Recouvrement des coûts des évaluations d’impact réalisées par des commissions d’examen en vertu de la Loi sur l’évaluation d’impact

Un guide de référence à l’intention des promoteurs de projet

Septembre 2022

Information sur le document

Avertissement

Le document intitulé Recouvrement des coûts des évaluations d’impact réalisées par des commissions d’examen en vertu de la Loi sur l’évaluation d’impact est un guide de référence à l’intention des promoteurs de projet. Il est présenté à des fins d’information uniquement et ne se substitue pas à la Loi sur l’évaluation d’impact ou à ses règlements. En cas de divergence entre ce document et la Loi ou ses règlements, la Loi ou ses règlements auront préséance. Pour accéder aux versions les plus récentes de la Loi et de ses règlements, veuillez consulter le site Web du ministère de la Justice.

Mises à jour

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Droits d’auteur

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre de l’Environnement et du Changement climatique, 2022.

Cette publication peut être reproduite sans autorisation pour usage personnel ou interne dans la mesure où la source est indiquée en entier. Toutefois, la reproduction multiple de cette publication en tout ou en partie à des fins de redistribution nécessite l’autorisation écrite préalable de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada, Ottawa (Ontario) K1A 0H3.

No de catalogue : En106-237/2022F-PDF

ISBN : 978-0-660-43222-9

Ce document a été publié en anglais sous le titre : Cost Recovery for Impact Assessments by Review Panels under the Impact Assessment Act : A Reference Guide for Project Proponents

Cost Recovery for Impact Assessments by Review Panels under the Impact Assessment Act : A Reference Guide for Project Proponents - September 2021

Pour demander d’autres formats, veuillez communiquer avec : iaac.information.aeic@canada.ca.

Table des matières

• 1.0 Introduction
• 2.0 Fondement du recouvrement des coûts
  • 2.1 Fondement législatif, réglementaire et politique du recouvrement de coûts
  • 2.2 Instruments fédéraux applicables
• 3.0 Politique administrative
  • 3.1 Engagement et principes relatifs aux services
  • 3.2 Application du recouvrement des coûts
  • 3.3 Services et montants
  • 3.4 Informations financières
• 4.0 Principales personnes-ressources de l’agence
• Annexe 1 : Echéancier
• Annexe 2 : Diagramme de processus d’une évaluation d’impact réalisée par une commission d’examen indiquant les étapes dont les coûts sont recouvrables
• Annexe 3 : Rôles et responsabilités du personnel de l’agence lors d’une évaluation d’impacr réalisée par une commission d’examen; activités à coûts recouvrables et activités à coûts non recouvrables

1.0 Introduction

Le présent guide de référence décrit la politique et la méthode administrative utilisée par l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (l’Agence) pour recouvrer, auprès de promoteurs, les coûts engagés lorsque les évaluations d’impact sont menées par une commission d’examen en vertu de la Loi sur l’évaluation d’impact (LEI, la Loi), conformément au Règlement sur le recouvrement des frais (DORS/2012-146).

Le plan prospectif de la réglementation de l’Agence comprend l’élaboration d’une nouvelle réglementation de recouvrement des coûts en vertu de la LEI. Les consultations auprès des intervenants sur la mise à jour du régime de recouvrement des coûts sont prévues dans le cadre du processus d’élaboration de la réglementation. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter https://www.canada.ca/fr/agence-evaluation-impact/organisation/lois-reglements/plan-prospectif-reglementation/aeic-ppr-2022-2024.html.

Le Règlement sur le recouvrement des frais continue de s’appliquer aux évaluations d’impact menées par une commission d’examen en vertu de la LEI. Lorsque le nouveau régime de recouvrement des coûts sera en place, il comportera les détails sur la détermination des projets désignés assujettis au régime actuel de recouvrement des coûts et les modalités de leur transition vers le nouveau régime. Le but du présent guide est de fournir, aux promoteurs de projets désignés assujettis à une évaluation d’impact menée par une commission d’examen, une description des services et des montants faisant l’objet du recouvrement de coûts ainsi que la méthode utilisée par l’Agence pour recouvrer les coûts afférents aux évaluations d’impact menées par une commission d’examen, y compris les commissions d’examen intégré avec des organismes de réglementation du cycle de vie et les commissions conjointes.

Le promoteur est invité à consulter le document Recouvrement des coûts pour les évaluations environnementales réalisées par des commissions d’examen en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012) pour les évaluations qui se poursuivent en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012).

Le présent guide de référence décrit :

• le fondement législatif, réglementaire et stratégique du recouvrement des coûts;
• la politique administrative de recouvrement des coûts de l’Agence;
• les rôles de l’Agence et d’une commission d’examen en matière de recouvrement des coûts pendant une évaluation d’impact réalisée par une commission d’examen.

2.0 Fondement du recouvrement des coûts

2.1 Fondement législatif, réglementaire et politique du recouvrement de coûts

La Loi donne à l’Agence le pouvoir de recouvrer auprès du promoteur d’un projet désigné certains coûts engagés au cours d’une évaluation d’impact. Conformément aux articles 76 à 80 de la LEI, le promoteur doit payer l’Agence les frais engagés par celle-ci ou une commission d’examen dans le cadre de l’exercice de ses pouvoirs ou de l’exécution de ses devoirs et fonctions, relativement à une évaluation particulière. En vertu de la LEI, et le Règlement sur le recouvrement des frais, jusqu’à ce qu’un nouveau régime de recouvrement des coûts soit en place, trois types de coûts seront recouvrables :

• les coûts que la commission d’examen et l’Agence engagent pour les services prescrits fournis par un tiers dans l’exercice de ce pouvoir ou de ces attributions;
• les montants prescrits liés à l’exercice, par l’Agence, de ce pouvoir ou de ces attributions;
• les montants prescrits liés à l’exercice, par les membres d’une commission d’examen, de ce pouvoir ou de ces attributions.

Les services et les montants admissibles au recouvrement sont prescrits dans le Règlement sur le recouvrement des frais pour une évaluation d’impact d’un projet désigné est renvoyé à une commission d’examen.

Le Règlement sur le recouvrement des frais précise que le recouvrement des coûts ne s’applique pas à un promoteur qui est :

• une autorité fédérale;
• le commissaire en conseil des Territoires du Nord-Ouest, la Législature du Yukon ou une agence ou un organisme de ces gouvernements;
• un conseil de bande, tel qu’il est défini dans le paragraphe 2(1) de la Loi sur les Indiens;
• un gouvernement provincial, à l’exception d’une société d’État provinciale.

2.2 Instruments fédéraux applicables

La gestion du régime de recouvrement des coûts de l’Agence est soumise à un ensemble de lois et de politiques fédérales, notamment :

• le Règlement sur le recouvrement des frais qui précise les services et les montants pour lesquels l’Agence peut recouvrer des coûts auprès du promoteur d’un projet qui fait l’objet d’une évaluation par une commission d’examen.
• la Loi sur les frais de service, qui fournit le cadre juridique à l’intérieur duquel les ministères sont tenus de gérer les frais d’utilisation, y compris l’établissement et la déclaration de normes. Cette Loi remplace la précédente Loi sur les frais d’utilisation.
• la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui établit les exigences de normes de service et de surveillance des activités liées aux frais au moyen d’un audit et d’une évaluation. Cette politique est entrée en vigueur en avril 2019 et remplace la Politique sur les normes de service pour les frais d’utilisation.
• la Politique sur les services et le numérique et la Directive sur les services et le numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor, entrées en vigueur le 1^er avril 2020, qui fournissent l’orientation générale sur l’utilisation des normes de service à l’échelle du gouvernement du Canada. Ces outils de surveillance assurent la gestion efficace de la prestation de service.
• la Loi sur la gestion des finances publiques, qui prévoit l’administration financière du gouvernement du Canada, l’établissement et le maintien de comptes du Canada, ainsi que le contrôle des sociétés d’État.
• la Directive sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements du Secrétariat du Conseil du Trésor.
• la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
• la rémunération et les avantages sociaux des employés, qui sont établis par le Conseil du Trésor du Canada.

3.0 Politique administrative

3.1 Engagement et principes relatifs aux services

L’Agence s’est engagée à fournir des services transparents et professionnels en temps opportun afin de soutenir les évaluations d’impact renvoyées par le ministre de l’Environnement et du Changement climatique (le ministre) à des commissions d’examen. Cet engagement comprend la coordination et la gestion du recouvrement des coûts des évaluation d’impact réalisées par des commissions d’examen, la responsabilité de veiller à ce que les mécanismes appropriés de comptabilité, de suivi et de production de rapports soient en place, ainsi que la fourniture d’informations et d’orientations aux promoteurs.

Pour soutenir les commissions d’examen, l’Agence s’est engagée à administrer le recouvrement des coûts d’une manière efficace, transparente et cohérente. Les principes suivants s’appliquaient au régime de recouvrement des coûts aux termes de la LCEE 2012 et continuent à s’appliquer à la mise en œuvre du règlement actuel pris en vertu de la LEI :

• Les coûts recouvrés par l’Agence sont raisonnables et prévisibles, et l’Agence et les commissions d’examen mèneront leurs activités d’une manière efficace. Les outils, tels que l’instrument de facturation initiale et les factures mensuelles, permettent de fournir au promoteur les estimations et les dépenses en temps utile.
• La prestation des services est transparente et mesurable, et conforme aux échéanciers établis dans la LEI pour la conduite des évaluations d’impact par des commissions d’examen (l’annexe 1 fournit des précisions sur les échéanciers concernant les évaluations d’impact menées par une commission d’examen).
• Le système de gestion du recouvrement des coûts est transparent et garantit la responsabilisation des gestionnaires. Il comprend le suivi rigoureux des dépenses, l’audit des coûts par un tiers et l’évaluation périodique de la mise en œuvre de la politique administrative relative au recouvrement des frais liés à une évaluation d’impact menée par une commission d’examen.

3.2 Application du recouvrement des coûts

La LEI prévoit le recouvrement des coûts associés aux évaluations d’impact des projets désignés pour lesquels l’Agence est l’autorité responsable (c.-à-d., les évaluations d’impact menées par l’Agence et les évaluations d’impact menées par une commission d’examen). Cependant, le Règlement sur le recouvrement des frais, qui prescrit les services et les montants pouvant faire l’objet d’un recouvrement, ne s’applique qu’à l’évaluation d’impact d’un projet désigné qui a été renvoyée à une commission d’examen. En conséquence, l’Agence ne recouvre actuellement pas les coûts associés aux évaluations d’impact menées par l’Agence.

En vertu de la LEI, l’Agence peut recouvrer les coûts admissibles à partir de la réception de la description initiale du projet désigné par l’Agence jusqu’à la fin du programme de suivi du projet. Toutefois, le Règlement sur le recouvrement des frais prescrit seulement les montants à recouvrer lorsque le projet désigné a été renvoyé à une commission d’examen. Par conséquent, le recouvrement des frais aura lieu à partir de la publication de l’avis de renvoi d’une évaluation d’impact à une commission d’examen sur le Registre canadien d’évaluation d’impact (le Registre) jusqu’à la transmission de la déclaration de décision au promoteur.

Le recouvrement des coûts liés à une évaluation d’impact menée par une commission d’examen, y compris la consultation et la mobilisation connexes des Autochtones, comprend tous les coûts admissibles liés aux activités suivantes :

• Étape préparatoire : Coûts admissibles associés aux activités de l’Agence pour mener l’étape préparatoire, à partir de la date d’affichage de l’avis de renvoi d’une évaluation d’impact à une commission d’examen sur le Registre jusqu’à l’affichage de l’avis de début de l’évaluation d’impact sur le Registre.
• Étape de l’étude d’impact : Coûts admissibles associés aux activités de l’Agence ou de la commission d’examen pour examiner l’étude d’impact, à partir de l’affichage de l’avis de début de l’évaluation d’impact jusqu’au moment où l’Agence produit un avis en vertu du paragraphe 19(4) de la LEI.
• Étape de l’évaluation d’impact : Coûts admissibles associés aux activités de l’Agence et de la commission d’examen pour mener l’évaluation d’impact, à partir du moment où l’Agence produit un avis en vertu du paragraphe 19(4) de la LEI jusqu’au moment où l’Agence transmet les recommandations pour aider le ministre à établir les conditions aux termes de l’article 55.1 de la LEI.
• Étape du processus décisionnel : Coûts admissibles associés aux activités de l’Agence relativement à la consultation de la Couronne, à partir du moment où l’Agence affiche ses recommandations pour aider le ministre à établir les conditions aux termes de l’article 55.1 de la LEI, jusqu’à la présentation au promoteur de la déclaration de décision relative du projet désigné.

Si le projet était approuvé et construit, les coûts associés à la promotion et au respect de la conformité, engagés pendant l’étape postérieure à la décision, ainsi que tous les travaux requis pour étudier les révisions d’une déclaration ne seraient pas recouvrés auprès du promoteur.

Un diagramme de processus présentant une vue d’ensemble des étapes d’une évaluation d’impact par une commission d’examen, y compris la consultation connexe des Autochtones, est présenté dans l’annexe 2. Les rôles et les responsabilités du personnel de l’Agence qui participe à une évaluation d’impact menée par une commission d’examen durant ces étapes, ainsi que les rôles pour lesquels les coûts sont recouvrables, sont décrits à l’annexe 3.

L’aide financière octroyée par l’Agence pour soutenir la participation des participants du public et des communautés autochtones à une évaluation d’impact menée par une commission d’examen ne sont pas recouvrables.

Lorsque le ministre renvoie l’évaluation d’impact d’un projet désigné à une commission d’examen, il peut négocier une entente avec une autre instance et une commission d’examen conjoint^{Note de bas de page1} peut être créée. Dans certaines circonstances, les coûts des commissions d’examen conjoint ou des commissions d’examen intégré^{Note de bas de page2} peuvent être partagés entre l’Agence et l’autre instance. Certains gouvernements provinciaux ont conclu, avec le gouvernement fédéral, des ententes bilatérales qui peuvent décrire les modalités du partage des coûts associés à la réalisation d’une évaluation d’impact par une commission d’examen conjoint. Le Protocole d’entente concernant les évaluations d’impact intégrées en vertu de la Loi sur l’évaluation d’impact entre l’Agence d’évaluation d’impact du Canada et la Régie de l’énergie du Canada est un exemple de soutien au principe « un projet, une évaluation ». D’autres exemples incluent un protocole d’entente entre l&rsquoAEICet la Commission canadienne de sûreté nucléaire, et une mise à jour de l’Accord Canada-Ontario sur la coopération en matière d’évaluation environnementale. Lorsqu’il n’y a aucune entente entre le gouvernement fédéral et un gouvernement provincial ou d’autres instances ayant des attributions liées au projet désigné, le partage des coûts se fait au cas par cas.

Le ministre peut mettre fin à une évaluation d’un projet désigné par une commission d’examen s’il est d’avis que la commission d’examen ne sera pas en mesure de présenter son rapport à temps ou si la commission d’examen ne soumet pas son rapport dans les délais fixés. Si le ministre exerce cette autorité, l’Agence sera tenue de mener à bien l’évaluation et de préparer un rapport conformément aux directives du ministre. Les coûts engagés par l’Agence pour mener à bien l’évaluation d’impact et préparer le rapport seront recouvrés auprès du promoteur.

3.3 Services et montants

Le Règlement sur le recouvrement des frais prescrit les services et les montants pour lesquels l’Agence peut recouvrer auprès du promoteur d’un projet faisant l’objet d’une évaluation d’impact par une commission d’examen. Ces services et montants comprennent :

• les frais engagés pour les services fournis par un tiers;
• les montants liés à l’exercice des responsabilités de l’Agence;
• les montants liés à l’exercice des responsabilités des membres de la commission d’examen.

3.3.1 Services fournis par un tiers

Les catégories suivantes de coûts liés aux services d’un tiers obtenus par une commission d’examen ou par l’Agence peuvent faire l’objet d’un recouvrement des coûts :

• Voyages :
  1. a) services de voyage ordinaires
  2. b) affrètements
• Publication et impression (y compris les services professionnels d’éditique, la correction-révision et la traduction français/anglais ou anglais/français)
• Services de livraison :
  1. a) courrier ordinaire
  2. b) messagerie
• Télécommunications (y compris l’installation de téléphones et de lignes téléphoniques, le service Internet, le service interurbain, les services de téléconférence et de vidéoconférence et les services de diffusion sur le Web)
• Publication d’annonces et services de fil de presse
• Installations et équipements destinés aux réunions publiques ainsi qu’aux réunions et audiences de la commission, notamment :
  1. a) l’accueil
  2. b) l’interprétation simultanée
  3. c) les systèmes audio
  4. d) les services de transcription
  5. e) le matériel informatique
  6. f) l’équipement de soutien à une rencontre en mode virtuel ou une audience de la commission, au besoin.

3.3.2 Montants liés à l’exercice des responsabilités de l’Agence

Les traitements et les frais de déplacement liés à l’exercice des responsabilités de l’Agence pendant la réalisation de l’évaluation d’impact par une commission d’examen, y compris les consultations de la Couronne auprès des communautés autochtones pour respecter l’obligation de consulter de la Couronne prévue à l’article 35 de la Loi constitutionnelle, sont recouvrables. Les montants qui peuvent être recouvrés sont notamment :

• Les traitements et régimes d’avantages sociaux (RAS) des employés de la fonction publique fédérale, directs et imputables, y compris les dépenses indirectes et les dépenses pour les heures supplémentaires. Les taux de traitement journalier sont calculés selon un taux de productivité de 220 jours de travail par année et un taux de 20 % de l’ensemble des traitements facturables au titre des RAS et en fonction :
  1. a) dans le cas des employés représentés par des unités de négociation, des taux de traitement, tels qu’ils ont été établis dans les conventions collectives entre le Conseil du Trésor et les unités de négociation (l’échelon le plus élevé sera utilisé pour toutes les classifications);
  2. b) pour les employés exclus ou non représentés, les taux de rémunération établis par le Conseil du Trésor en vertu du paragraphe 11.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques (l’échelon le plus élevé sera utilisé pour toutes les classifications).
• Frais de déplacement, directs et imputables, des employés de l’administration publique fédérale. Les taux sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

3.3.3 Montants liés à l’exercice des responsabilités des membres d’une commission d’examen

Les traitements et les frais de déplacement liés à l’exercice des responsabilités des membres d’une commission d’examen sont recouvrables. Les montants qui peuvent être recouvrés sont notamment :

• Rémunération des membres de la commission d’examen :
  1. a) président ou présidente 650 $ par jour
  2. b) autres membres 500 $ par jour
• Frais de déplacement, directs et imputables, des membres de la commission. Les taux sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

3.4 Informations financières

3.4.1 Instrument de facturation

Dès que possible après la décision du ministre de renvoyer l’évaluation d’impact d’un projet désigné à une commission d’examen, l’Agence fournira au promoteur un instrument de facturation qui contient une estimation budgétaire initiale des coûts associés à l’évaluation d’impact menée par une commission d’examen.

L’estimation initiale sera ventilée en trois catégories de coûts recouvrables, tel que cela est indiqué dans la section 3.3 ci-dessus et dans le Règlement sur le recouvrement des frais. L’Agence peut réaffecter ces coûts à ces catégories à mesure que le processus d’examen évolue. Les montants décrits dans l’instrument de facturation reflètent les coûts estimés avant les taxes applicables. La première estimation budgétaire ne devrait pas être considérée comme étant les dépenses maximales et peut être révisée puisqu’il n’est pas toujours possible de prévoir avec exactitude tous les coûts ou services au début d’une évaluation d’impact et que des imprévus peuvent modifier la première estimation.

L’Agence informera le promoteur, dès que possible, qu’une mise à jour de l’instrument de facturation est nécessaire en raison d’une augmentation ou d’une diminution des coûts prévus. Les modifications à l’estimation du budget de l’instrument de facturation seront fournies au promoteur.

Le promoteur est tenu de payer les coûts réels pouvant être recouvrés en vertu du Règlement sur le recouvrement des frais même si ces coûts excèdent ceux qui figurent dans l’instrument de facturation, y compris les taxes exigées.

3.4.2 Facturation

Une facture mensuelle sera préparée et transmise au promoteur. Chaque facture indiquera le montant des taxes applicables. L’Agence acquittera les coûts recouvrables à l’avance, et facturera par la suite ces coûts au promoteur. Des intérêts commenceront à s’accumuler 30 jours après l’émission de chaque facture mensuelle au promoteur (voir la section 3.4.3 pour tous les détails concernant les paiements).

Après la publication de la déclaration de décision, et lorsque toutes les factures liées à l’évaluation menée par une commission d’examen ont été payées par l’Agence, l’Agence préparera une facture finale et la transmettra au promoteur.

En tout temps durant l’évaluation d’impact, si le promoteur décide de ne pas aller de l’avant avec le projet et de mettre fin à l’exigence d’une évaluation d’impact par une commission d’examen, l’Agence regroupera tous les coûts accumulés jusqu’à la date où l’exigence de l’évaluation d’impact a pris fin et préparera une facture finale qui sera transmise au promoteur.

Les promoteurs sont invités à faire part à l’Agence de leurs questions ou préoccupations en ce qui concerne l’instrument de facturation initiale, les factures mensuelles, tout instrument de facturation mis à jour ou la facturation finale. Un mécanisme de règlement des différends est à la disposition des promoteurs si des différends demeurent non résolus; cet instrument est décrit dans la section 3.4.5.

3.4.3 Créances et dette

Toutes les factures émises par l’Agence au promoteur sont payables dans les 30 jours civils suivant la date à laquelle la demande de règlement a été émise. Les paiements qui ne sont pas reçus dans les 30 jours civils seront considérés comme des montants en souffrance et engendrons des intérêts.

Toutes les factures identifiées comme impayées au-delà des 30 jours civils sont traitées comme une créance de Sa Majesté.

Conformément à l’article 80 de la LEI, un promoteur dispose de 90 jours^{Note de bas de page3} pour payer des redevances, droits, frais ou sommes visés à l’article 76 de la Loi. Après cette période, l’Agence ou la commission d’examen peut être autorisée à ne pas exercer ses pouvoirs, ses attributions ou ses fonctions liés à une évaluation d’impact tant que la dette à l’État n’est pas recouvrée.

3.4.4 Audit

L’Agence tiendra des dossiers ouverts pour l’audit et l’inspection d’un vérificateur indépendant considéré acceptable par l’Agence et le promoteur. Ces dossiers comprendront les factures, les reçus, les pièces de journal, les feuilles de temps et les documents utilisés par l’Agence, en totalité ou en partie, pour calculer les coûts recouvrables de la tenue de l’évaluation d’impact.

Si l’Agence ou le promoteur exerce son option d’audit, le coût de l’audit est à la charge de la partie qui exerce l’option.

Lorsqu’un audit met en évidence des différences concernant le montant facturé par l’Agence, ces différences sont rectifiées rapidement. Une facture d’ajustement ou un chèque de remboursement seront émis au promoteur par l’Agence si des différences ont été constatées à la suite d’un audit.

Les audits seront menés conformément à un calendrier convenu par l’Agence et le promoteur.

3.4.5 Mécanisme de résolution des différends

Un mécanisme de résolution des différends est disponible pour résoudre les différends liés à l’instrument de facturation et à toute mise à jour ultérieure, ou aux montants facturés mensuellement au promoteur, conformément à la LEI et au Règlement sur le recouvrement des frais, jusqu’à la facture finale.

En premier lieu, le promoteur doit essayer de résoudre les différends en discutant avec le gestionnaire de commission pour l’évaluation d’impact. Si le différend n’est toujours pas résolu après ces discussions, le promoteur peut amorcer le processus d’appel décrit ci-dessous.

L’appel doit être fondé sur l’information existante. Si des renseignements importants s’ajoutent, la décision initiale doit être réexaminée par toutes les parties avant qu’il soit procédé à l’appel.

Un promoteur peut en appeler d’une décision concernant :

• l’instrument de facturation;
• les modifications à un instrument de facturation découlant d’un changement à l’estimation du montant total recouvrable;
• les factures mensuelles;
• la facture finale présentée au promoteur par l’Agence.

Processus du mécanisme de résolution de différends des commissions d’examen après les discussions avec le gestionnaire de commission

Premier niveau d’appel — directeur, Direction des commissions d’examen et directeur, Direction des opérations de consultation de la Couronne

Le promoteur est tenu de présenter une lettre d’intention d’appel au directeur, Direction des Commissions d’examen et directeur, Direction des opérations de consultations de la Couronne, dans les 15 jours civils suivant la réception de l’instrument de facturation et de toutes mises à jour ultérieures ou de la facture mensuelle ou de la facture finale.

Dans les 15 jours civils suivant la date de la lettre d’intention d’appel, ou dans un délai convenu par le directeur et le promoteur, le promoteur doit déposer une déclaration détaillée indiquant la raison précise de l’appel et le fondement de l’appel, et fournir les éléments justificatifs

Les directeurs examineront la lettre d’appel et les informations justificatives, et détermineront le résultat de l’appel. Le directeur informera le promoteur du résultat de l’appel. Une réponse écrite sera fournie dans les 30 jours civils suivant la date de réception des éléments justificatifs.

Second niveau d’appel — vice-président, Secteur des opérations,AEIC

Dans les 15 jours civils suivant la date de la décision prise par le directeur au premier niveau d’appel, le promoteur doit aviser le vice-président, Opérations, par écrit de son intention d’interjeter appel et indiquer le nom et le titre d’une personne qui est nommée pour siéger au comité d’appel.

Dans les 15 jours suivant la date de réception de l’intention d’appel du promoteur au second niveau, le vice-président des Opérations présentera au promoteur le nom et le titre de deux personnes nommées pour siéger au comité d’appel.

Un comité d’appel sera formé selon la composition suivante :

• Un membre nommé par le vice-président des Opérations;
• Un membre nommé par le promoteur;
• Un membre désigné par le vice-président des Opérations et le promoteur qui agira comme Président du comité d’appel.

La recommandation faite par le comité d’appel sera fondée sur l’information présentée dans la notification originale et examinée au premier niveau d’appel. Le comité d’appel peut recevoir des observations orales qui sont considérées comme étant nécessaires par un membre du comité. Le promoteur aura la possibilité de présenter des observations orales.

La recommandation du vice-président par le comité s’appuiera sur l’accord d’au moins deux des trois membres du comité.

Le vice-président examinera la recommandation du comité d’appel et informera le promoteur de sa décision dans les 30 jours civils suivant la réception de la recommandation du comité d’appel. La décision du vice-président des Opérations est finale.

4.0 Principales personnes-ressources de l’agence

Pour plus d’informations sur les coûts ou les procédures propres au projet, les promoteurs sont invités à communiquer avec le gestionnaire des commissions affecté à leur projet désigné proposé.

Pour plus d’informations sur les politiques ou les procédures de recouvrement des coûts de l’Agence, veuillez communiquer avec :

Agence d’évaluation d’impact du Canada
22^e étage, Place Bell
À l’attention de : Comptes débiteurs
160, rue Elgin
Ottawa (Ontario) K1A 0H3
Tél. : 613-957-0700
Télécopieur : 613-957-0862
Numéro sans frais : 1-866-582-1884
iaac.information.aeic@canada.ca

Annexe 1 : Echéancier

Si le ministre renvoie l’évaluation d’impact d’un projet désigné à une commission d’examen, l’Agence fixera des échéanciers précis pour les étapes suivantes de l’évaluation d’impact :

• Étape préparatoire : L’étape préparatoire est d’une durée de 180 jours.
• Étape de l’étude d’impact : Un promoteur a jusqu’à trois (3) ans à partir de la date d’affichage de l’avis de début de l’évaluation d’impact sur le Registre pour présenter une étude d’impact qui contient, à la satisfaction de l’Agence, l’information demandée et les études précisées dans la version finale des Lignes directrices individualisées relatives à l’évaluation d’impact (LDIREI). Cette étape se termine au moment où l’Agence affiche un avis conformément au paragraphe 19(4) de la LEI sur le Registre.
• Étape de l’évaluation d’impact : L’Agence doit établir l’échéancier de cette étape pour une évaluation d’impact par une commission d’examen, y compris le délai de dépôt du rapport de la commission d’examen et le délai d’affichage des recommandations de l’Agence quant aux conditions qui s’appliqueraient au projet désigné, s’il était approuvé. Sous réserve des dispositions du paragraphe 37(2) de la Loi, ce délai ne peut pas dépasser 600 jours, à moins que l’Agence soit d’avis qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour la coordination avec une autre instance ou justifié par la prise en compte de circonstances pertinentes propres au projet. Concernant les évaluations intégrées, conformément à l’alinéa 37.1(2), le délai pour cette phase ne dépassera pas 300 jours, à moins que l’Agence soit d’avis qu’un délai supplémentaire est nécessaire. L’étape se termine au moment où l’Agence présente ses recommandations de conditions au ministre, conformément au paragraphe 55.1 de la LEI.
• Étape du processus décisionnel : Le délai attribué au gouverneur en conseil pour déterminer si les effets relevant de l’instance fédérale, et dans quelle mesure ceux-ci sont importants, sont dans l’intérêt public, ainsi que la de production d’une déclaration de décision d’évaluation d’impact par le ministre ne doit pas dépasser 90 jours à partir de la date d’affichage, par l’Agence sur le Registre, des recommandations de l’Agence pour aider le ministre à établir les conditions, conformément à l’alinéa 55.1(2) de la LEI.

Le ministre peut proroger le délai de présentation du rapport d’évaluation d’impact par une commission d’examen d’au plus trois mois, afin de permettre la collaboration avec une autre instance ou en raison de circonstances particulières du projet proposé, conformément aux paragraphes 37(3) et 37(4) de la LEI. Le ministre peut également proroger le délai d’émission de la déclaration de décision d’au plus 90 jours pour des raisons que le ministre juge nécessaires, conformément aux paragraphes 65(5) et 65(6) de la LEI.

Le gouverneur en conseil peut accorder d’autres prolongations de délai pour la production du rapport d’évaluation d’impact ou de la déclaration de décision.

Annexe 2 : Diagramme de processus d’une evaluation d’impact réalisée par une commission d’examen indiquant les etapes dont les coûts sont recouvrables

La période de recouvrement des coûts d’une évaluation d’impact menée par une commission d’examen est indiquée par la flèche rouge dans la figure. Le recouvrement des coûts des activités admissibles commence au moment de l’affichage de la décision du ministre de renvoyer l’évaluation d’impact à une commission d’examen et se termine à la publication de la déclaration de décision. Les coûts associés aux activités de consultation de la Couronne au cours de toutes ces étapes sont également recouvrables.

Dans certains cas, le renvoi de l’évaluation à une commission d’examen peut survenir avant l’affichage de l’avis de début de l’évaluation d’impact. L’Agence ne recouvre pas les coûts des activités entreprises avant la soumission d’une description initiale du projet, ou des activités qui sont habituellement menées pendant les 80 premiers jours de l’étape préparatoire. Ces activités correspondent, notamment, à l’examen de la description initiale du projet, l’élaboration du sommaire des questions, l’examen de la description détaillée du projet, la détermination de la nécessité d’une évaluation d’impact et les activités initiales de consultation et de mobilisation des communautés autochtones. Toutefois, le ministre peut renvoyer l’évaluation d’un projet désigné à une commission d’examen à tout moment après la détermination de la nécessité d’une évaluation d’impact, jusqu’à 45 jours après l’affichage de l’avis de début de l’évaluation d’impact. Toute activité après le renvoi à une commission d’examen fera l’objet d’un recouvrement des frais.

L’Agence ne recouvre pas les coûts des activités entreprises après la publication de la déclaration de décision, qui comprend des activités liées au suivi, à la surveillance et à l’application de la Loi.

Annexe 3 : Rôles et responsabilités du personnel de l’agence lors d’une évaluation d’impacr réalisée par une commission d’examen; activités à coûts recouvrables et activités à coûts non recouvrables

Pendant le processus d’évaluation d’impact, le personnel de l’Agence exerce un certain nombre de fonctions en ce qui a trait à une évaluation d’impact par une commission d’examen. Ces fonctions comprennent des activités de soutien à l’Agence, y compris les consultations de la Couronne et les efforts de coordination à l’échelle du gouvernement, ainsi que le soutien à la commission d’examen par voie de secrétariat de la commission. Les paragraphes suivants décrivent les tâches et activités généralement menées par l’Agence tout au long du processus, ainsi que les rôles ou activités qui sont propres aux étapes de l’évaluation d’impact. S’il y a lieu, et pour plus de clarté, les activités dont les coûts ne sont pas recouvrables sont également décrites.

Secrétariat de la commission

Privilège de délibération de la commission d’examen et de son secrétariat

Pendant la tenue d’une évaluation d’impact par une commission d’examen, l’Agence choisit les membres du personnel qui formeront un secrétariat de la commission qui appuie la commission d’examen en fournissant un soutien technique, analytique, administratif et opérationnel. Dans le cas d’une commission d’examen conjoint ou d’évaluation intégrée, le personnel de l’instance partenaire peut également faire partie du secrétariat de la commission. Le secrétariat relève fonctionnellement des membres de la commission d’examen. Conformément aux principes du droit administratif, dès la constitution d’une commission d’examen, le secrétariat de la commission d’examen fonctionne dans les limites du privilège de délibération de la commission d’examen. Par conséquent, les membres du secrétariat ne discutent pas des questions liées à l’évaluation d’impact avec le personnel de l’Agence ou toute autre personne qui ne fait pas partie de la commission d’examen ou de son secrétariat.

Secrétariat de la commission

Les membres du secrétariat de la commission exercent habituellement certains rôles décrits ci-après; toutefois, des rôles supplémentaires peuvent être requis selon le contexte de l’évaluation d’impact. Les salaires du personnel qui appuient la commission d’examen par l’intermédiaire du secrétariat du comité sont recouvrables.

Le gestionnaire de commission gère le secrétariat de la commission et a la responsabilité de l’exécution et de la coordination des fonctions générales du secrétariat; fournit à la commission d’examen le soutien opérationnel, technique, analytique et administratif pendant toute l’évaluation d’impact; aide la commission d’examen à préparer et à diffuser la correspondance, les procédures d’audience, les rapports et d’autres documents; et gère le budget et les dépenses de la commission d’examen. Le gestionnaire de commission travaille en collaboration avec l’instance partenaire, le cas échéant, pour veiller à l’exécution et la coordination d’un processus conjoint ou coordonné efficace.

L’analyste de la commission aide le gestionnaire de commission à exécuter les responsabilités décrites ci-dessus.

Le coordonnateur du Registre veille à la publication en temps utile des données sur le Registre canadien d’évaluation d’impact.

L’agent de soutien administratif aide à prendre les dispositions administratives et logistiques, y compris les préparatifs de voyage et réservations d’hébergement et les ententes contractuelles de services confiés à un tiers.

Le conseiller juridique fournit des conseils juridiques indépendants à la commission d’examen pendant toute l’évaluation d’impact d’un projet désigné. Ce juriste n’est pas un employé de Justice Canada. Le recouvrement des coûts liés aux conseils juridiques fournis à la commission d’examen sera négocié au cas par cas avec le promoteur du projet.

Le conseiller en communication fournit des conseils et des services de communication à la commission d’examen, y compris la gestion des relations avec les médias, les réponses aux demandes de renseignements des médias au nom de la commission d’examen, la coordination des annonces publiques, la préparation des produits de communication demandés, la fourniture d’une assistance pendant l’audience publique et les séances d’information publiques selon les besoins et la communication de messages, s’il y a lieu.

Autres soutien de l’Agence

En dehors du secrétariat de la commission, le personnel de l’Agence soutient également l’Agence et le ministère dans l’exercice de leurs responsabilités liées au processus d’évaluation. Ces employés ne bénéficient pas des délibérations d’une commission d’examen. Les coûts du traitement des employés de l’Agence qui est directement imputable à l’évaluation du projet sont recouvrables.

Activités à coûts recouvrables

Les coûts du traitement des employés de l’Agence, dont les rôles et responsabilités sont décrits ci-dessous, sont recouvrables.

Le coordonnateur des consultations de la Couronne oriente le personnel de l’Agence dans l’élaboration et la mise en œuvre du plan de consultation de la Couronne et, s’il y a lieu, coordonne les activités de consultation de la Couronne avec les activités de l’autre instance. Le coordonnateur des consultations de la Couronne représente la Couronne pendant les activités de consultation, rassemble les données concernant les consultations de la Couronne, coordonne l’évaluation de la portée, de la nature et du caractère suffisant des efforts de consultation de la Couronne, coordonne la réponse des communautés autochtones sur la manière dont les préoccupations ont été abordées pendant le processus d’évaluation d’impact par la commission d’examen et documente les activités concernant le processus d’évaluation d’impact. Ces activités comprennent notamment l’analyse des mémoires préparés par les communautés autochtones et la participation au processus pour déterminer les sujets de préoccupation que la Couronne peut devoir examiner dans ses mémoires à la commission d’examen et dans l’élaboration subséquente des conditions dans la déclaration de décision. Elles peuvent également comprendre des discussions sur les accommodements avec les parties pertinentes tout au long du processus d’évaluation d’impact. Le coordonnateur des consultations de la Couronne assurera la coordination avec les ministères compétents pour respecter l’approche pangouvernementale des consultations des Autochtones dans le contexte de l’évaluation d’impact.

L’analyste des consultations de la Couronne aide le coordonnateur des consultations de la Couronne à exécuter les responsabilités décrites.

Le gestionnaire de l’examen de l’Agence dirige l’examen de l’étude d’impact du promoteur mené par l’Agence pour déterminer si l’information ou les études requises ont été fournies. Il soutient la coordination pendant toutes les étapes de l’évaluation par la commission d’examen, y compris les séances d’audience publique, pendant le processus décisionnel et aide à déterminer les approches fédérales cohérentes aux enjeux soulevés dans le cadre de l’évaluation d’impact. Il coordonne la collaboration fédérale-provinciale au besoin. Il fournit des renseignements opérationnels généraux relativement au processus d’examen de la commission et agit à titre d’agent de liaison avec le promoteur et les ministères.

L’analyste de l’examen de l’Agence aide le gestionnaire des examens de l’Agence à exécuter les responsabilités décrites ci-dessus.

L’agent de financement Prépare les factures des dépenses recouvrables et fournit les services financiers et administratifs à la commission d’examen. L’agent de financement de l’Agence administre l’accord d’acompte au nom de la commission d’examen; toutefois, il n’évalue pas les coûts estimés et facturés.

Le conseiller en communication fournit des conseils et des services de communication à l’Agence, y compris la gestion des relations avec les médias, la réponse aux demandes des médias au nom de l’Agence, la coordination des annonces publiques, la préparation des produits de communication au besoin.

Activités à coûts non recouvrables

Les salaires du personnel de l’Agence, dont les rôles et les responsabilités sont décrits ci-dessous, ne seraient pas recouvrables.

Les coûts du traitement correspondant aux heures consacrées par la haute direction de l’Agence à l’évaluation pendant celle-ci ne sont pas recouvrables.

Le programme d’aide financière aux participants de l’Agence offre des accords de subvention et de contribution aux participants autochtones dans le cadre d’un programme d’aide financière aux Autochtones, et aux intervenants du public dans le cadre d’un programme d’aide financière aux participants du public. Les coûts du traitement du personnel responsable de l’administration de ce programme ne sont pas recouvrables. De même, les fonds attribués par l’Agence pour soutenir la participation des individus, des groupes, des collectivités et des entités au moyen du financement fourni pendant les étapes de l’évaluation d’impact par une commission d’examen, sont également des coûts non recouvrables.

L’Unité de coordination exécutive et de breffage et la Direction des affaires intergouvernementales de l’Agence soutiennent les processus décisionnels du ministre et du gouverneur en conseil. Les coûts du traitement de ce personnel ne sont pas recouvrables.

Description des coûts recouvrables et non recouvrables par étape d’évaluation

Étape préparatoire

Activités à coûts recouvrables

Si le ministre décide de renvoyer un projet désigné à une commission d’examen avant d’afficher l’avis de début de l’évaluation d’impact, le personnel de l’Agence doit entreprendre les activités à coûts recouvrables suivantes :

• Finaliser les lignes directrices individualisées relatives à l’étude d’impact, le plan de participation du public, le plan de mobilisation et de partenariat avec les Autochtones, le plan de collaboration et le plan de délivrance de permis;
• Tenir les activités de mobilisation du public, y compris les annonces;
• Mener des activités de consultation auprès des Autochtones;
• Annoncer les activités de mobilisation du public ou de consultation des Autochtones;
• Assurer la coordination avec les autres instances qui peuvent avoir des responsabilités relatives à l’évaluation du projet désigné;
• Coordonner la participation des ministères et organismes fédéraux à l’évaluation d’impact;
• Réaliser d’autres tâches au besoin.

Activités à coûts non recouvrables

• Les coûts des travaux effectués par le personnel de l’Agence avant le renvoi de l’évaluation d’impact d’un projet désigné à une commission d’examen ne sont pas recouvrables.

Étape de l’étude d’impact

Activités à coûts recouvrables

Les activités à coûts recouvrables menées par l’Agence comprennent les suivantes :

• Soutien au promoteur dans l’élaboration de son étude d’impact, y compris en offrant des conseils relativement aux exigences des LDIREI et à l’examen de la version préliminaire du document;
• Tenue des activités de mobilisation du public, y compris les annonces;
• Mener des activités de consultation auprès des Autochtones;
• Élaboration du mandat de la commission d’examen et de l’entente relative à la commission d’examen conjoint, au besoin;
• Soutien au choix des membres qui seront nommés à la commission d’examen;
• Examen de l’étude d’impact pour vérifier qu’elle contient l’information ou les études requises.

Après la nomination des membres de la commission d’examen, les activités à coûts recouvrables de la commission d’examen et du secrétariat de la commission comprennent les suivantes :

• Tenue des séances d’orientation à l’intention des membres de la commission d’examen;
• Lancement de l’examen, par la commission d’examen, du caractère suffisant de l’étude d’impact;
• Tenue des activités de mobilisation du public, y compris les annonces.

Étape de l’évaluation d’impact

Activités à coûts recouvrables

Lorsque l’Agence est convaincue que le promoteur a fourni l’information ou les études requises et publie un avis sur le Registre, la commission d’examen commence l’étape de l’évaluation d’impact. Les activités à coûts recouvrables menées par la commission d’examen comprennent les suivantes :

• Achèvement de l’examen du caractère suffisant de l’étude d’impact;
• Organisation et tenue de l’audience publique;
• Élaboration des conditions provisoires, s’il y a lieu;
• Tenue des activités de mobilisation du public;
• Activités de consultation des Autochtones;
• Préparation du rapport d’évaluation d’impact.

Pendant l’étape de l’évaluation d’impact, le personnel de l’Agence, hors secrétariat de la commission d’examen, entreprendra les activités à coûts recouvrables suivantes :

• Coordination de la participation des intervenants du gouvernement fédéral au processus;
• Conduite et coordination des activités de consultation de la Couronne auprès des communautés autochtones;
• Élaboration de la version provisoire des conditions potentielles qui peuvent être incluses dans une déclaration de décision, si le projet est autorisé à aller de l’avant, et tenue des consultations afférentes.

L’étape de l’évaluation d’impact se termine au moment où l’Agence transmet sa liste recommandée de conditions au ministre.

Étape de la décision

Activités à coûts recouvrables

Les coûts pouvant être recouvrables durant cette étape comprennent :

• Conduite et coordination des activités de consultation de la Couronne auprès des communautés autochtones.

Activités à coûts non recouvrables

Les coûts associés à la participation d’autres personnels de l’Agence impliqués dans l’élaboration de la déclaration de décision du ministre en matière d’évaluation d’impact provenant du secteur des Relations extérieures et Politiques stratégiques de l’Agence, comme les Affaires du Cabinet et l’Unité de coordination exécutive et de breffage, à l’élaboration de la note de service à l’intention du ministre ou du mémoire au Cabinet ne seront pas recouvrables.

Ces activités comprennent :

• Coordination de la participation des intervenants du gouvernement fédéral au processus de décision;
• Préparation d’une réponse gouvernementale aux recommandations de la commission d’examen, s’il y a lieu;
• Élaboration de la déclaration de décision, y compris la finalisation des conditions potentielles, si le projet désigné est autorisé à aller de l’avant.

Étape postérieure à la décision

Le recouvrement des coûts se termine actuellement au moment de la présentation d’une déclaration de décision au promoteur. Après cette étape de l’évaluation d’impact, aucune autre activité ne peut donner lieu à un recouvrement des coûts.

Activités à coûts non recouvrables

• Les coûts associés aux programmes de conformité, d’application de la loi et de suivi de l’Agence, y compris l’établissement de comités de surveillance, ou d’autres activités décrites dans les conditions de la déclaration de décision;
• L’examen de la surveillance de la conformité et la production de rapport;
• Toutes activités d’application de la Loi et les avis publics propre au projet;
• Les coûts associés à l’élaboration et l’analyse des programmes de suivi exigés dans les conditions d’une déclaration de décision.

De même, les coûts des activités entreprises pour mettre à jour ou modifier des conditions de la déclaration de décision émise par le ministre ne sont pas recouvrables.