Nouvel édifice fédéral à Shawinigan services de gestion en construction

1. Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 15 mai 2019 à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement numéro EE474-200945/A –  Services de gérance de construction – Nouvel édifice fédéral à Shawinigan, publié par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes telles qu’identifiées aux sections 4 et 5 du présent rapport. Par la présente, RCGT soumet le rapport final couvrant les activités du SE, à compter du 26 juillet 2019, jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation le 15 novembre 2019.

Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mission ainsi que des observations pertinentes tirées des activités entreprises.

2. Attestation d'assurance

Le SE émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour le projet de Services de gérance de construction – Nouvel édifice fédéral à Shawinigan relatif aux activités effectuées et décrites dans ce rapport :

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

3. Exigences du projet

L’objectif de ce projet consiste à construire un nouvel immeuble d’une superficie brute d’environ 25 700 m2, (mètre carré) propriété de l’État, afin de fournir des nouveaux locaux en appui aux programmes de l’Agence du revenu du Canada, d’Emploi et Développement social Canada, de Santé Canada et de Services partagés Canada. Ce nouvel immeuble sera construit sur le terrain de l’actuel Centre national de vérification et de recouvrement (CNVR). Les travaux couverts par la demande de proposition (DDP) sont les suivants :

1. construction d’un nouveau bâtiment
   1. le nouvel édifice doit déployer sur le site de l’actuel CNVR
      1. une superficie brute d’environ 25 700 m2
      2. une superficie utilisable d’environ 20 230 m2
   2. le bâtiment existant sera maintenu en fonction pendant toute la durée des travaux de manière à assurer la continuité des opérations des clients et usagers jusqu’à leur déménagement dans le nouvel immeuble
2. aménagement complet du nouveau bâtiment
3. décontamination et déconstruction de l’immeuble existant
4. déconstruction du stationnement existant (total d’environ 1 200 espaces de stationnement), des voies d’accès et décontamination du site (par phase)
5. construction d’un nouveau stationnement (total d’environ 1 200 espaces de stationnement) et des voies d’accès (par phases)
6. aménagement complet du site (par phases)

4. Engagement de surveillance de l'équité et méthodologie

RCGT a été engagée à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement des Services de gérance de construction – Nouvel édifice fédéral à Shawinigan, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT a

• examiné les documents fournis par l'autorité contractante
• surveillé les communications fournies aux soumissionnaires par l'autorité contractante
• participé à des réunions auxquelles l'autorité contractante, l'autorité technique ou le chargé de projet a demandé leur présence
• identifié les questions liées à l'équité à l'autorité contractante et à l'autorité technique
• veillé à ce que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Ce rapport est basé sur les informations qui ont été fournies à RCGT par l'autorité contractante, le responsable technique et le chargé de projet au cours du processus d’approvisionnement de la période du 26 juillet 2019 au 15 novembre 2019. RCGT se réserve le droit de, mais ne sera pas tenu de, réviser ou modifier le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir un impact sur les observations leur sont communiquées après la date du présent rapport.

5. Activités et observations

5.1 Phase de demande de proposition

Les activités suivantes ont été réalisées pendant cette phase :

• du 26 juillet 2019 au 8 septembre 2019
  • un examen de la DDP a été effectué et les questions commentaires et problèmes identifiés ont été discutés
  • RCGT a reçu la première version ébauche de la DDP le 26 juillet 2019
  • la DDP fut affichée sur Achatetventes.gc.ca le 9 septembre 2019
  • 6 modifications à la DDP ont été publiées du 25 septembre 2019 au 29 octobre 2019
• du 19 septembre 2019 au 29 octobre 2019
• RCGT a revu toutes les réponses aux questions soumises ainsi que les modifications à la DDP
• Le 26 septembre 2019 RCGT a assisté à une visite du site, qui fut menée par l’autorité contractante de PSPC

La DDP a pris fin le 5 novembre 2019 à 14h00 heure normale de l’Est.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT s’est familiarisé avec les documents pertinents, a observé la phase de DDP, portant à l’attention de l'autorité contractante les questions liées à l'équité et s’est assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Tous les commentaires relevés par RCGT pendant la phase de DDP ont été résolus par l'autorité technique ou contractante.

5.2 Phase d'évaluation

Les activités suivantes ont été réalisées :

• examiné les documents suivants
  • critères d'évaluation
  • plan d'évaluation technique
  • grilles d'évaluation technique
  • réponses des soumissionnaires
  • feuilles de travail d'évaluation financière
  • document final d’évaluation de sélection
• participé par appel-conférence à la réunion de lancement de l'évaluation le 8 novembre 2019 et a observé ce qui suit
  • orientation instructions fournies aux évaluateurs
  • grilles d'évaluation fournies aux évaluateurs
• participé aux réunions de consensus sur l'évaluation technique les 14 et 15 novembre 2019 et a observé ce qui suit
  • l'application du processus d'évaluation y compris l'observation des réunions de consensus des équipes d'évaluation liées aux exigences obligatoires et cotées
  • la synthèse des résultats de l'évaluation
• révisé les résultats de l'évaluation financière effectuée le 15 novembre 2019 et a observé ce qui suit
  • processus pour compléter les formulaires d'évaluation financière
  • documents d'évaluation signés
  • calcul des notes finales
  • document final d’évaluation/de sélection

2 soumissions ont été reçues, et ont fait l'objet d'une évaluation technique.

Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis organisé des réunions en sous-groupe pour parvenir à un résultat consensuel. Les réunions ont été menées par l'autorité technique avec le support de l’autorité contractante.

1 des 2 soumissions reçues a excédé le nombre de pages permises pour la section technique; les pages additionnelles ont été retirées de leur proposition pour les fins de l’évaluation.

Les 2 soumissions, telles qu’évaluées, répondaient aux exigences obligatoires et aux exigences minimales cotées. Les réunions de consensus ont pris fin et les évaluateurs ont examiné et approuvé les évaluations consensuelles. Les 2 soumissions ont été examinées pour vérifier leur conformité financière à la DDP. Les 2 soumissions évaluées ont été jugées financièrement conformes. En utilisant les critères d'évaluations identifiées dans la DDP, le soumissionnaire retenu a été sélectionné.

Tous les commentaires ou problèmes relevés par RCGT pendant la phase d'évaluation ont été résolus par l'autorité technique ou contractante.

6. Documents de référence

Les documents liés au numéro de demande numéro WEE474-200945/A sont disponibles sur le site Achatsetventes.gc.ca ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Les rôles et les responsabilités du chef d'équipe en surveillance de l’équité, du spécialiste en surveillance de l’équité et du représentant de l'entrepreneur en surveillance de l’équité ont été définis dans notre contrat avec SPAC. Pour plus d'informations sur ces rôles et responsabilités, veuillez contacter SPAC.

7. Addenda au rapport final

Addenda au rapport final du SE en date du 18 décembre 2019 concernant le processus d'approvisionnement du projet Services de gérance de construction – Nouvel édifice fédéral à Shawinigan, publié par SPAC, à la suite de la demande de soumissions numéro EE474-200945/A.

Cet addenda au rapport final couvre la période suivant la fin de la phase d'évaluation.

Attribution de contrat, communications et compte rendu

Les activités suivantes ont été effectuées :

• l'autorité contractante a émis les lettres d'attribution et de refus le 15 avril 2020
• réunion de compte rendu avec le soumissionnaire retenu le 4 juin 2020

Les lettres d'attribution et de refus ont été fournies par l'autorité contractante pour examen avant d'être communiquées aux soumissionnaires; RCGT a revu ces lettres et aucune question ne fut identifiée. Le soumissionnaire non retenu a reçu une lettre fournissant des informations sur le résultat de l’évaluation, soit le pointage obtenu pour les critères cotés et le coût par point évalué.

Le soumissionnaire retenu a demandé une réunion de compte rendu, auquel le SE a participé par appel conférence le 4 juin 2020.

Aucun problème d'équité n'a été identifié lors de ces activités.

Suite aux activités réalisées et décrites dans le présent addenda, le SE émet par la présente l’opinion sans réserve suivante concernant le processus d'approvisionnement du projet Services de gérance de construction – Nouvel édifice fédéral à Shawinigan.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.