Rapports de vérification 2014-2015 : 11 - Vérification du Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
Conclusion de la vérification
Le premier objectif de la vérification était de déterminer si les pouvoirs de nomination que la Commission de la fonction publique (CFP) a délégués à l’administrateur général du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) [TACRA] ont été gérés adéquatement. Nous avons conclu que la plupart des principaux éléments du cadre de nomination étaient en place et que les gestionnaires subdélégataires du TACRA avaient accès à des outils en matière de dotation, à de la formation et à un soutien nécessaire en matière de ressources humaines. Nous avons également constaté que les lignes directrices du TACRA sur la zone de sélection nécessitaient une révision de sorte qu’elle fournisse un accès raisonnable aux nominations internes et une zone de recours satisfaisante pour les nominations internes découlant de processus non annoncés. Également, les conditions de subdélégation devraient être officiellement établies.
Le second objectif de la vérification était de déterminer si les nominations effectuées par le TACRA respectaient la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, le Cadre de nomination de la CFP et ses propres lignes directrices organisationnelles quant au mérite et aux droits de priorité. Dans le cas des deux nominations découlant de processus annoncés ayant fait l’objet de la vérification, le TACRA a été en mesure de démontrer que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administrateur général. Nous avons aussi observé que la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant que les nominations n’aient été effectuées.
Table des matières
Vérification du Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
11.1 Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) [TACRA] a été créé par le Parlement en 1995 dans le but d’offrir aux anciens combattants et aux autres demandeurs un processus d’appel indépendant quant aux décisions sur les prestations d’invalidité rendues par Anciens Combattants Canada (ACC). Le TACRA est situé à Charlottetown, à l’Île-du-Prince-Édouard. Au 31 mars 2014, il comptait 77 employés. L’organisation, qui ne disposait pas d’une unité de ressources humaines (RH), avait conclu un protocole d’entente avec ACC pour la prestation des services de dotation. Le TACRA demeurait responsable des nominations effectuées au sein de son organisation même s’il recevait des services de dotation d’une autre organisation.
11.2 La présente vérification porte sur les activités de nomination du TACRA pour la période du 1er novembre 2012 au 31 octobre 2014. Dans le cadre de la vérification, la Commission de la fonction publique (CFP) a réalisé des entrevues avec des professionnels des RH d’ACC et avec les gestionnaires subdélégataires du TACRA ayant participé aux activités de nomination. Elle a également analysé la documentation pertinente et vérifié deux nominations découlant de processus annoncés. De plus, la CFP a examiné cinq processus de nomination non annoncés afin de déterminer si la personne nommée répondait aux critères liés aux études et si la tenue de tels processus respectait les exigences énoncées dans les lignes directrices de la CFP et du TACRA.
Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués
Attente de la CFP : La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. Par conséquent, la CFP s’attend à ce que l’organisation ait mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et accessible à l’échelle de l’organisation.
11.3 Au cours de la période visée par la vérification, nous avons constaté que l’administrateur général avait établi un instrument de subdélégation et des lignes directrices en matière de dotation afin d’appuyer l’exercice de ces pouvoirs. L’instrument précisait aussi les niveaux de gestion autorisés à exercer certains pouvoirs de nomination. Nous avons constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient suivi une formation en matière de dotation et reçu, de la part de l’administrateur général, une lettre confirmant que ces pouvoirs leur avaient été subdélégués.
11.4 Nous avons également constaté que l’administrateur général n’avait pas officiellement établi les conditions de la subdélégation, comme la formation, auxquelles il fallait satisfaire avant d’exercer ces pouvoirs de nomination. Dans la pratique, le fournisseur de services a appliqué les conditions de subdélégation qui étaient en place dans sa propre organisation. Nous avons constaté que cette omission entraînait un risque faible puisque les gestionnaires subdélégataires du TACRA avaient suivi la formation en matière de dotation auprès du fournisseur de services et reçu, de la part de l’administrateur général, une lettre confirmant la subdélégation de ces pouvoirs. En outre, le fournisseur de services a continuellement appuyé les gestionnaires subdélégataires du TACRA dans l’exercice de ces pouvoirs.
11.5 Nous avons été informés que le cadre de nomination du TACRA, y compris l’instrument de subdélégation et les lignes directrices en matière de dotation, avait été calqué sur le cadre du fournisseur de services. Même si de nombreux éléments du cadre étaient transférables, nous avons constaté que, dans certains cas, celui-ci n’était pas adapté à la situation particulière du TACRA. Par exemple, les lignes directrices en matière de zone de sélection du TACRA, qui reposait sur celle du fournisseur de services, établissait une zone de sélection minimale qui aurait pu avoir pour effet de limiter, pour les employés de l’organisation, l’accès aux offres d’emploi à l’interne et aux recours. Dans une organisation de grande taille, cette zone de sélection minimale aurait offert aux candidats potentiels un accès raisonnable aux nominations internes et aux recours. Cependant, dans le cas du TACRA – une organisation de petite taille située exclusivement à Charlottetown – l’application de la zone de sélection minimale énoncée dans ses lignes directrices n’aurait pas toujours offert un accès raisonnable aux nominations internes et à la zone de recours, car l’organisation compte un petit nombre d’employés dans certaines professions, tout particulièrement à l’échelon supérieur.
Recommandation 1 : Le président du TACRA devrait examiner ses lignes directrices en matière de zone de sélection de sorte qu’elle offre un accès raisonnable aux nominations internes et à la zone de recours, compte tenu de la taille de l’organisation, et établir officiellement les conditions auxquelles les gestionnaires subdélégataires doivent satisfaire avant de pouvoir exercer les pouvoirs de nomination.
Attente de la CFP : Les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination ont été informées de leurs rôles et responsabilités et ont accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.
11.6 En vertu du protocole d’entente conclu avec le fournisseur de services, les gestionnaires subdélégataires du TACRA avaient accès à des outils et à de la formation en matière de dotation ainsi qu’à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer la connaissance sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.
Observations sur les nominations
Attente de la CFP : Les personnes nommées possèdent les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout exigées pour la nomination. Les exigences de la CFP et de l’organisation à l’égard des lignes directrices en matière de zone de sélection et des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés sont respectées.
11.7 Nous avons constaté que, pour les deux nominations découlant de processus annoncés ayant fait l’objet de la vérification, le TACRA avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout, et qu’elle était dans la zone de sélection établie.
11.8 Dans le cas des cinq processus de nomination non annoncés examinés, toutes les nominations respectaient les critères liés aux études et les exigences des lignes directrices en matière de processus non annoncés. Toutefois, dans un cas, nous avons constaté que la zone de recours était limitée au-delà de ce qui était énoncé dans les lignes directrices en matière de zone de sélection du TACRA. Par conséquent, un accès raisonnable aux recours n’a pas été offert.
Attente de la CFP : La candidature des bénéficiaires de priorité est prise en considération avant que ne soit effectuée la nomination, et une autorisation en matière de priorité est obtenue avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.
11.9 Nous avons observé que, pour tous les processus de nomination applicables, la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant la nomination, c.-à-d. un numéro d’autorisation en matière de priorité avait été obtenu de la CFP avant chacune des nominations. Nous avons également constaté qu’un numéro d’autorisation en matière de priorité avait été obtenu de la CFP avant le lancement d’un processus de nomination.
Réponse globale du Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) [TACRA] accepte la recommandation générale formulée par la Commission de la fonction publique (CFP) et a élaboré un plan d’action dans le but de mettre en œuvre la recommandation découlant de la vérification.
Le TACRA s’engage à revoir ses lignes directrices en matière de zones de sélection et à établir officiellement les conditions régissant la subdélégation en consultation avec notre fournisseur de services, Anciens Combattants Canada, la CFP et les agents négociateurs, le tout dans le but de renforcer les exigences et de mieux les communiquer.
Mesures prises par la Commission de la fonction publique
Les organisations ayant fait l’objet d’une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l’assistance de celle-ci pour élaborer un plan d’action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu’elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse à la recommandation formulée lors de la vérification. La CFP s’attend à ce que l’administrateur général exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d’action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d’action. Elle peut fournir de l’aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.
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