Services de déménagement d’articles et d’effets de ménage en Amérique du Nord

Introduction

Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l. (Deloitte) a été embauché en tant que surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour des services de déménagement d’articles et d’effets de ménage en Amérique du Nord émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par la voie de la sollicitation numéro EN578-221811. Deloitte est une tierce partie indépendante à l’égard de cette activité.

Les services de déménagement comprennent notamment le déplacement physique des biens et des effets personnels ainsi que des véhicules automobiles personnels des employés du gouvernement fédéral, des membres des Forces armées canadiennes (FAC) et des membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) entre la zone de service du Canada et les destinations nord-américaines (comprend le Canada, les États-Unis et le Mexique).

Il est prévu d’avoir recours à 3 fournisseurs contractuels qui géreront la prestation des services de déménagement pour 3 organisations clientes (c’est-à-dire, le ministère de la Défense nationale (MDN), le Service central de déménagement (SCD) de TPSGC et la GRC).

Nous avons examiné l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le SE, qui ont commencé par un examen de la lettre d’intérêt (LI), également désignée comme la demande de renseignements (DR), datée du 5 avril 2022, suivi d’un examen des réponses aux questions posées par l’industrie, de rencontres individuelles avec des parties prenantes du secteur, de la publication de la demande de propositions (DP) le 2 août 2022, des 15 modifications subséquentes apportées à la DP (comprenant les réponses aux questions posées par des parties intéressées), de la DP fermée le 3 novembre 2022, et qui se sont conclues par une réunion de lancement du processus d’évaluation, des réunions de consensus sur l’évaluation et un examen de la notation technique et financière le 15 décembre 2022.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance liée à l’approvisionnement à ce jour
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes des activités exécutées

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le processus d’approvisionnement concurrentiel de services de déménagement d’articles et d’effets de ménage en Amérique du Nord.

Selon notre avis professionnel, la DP du processus d’approvisionnement que nous avons observé a été menée en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

Le Canada compte des employés, accompagnés de leur famille, un peu partout en Amérique du Nord. Chaque année, environ 14 000 employés changent de lieu de travail en Amérique du Nord, y compris à Hawaï, en Alaska et au Mexique.

Le présent processus d’approvisionnement est destiné à la prestation de services de déménagement d’articles et d’effets de ménage en Amérique du Nord, ce qui comprend notamment le déplacement physique des biens et des effets personnels, ainsi que des véhicules automobiles personnels des employés du gouvernement fédéral, des membres des FAC et des membres de la GRC entre la zone de service du Canada et les destinations nord-américaines (ce qui comprend le Canada, les États-Unis et le Mexique).

Les services de déménagement inclus :

• la consultation préalable au déménagement
• l’emballage
• le chargement
• la prise de mesure
• le transport
• l’entreposage en cours de déménagement
• l’entreposage à long terme (entreposage en douane ou non)
• le déchargement
• le déballage
• la protection valeur à neuf (assurance)
• les services de règlement des réclamations

Il est prévu d’avoir recours à 3 fournisseurs contractuels qui géreront la prestation des services de déménagement pour les 3 organisations clientes (c’est-à-dire le MDN, le SCD de TPSGC et la GRC). Le regroupement des exigences en matière de services de déménagement permettra au Canada de disposer d’une solution clé en main et de surveiller la gestion de la prestation des services de déménagement d’articles et d’effets de ménage en Amérique du Nord à ses employés.

Objectifs du mandat de la surveillance de l’équité et méthodologie

L’objectif général du mandat consistait à observer le processus de manière indépendante et à formuler des commentaires relatifs à l’équité à l’intention de l’autorité contractante (AC), dans les plus brefs délais, afin que les mesures appropriées puissent être prises avant que l’équité ne soit touchée.

Afin d’atteindre l’objectif, nous avons entrepris les activités suivantes et, le cas échéant, nous avons fourni à l’AC des commentaires relatifs à l’équité :

• prendre connaissance de la structure de gouvernance du projet et de l’information contextuelle pertinente
• examiner les documents de la LI
• examiner les réponses aux questions posées par l’industrie
• prendre part à des rencontres individuelles avec des participants de l’industrie
• examiner la version préliminaire de la DP
• prendre connaissance des 15 modifications de la DP, qui comprenait les réponses aux questions posées par l’industrie
• examiner les directives d’évaluation à l’intention des évaluateurs
• observer les instructions fournies aux évaluateurs de la DP au cours de 2 réunions de lancement du processus d’évaluation
• observer les réunions de consensus de l’équipe d’évaluation
• examiner la documentation de l’évaluation technique et financière

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux conditions de la mission, nous :

• avons pris connaissance des documents pertinents
• nous avons examiné les documents de la DP et leurs modifications et les réponses aux questions posées par les parties intéressées
• avons signalé les questions liées à l’équité aux autorités contractante et technique
• avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures prises soient raisonnables et appropriées

Vous trouverez ci-dessous une description des activités de SE réalisées au cours du mandat, ainsi que nos observations connexes.

Publication de la demande de renseignements

Du 10 janvier au 5 mai 2022, nous avons examiné les documents de la LI/DR et fourni des commentaires relatifs à l’équité à l’AC, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’AC et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

La LI/DR a été publiée le 5 avril 2022 et a été fermée le 9 mai 2022.

Modifications de la demande de renseignements incluant le processus de questions et réponses

Du 13 avril au 6 mai 2022, nous avons examiné les 7 modifications apportées à la LI/DR, les commentaires des parties intéressées, ainsi que les réponses aux questions des parties intéressées, et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité à l’AC, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’AC et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Rencontres individuelles avec des participants de l’industrie

Les 25 et 26 mai 2022, nous avons pris part à 3 rencontres individuelles avec des participants de l’industrie. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Ébauche de la demande de propositions

Du 14 au 28 juillet 2022, nous avons examiné l’ébauche des documents de la DP et fourni des commentaires relatifs à l’équité à l’AC, au besoin. La DP a été publiée le 2 août 2022.

Modifications de la demande de propositions incluant le processus de questions et réponses

De la date de publication de la DP, le 2 août 2022, à la date à laquelle la demande a été fermée, le 3 novembre 2022, nous avons pris connaissance des 15 modifications apportées à la DP comprenant les réponses aux questions posées par des parties intéressées et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité à l’AC, au besoin. Les mesures appropriées ont été prises par l’AC et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Processus d’évaluation

Du 28 octobre au 3 novembre 2022, nous avons examiné les directives d’évaluation à l’intention des évaluateurs. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Les 7 et 22 novembre 2022, nous avons participé à 2 réunions de lancement du processus d’évaluation (une pour chacune des 2 équipes d’évaluation). Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Les 21 et 28 novembre 2022, nous avons assisté à 2 réunions de consensus sur l’évaluation (une pour chacune des 2 équipes d’évaluation) et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité à l’AC, au besoin. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Le 1er décembre 2022, nous avons examiné le rapport de consensus sur l’évaluation technique de l’évaluateur ainsi que les rapports d’évaluation de la conformité, et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Le 15 décembre 2022, nous avons examiné les documents de l’évaluation technique et financière et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Documents de référence

Les documents relatifs à la LI/DR EN578-221811-A sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau du projet.

Les documents relatifs à la DP EN578-221811-B sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau du projet.

Addenda au rapport final

Le 31 mars 2023

Le présent addenda est lié au rapport final daté du 31 mars 2023 pour le processus d’approvisionnement concurrentiel pour des services de déménagement d’articles et d’effets de ménage en Amérique du Nord.

Cet addenda au rapport final couvre la période qui suit la conclusion de l’étape d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les réunions de bilan.

Le 16 décembre 2022, nous avons examiné les lettres d’attribution de contrat à être envoyées aux 3 soumissionnaires retenus. Il est à noter qu'aucun soumissionnaire n'a été infructueux. Aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Le 26 janvier 2023, TPSGC a attribué des contrats aux 3 soumissionnaires retenus.

Attestation d’assurance

Le SE émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le déroulement du processus d’approvisionnement pour des services de déménagement d’articles et d’effets de ménage en Amérique du Nord.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :