Direction générale de la surveillance de Services publics et Approvisionnement Canada Soutien en service du système de paye du gouvernement du Canada

1. Introduction

Le 8 septembre 2018, Samson & Associés a été engagé à titre de surveillant de l’équité afin d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le Soutien en service du système de paye du gouvernement du Canada, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) grâce à l’appel d’offres no. EP961-200285/A. Samson & Associés est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

L’appel d’offres de SPAC, une lettre d’intérêt, a été publié le 19 juin 2019 et a été visé par une modification afin de reporter la date de clôture du 9 août 2019 au 3 septembre 2019.

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes réalisées à la suite de l’attribution de notre mandat. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’approvisionnement, et nous avons pu compter sur la collaboration de tous les intervenants de SPAC.

Nous soumettons par la présente le rapport de surveillance de l’équité portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité à l’étape de la demande de renseignements (DR) du processus d’approvisionnement concurrentiel.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes employées ainsi que les observations pertinentes faites au cours des activités menées.

2. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité fournit par les présentes l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour l’étape de la DR du Soutien en service du système de paye du gouvernement du Canada.

Selon notre avis professionnel, les activités que nous avons observées ont été menées en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Besoin

Actuellement, le gouvernement du Canada examine tous les aspects des processus des ressources humaines (RH) à la paye, notamment tous les systèmes et processus de la chaîne de bout en bout, en vue de stabiliser les opérations et de réduire le nombre de mouvements en attente de traitement.

Le Canada s’attend à ce que le fournisseur de services soit tenu de prendre en charge le système de paye du gouvernement du Canada. De manière générale, les services requis comprennent notamment les suivants :

• Gestion des lots et des interfaces
• Administration des systèmes d’applications
• Administration de la sécurité
• Améliorations des systèmes
• Gestion des incidents
• Gestion des configurations
• Gestion des versions
• Gestion des changements
• Soutien des utilisateurs

Le Canada souhaite obtenir des renseignements sur les capacités de l’industrie, recevoir des suggestions constructives et connaître l’intérêt à travailler en collaboration avec SPAC en vue de soutenir le système de paye du gouvernement du Canada.

La DR visait à solliciter l’intérêt de fournisseurs potentiels à participer à un processus de consultation anticipée qui comprenait une séance d’information (journée de l’industrie) ainsi que des consultations individuelles avec les fournisseurs par la suite. Le contenu de la DR visait également à fournir à l’industrie le contexte initial et des détails sur les exigences prévues.

La lettre d’intérêt comprenait une DR qui présentait une série de questions à l’intention de l’industrie. Les réponses à la DR, ainsi que toutes les consultations individuelles avec les fournisseurs qui découlaient de la DR, visaient à aider le Canada à définir la stratégie d’approvisionnement et à orienter l’élaboration des exigences.

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de surveillant de l’équité afin d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le Soutien en service du système de paye du gouvernement du Canada, et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité contrôlée.

Une lettre d’intérêt a été publiée (appel d’offres no. EP961-200285/A) le 19 juin 2019 et a été visée par une modification afin de reporter la date de clôture de la demande de renseignements du 9 août 2019 au 3 septembre 2019. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes réalisées à la suite de l’attribution de notre mandat. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’approvisionnement, et nous avons pu compter sur la collaboration de tous les intervenants.

La lettre d’intérêt visait à solliciter l’intérêt de fournisseurs potentiels à participer à un processus de consultation anticipée qui comprenait une séance d’information (journée de l’industrie) ainsi que des consultations individuelles avec les fournisseurs par la suite. Le contenu de la DR visait également à fournir à l’industrie le contexte initial et des détails sur les exigences prévues. Tous les fournisseurs qui souhaitaient participer au processus de consultation anticipée devaient s’y inscrire.

4.1. Activités et observations : Étape de la demande de renseignements

Le processus consultatif a commencé le 19 juin 2019, lorsque SPAC a publié une lettre d’intérêt (appel d’offres no. EP961-200285/A) pour entreprendre des consultations auprès de l’industrie. La lettre d’intérêt invitait les fournisseurs intéressés à participer aux activités de mobilisation liées au processus de consultation. La date de clôture de la lettre d’intérêt no. EP961-200285/A était le 3 septembre 2019.

Environ 35 personnes représentant 15 firmes (13 en personnes et deux par téléconférence) ont participé à la journée de l’industrie, qui a eu lieu le 27 juin. Comme le surveillant de l’équité ne participait pas officiellement au processus à cette période, il n’a pas assisté à la journée de l’industrie.

Trois firmes ont répondu à la DR du gouvernement du Canada. Elles ont toutes participé à des réunions individuelles en octobre et en novembre, auxquelles le surveillant de l’équité a assisté.

Nous avons relevé des points relatifs à l’équité aux autorités contractante et technique et vérifié que les réponses et les mesures adoptées étaient raisonnables et appropriées.

Aucun problème d’équité n’a été observé.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont numérotés dans le présent rapport. Sauf indications contraires, ils sont tous disponibles auprès de SPAC et sur achatsetventes.gc.ca.