Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada – Programme fédéral de santé intérimaire

Introduction

Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l. (Deloitte) a été engagé le 13 février 2018 à titre de surveillant de l’équité (SE) afin d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour des services de traitement des demandes du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI). Ce programme procure une couverture de soins de santé limitée et temporaire, principalement aux réfugiés admissibles et aux demandeurs d’asile, en attendant qu’ils soient couverts par l’assurance maladie provinciale ou territoriale ou qu’ils quittent le Canada. Le processus d’approvisionnement est dirigé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le compte d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et il a été lancé au moment de la publication de la lettre d’intérêt (LI) B8304‑180008/A.

Deloitte est une tierce partie indépendante à l’égard de cette activité.

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, notamment un examen de ce qui suit :

• La LI, aussi désignée comme la demande de renseignements (DR) no. 1, datée du 30 avril 2018 (publiée le 1er mai 2018)
• Les activités de consultation de l’industrie, qui ont consisté à tenir une séance de consultation de l’industrie et des rencontres individuelles avec diverses parties intéressées
• La publication de la demande de proposition (DP) le 10 juin 2019 (B8304-180008/B) et les cinq modifications qui ont suivi (contenant notamment les réponses aux questions des parties intéressées). La DP a pris fin le 13 septembre 2019
• L’évaluation des propositions, qui a commencé par une réunion de lancement de l’évaluation tenue le 17 septembre 2019 suivie de réunions visant à obtenir un consensus les 11 et 15 octobre 2019, de demandes de précisions envoyées aux soumissionnaires et de la réception de leurs réponses, d’une réunion de consensus sur l’évaluation, ayant eu lieu le 12 novembre 2019, et d’un examen des documents de proposition par l’équipe d’évaluation le 12 décembre 2019, le tout conclu par une conférence téléphonique finale de consensus tenue le 12 décembre 2019

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance liée au processus d’approvisionnement complété à ce jour, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité fournit par la présente une attestation d’assurance sans réserve concernant le déroulement du processus d’approvisionnement pour les services de traitement des demandes du Programme fédéral de santé intérimaire.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé s’est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Exigences du projet

Aperçu du projet

IRCC est responsable du projet pour le compte du PFSI, qui fournit une couverture de soins de santé limitée et temporaire, principalement aux réfugiés admissibles et aux demandeurs d’asile, en attendant qu’ils soient couverts par l’assurance maladie provinciale ou territoriale ou qu’ils quittent le Canada.

Le 15 décembre 2009, un contrat a été attribué par SPAC pour le compte d’IRCC à Medavie Inc. (aussi connu sous le nom de Croix Bleue Medavie) désignant l’entreprise comme administrateur des demandes présentées dans cadre du PFSI. Le contrat en vigueur expire le 16 janvier 2022. Une présentation au Conseil du Trésor demandant des fonds supplémentaires et un délai plus long pour réaliser le processus d’approvisionnement et la sélection du prochain administrateur des demandes a été approuvée en septembre 2017.

Exigences

Le Canada doit choisir le prochain administrateur des demandes pour le PFSI. L’entrepreneur retenu devra fournir ou mettre au point un système d’enregistrement de données sur le web pour la réception des demandes de soins de santé envoyées par voie électronique et sur papier et la migration des données dans le système d’approbation des demandes. L’entrepreneur gérera et consignera les demandes d’approbation antérieures, rendra les décisions et versera les montants correspondants. Il sera aussi chargé de communiquer avec les fournisseurs de soins de santé et les bénéficiaires pour tout ce qui concerne la couverture et l’admissibilité pour les services offerts au Canada et à l’étranger (aussi appelés les services médicaux avant le départ), de gérer un centre de communication pour les fournisseurs de soins de santé et les bénéficiaires, et de saisir les demandes papier dans le système.

Objectifs de la mission du surveillant de l’équité et méthodologie

La Direction de la surveillance de l’équité de SPAC nécessitait les services d’un SE pour assurer la surveillance du processus d’approvisionnement pour l’administration des demandes présentées dans le cadre du PFSI d’IRCC. L’objectif général du mandat consistait à observer le processus de manière indépendante et à formuler des commentaires liés à l’équité à l’intention de l’autorité contractante, dans les plus brefs délais, afin que les mesures appropriées puissent être prises avant que l’équité ne soit touchée.

Afin de réaliser les objectifs, nous avons entrepris les activités suivantes et, le cas échéant, nous avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité :

• Prendre connaissance de la structure de gouvernance du projet et de l’information contextuelle pertinente
• Examiner la LI/DR, y compris les questions à l’intention de l’industrie
• Participer à une réunion préparatoire pour la journée de consultation de l’industrie
• Examiner les documents relatifs à la journée de consultation de l’industrie
• Participer à la journée de consultation de l’industrie
• Prendre connaissance des documents et des questions pour les rencontres individuelles avec les fournisseurs
• Participer aux rencontres individuelles avec les fournisseurs
• Examiner la version préliminaire de la DP
• Prendre connaissance des cinq modifications de la DP, qui comprenait les réponses aux questions posées par les soumissionnaires potentiels avant la publication
• Participer à la réunion de lancement de la phase d’évaluation du processus d’approvisionnement, qui comprenait la communication des directives aux évaluateurs
• Participer aux réunions visant à obtenir un consensus
• Examiner les demandes de précisions aux soumissionnaires et les réponses de ceux-ci aux questions
• Étudier les documents relatifs à l’équipe d’évaluation
• Participer à la réunion finale de consensus sur l’évaluation

Mandat et observations du surveillant de l’équité

Deloitte a été embauché comme SE afin d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel portant sur le choix d’un fournisseur de services pour l’administration des demandes présentées dans le cadre du PFSI d’IRCC, et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents et avons observé les rencontres avec des représentants de l’industrie, nous avons examiné les documents de la DP et leurs modifications, ainsi que les réponses aux questions posées par les parties intéressées, nous avons participé à la réunion de lancement du processus d’évaluation, nous avons assisté aux réunions visant à obtenir un consensus sur l’évaluation, y compris la réunion de récapitulation, et nous avons signalé les questions liées à l’équité aux autorités contractantes et techniques en veillant à ce qu’il y ait un suivi approprié.

Vous trouverez ci-dessous une description des activités de SE réalisées au cours du mandat, jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation, ainsi que nos observations connexes.

Publication de la lettre d’intérêt/demande de renseignements no. 1

Du 19 avril 2018 au 27 avril 2018, nous avons pris connaissance de la LI/DR no. 1, y compris des annexes, des appendices et des pièces jointes, et nous avons fait des commentaires relatifs à l’équité à l’autorité contractante, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

La demande de renseignements a été affichée le 1er mai 2018 et la date de clôture était le 31 mai 2019.

Questions et réponses

Du 15 mai 2018 au 7 décembre 2018, nous avons pris connaissance des cinq modifications apportées à la DR et des réponses aux questions posées par les parties intéressées, et nous avons fait des commentaires relatifs à l’équité à l’autorité contractante, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante, et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Du 6 au 10 mai 2019, Deloitte a pris connaissance des questions supplémentaires posées par les parties intéressées et a fait des commentaires sur l’équité à l’autorité contractante, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Consultation de l’industrie

Le 25 mai 2018, nous avons assisté à une réunion avec IRCC et SPAC pour la planification des présentations de la journée de consultation de l’industrie. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Le 29 mai 2018, nous avons examiné les documents de présentation relatifs à la journée de consultation de l’industrie tenue le 30 mai 2018. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Le 30 mai 2018, nous avons assisté à la journée de consultation de l’industrie. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Les 14, 15 et 21 juin 2018, nous avons observé des séances de participation de l’industrie liée aux rencontres individuelles à Ottawa, en Ontario. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Version préliminaire de l’énoncé des travaux, des critères d’évaluation et des modalités de paiement

Du 17 décembre 2018 au 26 avril 2019, nous avons pris connaissance de la version préliminaire de l’énoncé des travaux, des critères d’évaluation et des modalités de paiement, y compris des annexes, des appendices et des pièces jointes, de même que des réponses subséquentes de la part des participants de l’industrie^{Note de bas de page 1}. Les documents en question ont été envoyés aux participants de l’industrie inscrits, au moyen de quatre courriels, soit le 17 décembre 2018, le 21 janvier 2019, le 1er mars 2019 et le 26 avril 2019. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Publication de la demande de proposition

Du 6 juin 2019 au 10 juin 2019, nous avons pris connaissance de la DP, y compris des annexes, des appendices et des pièces jointes, et nous avons fait des commentaires relatifs à l’équité à l’autorité contractante, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

La demande de proposition a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 10 juin 2019, et a pris fin le 13 septembre 2019.

Modifications apportées à la demande de proposition et traitement des questions

Du 11 juillet 2019 au 26 août 2019, nous avons pris connaissance des cinq modifications apportées à la DP comprenant les réponses aux questions posées par les parties intéressées et nous avons fait des commentaires relatifs à l’équité à l’autorité contractante, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Processus d’évaluation

Le 17 septembre 2019, nous avons participé à la réunion de lancement du processus d’évaluation, et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Les 11 et 15 octobre 2019, nous avons assisté à des réunions visant à obtenir un consensus sur l’évaluation, et nous avons fait des commentaires relatifs à l’équité à l’intention de l’autorité contractante, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante, et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Le 7 novembre 2019, nous avons pris connaissance des demandes de précisions envoyées aux soumissionnaires et des réponses de ceux-ci, et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Le 12 novembre 2019, nous avons participé à une réunion visant à obtenir un consensus sur le processus d’évaluation, et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Le 12 décembre 2019, nous avons examiné les documents de l’équipe pour le consensus sur le processus d’évaluation et nous avons participé à la conférence téléphonique sur la conclusion de ce processus. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

À la date de publication du présent rapport, aucune lacune n’avait été relevée en matière d’équité dans le processus d’évaluation.

Documents de référence

Les documents associés à la LI/DR B8304‑180008/A sont accessibles sur AchatsCanada et sont résumés dans les tableaux ci-dessous.

Les documents associés à la DP B8304‑180008/B sont accessibles dans AchatsCanada et sont résumés dans le tableau ci-dessous.

Addenda au rapport final, le 14 février 2020

Cet addenda est lié au rapport final en date du 14 février 2020 sur le processus d’approvisionnement concurrentiel pour des services de traitement des demandes du Programme fédéral de santé intérimaire.

Cet addenda au rapport final couvre la période qui suit la conclusion de l’étape d’évaluation, y compris l’attribution du contrat.

Le 16 juillet 2020, SPAC nous a informés que le 8 juillet 2020, ils avaient attribué le contrat au soumissionnaire retenu. Il convient de noter qu'une seule soumission a été reçue par SPAC relativement à ce processus d'approvisionnement. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour des services de traitement des demandes du Programme fédéral de santé intérimaire.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé s’est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.