Aperçu d’une enquête de sécurité sur le personnel
Voyez comment le Programme de sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada peut vous aider à mener une enquête de sécurité sur vos employés. Découvrez qui peut présenter une demande d'enquête et quels niveaux d'enquête ces personnes peuvent demander.
Sur cette page
- Enquêtes de sécurité sur le personnel
- Obtenir une enquête de sécurité sur le personnel lorsqu'on postule sur un poste à la fonction publique
- Qui est admissible à une enquête de sécurité sur le personnel
- Pourquoi les organisations doivent demander une enquête de sécurité pour leurs employés
- Demander une enquête de sécurité sur le personnel au sein d'une organisation
- Le principe du besoin de connaître
- Justification de la condition du contrôle de sécurité
- Les différents niveaux d'enquêtes de sécurité sur le personnel
- Mener des vérifications des antécédents pour une enquête de sécurité sur le personnel
- Liens connexes
Enquêtes de sécurité sur le personnel
PSC effectue des enquêtes de sécurité à l'égard des employés des organisations qui doivent :
- accéder à des renseignements gouvernementaux de nature délicate
- accéder à des sites de travail sécurisés
- soumissionner ou travailler sur un contrat, un sous-contrat ou une convention de bail du gouvernement comportant des exigences de sécurité
Comme l'énonce la norme sur le filtrage de sécurité, le processus d'enquête de sécurité permet d'évaluer la fiabilité d'un particulier et sa loyauté envers le Canada. Cela comprend :
- la collecte de renseignements personnels des individus ainsi que leur consentement
- de l'information provenant des agences d'application de la loi, de renseignements ou d'autres sources
Avant de demander des enquêtes de sécurité sur le personnel pour vos employés, votre organisation doit d'abord faire l'objet d'une enquête de sécurité par le PSC.
Référez-vous à enquête de sécurité sur l'organisation pour savoir comment commencer le processus.
Obtenir une enquête de sécurité sur le personnel lorsqu'on postule sur un poste à la fonction publique
Si vous êtes un particulier qui postule à un emploi à la fonction publique fédérale, le ministère d'embauche procèdera à l'enquête de sécurité. Vous pouvez communiquer avec le conseiller en ressources humaines de ce ministère pour obtenir plus de renseignements sur le filtrage de sécurité du gouvernement.
Qui est admissible à une enquête de sécurité sur le personnel
En date du 4 octobre 2021, le PSC procède à l’enquête de sécurité sur le personnel pour :
- les cadres supérieurs clés (CSC) d’une organisation canadienne ayant fait l'objet d'une enquête de sécurité par le PSC
- les employés d’une organisation canadienne ayant fait l'objet d'une enquête de sécurité par le PSC qui
- sont tenus d’accéder à des renseignements/biens/sites protégés ou classifiés pour exécuter des travaux dans le cadre d’un contrat, un sous-contrat ou une convention de bail actif
- sont tenus d’accéder à des renseignements/biens/sites protégés ou classifiés lors de la phase de préqualification d’un processus d’approvisionnement
- ont été identifiées comme ressource dans la présentation d’une soumission et doivent détenir l’autorisation de sécurité requise lors de l’attribution du contrat
- participent à un programme multinational
- les Canadiens et Canadiennes vivant à l'étranger qui exécutent un contrat conclu avec un pays qui a établi une entente internationale en matière de sécurité industrielle avec le Canada
Remarque 1
Ceci s’applique à tous les types de demandes, y compris les mises à jour, les réactivations et les duplications.
Pourquoi les organisations doivent demander une enquête de sécurité pour leurs employés
Une enquête de sécurité sur le personnel est requise pour les employés qui ont besoin d'accéder aux renseignements, biens et lieux de travail protégés ou classifiés du gouvernement fédéral tels que stipulé dans un contrat, un sous-contrat ou une convention de bail. Cette enquête doit être complétée avant que le travail ne commence.
Demander une enquête de sécurité sur le personnel au sein d'une organisation
Les individus ne peuvent pas initier leur propre enquête de sécurité. C'est l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) qui peut initier une demande d'enquête de sécurité de la part de l'individu.
L'ASE détermine qui dans l'organisation a besoin d'une enquête de sécurité basée sur :
- les exigences de sécurité du contrat, du sous-contrat ou de la convention de bail
- l'accès que l'individu aura besoin pour accomplir son travail dans le cadre du contrat, du sous-contrat ou de la convention de bail
Obtenir le statut d'une demande d'enquête de sécurité sur le personnel
Les individus ne peuvent pas initier ou demander un statut concernant leurs propres enquêtes de sécurité.
Les enquêtes de sécurité sur le personnel appartiennent à l'organisation ayant fait l’objet d’une enquête qui en a fait la demande. Elles n'appartiennent pas à l'individu. L'ASE ou l'ASER de l'organisation faisant l’objet d’une enquête est autorisé au nom d'une personne à :
- lancer une demande d’enquête de sécurité
- obtenir une mise à jour sur une demande d’enquête de sécurité sur le personnel
L’ASE ou l'ASER est la seule personne qui peut se renseigner sur l’état des demandes d’enquête de sécurité sur le personnel en cours pour son organisation.
Par conséquent, toute question sur l'état d’une demande d’enquête de sécurité sur le personnel doit être adressée à l’ASE ou à l'ASER de l'organisation.
Le principe du besoin de connaître
Alors que les enquêtes de sécurité résultent potentiellement en l'accès à des renseignements de nature délicate, les employés n'ont pas le droit d'accéder aux renseignements uniquement en raison de leur statut, de leur rang, de leur poste ou de leur niveau d'autorisation. Le principe du besoin de connaître est de limiter l'accès aux renseignements de nature délicate aux personnes dont les fonctions l'exigent, c'est-à-dire à celles qui doivent prendre connaissance des renseignements.
Justification de la condition du contrôle de sécurité
Les ASE et les ASER doivent fournir une justification de la condition du contrôle de sécurité lorsqu’ils soumettent des demandes d’enquête de sécurité sur le personnel. Cette justification est obligatoire pour toutes les demandes visant à établir le besoin de connaître de la personne.
Elle doit être fournie pour tous les types de demandes suivants :
- nouvelle
- mises à jour
- relèvement
- réactivation
- transfert
- duplicata
Types de justification
Il existe 3 types de justification, et des sous-types sont associés à chacun d’eux :
- exigence à l’échelle nationale
- exigence à l’échelle internationale
- attestation de sécurité provisoire
Exigence à l’échelle nationale
Une demande liée à un appel d’offres, à un contrat, à un contrat de sous-traitance ou à une convention de bail au Canada qui nécessite l’accès à des renseignements et à des biens protégés ou classifiés ou à des sites sécurisés.
Exigence à l’échelle internationale
Une demande en lien avec une entité canadienne, initiée par un gouvernement étranger, une organisation internationale ou un sous-traitant étranger. Il peut également s’agir d’une entité canadienne qui doit participer à une activité à l’étranger qui nécessite l’accès à des renseignements et à des biens protégés, restreints ou classifiés ou à des sites sécurisés.
Attestation de sécurité provisoire
Demande qui permet aux personnes d’obtenir des autorisations de sécurité dans un délai précis. Cela s’applique dans des situations particulières approuvées par le PSC. Les attestations de sécurité provisoires ne sont offertes qu’aux organisations canadiennes.
Sous-types de justification (doivent être fournis pour toutes les demandes)
- Exigence à l’échelle nationale
- contrat, contrat en sous-traitance ou bail actif
- arrangement en matière d’approvisionnement ou offre à commandes
- demande d’enquête de sécurité CSC, un ASE ou un ASER
- demande visant précisément une autorisation de détenir des renseignements
- Exigence à l’échelle internationale
- contrat, contrat en sous-traitance ou bail actif
- demande d’enquête de sécurité concernant un CSC étranger
- exigences de projets ou de programmes canadiens, d’une organisation internationale ou d’un gouvernement étranger (non liées à un contrat/demande de propositions) concernant des renseignements classifiés étrangers (par exemple, réunion de l’OTAN)
- Attestation de sécurité provisoire
- soumissionnaire potentiel nécessitant des autorisations de sécurité pour des personnes avant de présenter une soumission
- lettre d’intérêt exigeant une cote de fiabilité ou une autorisation de sécurité
- consultation de l’industrie durant laquelle les représentants communiquent des renseignements protégés ou classifiés
- réunion/consultation de l’industrie classifiée dans le contexte de l’établissement d’un processus d’approvisionnement, comme une conférence des soumissionnaires
- invitation à se qualifier exigeant la communication de renseignements protégés ou classifiés
- besoin, dans le cadre d’une demande de propositions, d’accéder à des documents d’appel d’offres de niveau protégé ou classifié du Canada
Selon le type et le sous-type de justification, des détails supplémentaires peuvent être requis, par exemple :
- nom du ministère ou de l’organisme client associé au besoin
- document/type/numéro d’approvisionnement
- autres détails relatifs à la justification
- affiliation de projet
Pour obtenir des directives détaillées sur la façon de remplir le formulaire, consultez comment remplir le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F).
Les différents niveaux d'enquêtes de sécurité sur le personnel
Les niveaux d'enquête de sécurité sur le personnel sont déterminés en fonction du caractère délicat des renseignements, des biens ou des lieux auxquels l'accès est requis.
Votre organisation peut demander les types d'autorisations suivantes pour ses employés :
- cote de fiabilité : nécessaire pour accéder à des renseignements, à des biens ou à des lieux de travail protégés
- autorisation de sécurité : nécessaire pour accéder à des renseignements, à des biens ou à des lieux de travail classifiés
- enquête de sécurité approfondie : requise pour les employés qui exercent des fonctions liées à la sécurité et au renseignement
Mener des vérifications des antécédents pour une enquête de sécurité sur le personnel
L’ASE ou l’ASER est tenu de mener des vérifications des antécédents. C’est la première étape du processus d’enquête de sécurité.
Vérifications préliminaires
Dans le cadre du processus de vérification des antécédents, l’ASE ou l’ASER est responsable de mener des vérifications préliminaires. Ces vérifications s’appliquent à tous les employés de leurs organisations qui nécessitent une nouvelle cote de fiabilité ou autorisation de sécurité.
L'ASE ou l'ASER doit s'assurer que les renseignements fournis par l’employé sont exacts et complets, en particulier :
- le nom légal complet et la date de naissance peuvent être validés par la vérification
- du certificat de naissance
- du document de confirmation de résidence permanente
- du certificat ou de la carte de citoyenneté canadienne de l’employé
- adresse actuelle peut être validée par la vérification
- du permis de conduire
- de la carte provinciale avec photo
- du permis d’armes à feu
- du certificat sécurisé de statut d’Indien du postulant
- études/qualifications professionnelles pertinentes au poste de l’employé peuvent être validées par la vérification
- des relevés de notes officiels
- des diplômes
- des certificats émanant d’établissements d’enseignement/d’instituts professionnels, et/ou des originaux de certificats professionnels émanant d’associations, d’institutions ou d’organismes professionnels de réglementation provinciaux/fédéraux/municipaux du postulant
- d’associations ou d’institutions
- antécédents professionnels pertinents au poste de l’employé peuvent être validés en communiquant avec les employeurs précédents de l’employé pour confirmer
- les dates d’emploi
- poser des questions sur le rendement au travail et les motifs de départ
- demander à l’employé de fournir des relevés d’emploi, des T4, ou des talons de chèque de paye
- les références personnelles peuvent être vérifiées en contactant 1 ou plusieurs des références personnelles de l’employé afin de valider l’exactitude des renseignements qui ont été vérifiés lors de la vérification des antécédents
Remarque 2
L’ASE ou l’ASER doit compléter ces vérifications préliminaires ou valider que quelqu’un au sein de l’organisation a vérifié ces renseignements dans le cadre du processus d’embauche.
Exigences en matière de vérification de l’identité
La norme sur le filtrage de sécurité exige que les postulants présentent des types précis de documents de preuve d’identité et que la preuve d’identité fasse l’objet d’un examen plus approfondi. L’objectif est d’obtenir une plus grande assurance qu’une personne est bien celle qu’elle prétend être.
Tous les ASE et ASER doivent vérifier l’identité d’un employé dans le cadre du processus de vérification des antécédents. Ils peuvent également valider que quelqu’un au sein de l’organisation a déjà vérifié l’identité de l’employé lors du processus d’embauche.
Consultez à propos des exigences de vérification de l'identité pour obtenir plus de renseignements, y compris
- le processus de vérification de l’identité d’un employé
- la liste de toutes les preuves de l’identité essentielle
- les preuves à l’appui de l’identité acceptées, et des conseils sur la façon de traiter des circonstances spéciales
Consultez la nomination d'un agent de sécurité pour plus de renseignements sur la façon d’obtenir une enquête de sécurité sur le personnel pour un ASE et un ASER.