Rapports de vérification 2014-2015 : 10 - Vérification de la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC

Table des matières

• Vérification de la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC
• Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués
• Observations sur les nominations
• Réponse globale de la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC
• Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Vérification de la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC

10.1 La Commission civile d’examen et de traitement des plaintes (CCETP) relatives à la GRC, anciennement la Commission des plaintes du public contre la GRC (CPP), est un organisme fédéral indépendant créé en 1988 pour veiller à ce que les plaintes déposées par le public au sujet de la conduite des membres de la GRC soient examinées de façon équitable et objective. Le 28 novembre 2014, l’organisation a été renommée Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC (CCETP) à la suite de l’entrée en vigueur de la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada. Cette Loi a édicté que la CCETP assume le mandat de la CPP et soit investie de nouveaux pouvoirs afin de collaborer avec d’autres organismes d’examen de l’application de la Loi.

10.2 La CCETP comptait environ 58 employés. Son administration centrale est située à Ottawa, en Ontario, et son Bureau national de réception des plaintes, à Surrey, en Colombie Britannique. La CCETP ne disposait pas de sa propre unité de ressources humaines (RH), mais avait un protocole d’entente avec Sécurité publique Canada pour la prestation des services de dotation. La CCETP demeurait responsable des nominations effectuées au sein de l’organisation, même si elle faisait appel à un fournisseur de services en matière de dotation.

10.3 La vérification porte sur les activités de nomination de la CCETP pour la période du 1^er novembre 2012 au 31 octobre 2014. La CCETP a procédé à 11 nominations au cours de cette période. Dans le cadre de la vérification, la Commission de la fonction publique (CFP) a réalisé des entrevues avec des conseillers en RH et des gestionnaires, a analysé la documentation pertinente et a vérifié les 11 nominations.

Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués

Attente de la CFP : La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. Par conséquent, la CFP s’attend à ce que l’organisation ait mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et accessible à l’échelle de l’organisation.

10.4 Au cours de la période visée par la vérification, l’administrateur général a établi un instrument pour subdéléguer les pouvoirs de nomination aux gestionnaires et précisé les modalités et conditions de subdélégation. L’instrument était accessible à tous les gestionnaires subdélégataires, employés et agents négociateurs.

10.5 Comme il était indiqué dans l’Instrument de subdélégation de la CCETP, pour se voir subdéléguer des pouvoirs à un certain niveau, une personne devait occuper un poste de gestion, avoir suivi la formation requise, reçu une lettre de subdélégation de la part de l’administrateur général et signé cette lettre pour confirmer qu’elle acceptait les pouvoirs subdélégués.

10.6 Par ailleurs, l’instrument de subdélégation de la CCETP n’autorisait qu’un seul gestionnaire subdélégataire à réaliser certaines activités de nomination, telles que choisir les méthodes d’évaluation, élaborer les outils d’évaluation et évaluer les bénéficiaires de priorité. Or, en pratique, nous avons constaté que ces activités de nomination avaient été effectuées par des personnes auxquelles les pouvoirs requis n’avaient pas été subdélégués conformément à l’instrument de subdélégation de la CCETP.

Attente de la CFP : Les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination ont été informées de leurs rôles et responsabilités et ont accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.

10.7 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités étaient définis, consignés et communiqués au moyen de divers outils, notamment les documents intitulés Délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines et Rôles et responsabilités en matière de dotation dans le contexte de la subdélégation des pouvoirs de dotation à la CCETP , les Lignes directives en matière de zone de sélection et les Lignes directrices en matière de processus de nomination non annoncés. Ces outils étaient accessibles aux employés sur le site intranet de la CCETP.

10.8 Nous avons également constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

Observations sur les nominations

Attente de la CFP : Les personnes nommées possèdent les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout exigées pour la nomination. Les exigences de la CFP et de l’organisation à l’égard des lignes directrices en matière de zone de sélection et des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés sont respectées.

10.9 Nous avons constaté que, dans 91 % des nominations (10 sur 11), la CCETP avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administrateur général. Dans une nomination, l’organisation n’a pas été en mesure de démontrer que la personne nommée possédait une des qualifications essentielles liées aux connaissances. Nous avons également constaté que les nominations vérifiées respectaient les exigences des lignes directrices de la CFP et de la CCETP en matière de zone de sélection et les critères relatifs aux processus non annoncés.

Attente de la CFP : La candidature des bénéficiaires de priorité est prise en considération avant que ne soit effectuée la nomination, et une autorisation en matière de priorité est obtenue avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.

10.10 Nous avons constaté que la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant la nomination dans tous les processus de nomination concernés (p. ex. un numéro d’autorisation en matière de priorité avait été obtenu de la CFP avant que les nominations n’aient été effectuées).

10.11 Pour ce qui est d’obtenir un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination, nous avons été informés que la CCETP avait formulé l’intention de prendre en considération la candidature de bénéficiaires de priorité en même temps qu’elle a identifié un candidat qu’elle proposait de nommer, c.-à-d. au cas où il n’y aurait aucun bénéficiaire de priorité disponible et jugé qualifié. Cette observation identifie le besoin pour la CFP de clarifier ses attentes quant à la façon d’appliquer cette exigence des lignes directrices en la matière.

Réponse globale de la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC

Après avoir pris connaissance du rapport de vérification de la Commission de la fonction publique, la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC accepte les constatations et la recommandation que contient le rapport. Nous accueillons avec satisfaction les observations formulées à l’issue de la vérification, et nous donnerons suite aux conseils et à la recommandation qui en ont découlé afin d’améliorer nos lignes directrices, pratiques et cadre de travail actuels. Nous avons déjà pris des mesures pour faire en sorte que la candidature des bénéficiaires de priorité soit prise en compte à l’étape voulue du processus de dotation. Pour donner suite à la recommandation, nous examinerons l’instrument de subdélégation afin de préciser les rôles et responsabilités et de nous assurer que les gestionnaires subdélégataires disposent de la formation, des outils et du soutien dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs responsabilités.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Les organisations ayant fait l’objet d’une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l’assistance de celle-ci pour élaborer un plan d’action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu’elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction de la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse à la recommandation formulée lors de la vérification. La CFP s’attend à ce que l’administrateur général exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d’action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d’action. Elle peut fournir de l’aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.

La Commission a également constaté que les observations découlant de la vérification mettent en lumière la nécessité de clarifier les attentes de la CFP quant au respect de l’exigence prévue par la directive concernant l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination. Elle s’engage à donner suite à cette constatation.