Plan d'action sur l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) à Bibliothèque et Archives Canada

Sur cette page

• Partie 1 - Redressement de la situation
• Partie 2 - Examen et améliorations internes
• Partie 3 - Collaboration avec les partenaires externes sur des questions plus larges touchant l'AIPRP

Introduction

À BAC, nous faisons face à de nombreux défis afin d'être en mesure de fournir un accès en temps opportun à plus de 200 km de documents historiques en provenance de plus de 300 ministères et organismes fédéraux actifs ou démantelés, dont l'existence peut remonter jusqu'au 19^e siècle. L'accès aux documents historiques du gouvernement du Canada (GC) est un élément clé du mandat de BAC. C'est la pierre angulaire d'une société ouverte et démocratique et c'est ce qui assure la responsabilité et la transparence du gouvernement dans ses politiques, sa prise de décisions, l'exécution de ses programmes et la prestation de ses services. Voici plus d'informations sur la façon dont BAC soutient la gestion de l'information et la disposition des documents du GC.

La commissaire à l'information du Canada a réalisé une enquête systémique sur les difficultés que nous éprouvons afin de respecter les délais prescrits dans la Loi sur l'accès à l'information et a publié deux rapports le 26 avril 2022 :

• Question d'accès : la difficulté d'accéder à notre mémoire collective (oic-ci.gc.ca/fr)
• Bibliothèque et Archives Canada (Re), 2022 CI 17 (oic-ci.gc.ca/fr)

Dans ses rapports, la commissaire à l'information reconnaît que notre rôle unique au sein du gouvernement du Canada dépend de facteurs internes et externes. En ce sens, la commissaire formule dix recommandations sur l'accès à l'information à BAC tout en attirant l'attention du Parlement sur deux difficultés générales auxquelles est confronté le système d'accès à l'information du gouvernement du Canada : les consultations interministérielles et l'absence de cadre pangouvernemental pour la déclassification des documents.

Voici notre plan d'action sur l'AIPRP pour aborder nos problèmes systémiques internes et aider à trouver des solutions aux difficultés plus générales auxquelles est confronté l'ensemble du gouvernement. Notre nouvelle équipe spéciale de l'AIPRP est responsable de la mise en œuvre de ce plan.

Ce plan d'action servira de base pour amorcer des changements importants au sein de la Division de l'AIPRP, mais il faudra du temps pour obtenir des résultats concrets. Nous vous tiendrons informés tout au long du processus en publiant chaque année deux rapports d'étape.

Partie 1 - Redressement de la situation

S'attaquer à l'arriéré de demandes l'AIPRP et à l'accumulation de plaintes transmises par le Commissariat à l'information.

Objectif	Mesures
Réduire l'arriéré	Recruter du personnel supplémentaire en renfort au sein de la Division de l'AIPRP et des fonctions qui la soutiennent pour aider BAC à commencer à réduire l'arriéré de demandes d'AIPRP de la population canadienne. Réduire l'arriéré de demandes pour lesquelles les délais prévus par la Loi sur l'accès à l'information n'ont pas été respectés.
Diminuer l'arriéré de plaintes au Commissariat à l'information	Créer une nouvelle équipe de traitement des plaintes à BAC et y consacrer davantage de ressources pour commencer à résorber l'arriéré de plaintes. Traiter un plus grand nombre de plaintes en attente.
Ces mesures permettront de répondre aux recommandations 1, 3 et 4 du Commissariat à l'information.

Partie 2 - Examen et améliorations internes

Révolutionner le processus d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels à BAC.

Objectif	Mesures
Renouveler nos politiques et processus	Revoir nos politiques sur l'AIPRP pour renouveler nos méthodes en la matière et améliorer les processus de travail pour trouver une façon plus rigoureuse, durable et efficace de traiter les demandes d'AIPRP. Évaluer et mettre à jour continuellement nos capacités d'AIPRP à mesure que nous modifions nos processus internes, et faire preuve de transparence en informant régulièrement le public des capacités de notre service. Uniformiser nos méthodes d'accès à l'information avec d'autres méthodes nationales et provinciales comparables. Changer notre stratégie de consultation des autres institutions fédérales pour : effectuer dès le début une analyse approfondie de l'information mieux définir l'objet des consultations, les types de questions posées, le calendrier et les mécanismes de suivi établir des procédures visant à prendre des mesures si les consultations ne sont pas terminées dans les délais initialement prévus.
Investir dans les technologies de l'information	Continuer d'améliorer notre infrastructure sécurisée pour le traitement des documents secrets et très secrets et d'autres documents sensibles. Tester et mettre en œuvre de nouvelles technologies pour simplifier la façon dont nous traitons les demandes d'AIPRP (ex. : portail en ligne de demande d'AIPRP du gouvernement du Canada, nouvelle solution logicielle de traitement des demandes, reconnaissance optique de caractères ou intelligence artificielle). Exploiter les données de différentes sources pour transformer et améliorer notre processus de gestion des dossiers d'AIPRP, et trouver de nouvelles façons d'effectuer des prévisions et un suivi concernant les données utiles sur le service à la clientèle.
Assurer la stabilité et la continuité des activités	Renforcer la résilience de notre service d'AIPRP lorsque les activités normales sont perturbées par des facteurs indépendants de notre volonté. Déployer de nouvelles équipes chargées de soutenir nos nouveaux secteurs d'activités responsables de l'AIPRP (ex. : aide au règlement des litiges et des recours collectifs, planification de l'accès à l'information pour aider les vétérans à présenter rapidement une demande de prestations). Évaluer nos perspectives opérationnelles et stratégiques à long terme, et élaborer un plan d'investissement afin que nous soyons en mesure d'offrir de manière durable des services d'AIPRP de grande qualité à la population canadienne.
Ces mesures permettront de répondre aux recommandations 2, 4, 5, 6, 8 et 9 du Commissariat à l'information.

Partie 3 - Collaboration avec les partenaires externes sur des questions plus larges touchant l'AIPRP

Faire évoluer l'AIPRP à BAC avec l'aide de nos clients et de nos partenaires gouvernementaux et grâce à des pratiques exemplaires internationales.

Objectif	Mesures
Collaborer avec les partenaires du gouvernement du Canada	Travailler avec d'autres institutions du gouvernement du Canada pour chercher à renforcer l'efficacité du processus de consultation sur les dossiers d'AIPRP. Trouver des occasions d'exercer davantage nos pouvoirs délégués et bâtir une expertise interne pour mieux exercer ces pouvoirs. Un usage judicieux du processus de consultation continuera d'être fait lorsque la demande exige d'accéder à des connaissances approfondies d'autres institutions. Continuer d'agir comme partenaire contributeur central dans le groupe de travail interministériel portant sur la déclassification chapeauté par Sécurité publique Canada, en fournissant au besoin des conseils stratégiques et un appui soutenu pour les projets pilotes. Continuer de collaborer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor pour faire avancer l'élaboration d'une stratégie de déclassification pangouvernementale.
Collaborer avec des organisations internationales	Étudier les normes, les pratiques exemplaires et les exemples de réussite à l'international pour éclairer l'examen et l'amélioration des processus et politiques d'AIPRP. Par exemple, interagir avec des institutions d'autres provinces et territoires du Canada et de membres du Groupe des cinq.
Collaborer avec les clients et le public	Faire des clients notre priorité en les comprenant et en les servant mieux. Nous sonderons leurs besoins, essaierons différentes approches et favoriserons l'agilité et l'innovation en matière de prestation de services d'AIPRP. Consulter les principaux groupes clients (par exemple les médias et le milieu de la recherche) sur les services, les processus et l'amélioration continue de l'AIPRP. Améliorer la prestation de services numériques en envoyant davantage de documents aux clients par voie électronique et en améliorant le suivi du service à la clientèle.
Ces mesures permettront de répondre aux recommandations 1, 2, 4 et 7 du Commissariat à l'information.