Services de soutien sur place pour le centre d’instruction de la 4e Division du Canada à Meaford

1. Introduction

P1 Consulting Inc. (P1 Consulting ou surveillant de l’équité) a été embauché le 29 juin 2018 à titre de surveillant de l’équité (SE) afin d’observer le processus d’approvisionnement concernant les Services de soutien sur place pour le centre d’instruction de la 4e Division du Canada à Meaford (Meaford), lancé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) au nom du ministère de la Défense nationale (MDN) à la suite de la demande de soumissions numéro : W6369-170008/B.

P1 Consulting est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité à commencer par l’examen de la demande d’information (DI) au début de notre mandat le 29 juin 2018, l’évaluation de la demande de propositions (DP) jusqu’à la détermination de la soumission recevable la mieux cotée en date du 23 mars 2020. Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement relatif aux Services de soutien sur place pour le centre d’instruction de la 4e Division du Canada à Meaford. Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparente.

3. Exigences du projet

Le Centre d’instruction de la 4e Division du Canada (4 Div. C) est un établissement d’instruction militaire pour l’instruction collective et individuelle de la Force régulière et de la Réserve. Il offre une gamme complète de services de soutien à l’instruction des Forces armées canadiennes, y compris des champs de tir et un secteur d’entraînement, des hébergements, des services d’alimentation, des transports, de l’équipement lourd, un entretien des véhicules et des installations, un entreposage de matériel et d’équipement, un entreposage de carburant, une alimentation en eau et une gestion des déchets.

L’entrepreneur devra fournir les services suivants : (a) Gestion et administration; (b) Exploitation et entretien des installations; (c) Approvisionnement; (d) Réception et hébergements; (e) Systèmes d’information; (f) Services d’alimentation; (g) Entretien de véhicules et équipement; (h) Transports; (i) Routes et terrains; (j) Alimentation et distribution électrique; (k) Approvisionnement et distribution d’eau; (l) Gestion des déchets; (m) Services d’incendie.

4. Mandat et observations du surveillant de l’équité

P1 Consulting a été embauché à titre de surveillant de l’équité afin d’observer le processus d’approvisionnement de Meaford et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé les activités liées à la DI (DI W6369-17008/A) et à la DP subséquente (DP W6369-170008 / B), nous avons fait part des points relatifs à l’équité à l’autorité contractante et à l’autorité technique le cas échéant et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables, appropriées et équitables. Nous avons examiné toute l’information fournie et nous avons observé toutes les activités pertinentes depuis la date du début de notre mandat.

5. Demande d’information w6369-170008/a

P1 Consulting a observé le processus d’approvisionnement de Meaford lié à la DI publiée par SPAC.

Dans le cadre de notre mandat, nous avons :

• Examiné l’ébauche de la DI avant la publication (du 20 juillet 2018 au 10 août 2018) et la DI finale (phase de consultation 3) publiée en ligne sur le site achatsetventes.gc.ca (21 août 2018)
• Examiné les modifications à la DI publiées sur le site achatsetventes.gc.ca
• Surveillé le processus de consultation de l’industrie (21 janvier 2019)
• Surveillé les réunions individuelles avec les intervenants intéressés (22-25 janvier 2019)
• Examiné le résumé des commentaires et des résultats de la phase 4 du processus de consultation de l’industrie (12 mars 2019)
• Surveillé les activités liées à la visite facultative des lieux (17 avril 2019)

6. Demande de propositions w6369-170008/b

Jusqu’à présent, dans son rôle de surveillant de l’équité, P1 Consulting a observé que les éléments suivants ont été mis en œuvre :

• Clarté des documents et des processus d’approvisionnement
• Évitement des conflits d’intérêts par la mise en œuvre de certains mécanismes
• Processus appropriés liés à la protection des renseignements confidentiels des soumissionnaires
• Recours à la diligence tout au long des processus d’approvisionnement et d’évaluation
• Conformité aux documents d’approvisionnement

P1 Consulting a observé le processus d’approvisionnement de Meaford lié à la DP W6369-17008/B publiée par SPAC.

Dans le cadre de notre mandat, nous avons exécuté les activités suivantes :

Examen de la demande de propositions et de l addenda

P1 Consulting a examiné la demande de propositions et l’addenda concernant le processus d’approvisionnement au cours de la période du 17 mai 2019 au 30 septembre 2019

Interaction avec les soumissionnaires

P1 Consulting a assisté à la conférence des soumissionnaires le 19 juin 2019 et a surveillé ses activités

P1 Consulting a assisté aux visites facultatives des lieux les 19 et 20 juin 2019 et a surveillé leurs activités

Examen des critères et des procédures d’évaluation

P1 Consulting a examiné les critères et les procédures d’évaluation concernant la Demande de propositions pour veiller à ce que l’évaluation soit réalisée en conformité avec les critères d’équité d’ouverture et de transparence

Examen de la date de clôture de la demande de propositions

P1 Consulting a reçu confirmation de SPAC qu’aucune soumission n’a été reçue après la date limite de clôture du 30 septembre 2019 à 14 h (HNE)

Surveillance de la formation des évaluateurs

P1 Consulting a suivi la formation des évaluateurs (« formation sur l’évaluation liée à Meaford ») offerte par SPAC le 25 septembre 2019 avant la réunion P1 Consulting a examiné les outils d’évaluation

Examen de la phase I – soumission financière

Après l’examen des soumissions reçues SPAC a déterminé que les quatre soumissions étaient conformes P1 Consulting a reçu un avis de SPAC selon lequel tous les soumissionnaires avaient respecté les exigences. Seuls les soumissionnaires respectant les exigences passeraient à la phase II – la soumission technique

Examen de la phase II – soumission technique (obligatoire) et la phase III – évaluation finale de la soumission (exigences cotées)

La phase II – évaluation de la soumission technique et la phase III – évaluation finale de la soumission ont eu lieu simultanément. Les deux phases ont commencé par permettre à chaque évaluateur de réaliser son examen individuel avant les réunions de consensus.

La réunion de consensus concernant la phase II – évaluation de la soumission technique a eu lieu en même temps que celle de la phase III – évaluation finale de la soumission. L’évaluation des exigences obligatoires et cotées des phases II et III a eu lieu au cours des semaines du 18 novembre 2019 et du 2 décembre 2019. Parmi les invités aux réunions de l’équipe d’évaluation, notons les équipes d’évaluation, un représentant de l’autorité contractante de SPAC et le surveillant de l’équité. Les réunions de consensus ont suivi le processus décrit dans la DP pour l’évaluation.

Afin de passer à la phase suivante, les soumissionnaires doivent obtenir une cote technique minimale concernant les éléments suivants :

• Critères cotés 2.1 560 points sur un maximum de 800
• Critères cotés 2.3a 490 points sur un maximum de 700
• Critères cotés 2.3 1 470 points sur un maximum de 2 100
• Minimum de 2 800 points au total pour les critères d’évaluation technique sur un maximum de 4 000 points

Seules les soumissions jugées conformes aux exigences passeraient à la phase d’évaluation financière.

Évaluation financière des soumissions (prix des services)

Cette phase a été entreprise par l’autorité contractante de SPAC, sous la supervision des services juridiques de SPAC et d’une équipe d’analyse des coûts. Les résultats ont été fournis au surveillant de l’équité aux fins d’examen une fois qu’ils ont été obtenus.

Évaluation finale de la soumission (note totale)

L’autorité contractante de SPAC a inscrit la cote technique (au prorata à 70 %) et la cote de prix (au prorata à 30 %) dans le dossier d’évaluation selon le processus décrit dans la DP

Méthode de sélection

Seules les soumissions jugées conformes aux exigences des phases I-III et qui répondent à toutes les exigences de la demande de soumissions, notamment les exigences obligatoires et les exigences techniques cotées, seraient classées. Le soumissionnaire ayant obtenu la note combinée la plus élevée sur le plan du mérite technique et du prix sera recommandé pour la négociation d’un contrat.

Dans le cadre de notre mandat, nos activités consistaient à faire état des questions d’équité à l’autorité contractante à SPAC et à veiller à ce que les réponses fournies et les mesures prises soient équitables, ouvertes et transparentes. Tous les commentaires fournis par le SEconcernant l’équité ont été pris en compte de manière adéquate par SPAC.

7. Documents de référence

• Les documents relatifs à la demande d’information W6369-170008/A
• Les documents relatifs à la demande de propositions W6369-170008/B

8. Addenda au rapport final, 22 mai, 2020

Addenda au rapport final daté du 24 mars 2020 pour le processus d’approvisionnement concernant les Services de soutien sur place pour le centre d’instruction de la 4e Division du Canada à Meaford.

Le présent addenda au rapport final porte sur la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 10 avril 2020, nous avons été informés que le soumissionnaire retenu sera avisé le 15 avril 2020. Le 13 avril 2020, nous avons examiné l’ébauche des lettres de notification d’attribution de contrat (lettres de regret) à envoyer aux soumissionnaires non retenus. Un résumé de l’évaluation technique de la soumission était joint à chaque lettre. Le 14 avril 2020, nous avons examiné la version définitive des lettres de notification d’attribution de contrat à envoyer aux soumissionnaires non retenus. Le 15 avril 2020, les lettres destinées aux soumissionnaires non retenus ont été envoyées par courrier électronique. Le surveillant de l’équité a examiné les lettres avant leur publication et n’a trouvé aucun problème d’équité concernant ces lettres.

Tous les soumissionnaires ont eu la possibilité d’assister à une séance de compte rendu. Deux soumissionnaires ont demandé des réunions de compte rendu. En raison de la pandémie de la Covid-19, les réunions de compte rendu ont été tenues par téléconférence. Le surveillant de l’équité a assisté aux réunions de compte rendu demandées avec les soumissionnaires. Les séances de comptes rendus ont été menées par l’autorité contractante de Services publics et Approvisionnement Canada et le représentant du client. Aucun soumissionnaire n’a soulevé de problèmes ou formulé de commentaires ayant eu une incidence sur notre attestation à titre de surveillant de l’équité pour ce projet selon laquelle l’approvisionnement a été mené de manière ouverte, équitable et transparente.

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement relatif aux Services de soutien sur place pour le centre d’instruction de la 4e Division du Canada à Meaford. Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparente.