Évaluation du programme d'aide financière aux participants

Le 4 janvier 2016

Présenté aux responsables de projet de l'ACEE

Steve Chapman
Directeur, Programmes nationaux

et

Lisa St-Amour
Directrice, Finances et administration

Soumis par :
Alan Winberg Consulting Inc.
3090, croissant Barlow
Dunrobin (Ontario) K0A 1T0
Téléphone : 613-859-9827
Courriel : alanrwinberg@gmail.com

Table des matières

Liste des sigles

AADNC
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
ACEE
Agence canadienne d'évaluation environnementale
LCEE 2012
Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012)
CCSN
Commission canadienne de sûreté nucléaire
RMR
Rapport ministériel sur le rendement
EE
Évaluation environnementale
EE
Évaluations environnementales
ETP
Équivalent temps plein
S&C
Subventions et contributions
GC
Gouvernement du Canada
ONE
Office national de l'énergie
F et E
Fonctionnement et entretien [financement]
BCG
Bureau du contrôleur général
RP
Responsable de projet
AHP
Architecture d'harmonisation des programmes
PAFP
Programme d'aide financière aux participants
RPP
Rapport sur les plans et les priorités
CSC
Cour suprême du Canada
CT
Conseil du Trésor du Canada
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Évaluation du Programme d'aide financière aux participants de l'ACEE

Sommaire

L'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) a retenu les services de la société Alan Winberg Consulting Inc. pour réaliser un examen indépendant du Programme d'aide financière aux participants de l'ACEE, conformément aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et à l'article 42. 1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

L'évaluation visait à déterminer : la pertinence continue du programme, le rendement du programme en ce qui concerne l'atteinte des résultats et la rentabilité du programme. En outre, l'évaluation était nécessaire afin de réaliser un examen de suivi de la vérification des contrôles de base et de prendre en considération la recommandation 12B (relative aux dossiers de programme) et la recommandation 13B (relative à la limite cumulative qui est énoncée dans les modalités du programme).

L'évaluation repose sur un examen des dossiers, des documents et des sites Web, ainsi que sur des entretiens avec les principaux informateurs pour recueillir des données pour chacune des questions d'évaluation.

Le programme prévoit un soutien modeste à la participation du public, notamment les particuliers admissibles, les organismes à but non lucratif constitués en société et les groupes autochtones, à des moments clés du processus d'évaluation environnementale (EE). Le programme contribue à la réalisation d'évaluations environnementales de grande qualité et permet de respecter l'obligation de la Couronne de consulter les Autochtones.

L'évaluation a permis de constater que le PAFP est conforme aux priorités du gouvernement fédéral et de l'Agence. Le PAFP est pertinent et répond aux besoins établis du public et des Autochtones. Le programme fournit les résultats prévus. Les personnes interrogées ont déclaré que le soutien offert par le PAFP avait permis d'accroître la participation au processus d'évaluation environnementale et, par conséquent, d'augmenter la quantité d'information fournie et d'obtenir un large éventail de points de vue, à l'intention de l'Agence et des commissions d'examen des EE. L'évaluation a par ailleurs établi que le PAFP respectait les limites de son budget. Le programme est rentable et offre un bon rapport qualité-prix.

Le suivi de la vérification des contrôles de base a consisté à examiner un échantillon de dossiers actifs et à réaliser des entretiens avec la gestion et le personnel du programme. En ce qui concerne les dossiers du programme, le suivi a révélé que les dossiers étaient complets et que les documents pertinents étaient faciles d'accès dans des dossiers papier bien organisés, dans les dossiers électroniques et dans le Registre public de l'ACEE. En ce qui concerne la diligence raisonnable à l'égard des limites cumulatives, le suivi a permis de constater que certaines mesures supplémentaires importantes avaient été prises depuis la vérification des contrôles de base concernant les autres exigences en matière de production de rapports par les bénéficiaires. Le rapport d'évaluation décrit les rapports supplémentaires et conclut qu'avec ces nouvelles mesures en place, il y a peu de risque de dépasser les limites cumulatives; cependant, il est possible d'améliorer la diligence raisonnable à l'égard des limites cumulatives.

L'évaluation conclut que le programme est pertinent et qu'il produit les résultats escomptés. Il est rentable et devrait être maintenu.

L'évaluation renferme des recommandations concernant la poursuite du programme; le suivi et le signalement des contraintes financières potentielles pour les projets en retard; la possibilité d'un soutien supplémentaire lorsqu'un promoteur apporte des modifications importantes à un projet proposé pendant le processus d'EE; la publication de renseignements détaillés sur les « limites cumulatives » dans la documentation du programme; et l'exécution de la stratégie de mesure du rendement du PAFP.

Introduction

Objectif de l'évaluation et méthodes utilisées : Contexte

Le présent rapport présente les résultats de l'évaluation du Programme d'aide financière aux participants (PAFP) de l'ACEE. Des recommandations ont été formulées concernant les améliorations pouvant être apportées au programme et la prise de décisions futures.

Objet et portée

L'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) a retenu les services de la société Alan Winberg Consulting Inc. pour réaliser l'évaluation du PAFP, conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et à l'article 42. 1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, qui exigent la réalisation d'un examen tous les cinq ans de la pertinence et de l'efficacité de chaque programme en cours.

Réalisée à l'aide des méthodes d'évaluation en usage, l'évaluation visait à déterminer : la pertinence continue du programme (y compris la nécessité de maintenir le programme et son harmonisation avec les priorités, les rôles et les responsabilités du gouvernement fédéral); le rendement du programme en ce qui concerne l'atteinte des résultats et la rentabilité du programme. En outre, l'évaluation était nécessaire afin de réaliser un examen de suivi de la vérification des contrôles de base [1] et de prendre en considération la recommandation 12B (relative aux dossiers de programme) et la recommandation 13B (relative à la limite cumulative qui est énoncée dans les modalités du programme).

L'évaluation a porté sur les activités, les extrants, les résultats et les dépenses du PAFP au cours de la période allant de l'exercice 2010-2011 à l'exercice 2014-2015, en mettant l'accent sur la période écoulée depuis que la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale a été modifiée en 2012.

Méthode d'évaluation

Cette évaluation a été réalisée selon une méthode progressive entre avril et octobre 2015. Cette évaluation a compris trois phases : Phase 1 – planification (y compris l'élaboration d'une matrice d'évaluation); Phase 2 – réalisation de l'évaluation (collecte et analyse des données); et Phase 3 – préparation du rapport. Nous avons poursuivi d'étroites consultations avec le responsable de projet de l'ACEE pour chaque phase de l'évaluation. La principale approche analytique utilisée pour cette évaluation sommative a consisté en une analyse basée sur les résultats, qui tient compte de la mesure dans laquelle le programme a atteint les résultats escomptés.

Méthodologie et contraintes de l'évaluation

L'évaluation fait appel à plusieurs sources de données qualitatives et quantitatives, notamment un examen des documents et de la documentation, un examen d'un échantillon de dossiers du programme et des entretiens.

L'examen de la documentation a porté sur des dossiers et des documents du programme relatifs au processus d'EE à l'ACEE et au PAFP à l'ACEE, à l'Office national de l'énergie (ONE) et à la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN), ainsi que sur des renseignements pertinents provenant d'autres sources au gouvernement fédéral.

Nous avons procédé à une brève analyse des sites Web et de la documentation sur le processus d'EE et la LCEE 2012. Il existe des documents facilement accessibles sur les processus d'EE adoptés dans d'autres pays. Cependant, nous n'avons pas trouvé, au moyen des techniques de recherche habituelles sur Internet, de programmes d'aide financière similaires visant à faciliter la participation au processus d'EE dans d'autres pays, tels que le Royaume-Uni, les États-Unis ou l'Australie.

L'évaluation a utilisé les données financières et administratives sur le PAFP qui ont été fournies par le responsable de projet.

Les entretiens, structurés d'après un bref guide d'entrevue, ont été réalisés auprès de 42 principaux informateurs. Ces informateurs comprenaient : 26 fonctionnaires de l'ACEE, 4 représentants des autres ministères et organismes fédéraux et 12 bénéficiaires d'accords de contribution. La majorité des entretiens réalisés dans la région de la capitale nationale ont été effectués en personne. Des entretiens téléphoniques ont été menés auprès des fonctionnaires de l'ACEE et d'autres ministères et organismes fédéraux. Quelques personnes ont fourni des commentaires par écrit aux questions d'entrevue plutôt que de participer à une entrevue en personne. Pour encourager les discussions franches sur les questions, l'engagement a été pris envers les personnes interrogées de regrouper les commentaires et de ne pas les attribuer à des personnes ou à des organisations données.

Nombre d'entrevues réalisées
Personnes interrogées Nombre d'entrevues réalisées
Fonctionnaires de l'ACEE 26
Fonctionnaires d'autres ministères et organismes fédéraux 4
Bénéficiaires d'ententes de contribution 12
Total 42

Compte tenu du regroupement des données recueillies dans les documents, lors de l'examen des dossiers et dans le cadre des entretiens, ces méthodes ont permis de réunir des renseignements qualitatifs et quantitatifs sur la pertinence, le rendement et la rentabilité du PAFP de l'ACEE. Afin de faciliter la compréhension des méthodologies utilisées dans la présente évaluation et de faciliter le travail de mesure du rendement par le programme et les évaluations futures, nous avons donné des précisions sur la collecte des données et les outils dans les annexes. Les annexes présentent un exemple des guides d'entrevue, des renseignements supplémentaires sur l'échantillon des dossiers examinés, les documents examinés et les titres des personnes interrogées qui ont été invitées à participer. Ces sources de données, y compris les entretiens, l'examen des dossiers et l'examen de la documentation, sont suffisantes et appropriées pour tirer les conclusions qui sont présentées dans ce rapport.

Restrictions et stratégies d'atténuation

Avis des bénéficiaires d'ententes de contribution

Les bénéficiaires des accords de contribution sont des intervenants clés en ce qui a trait au programme. Un nombre relativement faible de bénéficiaires ont fourni des commentaires dans le cadre de l'évaluation par voie d'entretiens téléphoniques. Comme supplément aux données des entrevues, les résultats d'un questionnaire envoyé aux bénéficiaires par le PAFP à la suite du paiement définitif ont été passés en revue dans le cadre de l'examen des documents. Comme le groupe de bénéficiaires qui a rempli le questionnaire ou qui a participé à une entrevue n'est pas nécessairement représentatif de tous les bénéficiaires, les résultats du questionnaire et des entrevues ne peuvent être appliqués à l'ensemble des intervenants bénéficiaires, mais ils ont néanmoins révélé des faits importants et éclairé l'évaluation, combinés à d'autres sources de données, notamment l'examen des dossiers, des documents et de la documentation.

Données sur le rendement

Le PAFP a publié des normes de service standards à la mi-juin 2015. Le rendement est mesuré à la lumière de ces normes et devrait être disponible lors de la prochaine évaluation. Cette étude repose sur les renseignements qualitatifs sur le rendement, fondés sur les dossiers et les documents examinés et les entretiens réalisés. Compte tenu du rendement élevé constant relevé dans toutes les sources de données, les renseignements fournis sont considérés comme valides et fiables.

Profil du programme

Description du programme

En vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012) (LCEE 2012), les autorités fédérales responsables participant à un processus d'évaluation environnementale sont tenues d'établir des programmes d'aide financière aux participants. [2] Les trois autorités fédérales responsables, l'ACEE, la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) et l'Office national de l'énergie (ONE) ont établi des programmes d'aide financière aux participants.

Le PAFP de l'ACEE procure une aide financière aux particuliers, aux organismes sans but lucratif constitués en société et aux groupes autochtones afin qu'ils participent aux évaluations environnementales réalisées par l'ACEE, par des commissions d'examen ou par des commissions mixtes d'examen en vertu de la LCEE 2012.

La participation à des évaluations environnementales fédérales permet de s'assurer que l'on prend en compte, pendant le processus d'évaluation environnementale, les préoccupations du public et des Autochtones liées aux effets qu'un projet est susceptible d'avoir sur l'environnement, les peuples autochtones et sur les droits ancestraux ou issus de traités existants ou potentiels. L'aide financière aux participants peut servir à couvrir les frais admissibles tels que les honoraires d'experts-conseils, les frais de déplacement et les coûts de production de rapports (conformément à la section 8 des modalités du programme).

L'information sur les évaluations environnementales des projets actuels ou à venir visés par le processus fédéral d'évaluation environnementale et les possibilités de participation connexes sont publiées dans le Registre de l'ACEE [3] et sur le portail Consultations auprès des Canadiens [4].

Pour pouvoir participer, un demandeur doit démontrer l'utilité de sa participation à l'évaluation environnementale. De plus, les demandeurs doivent satisfaire à au moins un des critères suivants :

  • avoir un intérêt local direct pour le projet, p. ex. habiter dans la région où le projet sera développé ou y posséder des biens fonciers;
  • posséder des connaissances communautaires ou des connaissances traditionnelles autochtones utiles à l'évaluation environnementale;
  • prévoir de fournir des connaissances spécialisées sur les effets environnementaux prévus du projet;
  • avoir un intérêt pour les retombées éventuelles du projet sur des terres visées par un traité, les terres visées par le règlement, les territoires traditionnels ou les revendications et les droits connexes.

Consultation des Autochtones

Pour les consultations avec les Autochtones en particulier, l'obligation de consulter prévue par la common law est fondée sur l'interprétation judiciaire des obligations de la Couronne (gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux) dans le contexte des droits ancestraux ou issus de traités, établis ou potentiels, des peuples autochtones du Canada, en vertu de leur reconnaissance et de leur confirmation dans l'article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982.

Dans plusieurs de ses décisions, la Cour suprême du Canada (CSC) a statué que la Couronne a une obligation de consulter et, le cas échéant, d'accommoder, lorsqu'elle envisage des mesures susceptibles d'avoir un effet préjudiciable sur les droits ancestraux ou issus de traités, potentiels ou établis. Cette obligation a été appliquée à bon nombre de mesures envisagées par la Couronne relativement à divers droits ancestraux et issus de traités, potentiels ou établis.

Pour ces raisons, l'ACEE prend part aux consultations des Autochtones et joue le rôle de coordonnateur des consultations de la Couronne pour intégrer, dans la mesure du possible, l'approche pangouvernementale aux activités de consultation des Autochtones au processus d'EE. Cette approche s'applique à toutes les évaluations environnementales dont l'Agence est l'autorité responsable, y compris les commissions d'examen. Le PAFP offre du financement pour aider les groupes autochtones admissibles à se préparer et à participer aux activités de consultation.

Le PAFP a récemment été visé par une vérification des contrôles de base.

Le programme a été examiné dans le cadre d'une vérification des contrôles de base, réalisée par le Bureau du contrôleur général (BCG) en juin 2014, pour les opérations effectuées au cours de l'exercice 2013-2014. Cette évaluation a examiné des aspects de deux recommandations formulées lors de cette vérification :

  • Recommandation no 12. S'assurer que les documents justificatifs sont conservés dans les dossiers pour chaque paiement de contribution selon les exigences en matière de documentation établies dans l'entente de financement;
  • Recommandation no 13. Faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'elle confirme que les paiements de transfert ne dépassent pas la limite cumulative.

Budget du programme

Il existe deux composantes de financement :

  • une enveloppe régulière est offerte pour aider à la préparation des évaluations environnementales par l'Agence ou par des commissions d'examen et à la participation à celles-ci (qui est offerte à des groupes du public ou à des groupes autochtones pour les projets dont les effets potentiels sont cotées « faibles »);
  • une enveloppe destinée aux Autochtones est offerte pour les consultations (eu égard aux effets potentiels sur les droits ancestraux ou issus de traités) qui ont lieu pendant les évaluations environnementales réalisées par l'Agence ou par des commissions d'examen (ces fonds sont destinés aux groupes autochtones pour les projets dont les effets potentiels sont évaluées comme « élevés » ou « moyens »).

Les fonds du PAFP pour les « regroupements » s'ajoutent à ceux des collectivités autochtones. L'apport de fonds du PAFP pour des « regroupements » (composés d'au moins deux collectivités autochtones) est entièrement compatible avec les priorités et les pratiques du gouvernement fédéral. Les politiques et pratiques du PAFP de l'ACEE ont été élaborées pour s'assurer que l'approche de financement rigoureuse du PAFP est réellement adaptée pour faciliter le soutien de ces « regroupements ».

Les dépenses annuelles prévues du programme s'élèvent à 4,469 millions de dollars [5], dont une tranche pouvant atteindre 20 % peut être consacrée au F et E (0,8938 million de dollars). Au cours de chacun des cinq derniers exercices, les dépenses réelles engagées pour les contributions ont été inférieures aux dépenses prévues. Les dépenses liées au F et E et aux salaires correspondaient au montant maximum autorisé au cours de chacun des cinq derniers exercices.

Dépenses réelles du PAFP [6]
Exercice Contributions F et E Salaires
2010 -2011 1 665 083 $ 150 198 $ 255 050 $
2011 -2012 2 842 203 $ 152 204 $ 260 068 $
2012 -2013 1 993 668 $ 46 744 $ 375 878 $
2013 -2014 2 518 323 $ 81 327 $ 455 114 $
2014 -2015 2 069 320 $ 41 809 $ 360 509 $

Évaluations précédentes du PAFP

Une évaluation du programme a été effectuée en octobre 2009.

L'évaluation de 2009 visait guider le renouvellement des modalités du programme qui étaient alors valides jusqu'au 31 décembre 2009. L'objectif de l'étude consistait à évaluer le PAFP en fonction de la pertinence, des incidences du programme (réussite), de la rentabilité ainsi que des solutions de rechange sur une période de cinq exercices de 2003-2004 à 2007-2008.

En ce qui concerne la « pertinence », on a constaté que le PAFP demeurait nécessaire principalement en raison de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale qui prévoit l'établissement d'un programme d'aide financière aux participants. En outre, on a observé que le financement du PAFP avait facilité la participation au processus d'évaluation environnementale et que, sans ces fonds, cette participation aurait pu ne pas avoir lieu.

En ce qui concerne la « réussite », on a constaté que le PAFP avait permis la participation au processus d'EE, notamment à des organismes qui avaient le plus besoin d'aide financière pour participer (c. -à-d. les organisations autochtones et les petits organismes sans but lucratif locaux constitués en société).

En ce qui concerne la « rentabilité et les solutions de rechange », on a constaté que les dépenses du PAFP concordaient avec les taux de dépense visés. En outre, l'évaluation a souligné que, selon les intervenants, le PAFP était rentable, bien que quelques intervenants aient indiqué que l'on pourrait améliorer la rentabilité du programme en réduisant le fardeau administratif qui y est associé.

L'évaluation de 2009 avait donné lieu à des recommandations portant sur : une mesure du rendement améliorée; une sensibilisation rehaussée par l'ACEE pour renforcer le niveau de connaissance des clients potentiels; une sensibilisation accrue par les promoteurs du programme pour mieux faire connaître le PAFP; une rétroaction améliorée de membres choisis des commissions d'examen à la suite de la mise en œuvre du processus d'EE et une réduction du fardeau administratif du programme.

Modèle logique du programme

Le modèle ci-dessous a été préparé par l'évaluateur exclusivement aux fins de planification et de réalisation de l'évaluation du PAFP. L'ébauche de modèle logique est destinée à illustrer les objectifs du PAFP et ses principaux résultats escomptés connexes. Les sources d'information pour la préparation de ce modèle logique sont : les Lignes directrices nationales du Programme du PAFP présentées à http://www. ceaa-acee. gc. ca/default. asp?lang=Fr&n=9772442E-1&offset=3&toc=show; le Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016 de l'ACEE; et l'ébauche de modèle logique non publié en cours d'élaboration par le programme dans le cadre d'une stratégie de mesure du rendement. L'ébauche de modèle logique présentée ci-dessous a été communiquée à l'ACEE durant l'évaluation. Il peut ne pas correspondre à tous les aspects de la LCEE 2012 ou aux Lignes directrices du PAFP.

MODÈLE LOGIQUE du PAFP (Ébauche aux fins d'évaluation seulement)
Approche pangouvernementale Secteur de résultats des Affaires économiques : Une croissance économique forte
Résultat stratégique de l'ACEE [et priorités organisationnelles connexes]

Évaluations environnementales de grande qualité et en temps opportun des grands projets pour protéger l'environnement et favoriser la croissance économique

[Priorité de l'ACEE : réaliser des évaluations environnementales de grande qualité des grands projets

Priorité de l'ACEE : établir des relations efficaces avec les Autochtones]

Résultats finaux

Des EE de grande qualité sont réalisées en temps opportun.

Une participation efficace du public et des Autochtones est obtenue.

Pendant le processus fédéral d'EE, les préoccupations liées aux effets qu'un projet pourrait avoir sur l'environnement, les peuples autochtones et sur les droits ancestraux ou issus de traités existants ou potentiels sont pris en considération.

Résultats intermédiaires Les commentaires du public et des groupes autochtones sont pris en compte en temps opportun. Le processus d'EE est réalisé de façon équilibrée. La qualité et la crédibilité de l'examen environnemental d'un projet sont renforcées.
Résultats immédiats Les connaissances traditionnelles et locales à propos de l'emplacement d'un projet aident à déterminer et à prévenir les effets environnementaux potentiels dès le début du processus d'EE. Les particuliers et les organismes intéressés ont la possibilité de contribuer à la planification des projets qui sont susceptibles d'avoir des effets sur leur milieu. Les promoteurs et l'Agence comprennent mieux les intérêts et les préoccupations du public à l'égard des effets environnementaux d'un projet et peuvent mieux y répondre. On peut cerner et prévenir ou atténuer la possibilité d'effets négatifs sur l'environnement en appliquant les connaissances de la collectivité et le savoir traditionnel des Autochtones dans l'EE.
Extrants L'information sur le projet est fournie du point de vue des bénéficiaires Les considérations relatives aux effets environnementaux potentiels d'un projet sont exprimées. Les considérations relatives aux effets potentiels sur les droits ancestraux ou issus de traités sont exprimées. Les connaissances de la collectivité et le savoir traditionnel des Autochtones sont présentés pour examen.
Activités

Les bénéficiaires transmettent leurs commentaires sur les principaux points du processus d'EE.

Les bénéficiaires participent à des séances d'information et aux audiences publiques associées à une commission d'examen.

Intrant Le PAFP offre une expertise sur les paiements de transfert pour le financement des ressources humaines et les accords de contribution conformément au cadre stratégique et juridique afin d'offrir de l'aide financière pour participer à des EE.

Veuillez noter : Aux fins d'évaluation, on remarquera que le niveau d'attribution potentielle des résultats au PAFP diminue au fur et à mesure qu'on se déplace du bas vers le haut du modèle logique.

Résumé des constatations

Pertinence

Le programme concorde rigoureusement avec les rôles, les responsabilités et les priorités du gouvernement fédéral.

Il s'agit d'une exigence de la LCEE 2012 énoncée aux articles 57 et 58 selon laquelle l'ACEE « est tenue » d'établir un programme d'aide financière aux participants (PAFP).

Le budget permanent du PAFP (services votés) s'élève à 1,469 million de dollars. La tranche du financement à durée limitée du PAFP (3 millions de dollars par an pour la période de trois ans allant du 1er avril 2012 au 31 mars 2015) a été renouvelée dans le budget 2015 jusqu'en 2020. Le renouvellement du financement prenant fin dans le budget 2015 montre clairement que le PAFP est conforme aux priorités du gouvernement fédéral.

Le PAFP s'harmonise bien avec le mandat, le résultat stratégique et les priorités de l'ACEE. Le programme fait invariablement l'objet de rapports dans les documents budgétaires de l'ACEE, c. -à-d. le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de l'ACEE.

Selon les dossiers et les documents examinés et les entretiens réalisés pour cette évaluation, le PAFP répond à un besoin manifeste du public et des groupes autochtones. Les documents et les entretiens ont confirmé que les participants qui avaient reçu du soutien du PAFP n'auraient pas pu participer ou ne l'auraient pas fait dans la même mesure sans le soutien du PAFP.

Comme en témoignent les entretiens et le degré de réactivité observé aux possibilités de participer au processus d'EE, l'évaluation conclut que le PAFP continue de répondre aux besoins manifestes des particuliers, des organismes sans but lucratif constitués en société et des groupes autochtones.

Rendement

Les extrants et les résultats figurant dans l'ébauche de modèle logique du PAFP ont été évalués à l'aide de plusieurs sources de données pour déterminer la mesure dans laquelle le PAFP a produit les résultats prévus. Les données qualitatives et quantitatives recueillies au cours de l'évaluation confirment que le PAFP a produit les extrants et les résultats escomptés.

Les preuves recueillies dans le cadre des entretiens confirment que le PAFP a permis d'accroître la participation du public et des groupes autochtones au processus d'EE. Les participants ont eu recours au PAFP pour accroître leurs capacités à participer, notamment :

  • la rédaction de commentaires écrits à des étapes clés du processus;
  • la participation aux audiences d'une commission d'examen.

Les éléments probants recueillis dans le cadre des entretiens confirment que la qualité des renseignements pris en compte dans le processus d'EE est d'autant plus améliorée grâce au PAFP. L'aide financière permet aux participants d'embaucher les experts techniques et les services juridiques nécessaires pour tenir des réunions communautaires ou pour se rendre aux audiences.

Par suite de la participation accrue des bénéficiaires du PAFP :

  • les considérations relatives aux effets potentiels sur l'environnement d'un projet sont exprimées du point de vue des bénéficiaires du PAFP;
  • les considérations relatives aux effets potentiels sur les droits ancestraux ou issus de traités sont exprimées du point de vue des bénéficiaires du PAFP;
  • Les connaissances de la collectivité et le savoir traditionnel des Autochtones sont présentés pour examen du point de vue des bénéficiaires du PAFP.

Les participants ont recours au programme de la façon prévue.

Rentabilité

Tout au long de la période examinée, le programme a fonctionné dans les limites du budget alloué.

Un processus rigoureux est en place, notamment un comité d'examen du financement qui formule des recommandations au président de l'ACEE relative à l'affectation du budget limité du programme, conformément aux modalités du programme. Le processus est bien documenté. La section 4 des modalités comporte une liste détaillée de critères [7] utilisés pour les décisions en matière d'aide financière. Les décisions en matière d'aide financière reposent sur une analyse systématique en fonction de ces critères explicites.

Les fonds alloués au public et aux groupes autochtones sont modestes par rapport aux dépenses devant être engagées. Les personnes interrogées ont fait remarquer que, bien que l'aide financière soit très appréciée, en particulier par les petits organismes sans but lucratif constitués en société et les groupes autochtones ayant des capacités limitées, en raison du montant des fonds prévu pour chaque projet d'EE dans le budget de l'ACEE, l'aide offerte est nettement inférieure au coût potentiel de participation au processus d'EE.

Étant donné que les éléments probants de l'évaluation confirment que le programme respecte son budget en suivant rigoureusement les critères explicites pour affecter des fonds limités et fournir une aide modeste à la participation au processus d'EE, l'évaluation conclut que le fonctionnement du programme est rentable.

Lors de l'évaluation précédente, on a observé qu'il serait bénéfique d'apporter des améliorations au processus administratif et de le simplifier. En ce qui concerne le processus du PAFP durant la période examinée, les personnes interrogées ont indiqué qu'ils avaient noté des améliorations importantes dans l'exécution du programme depuis 2012. En particulier, les personnes interrogées ont souligné que le processus de demande avait été simplifié et amélioré. Les personnes interrogées de l'ACEE et d'organisations qui avaient reçu des fonds du PAFP ont fait remarquer que les bénéficiaires appréciaient particulièrement la souplesse d'utilisation autorisée du budget approuvé dans le cadre de l'entente de contribution. Le programme a tiré efficacement parti de la technologie de l'information pour simplifier et automatiser les processus de demande et de remboursement. Les entretiens ont confirmé que le processus de renouvellement des demandes est simple et direct; l'entente de contribution est facile à comprendre et le processus de remboursement des dépenses fonctionne bien. À la lumière de ces éléments probants qualitatifs, l'évaluation conclut que l'exécution du programme s'est améliorée au cours de la période examinée.

En ce qui concerne l'application des principes de gestion des risques, le programme a recours à un processus d'évaluation des risques pour la prise de décisions relatives à la gestion des fonds du programme. Les Premières nations figurant sur la liste de « Gestion des manquements en cours » (liste publiée par AANDC) sont reconnues comme présentant un risque plus élevé. Les plans de surveillance témoignent du suivi des bénéficiaires et précisent si le bénéficiaire a déjà reçu ou non de l'aide pour participer à une EE. Compte tenu des risques associés aux avances de paiement, les personnes interrogées de l'ACEE ont confirmé que le recours aux avances de paiement n'intervient que dans des circonstances exceptionnelles. Les entrevues ont permis de confirmer que le programme n'a dû établir un trop-payé que dans très peu de cas. L'évitement de trop-payés est un indicateur supplémentaire que l'approche de gestion des risques utilisée par le programme est efficace.

En juin 2015, le programme a publié des normes de service qui précisent les attentes pour ce qui est de la rapidité d'exécution dans la prestation du programme. Aucune donnée quantitative concernant le rendement par rapport à ces normes n'était disponible pour examen pendant l'évaluation. Le programme prévoit recueillir des données concernant le rendement par rapport à ces normes afin qu'elles soient disponibles pour la prochaine évaluation. Bien qu'il n'existe aucune donnée quantitative, l'évaluation a examiné les données qualitatives collectées auprès des personnes interrogées pour cette évaluation et un résumé des résultats du questionnaire anonyme et volontaire qui est envoyé aux bénéficiaires après la fermeture du dossier. Les personnes interrogées ont mentionné le service rapide et adapté fourni par l'unité du PAFP. Les résultats du questionnaire anonyme concordaient avec les entrevues.

Les personnes interrogées au sein de l'ACEE ont fait remarquer que la politique du gouvernement qui consiste à réaliser des économies en effectuant tous ses paiements par dépôt direct d'ici le 1er avril 2016 constituait un irritant pour certains groupes autochtones, en particulier les groupes autochtones qui pourraient déjà avoir fourni les documents nécessaires pour cette initiative au ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC). Les entrevues indiquent que la politique gouvernementale actuelle concernant cette transition ne tient pas compte du fait qu'un groupe peut déjà avoir fourni les documents et les autorisations nécessaires à un autre ministère. Il s'agit d'un problème de transition à court terme touchant la politique financière à l'échelle du gouvernement, et non d'un problème propre au PAFP.

Outre l'irritant lié au dépôt direct, aucun autre problème n'a été soulevé concernant le programme. La rationalisation administrative et l'utilisation accrue de formulaires en ligne ont été soulignées avec grande satisfaction. En ce qui concerne le processus et les outils administratifs du programme, l'évaluation a permis de constater que les outils et les formulaires ont été grandement améliorés et, selon les données qualitatives, que la prestation du programme est rapide et adaptée.

Normes du service à la clientèle du PAFP

La Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert [8] exige que les programmes de contribution, tels que le PAFP, mettent en place des normes de service raisonnables et pratiques. Selon la Ligne directrice du Conseil du Trésor sur les normes de service [9], une norme de service est un engagement public de respecter un niveau de rendement mesurable auquel les clients peuvent s'attendre dans des circonstances normales. Selon la ligne directrice du Conseil du Trésor, les normes de service ont deux buts principaux : établir des objectifs de rendement pour le personnel; et faire part aux clients de ce à quoi ils sont en droit de s'attendre. Le 17 juin 2015, le PAFP a publié des normes de service [10] pour les étapes clés du processus relatif aux ententes de contribution. Par conséquent, le programme est en conformité avec cette exigence de la Politique sur les paiements de transfert du CT.

Il s'agit de la première fois que des normes de service sont publiées pour ce programme. Les normes de service présentent des normes de rapidité d'exécution fondées sur les estimations du rendement historique. Elles offrent une plage plutôt qu'une limite maximale en ce qui concerne la rapidité d'exécution. Les normes comprennent un calcul du temps total qui est mesuré par les normes de service individuelles, y compris les jours civils et les jours ouvrables. Le recours à une plage et l'indication d'un total de cette nature ajoutent un degré de complexité pour l'évaluation et l'utilisation des normes de service. L'ACEE a l'intention de surveiller le rendement par rapport à ces normes et la direction du programme peut modifier les normes de service après une période d'essai initiale. L'objectif est d'avoir en place des normes de service pratiques et mesurables aux fins de la gestion du programme afin de faciliter l'amélioration continue et d'effectuer des évaluations périodiques.

Normes du service à la clientèle du PAFP publiées le 17 juin 2015 [11]
Étape du processus Norme Notes et commentaires
*En jours ouvrables, sauf pour la période allouée à la présentation des demandes.
Délai de demande 30 jours En jours calendrier. Le Programme peut accorder des délais plus courts ou plus longs dans des circonstances exceptionnelles
Examen des demandes 1 à 3 jours  
Travaux du comité d'examen de l'aide financière et, s'il y a lieu, obtention de révisions des demandes d'aide financière ou de documents additionnels 1 à 5 jours Peut varier selon le temps de réponse du client
Décision d'attribuer une aide financière De 5 à 15 jours  
Signature de l'entente de l'Agence une fois reçue par le bénéficiaire 1 à 3 jours  
Traitement d'un paiement (une fois que la demande de remboursement complète est reçue) 10 à 20 jours  
TOTAL 48 à 76 jours*  

Sensibilisation au PAFP

La sensibilisation aux possibilités d'aide financière du PAFP est atteinte grâce au Registre canadien d'évaluation environnementale, aux annonces dans les journaux locaux et aux annonces diffusées par les stations de radio locales ainsi que les câblodistributeurs locaux. Les groupes autochtones qui peuvent être touchés par un projet sont identifiés et un courriel ou une lettre leur est envoyé afin de les informer de l'aide financière disponible.

En se fondant sur le nombre de demandes reçues pour les possibilités d'aide financière et la réactivité des groupes autochtones aux courriels et aux lettres, ainsi que sur les entrevues auprès des fonctionnaires de l'ACEE et des bénéficiaires, l'approche actuelle fonctionne bien. De plus, les personnes interrogées ont mentionné que le travail se poursuit pour continuer à améliorer la sensibilisation (au processus d'EE) en publiant sur Internet tous les documents fournis à l'ACEE dans le cadre du processus d'EE.

L'évaluation permet de conclure que les activités de sensibilisation au programme se sont avérées efficaces.

Le calendrier des dépenses aux termes des ententes de contribution signées est difficile à prévoir

Si l'on examine les cinq derniers exercices financiers, les dépenses réelles ont été moindres que celles qui étaient prévues au début de l'exercice financier. Ce sont principalement les mesures et les décisions prises par un promoteur de projet qui déterminent le calendrier d'un projet proposé et, par conséquent, du processus d'EE. Un promoteur de projet peut décider de retarder le début de la prochaine étape du processus en fonction de la conjoncture économique qui change au fil du temps. Par exemple, les prix des produits de base fluctuent, ce qui peut amener un promoteur à modifier les plans de mise en œuvre. Ni l'ACEE ni le bénéficiaire d'une entente de contribution du PAFP ne contrôlent le calendrier précis d'un projet donné et, par conséquent, la vitesse à laquelle le processus d'EE se déroulera.

Bien que ces retards potentiels dans le processus d'EE soient indépendants du contrôle de l'ACEE ou du bénéficiaire d'une entente de contribution, le soutien à la participation qui est prévu dans l'entente de contribution demeure en place au fil du temps. Par exemple, l'entente de contribution représente un engagement de la part de l'ACEE de soutenir les observations du public sur l'étude d'impact environnemental ou une version provisoire du rapport d'EE. Cet engagement de la part de l'ACEE envers le bénéficiaire demeure en place même lorsqu'un projet est retardé (section 15 de l'entente de contribution). Toutefois, le budget des paiements de transfert de l'ACEE n'est pas reporté aux exercices financiers à venir. Le 15 octobre 2015, le PAFP de l'ACEE avait en place 92 ententes de contribution (qui, ensemble, représentaient des dépenses futures potentielles estimatives de 1 581 978 $), qui sont toutes reliées à 15 projets inactifs [12] (projets retardés par les promoteurs sans date de fin précise).

Tant que les conditions économiques demeurent difficiles, en se fondant sur l'expérience des cinq dernières années, il est probable, mais pas certain, que l'ACEE puisse satisfaire à la plupart des demandes à court terme des bénéficiaires d'entente de contribution compte tenu du budget existant du PAFP.

Dans son Rapport ministériel sur le rendement (RMR), l'ACEE aborde les écarts qui se sont produits par le passé entre les dépenses prévues et les dépenses réelles en ce qui concerne les paiements de transfert. Par exemple, le RMR de 2013-2014 précise que : « Le nombre de projets qui font l'objet du processus d'évaluation environnementale dépend de facteurs externes comme la situation économique et le prix des produits de base (p. ex. l'or et le cuivre). De plus, le rythme des progrès du processus peut être influencé par le niveau d'effort et l'exhaustivité que le promoteur déploie dans la préparation de ses demandes. Ces facteurs, qui sont hors du contrôle de l'Agence, déterminent quand les occasions de participation du public et la consultation des Autochtones auront lieu et quand le remboursement des dépenses, conformément aux ententes de contributions, sera exigé. Par conséquent, il est difficile de prévoir avec exactitude le moment où les ressources seront exigées pour l'attribution et le remboursement. Les fonds destinés à une année donnée sont souvent requis l'année suivante. Ceci exige donc une approche liée à l'allocation de fonds qui s'adapte à la variabilité propre au moment de la réception des demandes relatives au Programme d'aide aux participants. »[13] Bien que l'incertitude soit bien décrite dans le RMR et que les obligations futures en matière de contrats et de paiements de transfert soient mentionnées dans les états financiers de l'ACEE,[14] cette dernière pourrait envisager de donner des précisions supplémentaires concernant le montant précis de l'aide financière de l'entente de contribution qui a été retardée en raison de projets qu'un promoteur a suspendu s. Même si les ententes de contribution contiennent une condition standard (l'obligation juridique de la Couronne est assujettie à un octroi de crédits [article 3. 03]), le report de l'obligation de rembourser les dépenses aux termes d'une entente de contribution sans le report de l'aide financière requise crée un « risque pour la réputation ».

L'évaluation a permis de conclure que le taux de dépenses a été moins élevé que prévu en raison du cycle économique et des décisions prises par les promoteurs. Le programme a utilisé son budget en respectant l'économie, les modalités du programme et le rythme prévu d'élaboration des projets par les promoteurs. Lorsque les conditions économiques s'amélioreront, les processus d'EE actuellement suspendus pourraient redevenir actifs, même si l'aide financière qui a été prévue pour ces évaluations environnementales particulières a expiré. Bien qu'il y ait suffisamment de temps pour expliquer un déficit budgétaire possible aux organismes centraux, l'ACEE peut souhaiter examiner la formulation actuelle du texte dans le RMR (mentionné au paragraphe précédent), ou du texte de la note 9 des états financiers de l'ACEE, et décider si des renseignements supplémentaires aideraient un lecteur de ces documents à comprendre l'ampleur du risque en sachant le nombre précis d'engagements signés qui sont reliés expressément aux projets retardés. Les renseignements supplémentaires concernant les paiements de transfert futurs de l'ACEE permettraient à un lecteur de faire la distinction entre les engagements futurs dans le cadre desquels le projet est mis en œuvre comme prévu, et les engagements futurs de paiements de transfert relatifs à un projet qui a été suspendu.

Un promoteur peut modifier sensiblement un projet proposé au cours du processus

Un promoteur peut modifier sensiblement un projet proposé pour tenir compte de l'évolution de la situation économique au fil du temps ou pour donner suite aux commentaires reçus après la mise en œuvre du processus d'EE. Les modifications apportées à un projet proposé peuvent être importantes. Un problème concernant le niveau de soutien lorsqu'un promoteur modifie un projet proposé a été soulevé pendant les entrevues. Les bénéficiaires du PAFP pourraient ne pas avoir la capacité d'examiner les incidences potentielles du projet modifié. Toutefois, le soutien modeste reçu du PAFP pourrait avoir été fourni pour évaluer le projet original. Les entrevues ont révélé que cela peut poser un problème important et que les bénéficiaires peuvent devoir obtenir un soutien modeste additionnel auprès du PAFP afin d'examiner les modifications. L'examen de ce problème serait relié à la capacité du programme de prévoir cette aide financière en respectant le budget limité actuel du programme, ainsi qu'à la nécessité de modifier les modalités du programme.

Le PAFP vise à fournir un soutien modeste pendant le processus d'EE

Les personnes interrogées ont noté la valeur potentielle du soutien apporté par l'ACEE avant et après le processus d'EE. Le PAFP vise à fournir un soutien modeste uniquement pendant le processus d'EE. Les observations issues de l'évaluation confirment la pertinence et le rendement du PAFP dans l'atteinte de ses objectifs. Toutefois, il y a un écart perçu dans le soutien nécessaire à la participation des bénéficiaires du PAFP avant et après le processus d'EE. De plus, les entrevues ont révélé la grande valeur potentielle du soutien offert pour établir les capacités de base nécessaires à la participation au processus d'EE dans les collectivités autochtones où les capacités sont faibles. Le traitement de cet écart perçu exigerait un élargissement des modalités du PAFP ou l'établissement d'un nouveau programme, et va au-delà de la portée de la présente évaluation.

Suivi de la vérification des contrôles de base

À titre de suivi de la vérification des contrôles de base, l'évaluation a porté sur ce qui suit : la mesure dans laquelle les documents nécessaires à l'appui du PAFP sont déposés de façon efficace; la mesure dans laquelle le PAFP fait preuve de toute la diligence raisonnable à l'égard des limites cumulatives.

Documents et dossiers à l'appui du PAFP

Après examen d'un échantillon de dossiers électroniques et de dossiers papier contenant des documents relatifs aux exercices 2012-2013 à 2015-2016, il ressort que les dossiers du PAFP contiennent les documents à l'appui attendus. Le système de classement est efficace et les documents sont accessibles en temps utile. Les documents clés sont conservés dans un dossier électronique et un dossier papier. Les dossiers étaient organisés de manière professionnelle et cohérente. Les dossiers papier étaient classés selon un système d'onglets et contenaient une liste de contrôle indiquant les documents clés que le personnel doit veiller à inclure dans le dossier avant de le fermer. Dans tous les dossiers examinés, cette liste de contrôle était présente et signée par le gestionnaire du PAFP. Les documents figurant dans la liste de contrôle étaient effectivement inclus dans tous les dossiers papier examinés

Limite cumulative

Conformément à la section 7 des modalités du PAFP, le niveau maximal d'aide gouvernementale totale (aide fédérale, provinciale, territoriale ou municipale pour les mêmes dépenses admissibles) ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles. [15] En cas de dépassement de cette limite, l'ACEE doit rajuster son niveau de contribution (et demander un remboursement, si nécessaire) afin que la limite cumulative soit respectée.

La limite cumulative de 100 % est notée à la section 7 ou dans les modalités du programme. Le personnel du programme qui a accès au réseau interne de l'ACEE peut consulter les modalités du programme, mais elles ne sont pas publiées ou accessibles au public.

Après l'achèvement de la vérification des contrôles de base, le programme a apporté des modifications aux formulaires de demande, aux formulaires d'entente de contribution et aux formulaires de remboursement de dépenses pour demander aux bénéficiaires des renseignements concernant d'autres sources de financement. Les demandes (section 6bi), les ententes de contribution (section 2. 05; section 3. 03) et les remboursements de dépenses (section 5) exigent d'un bénéficiaire qu'il indique s'il a une autre source de financement. Le fait d'avoir apporté ces modifications après la vérification des contrôles de base démontre que l'ACEE fait visiblement preuve d'un degré élevé de diligence raisonnable pour s'assurer du respect de la limite cumulative. Toutefois, ces ajouts aux formulaires et à l'entente de contribution ne tiennent pas complètement compte du paragraphe 7 des modalités du programme.

La limite cumulative de 100 % de l'aide gouvernementale totale présentée à la section 7 des modalités du programme n'est pas publiée sur le site Web ni dans les Lignes directrices des programmes nationaux, pas plus qu'elle n'est mentionnée dans le modèle d'entente de contribution.

Les niveaux de financement fournis par le PAFP sont très modestes en comparaison avec l'ampleur des dépenses prévues exigées pour participer au processus d'EE. Bien que le risque de dépasser la limite cumulative soit faible, des précisions supplémentaires réduiraient tout risque qu'un bénéficiaire dépasse cette limite.

Afin d'accroître la diligence raisonnable en ce qui concerne la limite cumulative et de permettre à un bénéficiaire de mieux comprendre cette limite, les renseignements demandés à un bénéficiaire concernant les autres sources de financement pourraient être axés de façon explicite sur la limite cumulative, soit le niveau maximal d'aide gouvernementale totale (aide fédérale, provinciale, territoriale ou municipale pour les mêmes dépenses admissibles). Un texte modifié dans les documents du programme [16] pourrait comprendre trois points supplémentaires :

  1. Le niveau maximal (« limite cumulative ») d'aide gouvernementale totale pour les mêmes dépenses admissibles ne doit pas dépasser 100 %;
  2. L'ACEE utilisera l'attestation fournie par le bénéficiaire pour s'assurer que la limite cumulative est respectée;
  3. En cas de dépassement de la limite cumulative, l'ACEE doit ajuster son niveau de contribution et, si nécessaire, demander un remboursement afin que cette limite soit respectée.

Conclusions

En ce qui concerne la pertinence continue, l'évaluation a permis de constater que le PAFP cadre bien avec les priorités du gouvernement fédéral et de l'Agence. Le PAFP est pertinent et répond aux besoins démontrés du public et des groupes autochtones.

Le programme obtient les résultats escomptés. Le soutien du PAFP a permis d'accroître la participation au processus d'EE et, par conséquent, a permis d'augmenter les renseignements et l'éventail de perspectives fournis à l'Agence et aux commissions d'examen des évaluations environnementales. En ce qui concerne les dépenses réelles pour les contributions et pour les frais d'exploitation et de maintenance, l'évaluation a permis de constater que le PAFP a respecté son budget dans l'exercice de ses activités. Il est économique et présente un bon rapport qualité-prix. Certains projets peuvent être retardés par un promoteur pour des raisons liées au cycle économique (et hors du contrôle de l'ACEE). Les ententes de contribution visant à soutenir la participation aux évaluations environnementales demeurent en vigueur, même si les projets ont été retardés. Dans ces cas, le budget destiné à soutenir la participation à l'évaluation environnementale expirera à la fin de l'exercice financier et, en général, ne pourra être reporté aux exercices financiers futurs. Bien que les ententes de contribution signées demeurent en vigueur et soient consignées comme étant des obligations futures dans les états financiers de l'ACEE, aucune distinction n'est établie entre les obligations des années futures en matière de paiements de transfert pour les projets qui sont suspendus temporairement pour une période indéterminée et les obligations des années futures en matière de paiements de transfert pour les projets qui sont mis en œuvre comme prévu.

Le suivi de la vérification des contrôles de base comprenait l'examen d'un échantillon de dossiers actifs et la conduite d'entrevues auprès de la direction du programme et des agents principaux d'aide financière. En ce qui concerne les dossiers du programme, le suivi a permis de constater qu'ils sont complets et que les documents attendus sont facilement accessibles. Pour ce qui est de la diligence raisonnable à l'égard des limites cumulatives, le suivi a permis de constater que certaines mesures importantes additionnelles avaient été prises depuis la vérification des contrôles de base en ce qui a trait aux rapports supplémentaires exigés des bénéficiaires. L'évaluation a permis de conclure qu'avec la mise en place de ces nouvelles mesures, il existe un faible risque de dépasser les limites cumulatives; toutefois, la diligence raisonnable à l'égard de ces limites peut être améliorée en faisant référence de façon plus précise et plus explicite aux renseignements figurant dans les documents du programme.

Recommandations

Recommandation 1 : Comme il est pertinent et économique et qu'il obtient les résultats escomptés, le PAFP devrait être maintenu.

Recommandation 2 : L'ACEE devrait envisager de publier dans ses rapports publics des renseignements supplémentaires concernant ses obligations futures de financer des projets dans le cadre du PAFP aux termes d'ententes de contribution sont en vigueur, mais pour lesquelles le calendrier précis des dépenses des années futures est difficile à prévoir, puisque les projets ont été suspendus pour une période indéterminée par un promoteur.

Recommandation 3 : Afin de fournir un financement des coûts additionnels imprévus pendant le processus d'EE, l'ACEE devrait envisager d'accorder un financement supplémentaire aux bénéficiaires d'ententes de contribution existantes si un promoteur de projet apporte une modification importante à un projet proposé pendant le processus d'EE.

Recommandation 4 : Afin d'accroître la diligence raisonnable et de permettre aux demandeurs et aux bénéficiaires de mieux comprendre la limite cumulative, les limites cumulatives du PAFP, comme elles sont décrites dans les modalités du programme, devraient être précisées dans le texte standard des ententes de contribution du PAFP et dans celui des autres documents et formulaires pertinents du programme.

Recommandation 5 : Afin de démontrer le rendement de manière continue pour fournir des renseignements destinés à la prise de décisions par la direction et pour faciliter les évaluations du programme, le PAFP devrait terminer la mise au point de sa stratégie de mesure du rendement et effectuer le suivi du rendement par rapport à ses normes de service publiées.

Annexe A : Grille d'évaluation

La grille d'évaluation ci-après a été utilisée pour la planification et la réalisation de la présente évaluation. L'analyse et les constatations détaillées pour chacune des questions liées à l'évaluation et pour les sous-questions mentionnées ci-après ont été présentées dans le texte principal du rapport d'évaluation en utilisant la structure de cette grille. L'analyse générale et les constatations pour chaque question et sous-question sont résumées dans la colonne 6 de la grille.

Élément d'évaluation Examen de documents Examen de dossiers Entrevues Indicateur de rendement Analyse et constatations

Pertinence : Évaluation du rôle et des responsabilités du gouvernement fédéral relativement à l'exécution du programme.

Évaluation des liens entre les objectifs du programme et (i) les priorités du gouvernement fédéral et (ii) les résultats ministériels stratégiques.

Évaluation de la mesure dans laquelle le programme continue de répondre à un besoin démontrable et est réceptif aux besoins des Canadiens.

1. Le PAFP est-il harmonisé avec les rôles, les responsabilités et les priorités du gouvernement

fédéral?

X     Conformité avec les rôles constitutionnels, Législation Les documents indiquent une harmonisation totale avec les rôles, les responsabilités et les priorités du gouvernement fédéral.
2. Le PAFP est-il harmonisé avec le mandat, le résultat stratégique et les priorités de l'ACEE? X     Conformité avec l'architecture d'alignement des programmes (AAP); discussion dans le RPP et le RMR; Conformité avec la loi Les documents et les entrevues ont indiqué une harmonisation totale avec le mandat, le résultat stratégique et les priorités de l'ACEE.

3. Le PAFP continue-t-il de répondre à un besoin démontré?

Le PAFP a-t-il répondu aux besoins des groupes cibles?

X   X Déclarations par les personnes interrogées (agents des programmes; fonctionnaires supérieurs de l'ACEE; fonctionnaires de l'ONE et de la CCSN; bénéficiaires); résultats des questionnaires remplis par les bénéficiaires sur la conclusion des ententes de contribution; nombres d'ententes de contribution provenant du public et des groupes autochtones Les documents et les entrevues ont permis de confirmer que le PAFP continue de répondre à un besoin démontré du public et des groupes autochtones. Le PAFP a répondu aux besoins de soutien des groupes cibles pendant le processus d'EE. Les personnes interrogées ont mentionné la nécessité d'un soutien pendant le processus d'EE dans les cas où le promoteur apporte des modifications importantes à un projet proposé pendant le processus d'EE. En ce qui concerne l'aide à la participation, les personnes interrogées ont souligné la valeur potentielle de la réception d'un soutien avant et après le processus d'EE. Les personnes interrogées ont fait remarquer la valeur potentielle du renforcement des capacités au sein des groupes autochtones qui ont actuellement de faibles capacités.

Rendement (efficacité, efficience et économie)

Efficacité : Évaluation du progrès accompli vers l'atteinte des résultats attendus effectuée en fournissant des références aux cibles de rendement, à la portée du programme et à la conception du programme, y compris les liens et la contribution des extrants aux résultats.

4. Le PAFP a-t-il réalisé des progrès dans l'atteinte des résultats attendus?     X

Déclarations par les personnes interrogées

(agents des programmes)

Une ébauche du modèle logique a été préparée. Elle présente les résultats attendus qui doivent être mesurés dans la présente évaluation.

Le PAFP a exercé ses activités comme prévu et a réalisé des progrès dans l'atteinte des résultats attendus mentionnés dans l'ébauche du modèle logique.

Les sous-questions se rapportant à la question 4 ont été traitées dans l'évaluation à partir des données qualitatives qui ont été recueillies et elles sont abordées en détail dans le rapport d'évaluation. Les points saillants relatifs aux sous-questions sont résumés dans la présente grille.

4. a. Les fonctions de surveillance et d'établissement de rapports du PAFP sont-elles efficaces? X   X

Résultats publiés dans le RPP et le RMR; déclarations par les personnes interrogées

(agents des programmes; bénéficiaires)

Les constatations générales concernant le rendement sont présentées dans le rapport d'évaluation : en se fondant sur les documents et les entrevues, le programme a exercé ses activités comme prévu et a obtenu les résultats attendus. Le fonctionnement du programme est rentable. Des améliorations administratives ont été apportées depuis la dernière évaluation.

Le RMR et le RPP ont présenté les résultats prévus et les résultats réels obtenus, y compris le budget et les dépenses du programme et le nombre d'ententes de contribution en vigueur.

Le processus du PAFP est transparent et impartial. Les possibilités sont publiées sur le site Internet du Registre et annoncées dans les médias locaux. Un comité interne d'examen de l'aide financière prépare une note de service au président en se fondant sur les critères mentionnés dans le mandat du programme. Les groupes autochtones susceptibles d'être touchés reçoivent une lettre les invitant à faire une demande.

Les risques sont gérés de façon efficace. Il y a très peu de trop-payés. La liste des Premières Nations en gestion par un tiers et en cogestion de l'AADNC est utilisée par le programme afin de déterminer les participants à risque plus élevé. L'objectif du processus et le processus du PAFP sont bien compris.

4. b. Le processus du PAFP est-il transparent et impartial?     X Déclarations des personnes interrogées (agents des programmes; bénéficiaires)
4. c. Les risques (relatifs à la gestion des ententes de contribution) ont-ils été gérés de façon efficace (p. ex. des stratégies d'atténuation sont mises en œuvre)? X   X Détermination des risques et stratégies d'atténuation provenant des documents; gestion de l'indicateur des risques : déclarations par les personnes interrogées (personnel du programme)
4. d Le but et le processus du PAFP sont-ils bien compris? X X X Déclarations des personnes interrogées (personnel du programme; bénéficiaires). Taux d'erreurs dans les demandes et dans les demandes de remboursement; nombre de trop-payés.
4. e. Le processus du PAFP respecte-t-il les normes de service établies? X   X Normes de service publiées; résultats de la mesure des normes de services; déclarations des personnes interrogées (personnel du programme; bénéficiaires)

Les normes de service ont été publiées en juin 2015. Aucune donnée quantitative n'était disponible pour l'évaluation. Le programme a confirmé qu'il prévoyait mesurer le rendement par rapport aux normes de service publiées.

Les entrevues et les documents ont indiqué que le processus d'examen des demandes était opportun.

Les personnes interrogées ont formulé des observations positives concernant l'efficacité et la rapidité des conseils et de l'aide fournis par les fonctionnaires du PAFP.

4. f. Le processus d'examen des demandes se fait-il en temps opportun? X   X Normes de service relatives aux données pour l'examen en temps opportun des demandes dûment remplies; déclarations des personnes interrogées (personnel du programme; bénéficiaires)
4. h. Les outils de communication sont-ils clairs et efficaces?(Se rapportant à la sous question 4. j) X   X Nombre de demandes reçues pour des ententes de contribution; déclarations des personnes interrogées (personnel du programme) Les outils de communication examinés comprenaient le site Web de l'ACEE, le Registre canadien d'évaluation environnementale, des courriels et des avis publics. Les outils de communication sont clairs et efficaces. Le but et le processus du PAFP semblent bien compris.
4. i. Est-ce que le personnel et les intervenants connaissent et comprennent le PAFP? X   X Nombre de demandes reçues pour des ententes de contribution; déclarations des personnes interrogées (personnel du programme); taux d'erreurs Selon les données qualitatives, le personnel et les intervenants connaissent le PAFP et comprennent les exigences relatives au Programme et à l'entente de contribution.

4. j. Les produits de marketing sont-ils efficaces?

(Se rapportant à la sous-question 4. h)

X   X Nombre de demandes reçues pour des ententes de contribution; déclarations des personnes interrogées (personnel du programme) Les outils de marketing comprennent le site Web, le Registre canadien d'évaluation environnementale et les avis publics. Les outils de marketing se sont avérés efficaces et les participants se sont prévalus des possibilités d'aide financière offertes par le PAFP.
4. k. La communication avec les participants éventuels est-elle efficace?     X Déclarations des personnes interrogées (fonctionnaires supérieurs de l'ACEE; personnel du Programme; bénéficiaires) Selon les personnes interrogées, la communication avec les participants éventuels est efficace.
5. Des progrès ont-ils été accomplis dans l'atteinte des objectifs à long terme du PAFP?     X Déclarations des personnes interrogées (personnel du Programme; bénéficiaires) Les évaluateurs se sont fondés sur les résultats figurant dans l'ébauche de modèle logique. Le rendement du PAFP correspond au rendement escompté et des progrès ont été accomplis dans l'atteinte des objectifs à long terme indiqués dans l'ébauche de modèle logique établie aux fins de la présente évaluation.
5. a. Dans quelle mesure le PAFP est-il géré de façon efficace? X   X Manuel documenté; plans; programme exécuté dans les limites du budget approuvé; rapports sur le rendement. Résultats de la mesure des normes de services; déclarations des personnes interrogées (personnel du programme; bénéficiaires) Les normes de service ont été publiées en juin 2015. Le programme a confirmé des plans visant à mesurer le rendement par rapport aux normes publiées. Les données recueillies pendant les entrevues confirment la bonne gestion du programme. Le programme fonctionne dans les limites des budgets qui lui ont été alloués. Les rapports sont cohérents et exacts. Les dossiers sont bien classés et complets. Les personnes interrogées ont souligné que les processus sont simples et que le programme utilise efficacement Internet. Les documents relatifs au Programme et le contenu du site Web sont clairs et bien rédigés et décrivent bien les étapes du processus.
5. b. Dans quelle mesure la participation du public, de groupes autochtones ou d'autres intervenants a-t-elle ajouté de la valeur au processus d'EE?     X Déclarations des personnes interrogées (personnel du programme; bénéficiaires; fonctionnaires supérieurs de l'ACEE) Les données qualitatives indiquent que la participation et l'engagement du public et des groupes autochtones ont favorisé la transmission de renseignements utiles et de connaissances traditionnelles à l'ACEE et aux commissions d'examen et que, par conséquent, leur participation a ajouté de la valeur au processus d'EE.
Rendement – Efficacité et économie : Évaluation de l'utilisation des ressources relativement à la production des extrants et aux progrès réalisés concernant l'atteinte des résultats escomptés
6. (Efficacité) Dans quelle mesure la décision d'accorder ou non une aide financière aux participants est-elle prise en temps opportun après réception des demandes d'aide financière?   X X Mesures par rapport aux normes de service maintenues par le programme; délai entre la réception d'une demande dûment remplie et la décision relative à l'aide financière indiqué dans les dossiers évalués dans le cadre de l'examen des dossiers Une ébauche de stratégie de mesure du rendement est en cours d'élaboration dans le cadre du programme. Les normes de service ont été publiées en juin 2015. Le PGR ne recueille actuellement aucune donnée quantitative. Les personnes interrogées ont fourni des données qualitatives à ce sujet. Les données probantes qui ont été recueillies montrent que les décisions sont prises en temps opportun. Un comité d'examen de l'aide financière rédige à l'intention du président une note comportant des recommandations fondées sur l'application des critères indiqués dans les modalités du programme.
7. (Efficacité) Dans quelle mesure les bénéficiaires reçoivent-ils l'aide approuvée en temps opportun, après avoir remis soit une demande de remboursement de dépenses admissibles dûment remplie, soit, exceptionnellement, une demande de paiement anticipé qui leur permet de se préparer pour une participation?     X Mesures par rapport aux normes de service maintenues par le programme; commentaires éventuels des personnes interrogées (personnel du programme; bénéficiaires)

Le PGR ne recueille actuellement aucune donnée quantitative. Les normes de service sont en cours d'élaboration. Les personnes interrogées ont fourni des données qualitatives à ce sujet.

Selon les personnes interrogées, les demandes de remboursement sont traitées en temps opportun. Les personnes interrogées n'ont formulé aucune plaine ni soulevé de préoccupation.

Un cadre de gestion du risque permettant de repérer les paiements présentant un risque faible, moyen ou élevé est en cours d'élaboration. On l'utilise actuellement de façon officieuse.

Les paiements anticipés ne sont versés que dans des cas exceptionnels. L'une des personnes interrogées a reçu un paiement anticipé, sans que cela pose problème.

Le personnel consulte la liste des Premières Nations visées par un processus de gestion des manquements publiée par AADNC.

Les nouveaux bénéficiaires sont considérés comme présentant un risque plus élevé que les participants chevronnés qui ont un bon dossier.

8. (Économie)

Compte tenu du niveau des dépenses de programme (paiement de transfert), le programme respecte-t-il le budget approuvé et le niveau des dépenses opérationnelles est-il raisonnable?

X   X Le programme fonctionne selon les limites du budget pour chaque exercice; des données probantes contenues dans les dossiers ou les déclarations des personnes interrogées sur les points à améliorer en matière d'efficacité ou d'économie indiquent que la gérance est saine (aucune preuve de gaspillage ou de dédoublement); rapport entre les dépenses internes et le nombre total d'ententes de contribution administrées pendant un exercice donné (si les données sont produites par le programme, elles seront évaluées); rapport entre les dépenses internes et la valeur totale des dépenses liées aux ententes de contribution (si les données sont produites par le programme, elles seront évaluées).

Dans l'analyse des données disponibles sur cette question, l'évaluation s'est fondée sur la définition de l'optimisation des ressources figurant dans la Politique sur les paiements de transfert du CT [ C -à-d. la démonstration par un programme de sa pertinence et de son efficacité. La pertinence est atteinte lorsqu'on peut démontrer qu'un besoin particulier est approprié au gouvernement fédéral et qu'il répond à des besoins des Canadiens. Le rendement est atteint lorsque les ressources des contribuables sont bien utilisées, produisant ainsi des extrants de façon abordable et atteignant des résultats conformes aux objectifs du programme]. [17]

Le Plan d'apprentissage personnel fonctionne dans les limites du budget approuvé tant en ce qui concerne les dépenses au titre des paiements de transfert que les dépenses de F et E. Les dépenses réelles au titre des paiements de transfert ont été inférieures aux prévisions au cours de chacun des cinq derniers exercices, pour des raisons qui échappent au contrôle de l'ACEE. Les dépenses opérationnelles ont été inférieures au montant autorisé (correspondant à 20 % des dépenses de programme annuelles prévues) et elles sont raisonnables par rapport au niveau des dépenses du programme.

Suivi des recommandations formulées dans la vérification des contrôles de base (besoins en information de gestion)

Suivi de la recommandation 12B de la vérification des contrôles de base

Dans quelle mesure les documents nécessaires à l'appui du PAFP sont-ils déposés de façon efficace?

  X X Exhaustivité des dossiers vérifiés dans le cadre de l'examen des dossiers; déclarations des personnes interrogées (fonctionnaires du PAFP) Les dossiers étaient exhaustifs, bien organisés, déposés de façon efficace et faciles d'accès. L'examen des dossiers a compris une vérification d'un échantillon aléatoire de dossiers figurant dans une liste de dossiers actifs fournie par le programme. D'autres dossiers relatifs à des projets qui ont obtenu du soutien du PAFP et dont les bénéficiaires ont été rencontrés ont fait l'objet d'un examen. L'examen des dossiers a été effectué sur place, dans les locaux de l'ACEE.

Suivi de la recommandation 13 B de la vérification des contrôles de base

Dans quelle mesure le PAFP exerce-t-il une diligence raisonnable en ce qui a trait aux limites cumulatives?

X   X Mentions dans le manuel, le formulaire de demande, les ententes de contribution et les formulaires de demande de remboursement quant au cumul de l'aide (autres sources [fédérales] de financement d'une activité, d'une initiative ou d'un projet d'un bénéficiaire); déclarations des personnes interrogées (fonctionnaires du PAFP) L'ACEE exerce une diligence raisonnable en ce qui a trait aux limites cumulatives. Après la vérification des contrôles de base, on a demandé aux demandeurs et aux bénéficiaires de divulguer leurs autres sources de financement. L'évaluation a permis de constater que l'entente de contribution et les formulaires du PAFP ne comportaient pas de mentions explicites et précises quant aux limites cumulatives. L'évaluation conclut que si l'exercice de la diligence raisonnable s'est amélioré, d'autres améliorations peuvent être apportées grâce à des mentions plus explicites et précises des limites cumulatives dans l'entente de contribution et dans les formulaires et la documentation du programme. Les bénéficiaires sauraient ainsi à quelles fins l'ACEE utilise les renseignements qu'elle leur demande et ils pourraient mieux comprendre les limites cumulatives.

Annexe B : Guide d'entrevue

Des guides d'entrevue ont été rédigés pour chaque groupe de personnes interrogées. Des exemples des guides d'entrevue utilisés dans le cadre de la présente évaluation sont fournis dans cette annexe afin de faciliter la réalisation de futurs travaux d'évaluation et de mesure du rendement.

Les guides d'entrevue présentés dans cette annexe ont été utilisés dans le cadre des entrevues réalisées avec 1) des fonctionnaires de l'ACEE et 2) des bénéficiaires d'aide financière au titre du Programme d'aide financière aux participants de l'ACEE.

D'autres versions du guide d'entrevue ont été élaborées en fonction des connaissances particulières de chaque groupe de personnes interrogées, mais ne sont pas inclus dans l'annexe :

  • Guide d'entrevue – fonctionnaires de l'ONE et de la CCSN
  • Guide d'entrevue – fonctionnaires d'Environnement Canada et d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
  • Guide d'entrevue – bénéficiaires d'ententes de contribution (aide financière régulière et aide financière autochtone)

Guide d'entrevue – fonctionnaires de l'ACEE

Titre du projet : Évaluation du Programme d'aide financière aux participants
Date :
Participants :

Introduction

Description de l'évaluation :

L'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) a retenu les services de la société Alan Winberg Consulting Inc. pour réaliser une évaluation du Programme d'aide financière aux participants (PAFP).

Pour réaliser cette évaluation, nous souhaitons discuter avec vous de la pertinence continue et du rendement de ce programme et de sa mise en œuvre.

Aperçu du PAFP :

Exigence prévue par la loi : Les autorités fédérales responsables qui participent à un processus d'évaluation environnementale sont tenues d'établir des programmes d'aide financière aux participants en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012).

Soutien offert : L'ACEE gère le Programme d'aide financière aux participants, qui a pour but d'aider les particuliers, les organismes sans but lucratif et les groupes autochtones qui souhaitent participer aux évaluations environnementales fédérales.

Objectifs : La participation aux évaluations environnementales fédérales permet de prendre en compte les préoccupations du public et des groupes autochtones à l'égard des effets qu'un projet est susceptible d'avoir sur l'environnement, sur la population générale, sur les peuples autochtones et sur les droits ancestraux ou issus de traités existants ou potentiels.

Coûts admissibles : L'aide financière accordée aux participants s'applique aux dépenses admissibles encourues pendant le processus d'évaluation environnementale, comme les honoraires d'experts-conseils, les frais de déplacement et les coûts de préparation de rapports.

Pour pouvoir présenter une demande d'aide financière, les demandeurs doivent démontrer que leur participation sera utile à l'évaluation environnementale. De plus, ils doivent satisfaire à au moins un des critères suivants :

  • avoir un intérêt direct et local dans le projet, notamment vivre dans le secteur du projet ou y posséder des biens fonciers;
  • posséder des connaissances sur la collectivité ou des connaissances traditionnelles autochtones pouvant être utiles à l'évaluation environnementale;
  • vouloir fournir des renseignements spécialisés pertinents sur les effets environnementaux prévus du projet;
  • avoir un intérêt pour les retombées éventuelles du projet sur des terres visées par un traité, des terres visées par le règlement, des territoires traditionnels ou des revendications et des droits connexes.
Confidentialité et gestion de l'information :

Nous vous assurons que les renseignements recueillis dans le cadre des entrevues individuelles ne seront présentés qu'après avoir été regroupés. Votre nom ne sera ni divulgué ni associé à vos réponses. Les renseignements recueillis au cours de cette entrevue seront conservés en lieu sûr et seuls le personnel de l'ACEE et les membres de notre équipe participant à cette évaluation pourront les consulter.

Avez-vous des questions à ce sujet?

Questions d'ordre général

1. Pour commencer, pourriez-vous décrire vos responsabilités au titre du Programme d'aide financière aux participants de l'ACEE?

Questions aux fins de l'évaluation du PAFP

Dans le cadre de la présente évaluation, nous évaluons la pertinence continue et le rendement du PAFP (atteinte des résultats et rentabilité). Nous avons structuré nos questions en fonction de ces objectifs.

Au sujet de la pertinence du PAFP :

2. Sur une échelle de 1 à 7, où 1 signifie « Pas du tout », 4 « Assez » et 7 « Entièrement », dans quelle mesure le Programme d'aide financière aux participants cadre-t-il avec les priorités énoncées par le gouvernement fédéral et avec les résultats stratégiques visés par l'Agence canadienne d'évaluation environnementale?

1     2     3     4     5     6     7

Veuillez justifier votre réponse :

3. À votre connaissance, dans quelle mesure le programme continue-t-il de combler un besoin public démontré ou un besoin démontré dans les collectivités autochtones?

1     2     3     4     5     6     7

Veuillez décrire ce que vous considérez comme les principaux besoins publics ou les besoins dans les collectivités autochtones auxquels ce programme répond :

La prochaine question porte sur le rendement du PAFP en ce qui a trait aux progrès réalisés dans l'atteinte des résultats escomptés :

4. À votre avis, quels ont été les principaux résultats obtenus à ce jour par le PAFP?

Nous allons maintenant discuter de la rentabilité et de l'optimisation des ressources.

5. Quelles sont les principales difficultés relatives à l'exécution du PAFP?

6. Quels sont les principaux avantages (valeur) découlant de l'exécution du PAFP?

Sur quelle période vous attendez-vous à ce que ces avantages soient perceptibles?

7. Auriez-vous des suggestions précises à formuler sur ce qui pourrait être fait pour améliorer le PAFP et atteindre plus efficacement les résultats escomptés, à un coût identique ou moindre?

Conclusion

8. Avez-vous de commentaires ou des questions?

Je vous remercie d'avoir pris le temps de participer à cette entrevue.

Si vous avez d'autres questions ou commentaires, veuillez communiquer avec [supprimé] à l'adresse courriel [supprimé] ou au numéro de téléphone [supprimé].

Guide d'entrevue à l'intention des bénéficiaires d'aide financière au titre du Programme d'aide financière aux participants de l'ACEE

Titre du projet : Évaluation du Programme d'aide financière aux participants
Date :
Participants :

Introduction

Description de l'évaluation :

L'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) a retenu les services de la société Alan Winberg Consulting Inc. pour réaliser une évaluation de son Programme d'aide financière aux participants (PAFP). Nous savons que vous avez reçu une aide financière dans le cadre de ce programme.

Pour nous aider dans le cadre de cette évaluation, nous souhaitons vous poser quelques questions qui nous fourniront des renseignements sur votre participation au programme. Vos réponses nous aideront à améliorer le PAFP et à offrir un meilleur service aux participants à venir.

Aperçu du PAFP :

Exigence prévue par la loi : Les autorités fédérales responsables qui participent à un processus d'évaluation environnementale sont tenues d'établir des programmes d'aide financière aux participants en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012).

Soutien offert : L'ACEE gère le Programme d'aide financière aux participants, qui a pour but d'aider les particuliers, les organismes sans but lucratif et les groupes autochtones qui souhaitent participer aux évaluations environnementales fédérales.

Objectifs : La participation aux évaluations environnementales fédérales permet de prendre en compte les préoccupations du public et des groupes autochtones à l'égard des effets qu'un projet pourrait avoir sur l'environnement, sur la population générale, sur les peuples autochtones et sur les droits ancestraux ou issus de traités existants ou potentiels.

Coûts admissibles : L'aide financière accordée aux participants s'applique aux dépenses admissibles encourues pendant le processus d'évaluation environnementale, comme les honoraires d'experts-conseils, les frais de déplacement et les coûts de préparation de rapports.

Pour pouvoir présenter une demande d'aide financière, les demandeurs doivent démontrer que leur participation sera utile à l'évaluation environnementale. De plus, ils doivent satisfaire à au moins un des critères suivants :

  • avoir un intérêt direct et local dans le projet, notamment vivre dans le secteur du projet ou y posséder des biens fonciers;
  • posséder des connaissances sur la collectivité ou des connaissances traditionnelles autochtones pouvant être utiles à l'évaluation environnementale;
  • vouloir fournir des renseignements spécialisés pertinents sur les effets environnementaux prévus du projet;
  • avoir un intérêt pour les incidences potentielles du projet sur des terres visées par un traité, les terres visées par le règlement, les territoires traditionnels ou les revendications et des droits connexes.

Confidentialité et gestion de l'information :

Nous vous assurons que les renseignements recueillis dans le cadre des entrevues individuelles ne seront présentés qu'après avoir été regroupés. Votre nom ne sera ni divulgué ni associé à vos réponses. Les renseignements recueillis au cours de cette entrevue seront conservés en lieu sûr et seuls le personnel de l'ACEE et les membres de notre équipe participant à cette évaluation pourront les consulter.

Questions d'ordre général

1. Pour commencer, pourriez-vous nous indiquer le titre de votre poste et décrire vos responsabilités, en particulier celles se rapportant au Programme d'aide financière aux participants?

2. Depuis combien de temps travaillez-vous dans ce domaine?

Questions aux fins de l'évaluation du PAFP

Dans le cadre de la présente évaluation, nous examinons la pertinence continue et le rendement du PAFP (atteinte des résultats et rentabilité). Nous avons structuré nos questions en fonction de ces objectifs.

Pertinence du Programme d'aide financière aux participants de l'ACEE –(ce programme répond-il à un besoin démontré?)

Est-ce que votre organisme ou votre collectivité a besoin d'un programme comme le PAFP pour participer aux processus d'évaluation environnementale?

3. Sur une échelle de 1 à 7, où 1 signifie « Pas du tout », 4 « Assez » et 7 « Entièrement » ou « Beaucoup », dans quelle mesure le Programme répond-il à un besoin démontré dans votre collectivité ou votre organisme?

1     2     3     4     5     6     7

4. À quels besoins ce programme répond-il?

Résultats obtenus grâce au soutien reçu du Programme d'aide financière aux participants de l'ACEE –

5. Sur une échelle de 1 à 7, où 1 signifie « Pas du tout », 4 « Assez » et 7 « Entièrement » ou « Beaucoup », dans quelle mesure le programme a-t-il aidé votre collectivité ou votre organisme à participer au processus d'EE?

1     2     3     4     5     6     7

6. Quelles activités votre organisme a-t-il réalisées grâce au soutien reçu du Programme d'aide financière aux participants?

Efficacité de l'exécution du programme

7. Comment votre organisme a-t-il entendu parler du programme?

8. Le processus de présentation d'une demande dans le cadre du programme était-il clair et facile à comprendre?

9. Avez-vous communiqué avec des fonctionnaires du programme, à l'Agence canadienne d'évaluation environnementale, pour leur demander de vous aider à remplir la demande?

Si vous avez communiqué avec eux au sujet de la demande, avez-vous obtenu l'aide dont vous aviez besoin?

10. L'entente de contribution était-elle claire et facile à comprendre?

11. Avez-vous communiqué avec des fonctionnaires du programme, à l'Agence canadienne d'évaluation environnementale, pour leur demander de vous aider à comprendre l'entente de contribution?

Si vous avez communiqué avec eux relativement à l'entente de contribution, avez-vous obtenu l'aide dont vous aviez besoin?

12. Le processus de demande de remboursement des dépenses était-il clair?

Le processus de demande de remboursement des dépenses fonctionnait-il comme vous vous y attendiez?

Après avoir rempli votre demande de remboursement des dépenses, avez-vous reçu les fonds en temps opportun?

Conclusion

Je vous remercie d'avoir pris le temps de participer à cette entrevue.

Annexe C : Particuliers et organismes invités à participer à une entrevue

Agence canadienne d'évaluation environnementale

  1. Président de l'ACEE
  2. Vice-présidente, Secteur des Opérations, ACEE
  3. Vice-présidente, Services intégrés, ACEE
  4. Directeur général, Opérations régionales
  5. Gestionnaire, Services de consultation auprès des Autochtones
  6. Fonctionnaires de la Direction des commissions d'examen, ACEE
  7. Analyste principal de la politique, Direction des commissions d'examen
  8. Coordonnateur des consultations, Direction des commissions d'examen
  9. Hauts fonctionnaires de la Direction des commissions d'examen, ACEE
  10. Directeurs régionaux et conseillers autochtones (téléconférences)

Équipe du PAFP

  1. Cadre supérieur et agents principaux d'aide financière, PAFP
  2. Directrice, Programmes nationaux
  3. Directeur, Finances et administration

Autres ministères et organismes fédéraux

  1. Fonctionnaires du PAFP à l'Office national de l'énergie
  2. Conseiller, Consultation des Autochtones, Commission canadienne de sûreté nucléaire
  3. Responsable des partenariats, Unité de la consultation et de l'accommodement, Traités et gouvernement autochtone, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada

Bénéficiaires d'ententes de contribution

  1. Les bénéficiaires d'ententes de contribution ont été choisis en collaboration avec des fonctionnaires de l'ACEE, de manière à couvrir un large éventail de projets réalisés dans plusieurs provinces. La liste des projets est présentée ci-dessous. Cette liste a été établie en collaboration avec la direction du programme.
Projet Lieu de travail Nombre d'invitations à envoyer
Bénéficiaires d'aide financière régulière Bénéficiaires d'aide financière autochtone
Projet de forage exploratoire dans le bassin de Shelburne Atlantique 2 1
Projet Sisson (mine de tungstène et de molybdène) NB 1 1
Projet de carrière Black Point NS 1 0
Projet Minier Arnaud Québec 1 1
Projet minier BlackRock Québec 0 1
Projet de mine de nickel Dumont Québec 1 0
Projet Rainy River Ontario 2 2
Projet de mine d'or Côté Ontario 1 2
Projet de centrale hydroélectrique Keeyask Manitoba 0 1
Projet hydroélectrique Tazi Twé Saskatchewan 0 1
Projet d'expansion de la mine de charbon Robb Trend Alberta 1 1
Projet de mine de charbon Murray River BC 1 1
Projet de GNL Pacific NorthWest BC 3 1
Projet de mine d'or Brucejack BC 0 1
Nombre total de personnes invitées 14 14

Annexe D : Documents examinés

AADNC Consultation et accommodement des Autochtones – Lignes directrices actualisées à l'intention des fonctionnaires fédéraux pour respecter l'obligation de consulter – Mars 2011 Site consulté : http://www. aadnc-aandc. gc. ca/fra/1100100014664/1100100014675

Canada. Site Web de la législation (Justice). Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012) Articles 57 et 58. Site consulté : http://laws-lois. justice. gc. ca/fra/lois/C-15. 21/page-1. html

Canada. Site Web de la législation (Justice). Loi sur la gestion des finances publiques. Voir en particulier l'article 42. 1. Site consulté : http://laws-lois. justice. gc. ca/fra/lois/F-11/page-25. html

Canada. Bureau du vérificateur général du Canada. Chapitre 4 — La mise en œuvre de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012) Automne 2014 — Rapport de la commissaire à l'environnement et au développement durable. Site consulté : http://www. oag-bvg. gc. ca/internet/Francais/parl_cesd_201410_04_f_39851. html

ACEE. Site Web de l'ACEE. Voir en particulier la Foire aux questions, les documents destinés aux demandeurs et les documents de politique sur le Programme d'aide financière aux participants (PAFP) de l'ACEE. Site consulté : https://www. ceaa-acee. gc. ca/default. asp?lang=Fr&n=D75FB358-1. Registre canadien d'évaluation environnementale Site consulté : http://www. ceaa. gc. ca/050/index-fra. cfm

ACEE. Site Web de l'ACEE. Voir en particulier les pages du site Web qui présentent des renseignements sur les projets suivants : Projet de forage exploratoire dans le bassin Shelburne (Atlantique); Projet minier Arnaud (Québec); Projet Rainy River (Ontario); Projet de centrale hydroélectrique Keeyask (Manitoba); Projet hydroélectrique Tazi Twé (Saskatchewan); Projet de la mine Joslyn North (Alberta); Projet de gaz naturel liquéfié Pacific NorthWest (Colombie-Britannique).

ACEE. PAFP. Lignes directrices des programmes nationaux. Version du site Web consultée : https://www. ceaa-acee. gc. ca/default. asp?lang=Fr&n=9772442E-1&offset=4&toc=hide

ACEE. Évaluation du Programme d'aide financière aux participants. Document préparé pour l'ACEE par Services conseils du gouvernement. Numéro de projet : 570-2757 (Services d'évaluation de programme et de mesure du rendement). Mars 2009.

ACEE. Document inédit. « « As Is » Model for le PAFP Business Process ». Fourni aux évaluateurs par l'ACEE le 28 avril 2015.

ACEE. Documents inédits relatifs au questionnaire remis aux participants des ententes de contributions. Titres des documents : Questionnaire – EN – 20110421. doc (questionnaire d'évaluation de la satisfaction envoyé aux bénéficiaires); Letter – EN – 20120403. doc (lettre de présentation du questionnaire d'évaluation de la satisfaction envoyé aux bénéficiaires); Instructions – EN. doc (feuille d'instructions jointe au questionnaire d'évaluation de la satisfaction envoyé aux bénéficiaires); et Compilation of Responses from Questionnaire FY 2014-2015. xls(compilation par le PAFP des réponses au questionnaire d'évaluation de la satisfaction). Deux feuilles de travail, l'une faisant état du niveau de satisfaction des bénéficiaires et l'autre présentant les commentaires écrits transmis par les bénéficiaires.

ACEE. Document inédit. Funding Disbursed to Recipients FY 2014-2015. xlsx (contient des données sur l'aide accordée aux bénéficiaires au cours de l'exercice 2014-2015). Des dossiers ont été choisis au hasard dans cette liste de dossiers. Les dossiers d'entente de contribution qui se trouvaient dans ce petit échantillon de dossiers ont été examinés.

ACEE. Document inédit. PAFP. Procédures. User Guide For Participant Funding Program Officers. Dernière mise à jour : mai 2015

ACEE. Document inédit. PAFP. Risk-Based Recipient Assessment Framework and Risk Assessment Tool. Ébauche. Datée du 12 mai 2014.

ACEE. Présentation PowerPoint inédite. “Participant Funding Program (PFP) under the Canadian Environmental Assessment Act, 2012: Supporting Public and Aboriginal Participation in Environmental Assessments”. 2014. 09. 01

ACEE et le bureau d'évaluation environnementale de la Colombie-Britannique. Contribution Agreement for the Administration of Fund Pursuant to the Participant Funding Program for Substituted Environmental Assessments: Master Agreement. October 18 2013; and Schedule 1 to the Master Agreement: Participant Funding Program – Project: LNG Canada Export Terminal Project. 26 et 27 mai 2014.

ACEE et Bureau du contrôleur général. « Vérification des contrôles de base » et « Plan d'action de la direction et réponse » de l'ACEE. Juin 2014. Voir en particulier les recommandations 12 et 13 et le plan d'action et la réponse de la direction de l'ACEE. Le rapport de vérification du BCG et le plan d'action de la direction et la réponse de l'ACEE ont été consultés sur le site suivant : https://www. ceaa-acee. gc. ca/default. asp?lang=Fr&n=CAFA626C-1.

Commission canadienne de sûreté nucléaire. Programme de financement des participants. Site Web. Site consulté : http://nuclearsafety. gc. ca/fra/the-commission/participant-funding-program/index. cfm.

Environnement Canada. Site Web. Base de données sur les sources de financement de la Source verte – Programme d'aide financière aux participants (parrainé par l'ACEE). Site consulté : https://www. ec. gc. ca/financement-funding/sv-gs/search_results_e. cfm?action=details&id=292&start_row=1&all_records_details=fund&type_of_funder=Federal.

Iler Campbell LLP. Intervenor Funding et Access to Environmental Justice: Time for the Ontario Political Parties to revisit this issue? Document publié sur le site Web de la société Iler Campbell LLP Barristers and Solicitors. Toronto. Sur Internet : <URL : Août 2011. Site consulté : http://www. ilercampbell. com/blog/wp-content/uploads/Intervenor-Funding-and-Participation. pdf.

Kirchhoff, Dennis, H. L. Gardner et L. J. Tsuji « The Canadian Environmental Assessment Act 2012 and Associated Policy: Implications for Aboriginal Peoples ». The International Indigenous Policy Journal, vol. 4, no 3. 2013. 06. 28. Site consulté : http://ir. lib. uwo. ca/cgi/viewcontent. cgi?article=1139&context=iipj.

Office national de l'énergie. Programme d'aide financière aux participants. Site Web. Site consulté : http://www. neb-one. gc. ca/prtcptn/hrng/pfp/prtcpntfndngprgrm-fra. html.

Office national de l'énergie. Guide sur le programme d'aide financière aux participants. 9 décembre 2014 Site consulté : http://www. neb-one. gc. ca/prtcptn/hrng/pfp/prgrmgd-fra. html.

Ressources naturelles Canada Établir des relations, créer des partenariats. Les Autochtones canadiens et l'exploitation des ressources énergétiques Rapport présenté au premier ministre par Douglas R. Eyford. 29 novembre 2013. Site consulté : http://www. nrcan. gc. ca/sites/www. nrcan. gc. ca/files/www/pdf/publications/ForgPart-Online-e. pdf.

Stratos Inc. Évaluation de la directive du Cabinet sur l'évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes. Rapport final. 30 juin 2009. Site consulté: http://www. ceaa. gc. ca/Content/5/D/1/5D1C8F32-9457-4C5C-9589-541753A446E7/SEA_Evaluation_Summary_Report-eng. pdf

Conseil du Trésor du Canada. Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert. Site consulté : http://www. tbs-sct. gc. ca/pol/doc-fra. aspx?id=13525; Directive sur les paiement de transfert. Site consulté : http://www. tbs-sct. gc. ca/pol/doc-fra. aspx?id=14208.

Annexe E : Échantillon pour l'examen de dossiers

Échantillon pour l'examen de dossiers
Projet Lieu de travail Échantillon choisi de dossiers d'entente de contribution examinés (choisis en collaboration avec la direction du programme de manière à créer un échantillon comprenant des projets réalisés dans les différentes régions du Canada) Échantillon aléatoire de dossiers d'entente de contribution examinés
Projet de forage exploratoire dans le bassin de Shelburne Atlantique 4 1
Projet Sisson (mine de tungstène et de molybdène) NB 2 1
Projet de carrière Black Point NS 2  
Projet minier Arnaud Québec 3  
Projet minier BlackRock Québec 1  
Projet de mine de nickel Dumont Québec 1  
Projet Rainy River Ontario 4 1
Projet de mine d'or Côté Ontario 3  
Projet de centrale hydroélectrique Keeyask Manitoba 1  
Projet hydroélectrique Tazi Twé Saskatchewan 1  
Mine Pierre River Alberta   1
Projet d'expansion de la mine de charbon Robb Trend Alberta 4 1
Projet d'énergie propre du site C (compris dans l'échantillon aléatoire) BC   3
Projet de mine de charbon Murray River BC 3  
Projet de GNL Pacific NorthWest BC 4 4
Projet de mine d'or Brucejack BC 1  
Nombre total de dossiers examinés 34 12

[1] ACEE et le Bureau du contrôleur général. « Vérification des contrôles de base » et « Plan d'action et réponse de la direction » de l'ACEE. Juin 2014. En particulier, les recommandations 12 et 13 et le Plan d'action et la réponse de la direction de l'ACEE. Veuillez vous reporter à : https://www.ceaa-acee.gc.ca/default.asp?lang=Fr&n=CAFA626C-1.

[2] En vertu des articles 57 et 58 de la LCEE 2012, l'ACEE est tenue d'établir un PAFP pour faciliter la participation du public aux évaluations environnementales (EE). Cela s'applique aux évaluations environnementales réalisées par l'Agence et par des commissions d'examen. Ces articles de la Loi peuvent être consultés à : http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/c-15.21/page-17.html

[3] Le Registre public de l'ACEE peut être consulté à : http://www.ceaa-acee.gc.ca/050/index-fra.cfm

[4] Le portail Consultations auprès des Canadiens peut être consulté à : http://www1.canada.ca/consultationdescanadiens/

[5] Le financement continu et permanent des services votés se chiffre à 1,469 million de dollars. Le financement temporaire de durée limitée de 3 millions de dollars a été renouvelé dans le budget 2015 et est en place pour la période du 1er avril 2015 au 31 mars 2020.

[6] Les données financières ont été communiquées par Finances et Administration de l'ACEE.

[7] Les Critères décisionnels concernant l'aide financière, qui sont énoncés à la section 4 des modalités du programme, sont : les effets potentiels sur l'environnement du projet; les effets potentiels du projet sur les droits ancestraux ou issus de traités, potentiels ou établis; l'envergure et l'emplacement du projet; la diversité des questions susceptibles d'être visées par l'évaluation; le niveau d'intérêt du public pour le projet, y compris celui des groupes autochtones susceptibles d'être touchés par celui-ci; le nombre de demandes de financement auquel on peut s'attendre; le plafond de financement par bénéficiaire qui peut avoir été établi d'avance par le président de l'Agence pour une partie ou la totalité des activités admissibles qui sont précisées à la section 5 des modalités; et les ressources disponibles.

[8] L'article 6. 5. 9 de la Politique sur les paiements de transfert du CT exige d'établir des normes de service raisonnables et pratiques pour les programmes de paiements de transfert du ministère.

[9] http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=25750&section=text.

[10] Les normes de service du PAFP de l'ACEE peuvent être consultées à : http://www.ceaa.gc.ca/default.asp?lang=Fr&n=9772442E-1&offset=4&toc=hide.

[11] Loc. Cit.

[12] Les fonctionnaires du PAFP ont indiqué que les projets suivants étaient inactifs et qu'ils avaient été retardés par le promoteur en date du 15 octobre 2015 : Eagle's Nest; Projet de mine de fer Fire Lake North; Projet de réaménagement de la mine de fer Griffith; Projet minier Harper Creek; Autoroute 905 – Route toutes saisons; Projet de mine de fer Hopes Advance; Projet minier Josephine Cone; Projet de renforcement du gazoduc Kingsvale-Oliver; Projet de terres rares Kipawa; Projet de mine de cuivre et de métaux du groupe des platineux de Marathon; Projet d'expansion de la mine Niobec; Projet de mine de charbon souterraine Raven; Projet de la Mine Schaft Creek; Projet de mine d'or Spanish Mountain; et Projet d'agrandissement de la mine de diamants Victor. Des renseignements supplémentaires concernant ces projets peuvent être consultés sur le site Web du Registre canadien d'évaluation environnementale, http://www.ceaa.gc.ca/050/index-fra.cfm.

[13] http://www.ceaa-acee.gc.ca/default.asp?lang=Fr&n=1A09C820-1&offset=2&toc=hide

[14] Ces obligations sont présentées à la « Note 9 ». Voir : http://www.ceaa-acee.gc.ca/default.asp?lang=Fr&n=9156A93A-1

[15] Extrait de la section 7 des modalités du programme (juin 2013) : « Le niveau maximal (limite cumulative) de l'aide gouvernementale totale (aide fédérale, provinciale, territoriale et municipale pour les mêmes dépenses admissibles) pour chaque projet ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles. . Si l'aide gouvernementale totale réelle accordée à un bénéficiaire dépasse la limite cumulative, l'Agence devra rajuster son niveau de contribution (et demander un remboursement au besoin) de façon à ne pas dépasser la limite cumulative. »

[16] Cette précision supplémentaire pourrait être incluse dans la section des Lignes directrices nationales sur les dépenses inadmissibles. Voici un exemple de texte qui pourrait être ajouté à la page 5 :
Le Programme d'aide financière aux participants de l'Agence a une « limite cumulative », c'est-à-dire un montant maximal autorisé d'aide financière totale provenant des gouvernements fédéral, provinciaux, territoriaux et municipaux pour la participation à tout projet d'évaluation environnementale ou aux activités connexes de consultation de la Couronne. L'aide financière totale accordée au bénéficiaire par les gouvernements pour sa participation à une évaluation environnementale ou à la consultation connexe de la Couronne ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles. L'ACEE utilise l'attestation fournie par le bénéficiaire dans la demande et dans les formulaires de demande de remboursement des dépenses pour vérifier que la demande d'aide financière et les demandes de remboursement des dépenses d'un bénéficiaire respectent cette limite cumulative. En cas de dépassement de cette limite, l'ACEE doit ajuster son niveau de contribution et, si nécessaire, demander un remboursement afin que la limite cumulative soit respectée. Un paragraphe concernant la limite cumulative fait partie de notre entente de contribution standard avec les bénéficiaires.

[17] http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=13525

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