Questions et réponses pour les spécialistes en ressources humaines dans le contexte de la COVID-19

Renseignements sur l’évaluation de la langue seconde et réponses à des questions clés sur l’embauche dans la fonction publique fédérale durant la pandémie.

La dotation au sein de la fonction publique dans un contexte de COVID-19 nécessite plus de latitude pour réduire l’incidence sur les chercheurs d’emploi, les spécialistes en ressources humaines et les gestionnaires. La Commission de la fonction publique a mis en œuvre des solutions temporaires pour remédier à la situation, et continue d’améliorer ses services afin de soutenir les ministères et organismes.

D'autres questions pourront être ajoutées selon l'évolution de la situation.

Mesures temporaires pour les évaluations de langue seconde

Les ministères et organismes qui désirent bénéficier de la nouvelle mesure autorisant l’utilisation d’une méthode alternative pour les évaluations de langue seconde (mesure 3) sont invités à communiquer avec leur conseiller au soutien en dotation pour recevoir de plus amples renseignements sur les exigences relatives à la demande d’autorisation.

Si la Commission de la fonction publique (CFP) n’a pas approuvé la demande d’autorisation (soumission), la compétence orale devra être évaluée en utilisant les tests d’évaluation de langue seconde de la CFP pour toutes les nominations.

Du 1er avril au 30 septembre 2022, on pourra continuer à utiliser la mesure 1 pour évaluer les 2 compétences linguistiques suivantes : compréhension de l’écrit et expression écrite.

1. Quelles sont les mesures?

Il y a 3 mesures pour accorder aux ministères et organismes la latitude dont ils ont besoin afin de pourvoir les postes bilingues durant la pandémie; ces mesures s’appliquent à toutes les nominations (pour une période indéterminée, une durée déterminée, ou une nomination intérimaire) et aux mutations :

  • Mesure 1 : Les administrateurs généraux sont exemptés de l'obligation d'utiliser les tests d’évaluation de langue seconde de la Commission de la fonction publique pour évaluer la compétence en langue seconde (valide jusqu’au 30 septembre 2022 mais seulement pour la compréhension de l’écrit et l’expression écrite).
  • Mesure 2 : Prolongation de la période de validité des résultats d’ELS expirés pour toutes les nominations (cette mesure n’est plus en vigueur).
      • Pour toute nomination de plus de 12 mois, les personnes nommées doivent confirmer leur compétence en matière de langue officielle en passant les tests d’ELS de la Commission de la fonction publique, ou la méthode d’évaluation alternative du ministère ou de l’organisme, dans les 24 mois suivant leur nomination (voir la question 12).
      • Même si cette mesure n’est plus en vigueur, les ministères et organismes doivent quand même confirmer les résultats d’ELS des employés nommés avec cette mesure.
  • Mesure 3 (nouvelle) : Les administrateurs généraux autorisés peuvent utiliser une méthode alternative pour évaluer la compétence en langue seconde. Les 3 compétences linguistiques (compétence orale, compréhension de l’écrit et expression écrite) peuvent être évaluées avec cette mesure.

Les 3 mesures visent à nous assurer que le principe du mérite est respecté en matière de langues officielles et d’exigences linguistiques, conformément à la Loi sur les langues officielles. Les administrateurs généraux doivent veiller à ce que leur ministère ou organisme puisse continuer à :

  • communiquer avec les Canadiens et les fonctionnaires, et les servir dans les 2 langues officielles;
  • superviser le personnel bilingue dans la langue officielle de leur choix, dans les régions bilingues;
  • créer un milieu de travail propice à l'utilisation des 2 langues officielles.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la Lettre aux chefs des ressources humaines,  les Principes directeurs pour des méthodes alternatives aux évaluations de langue seconde : maladie à coronavirus (mesure 1) et les Principes directeurs pour des méthodes alternatives aux évaluations de langue seconde : exemption de politique ciblée (mesure 3).

Pour obtenir de l’aide, veuillez communiquer avec votre conseiller au soutien en dotation.

2. Quelle sont les mesures en vigueur et pour combien de temps?
  • La mesure 1 est en vigueur jusqu'au 30 septembre 2022 pour évaluer uniquement la compréhension de l’écrit et l’expression écrite.
  • La mesure 2 n’est plus en vigueur depuis le 1er avril 2022.
  • La mesure 3 (nouvelle) entre en vigueur uniquement si le ministère ou l’organisme a obtenu l’autorisation de la CFP et restera en vigueur jusqu’à ce que la CFP supprime cette mesure pour les ministères et organismes concernés.
3. Les mesures 1 et 3 s’appliquent-t-elles à l’évaluation des bénéficiaires de priorité?

Oui. Les mesures 1 et 3 s’appliquent aux nominations de bénéficiaires de priorité. Veuillez prendre note que la mesure 1 prend fin le 30 septembre 2022.

4. Quelles sont les exigences en matière de surveillance et de rapport pour les ministères et organismes?

Les ministères et organismes doivent consigner les renseignements suivants pour toutes les mesures et en rendre compte dans le formulaire de rapport 2021-2022 de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (Annexe D) :

  • Nombre d’employés nommés ou mutés à l’aide des mesures 1 et 3.

Pour la mesure 2 (qui n’est plus en vigueur), les ministères et organismes doivent :

  • rendre compte du nombre d’employés nommés ou mutés pour une période de plus de 12 mois, depuis mars 2020, qui n’ont pas obtenu la confirmation de leurs résultats aux tests d’évaluation de langue seconde dans les 24 mois suivant leur nomination ou mutation;
  • consigner les renseignements suivants aux fins de surveillance :
    • nom de l’employé;
    • groupe et niveau;
    • date de nomination ou de mutation;
    • période de congé de plus de 60 jours consécutifs, le cas échéant;
    • date de fin de la période de 24 mois;
    • date de confirmation des résultats aux tests d’évaluation de langue seconde dans les 24 mois.
5. Est-il possible d’utiliser les mesures 1 et 3 pour évaluer la compétence en langue seconde d’un employé qui achève sa formation linguistique, suivant son engagement à devenir bilingue dans le cadre d’une nomination non impérative, par exemple?

Non. Ces mesures ne peuvent pas être utilisées en pareil cas. Seuls les tests d’évaluation de langue seconde de la Commission de la fonction publique peuvent être utilisés dans cette situation.

6. Ces mesures s’appliquent-t-elle aux mutations?

Oui. Ces mesures peuvent être utilisées aux fins de mutation.

Mesure 1 : Méthodes alternatives aux tests d’évaluation de langue seconde de la Commission de la fonction publique

7. Quelles sont les méthodes alternatives qui peuvent être utilisées pour évaluer la compétence en langue seconde?

Les gestionnaires d'embauche disposent déjà du pouvoir discrétionnaire de choisir les méthodes d'évaluation et d'évaluer la compétence dans la langue officielle requise pour les postes unilingues, ainsi que la compétence dans la première langue officielle pour les postes bilingues. Ce même pouvoir discrétionnaire s'applique désormais aux méthodes alternatives pour les évaluations de langue seconde, à condition de respecter les Principes directeurs pour des méthodes alternatives aux évaluations de langue seconde : maladie à coronavirus (mesure 1). En ce qui concerne la mesure 3, veuillez consulter les Principes directeurs pour des méthodes alternatives aux évaluations de langue seconde : exemption de politique ciblée.

Une méthode alternative d’évaluation pourrait inclure la connaissance personnelle de l’employé ou l’évaluation d’un échantillon de son travail. Si le gestionnaire d’embauche a eu l’occasion d’observer l’employé dans l’exercice de ses fonctions en ce qui concerne l’utilisation de sa seconde langue officielle, et qu’il a acquis une connaissance personnelle suffisante pour évaluer sa compétence, il peut décider d’avoir recours à sa connaissance personnelle de l’employé comme méthode d’évaluation, tout en respectant les Principes directeurs pour des méthodes alternatives aux évaluations de langue seconde : maladie à coronavirus (mesure 1). En ce qui concerne la mesure 3, veuillez consulter les Principes directeurs pour des méthodes alternatives aux évaluations de langue seconde : exemption de politique ciblée. Comme dans tous les autres cas, la méthode d’évaluation et les résultats doivent être documentés. Pour en savoir plus, veuillez consulter votre conseiller en ressources humaines.

Le gestionnaire subdélégué détermine les exigences en matière de langue seconde pour un poste donné en tenant compte des niveaux de compétence définis dans les Normes de qualification relatives aux langues officielles du Conseil du Trésor. Conformément aux Principes directeurs, la méthode utilisée pour évaluer le niveau de compétence exigé doit produire un résultat « réussite ou échec ».

Pour appuyer les gestionnaires d’embauche dans le choix des méthodes d’évaluation alternatives, la Commission de la fonction publique a élaboré des guides pratiques pour l’évaluation de l’expression écrite, de la compréhension de l'écrit et de l’interaction orale. Ces guides incluent des suggestions sur la façon d’élaborer le contenu des outils d’évaluation et de coter les candidats, en plus de donner des exemples de guides de cotation pouvant être utilisés ou adaptés aux besoins particuliers des gestionnaires d’embauche.

8. Les tests d’autoévaluation de la Commission de la fonction publique peuvent-ils être utilisés comme alternative aux évaluations de langue seconde?

Non. Les questions de ces tests d’autoévaluation ne sont pas protégées et le contenu est accessible au public. Ce sont uniquement des tests de pratique qui peuvent être utilisés avant de passer les tests officiels de la Commission de la fonction publique; de plus, les résultats non officiels ne peuvent pas  être utilisés dans le cadre d’un processus de sélection.

Mesure 2 : Prolongation de la période de validité des résultats d’évaluation de langue seconde

Remarque : Cette mesure n’est plus en vigueur depuis le 1er avril 2022 et ne peut plus être utilisée. Malgré la suppression de la mesure 2 depuis le 1er avril 2022, l’exigence de confirmer les résultats d’évaluation de langue seconde dans les 24 mois suivant la nomination est toujours en vigueur pour les personnes nommées dans le cadre de cette mesure 2.

9. Comment un ministère ou un organisme peut-il confirmer les résultats d’évaluation de langue seconde dans les cas où la mesure 2 a été utilisée?

Nous avons changé les conditions d’utilisation de la mesure 2 pour permettre aux ministères et organismes de confirmer les résultats d’évaluation de langue seconde en utilisant une méthode d’évaluation alternative. Pour de plus amples renseignements sur les méthodes d’évaluation alternatives, voir la question 7 .

Une méthode alternative d’évaluation pourrait inclure la connaissance personnelle de l’employé ou l’évaluation d’un échantillon de son travail. Si le gestionnaire d’embauche a eu l’occasion d’observer l’employé dans l’exercice de ses fonctions en ce qui concerne l’utilisation de sa seconde langue officielle, et qu’il a acquis une connaissance personnelle suffisante pour évaluer sa compétence, il peut décider d’avoir recours à sa connaissance personnelle de l’employé comme méthode d’évaluation, tout en respectant les Principes directeurs. Comme dans tous les autres cas, la méthode d’évaluation et les résultats doivent être documentés. Pour en savoir plus, veuillez consulter votre conseiller en ressources humaines.

Il est toujours possible d’utiliser les tests de la Commission de la fonction publique, y compris l’Évaluation linguistique à l’oral, les tests non supervisés de compréhension de l’écrit et d’expression écrite pour les niveaux B ou C, ainsi que les tests supervisés pour les examens de compréhension de l’écrit et d’expression écrite.

10. Est-il possible de prolonger la période de 24 mois pour confirmer les résultats aux tests d’évaluation de langue seconde lorsque la mesure 2 a été utilisée?

Non. Par contre, les périodes de congé de plus de 60 jours civils consécutifs sont exclues de la période de 24 mois. Par conséquent, si une personne est en congé pendant plus de 60 jours civils, le nombre total de jours de congé n’est pas inclus dans la période de 24 mois.

11. Que se passe-t-il si, après avoir essayé de confirmer les résultats aux tests d’évaluation de langue seconde, la personne n’obtient pas le niveau de compétence requis pour le poste bilingue?

La personne pourra passer les tests d’évaluation de langue seconde de la Commission de la fonction publique ou le ministère ou l’organisme pourra utiliser une méthode d’évaluation alternative plus d’une fois au cours de la période de 24 mois. Si, au terme de la période de 24 mois, la personne n'obtient pas les résultats exigés pour le poste, elle devra être nommée ou mutée dans un poste pour lequel elle satisfait aux critères de mérite, y compris la compétence en matière de langues officielles.

12. Qu’arrive-t-il si la nomination d’une personne pour plus de 12 mois se termine avant la fin de la période de 24 mois?

Il n’est pas nécessaire de confirmer les résultats aux tests d’évaluation de langue seconde si la nomination se termine dans les 24 mois.

Mesure 3 : les administrateurs généraux autorisés peuvent utiliser une méthode alternative pour évaluer la compétence en langue seconde

13. Quelles est la différence entre la mesure 3 et la mesure 1?

La mesure 3 (mesure temporaire ciblée) est accordée aux ministères et organismes après révision et approbation de la demande d’autorisation (soumission) par la Commission de la fonction publique (CFP). La CFP détermine si le ministère ou l’organisme a mis en place un cadre pour s’assurer de la qualité des évaluations de langue seconde.  Ce cadre doit préciser :

  • qui mènera l’évaluation;
  • comment l’exemption sera appliquée par le ministère ou l’organisme;
  • comment la qualité et l’efficacité de l’évaluation seront surveillées.

Pour de plus amples détails, veuillez communiquer avec votre conseiller au soutien en dotation.

Une fois la demande approuvée, le ministère ou l’organisme est autorisé à utiliser ses propres méthodes d’évaluation alternatives pour évaluer la compétence en langue seconde (pour de plus amples renseignements sur les méthodes d’évaluation alternatives, voir la question 7).

La mesure 3 permet l’évaluation des 3 compétences linguistiques tandis que la mesure 1 permet seulement d’évaluer les compétences en compréhension de l’écrit et en expression écrite. De plus, la mesure 1 est en vigueur jusqu’au 30 septembre 2022 et la mesure 3 restera en vigueur jusqu’à ce que la CFP la supprime.

Tel qu’indiqué dans les Principes directeurs pour des méthodes alternatives aux évaluations de langue seconde : exemption de politique ciblée, les résultats d’évaluation pour la mesure 3 peuvent être réutilisés pour d’autres nominations ou mutations dans le même ministère ou organisme.

La CFP évaluera l’utilisation de la mesure 3 à la fin de l’exercice financier 2022-2023.

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