conforme ou le fournisseur sera exclu de l’attribution d’un contrat ou d’un accord immobilier. Ces renseignements peuvent être fournis en utilisant le formulaire pour la liste des noms aux fins de vérification de l’intégrité.

2. Renseignements relatifs à des accusations criminelles, à des condamnations ou à d’autres circonstances énumérées dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension

En présentant une soumission ou une offre en réponse à une invitation à un appel d’offres ou à un accord immobilier, le fournisseur certifie ce qui suit :

1. qu’il a lu et qu’il comprend la Politique d’inadmissibilité et de suspension (la politique)
2. qu’il comprend que certaines circonstances, décrites dans la politique, entraîneront ou pourraient entraîner une détermination d’inadmissibilité ou une suspension conformément à cette dernière
3. qu’il est au courant que le Canada peut demander des renseignements, des attestations et des validations supplémentaires auprès de l’offrant ou d’un tiers, afin de prendre une décision à l’égard de son inadmissibilité ou de sa suspension
4. qu’aucune circonstance mentionnée sous la rubrique « Renseignements sur les accusations, les condamnations et d’autres circonstances » dans le formulaire de déclaration d’intégrité – également décrite à l'Annexe 2 de la politique – susceptible d’entraîner une détermination d’inadmissibilité ou de suspension ne s’appliquent à lui, à ses affiliés ou aux premiers sous-traitants qu’il propose
5. qu’il n’est au courant d’aucune décision d’inadmissibilité ou de suspension rendue par le Canada à son sujet

Si un fournisseur n’est pas en mesure de fournir toutes les attestations énumérées ci‑dessus, il doit soumettre un formulaire de déclaration d’intégrité dûment rempli au Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs.

Si un fournisseur est en mesure d’attester de sa conformité dans le cadre de sa soumission ou de son offre, il n’a pas à remplir le formulaire de déclaration d’intégrité.

Mise à jour des renseignements fournis

Si des renseignements fournis par les fournisseurs avec une offre ou une soumission changent, les fournisseurs doivent présenter les renseignements mis à jour par écrit.

• Pendant l’évaluation des soumissions ou des offres, un fournisseur doit, dans les 10 jours ouvrables, informer par écrit l’autorité contractante de tout changement ayant des répercussions sur la liste des noms soumise
• Après l’attribution du contrat et pendant toute la durée d’un contrat ou d’un accord immobilier, les fournisseurs doivent informer le Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs, dans les 22 jours ouvrables, de :
  • toute accusation, condamnation ou autre circonstance pertinente aux fins de la politique concernant le fournisseur lui-même, ses affiliées ou ses premiers sous-traitants
  • tout changement ayant des répercussions sur la liste des noms soumise avec l’offre ou la soumission

Le registraire peut être contacté par courrier à l’adresse fournie sur la page pour Communiquer avec le Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs, en l’adressant aux soins du Registraire d’inadmissibilité et de suspension.

Fourniture de renseignements supplémentaires

Dans les cas où l’on demande au fournisseur de fournir des renseignements supplémentaires, y compris des validations de tiers, des attestations, des formulaires de consentement, etc., le fournisseur doit fournir les renseignements demandés dans les délais prescrits. Le non-respect de cette exigence pourrait rendre le fournisseur inadmissible à obtenir des contrats ou à conclure des accords immobiliers avec le Canada.

Fourniture d’une attestation ou d’une déclaration fausse ou trompeuse

Diligence raisonnable du fournisseur

Il incombe à un fournisseur d’assurer la véracité, l’exactitude et l’exhaustivité des attestations et des déclarations qu’il présente.

Par conséquent, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) s’attend à ce qu’un fournisseur exécute ses processus opérationnels avec diligence raisonnable lorsqu’il produit ses attestations et ses déclarations, notamment en confirmant que :

• les circonstances susceptibles d’entraîner une déclaration de suspension ou d’inadmissibilité énumérées dans l’Annexe 2 de la politique ne s’appliquent pas à lui, à ses affiliés ou aux premiers sous-traitants qu’il propose
• et que lui-même, ses affiliés et les premiers sous-traitants qu’il propose ne figurent pas sur la liste publique des fournisseurs inadmissibles et suspendus.

Si un fournisseur éprouve des doutes ou n’est pas en mesure de confirmer les renseignements ci-dessus, il doit soumettre un formulaire de déclaration d’intégrité.

Avec chaque soumission ou offre qu’il présente, un fournisseur doit produire des attestations et toute déclaration. Il doit le faire, qu’il ait présenté ou non une soumission ou une offre distincte, ou qu’il soit visé par une détermination d’inadmissibilité en cours concernant une autre demande de soumissions ou accord immobilier.

Lorsqu’il exerce une diligence raisonnable, un fournisseur devrait consigner par écrit les mesures qu’il prend pour vérifier l’existence d’accusations ou de condamnations, ainsi que continuer d’exercer une surveillance tout au long de la durée du contrat ou de l’accord immobilier. Il lui est en outre recommandé de consigner les mesures qu’il prend dès que des renseignements défavorables sont portés à son attention.

On invite les fournisseurs qui éprouvent des doutes sur leurs responsabilités à communiquer avec le Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs.

Examen des circonstances liées à une attestation ou à une déclaration fausse ou trompeuse et communication avec les fournisseurs

Une attestation ou une déclaration fausse ou trompeuse se produit, entre autres, lorsqu’un fournisseur :

• omet de déclarer des renseignements pertinents
• fournit des renseignements inexacts
• fournit des renseignements incomplets

En effectuant une détermination d’inadmissibilité en raison d’une attestation ou d’une déclaration fausse ou trompeuse, SPAC tiendra compte de tous les renseignements que le ministère juge authentiques et pertinents.

Si SPAC soupçonne qu’un fournisseur lui a présenté une attestation ou une déclaration fausse ou trompeuse, le ministère lui demandera des renseignements qu’il juge pertinents à cette fin. SPAC émettra au fournisseur un avis décrivant les renseignements à fournir.

SPAC donnera alors au fournisseur visé l’occasion de présenter des éléments de preuve et des documents écrits démontrant les circonstances dans lesquelles ses attestations ou ses déclarations ont été faites.

SPAC tiendra compte de tous les renseignements fournis par le fournisseur pour établir si celui-ci a exercé la diligence raisonnable qui s’imposait. Considérant qu’il incombe au fournisseur de bien comprendre et de respecter toutes les obligations auxquelles il est tenu quand il présente une soumission ou une offre, SPAC n’acceptera pas que celui-ci invoque l’ignorance des exigences pour justifier les renseignements inexacts ou incomplets qu’il a soumis.

Notification des fournisseurs

Si SPAC conclut qu’il existe des circonstances qui entraînent l’inadmissibilité d’un fournisseur, il lui émettra un avis d’inadmissibilité.

Application de la Politique d’inadmissibilité et de suspension aux sous-traitants

Définition de sous-traitant

La politique définit un « premier contrat de sous-traitance » comme suit :

1. un contrat conclu entre le fournisseur et une personne (autre que le Canada) pour l’exécution de travaux ou la fourniture de biens dans le cadre d’une partie ou de l’ensemble d’un autre contrat entre le fournisseur et le Canada (y compris toutes les activités, les services, les choses et les objets que le fournisseur doit exécuter, livrer ou fournir dans le cadre d’un contrat ou d’un accord immobilier)
2. un sous-bail conclu entre le fournisseur et une personne (autre que le Canada) pour une partie ou l’ensemble des lieux loués du fournisseur par le Canada (first-tier subcontract)

Un premier sous-traitant s’entend d’un entrepreneur dans le cadre d’un premier contrat de sous-traitance.

Statut du fournisseur

En vertu de la politique, un fournisseur ne peut conclure un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu pour la réalisation des travaux dans le cadre d’un contrat ou d’un accord immobilier conclu avec le Canada.

Sous réserve des exceptions indiquées à l’article 2 de la politique, tout fournisseur qui conclut un contrat ou un accord immobilier avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu, et qui est informé de ladite inadmissibilité ou suspension, ou dans des circonstances où les renseignements sur l’inadmissibilité ou la suspension du sous‑traitant était raisonnablement disponible, peut être déclaré inadmissible à conclure un contrat ou un accord immobilier avec le Canada.

Un fournisseur devient inadmissible ou suspendu à faire affaire avec le gouvernement du Canada à la suite d’une décision du registraire d’inadmissibilité et de suspension. Jusqu’à ce qu’une telle détermination ait été faite, un fournisseur est admissible à l’attribution d’un contrat, d’un premier contrat de sous-traitance ou d’un accord immobilier.

Processus de vérification des sous-traitants

Les fournisseurs doivent vérifier la situation de ses premiers sous-traitants éventuels avant la présentation d’une soumission et avant d’établir une relation contractuelle directe. Les fournisseurs peuvent vérifier le statut d’un sous-traitant éventuel de deux manières :

1. Pour les entreprises, l’entrepreneur principal doit consulter la liste publique des fournisseurs inadmissibles et suspendus afin de déterminer si le sous-traitant éventuel est non admissible ou suspendu en vertu de la Politique.
2. Pour les particuliers, l’entrepreneur principal doit envoyer, par écrit, une demande au registraire d’inadmissibilité et de suspension, ainsi qu’un formulaire de demande de vérification de l’intégrité signé par le sous-traitant éventuel, qui autorise SPAC à communiquer au fournisseur des renseignements sur la situation du sous-traitant en vertu de la politique.

Les formulaires remplis peuvent être envoyés par courriel à l’adresse suivante : tpsgc.surveillancedelintegrite-integritycheck.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Après avoir reçu un formulaire de demande de vérification de l’intégrité du sous-traitant dûment rempli, SPAC informera, par écrit, l’entrepreneur principal, soit par courriel ou par la poste, des résultats de la demande.

Si un sous-traitant est suspendu ou déclaré inadmissible pendant l’exécution d’un contrat ou d’un accord immobilier, l’entrepreneur principal peut poursuivre l’entente ou y mettre fin.

Exceptions

Si un entrepreneur principal doit faire appel aux services d’un sous-traitant suspendu ou inadmissible (par exemple si le seul fournisseur en mesure de réaliser les travaux est inadmissible), il devra obtenir au préalable l’approbation de l’autorité contractante.

Pour demander l’approbation de l’autorité contractante en vue de conclure un contrat avec un sous-traitant suspendu ou inadmissible, l’entrepreneur principal doit présenter une justification écrite expliquant les raisons pour lesquelles il doit faire appel aux services de ce sous-traitant. Les fournisseurs doivent remplir et soumettre le formulaire d’exception pour recourir aux services d’un sous-traitant.

Ils doivent ensuite envoyer le formulaire rempli à l’autorité contractante, par courriel ou par courrier.

Après avoir reçu un formulaire d’exception pour recourir aux services d’un sous-traitant dûment rempli, l’autorité contractante informera, par écrit, l’entrepreneur principal, soit par courriel ou par la poste, s’il peut conclure ou non un contrat de sous-traitance avec le sous-traitant suspendu ou non admissible proposé.

Sous réserve des exceptions indiquées à l’article 2 de la politique, tout fournisseur qui conclut un contrat ou un accord immobilier avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu, et qui est informé de ladite inadmissibilité ou suspension, ou dans des circonstances où les renseignements sur l’inadmissibilité ou la suspension du sous‑traitant était raisonnablement disponible, peut être déclaré inadmissible à conclure un contrat ou un accord immobilier avec le Canada.

Un fournisseur devient inadmissible ou suspendu à faire affaire avec le gouvernement du Canada à la suite d’une décision du registraire d’inadmissibilité et de suspension. Jusqu’à ce qu’une telle détermination ait été faite, un fournisseur est admissible à l’attribution d’un contrat, d’un premier contrat de sous-traitance ou d’un accord immobilier.

Processus de vérification des sous-traitants

Les fournisseurs doivent vérifier la situation de ses premiers sous-traitants éventuels avant la présentation d’une soumission et avant d’établir une relation contractuelle directe. Les fournisseurs peuvent vérifier le statut d’un sous-traitant éventuel de deux manières :

1. Pour les entreprises, l’entrepreneur principal doit consulter la liste publique des fournisseurs inadmissibles et suspendus afin de déterminer si le sous-traitant éventuel est non admissible ou suspendu en vertu de la Politique.
2. Pour les particuliers, l’entrepreneur principal doit envoyer, par écrit, une demande au registraire d’inadmissibilité et de suspension, ainsi qu’un formulaire de demande de vérification de l’intégrité signé par le sous-traitant éventuel, qui autorise SPAC à communiquer au fournisseur des renseignements sur la situation du sous-traitant en vertu de la politique.

Les formulaires remplis peuvent être envoyés par courriel à l’adresse suivante : tpsgc.surveillancedelintegrite-integritycheck.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Après avoir reçu un formulaire de demande de vérification de l’intégrité du sous-traitant dûment rempli, SPAC informera, par écrit, l’entrepreneur principal, soit par courriel ou par la poste, des résultats de la demande.

Si un sous-traitant est suspendu ou déclaré inadmissible pendant l’exécution d’un contrat ou d’un accord immobilier, l’entrepreneur principal peut poursuivre l’entente ou y mettre fin.

Exceptions

Si un entrepreneur principal doit faire appel aux services d’un sous-traitant suspendu ou inadmissible (par exemple si le seul fournisseur en mesure de réaliser les travaux est inadmissible), il devra obtenir au préalable l’approbation de l’autorité contractante.

Pour demander l’approbation de l’autorité contractante en vue de conclure un contrat avec un sous-traitant suspendu ou inadmissible, l’entrepreneur principal doit présenter une justification écrite expliquant les raisons pour lesquelles il doit faire appel aux services de ce sous-traitant. Les fournisseurs doivent remplir et soumettre le formulaire d’exception pour recourir aux services d’un sous-traitant.

Ils doivent ensuite envoyer le formulaire rempli à l’autorité contractante, par courriel ou par courrier.

Après avoir reçu un formulaire d’exception pour recourir aux services d’un sous-traitant dûment rempli, l’autorité contractante informera, par écrit, l’entrepreneur principal, soit par courriel ou par la poste, s’il peut conclure ou non un contrat de sous-traitance avec le sous-traitant suspendu ou non admissible proposé.