Gérer les départs

Dans cette section

• Description du processus
• Responsabilités de l’employé
• Responsabilités du gestionnaire
• Responsabilités des ressources humaines
• Responsabilités des Finances
• Responsabilités de la source fiable
• Responsabilités du Centre des services de paye
• Responsabilités du Centre des pensions

Description du processus

Une cessation d’emploi rompt la relation entre l’employeur et l’employé. La cessation d’emploi peut avoir lieu dans les cas suivants :

• démission
• retraite
• retraite pour des raisons médicales
• abandon de poste
• renvoi pour cause d’incompétence ou d’incapacité
• congédiement pour des raisons disciplinaires (suspension)
• renvoi en période d’essai

Responsabilités de l’employé

L’employé est chargé de :

• fournir au gestionnaire une lettre de départ (un document papier ou un courriel) qui indique la date et la raison du départ (dans les cas de départ volontaire seulement)
• informer le Centre des pensions lorsqu’il quitte la fonction publique (aux fins de versement des prestations de retraite, le cas échéant)
• remplir le formulaire de départ du ministère (ou l’équivalent) et envoyer le document original au gestionnaire (départ volontaire)
• s’assurer que tous les congés sont saisis dans le Système de gestion des ressources humaines
• saisir toutes les payes pour services supplémentaires au moyen de la fonction libre-service des employés dans Phénix

Responsabilités du gestionnaire

L’autorité déléguée est chargée de :

• communiquer avec les ressources humaines pour appliquer les procédures et les processus ministériels en vigueur
• rédiger et signer la lettre d’acceptation ou tout autre document de départ, en format papier ou électronique (dans les cas de retraite, de démission et de retraite pour des raisons médicales seulement). Si l’employé est en congé de transition à la retraite, le formulaire servira alors d’avis et sera suffisant.
• faire parvenir la lettre d’acceptation du départ signée et la lettre de départ de l’employé, qui indique la date et la raison du départ, ainsi que le formulaire de départ du ministère (ou son équivalent dans le cas d’une cessation d’emploi involontaire) à la source fiable pour qu’elle procède à l’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, puis envoyer les documents :
  • aux Finances du ministère
  • au Service de courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste, accompagnés d’un formulaire Demande d’intervention de paye, dûment rempli
• s’assurer que les congés sont à jour et approuvés dans le Système de gestion des ressources humaines
• s’assurer que les heures supplémentaires sont saisies et approuvées dans Phénix
• communiquer avec le Centre des services de paye pour l’informer de tout changement dans les congés ou les soldes des congés
• déterminer toutes les sommes dues par l’employé au ministère (entre autres, des avances non réglées ou des recouvrements de la valeur des biens du gouvernement non retournés)
• confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments qui appartiennent au gouvernement

Responsabilités des ressources humaines

Les ressources humaines sont chargées d’informer le gestionnaire des procédures ministérielles relatives à la cessation d’emploi.

Responsabilités des Finances

Les Finances sont chargées de :

• gérer les formulaires de départ qui ont trait à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères)
• informer le Centre des services de paye de toute dette non réglée envers l’État par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service de courrier du Centre des services de paye, accompagné d’un formulaire Demande d’intervention de paye
• s’assurer que les montants dus à l’employé ou par celui-ci sont versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement.

Si le Centre des services de paye ou le Centre des pensions ne réussissent pas à recouvrer les sommes dues, ils devront entamer les démarches de recouvrement auprès de l’employé.

Responsabilités de la source fiable

À la réception de la lettre de départ signée, la source fiable est chargée de :

• veiller à ce que les signatures qui figurent sur les demandes en format papier et transmises par les ministères au Centre des services de paye soient authentifiées, par exemple :
  • authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes qui ont une incidence sur les résultats financiers ou le budget du gestionnaire
  • authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés)

Responsabilités du Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est chargé de :

• vérifier la liste des sources fiables
• s’assurer que tous les documents nécessaires ont été fournis
• s’assurer que les soldes des congés sont mis à jour dans le Système de gestion des ressources humaines
• s’assurer que la date et la raison de cessation d’emploi sont saisies dans le Système de gestion des ressources humaines qui s’intègre ensuite à Phénix

Une fois que le compte sera finalisé, le Centre des services de paye est chargé de :

• fournir à l’employé la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux
• envoyer au Centre des pensions le formulaire Information sur la cessation d’emploi / Retraite (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), le cas échéant
• remplir le formulaire Identification d’un agent négociateur Avis de modification et l’envoyer au syndicat applicable
• s’assurer de mettre fin à tous les versements ou les avantages sociaux, le cas échéant
• envoyer des options d’indemnités, le cas échéant
• s’assurer que la dernière paye de l’employé est générée
• s’assurer que le relevé d’emploi est généré

Responsabilités du Centre des pensions

Au moment de la réception du formulaire Information sur la cessation d’emploi / Retraite (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), le Centre des pensions est chargé de :

• conseiller l’employé sur les options de prestations
• verser des indemnités de retraite à l’employé
• traiter l’option de prestation de l’employé, en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique
• envoyer un avis au Centre des services de paye pour indiquer que l’employé a bien reçu son remboursement de cotisation et pour mettre fin à son adhésion

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• Responsabilités du gestionnaire
• Responsabilités des ressources humaines
• Responsabilités du Centre des services de paye

Description du processus

Ce processus comprend l’enregistrement des dates de fin d’emploi d’un employé dans le Système de gestion des ressources humaines lorsque l’employé occupe un emploi occasionnel, un emploi d’une durée déterminée ou s’il est un étudiant.

Responsabilités du gestionnaire

Les gestionnaires ont certaines responsabilités à l’égard du départ avant la retraite ou du non-renouvellement de contrats d’une durée déterminée.

Départ avant la retraite

Si un gestionnaire décide de mettre fin à une nomination intérimaire avant la fin de l’emploi ou avant le départ à la retraite d’un employé, il est chargé d’informer le conseiller en dotation 30 jours à l’avance. Cela évitera les retards dans le traitement de la demande et veillera à ce qu’il y ait assez de temps pour l’envoi des renseignements au Centre des services de paye.

Non-renouvellement d’un contrat d’une durée déterminée

Le gestionnaire est chargé d’aviser l’employé que sa nomination à durée déterminée ne sera pas renouvelée, conformément à la Politique sur l’emploi pour une durée déterminée ou tout autre instrument similaire.

Responsabilités des ressources humaines

Les ressources humaines sont chargées de :

• saisir le dossier initial de l’employé dans le Système de gestion des ressources humaines
• modifier la date de fin d’emploi dès qu’elles reçoivent l’avis du gestionnaire dans le Système de gestion des ressources humaines

Responsabilités du Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est chargé de :

• décider si les avantages sociaux doivent être retirés
• envoyer la lettre sur les avantages sociaux ainsi que les autres formulaires applicables, si nécessaire
• payer le congé, le cas échéant
• s’assurer que le relevé d’emploi est généré

Fin d’une affectation pour une période déterminée

Dans des circonstances exceptionnelles seulement, le Centre des services de paye est chargé de créer et de modifier la fin d’une affectation pour une période déterminée.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi

Le décès en cours d’emploi est un type de cessation d’emploi. En raison du caractère prioritaire et délicat de ce mouvement, le Centre des services de paye est chargé de le traiter en toute urgence.

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Description du processus

Une mutation de sortie est un changement permanent de l’employé d’une organisation à une autre. L’organisation que l’employé quitte (actuelle) traite la mutation de sortie.

Responsabilités de l’employé

L’employé est chargé de :

• accepter la lettre d’offre remise par la nouvelle organisation (organisation d’entrée)
• remettre au gestionnaire de l’organisation qu’il quitte (organisation de sortie) une lettre de départ (en papier ou par courriel), qui indique notamment la date et la raison du départ
• fournir la lettre d’offre de la nouvelle organisation au gestionnaire de son organisation actuelle
• remplir le formulaire de départ du ministère (ou l’équivalent) 
• s’assurer que tous les congés sont saisis dans le Système de gestion des ressources humaines
• saisir toutes les payes pour services supplémentaires au moyen de la fonction libre-service des employés dans Phénix

Responsabilités du gestionnaire

L’autorité déléguée est chargée de :

• communiquer avec les ressources humaines afin de suivre les processus et les procédures ministérielles en vigueur
• rédiger et signer la lettre d’acceptation ou toute autre lettre de départ (document papier ou courriel)
• faire parvenir, aux fins d’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, la lettre d’acceptation du départ de l’employé signée et la lettre de départ de l’employé, indiquant la date et la raison du départ, à la source fiable
  • envoyer la lettre d’acceptation signée et la lettre de départ de l’employé au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnée d’un formulaire Demande d’intervention de paye, dûment rempli
• transmettre le formulaire de départ du ministère aux :
  • Finances du ministère
  • Ressources humaines du ministère
• déterminer tout paiement ministériel du par l’employé (entre autres, les avances non réglées, le recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés)
• confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement
• s’assurer que les congés sont à jour et approuvés dans le Système de gestion des ressources humaines
• s’assurer que les heures supplémentaires sont saisies et approuvées dans Phénix

Responsabilités des ressources humaines

Les ressources humaines sont chargées de :

• informer le gestionnaire des procédures et des processus ministériels relatifs à une cessation d’emploi ou à une mutation de sortie
• effectuer toutes les actions en suspens qui ne sont pas rattachées au départ dans le Système de gestion des ressources humaines (par exemple, s’assurer que toutes les affectations intérimaires ont été saisies)

Responsabilités des Finances

Les Finances peuvent être chargées des formulaires de départ liés à la gestion des biens. Le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères.

Les Finances sont chargées de :

• s’assurer que les montants non liés à la paye dus à l’employé ou par celui-ci sont versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement
• informer le Centre des services de paye de toute dette non réglée envers l’État qui n’aura pas été recouvrée avant le départ ou le paiement final
  • envoyer cette information par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagné d’un formulaire Demande d’intervention de paye

Responsabilités du Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est chargé de :

• vérifier la liste des sources fiables
• s’assurer que tous les documents nécessaires accompagnent la mutation de sortie
• assurer la mise à jour du solde des congés dans le Système de gestion des ressources humaines
• effectuer tous les mouvements de paye connexes et finaliser le compte dans Phénix
• repérer tout trop-payé
• saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans le Système de gestion des ressources humaines, qui les mettra ensuite à jour dans Phénix (dès que le compte sera finalisé)

Les Finances fournissent des renseignements sur les sommes dues à l’État, alors que le Centre des services de paye est chargé de :

• configurer le recouvrement
• communiquer avec la nouvelle organisation et l’informer que la mutation d’entrée est prête à être traitée

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• Responsabilités de l’autorité déléguée
• Responsabilités des Finances
• Responsabilités de la source fiable
• Responsabilités du Centre des services de paye
• Responsabilités du Centre des pensions

Description du processus

La conjointe ou le conjoint de l’employé, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé est chargé de communiquer au gestionnaire la date du décès, et peut-être le certificat de décès.

Responsabilités du gestionnaire

Le gestionnaire est chargé de :

• suivre les procédures au moment de la cessation d’emploi qui sont fournies par le Centre des services de paye
• informer les Finances ministérielles du décès en cours d’emploi
• faire parvenir les documents de départ à la source fiable pour qu’elle procède à l’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués
• envoyer les documents de départ, dont la date de décès (et le certificat de décès, le cas échéant) dans les plus brefs délais par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire Demande d’intervention de paye

Le gestionnaire peut également fournir l’avis de décès au Centre des pensions ou il peut renvoyer la conjointe ou le conjoint, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé à la page Contactez le Centre des pensions.

Responsabilités de l’autorité déléguée

L’autorité déléguée est chargée de :

• s’assurer que les congés sont à jour et approuvés dans le Système de gestion des ressources humaines
• communiquer avec le Centre des services de paye pour l’informer de tout changement dans les congés ou dans les soldes de congés
• rajuster les entrées de temps pour les heures travaillées dans la fonction libre-service des gestionnaires si l’employé est décédé pendant qu’il était en congé payé (par exemple, lorsque l’employé était en congé)
• relever tous les paiements ministériels dus par l’employé (entre autres, les avances non réglées ou le recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés)
• confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments qui appartiennent au gouvernement

Responsabilités des Finances

Les Finances sont chargées de :

• remplir les formulaires de départ liés à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères)
• communiquer au Centre des services de paye toute dette non réglée due à l’État par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire Demande d’intervention de paye .

Si le Centre des services de paye ou le Centre des pensions ne réussit pas à recouvrer les sommes dues, les Finances seront chargées d’effectuer le suivi auprès de la succession de l’employé.

Responsabilités de la source fiable

La source fiable est chargée d’authentifier les signatures qui figurent sur les demandes en format papier avant qu’elles ne soient envoyées au Centre des services de paye, par exemple :

• la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes qui ont une incidence sur les résultats financiers ou sur le budget du gestionnaire
• la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes

Responsabilités du Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est chargé de :

• informer le gestionnaire des procédures à suivre pour la cessation d’emploi
• vérifier la liste des sources fiables
• communiquer avec la conjointe ou le conjoint de l’employé ou le représentant de la succession de l’employé afin d’obtenir le certificat de décès (s’il n’a pas déjà été fourni)
• renvoyer la conjointe ou le conjoint de l’employé ou le représentant de la succession au Centre des pensions afin d’obtenir des renseignements sur les avantages sociaux liés à la pension, si cela n’a pas été fait par le gestionnaire ministériel antérieurement
• s’assurer que le solde des congés est à jour dans le Système de gestion des ressources humaines

Lorsque le compte sera finalisé, le Centre des services de paye est chargé de :

• saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans le Système de gestion des ressources humaines, qui les mettra ensuite à jour dans Phénix
• envoyer la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux durant une cessation d’emploi à la conjointe ou conjoint de l’employé ou au représentant de la succession et discuter de la dernière paye et des options de versement
• envoyer le formulaire Avis de décès et le formulaire Information sur la cessation d’emploi / Retraite (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) au Centre des pensions, accompagné de la documentation nécessaire
• finaliser le compte de l’employé afin de traiter la dernière paye et pour s’assurer que tous les versements et les avantages sociaux (par exemple, les cotisations dans le cadre de la Loi sur la pension de la fonction publique) prennent fin comme il se doit
• déterminer les trop-payés dus de l’employé
• s’assurer que le relevé d’emploi est généré
  • Produire ou modifier le relevé d’emploi dans des circonstances exceptionnelles
  • Produire l’état de la rémunération (T4) immédiatement et le fournir à la conjointe ou au conjoint ou au représentant de la succession.

Si les Finances fournissent les informations sur les dettes dues à l’État, le Centre des services de paye sera chargé d’effectuer le recouvrement.

Responsabilités du Centre des pensions

À la réception du formulaire Avis de décès ou du formulaire Information sur la cessation d’emploi / Retraite (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et de tous les documents nécessaires, le Centre des pensions sera chargé de :

• déterminer les survivants admissibles
• rémunérer les survivants admissibles, ainsi que déterminer si une garantie de cinq ans devra être rémunérée à la succession
• rémunérer la prestation supplémentaire de décès