Rapports de vérification 2014-2015 : 9 - Vérification de Condition féminine

Table des matières

• Vérification de Condition féminine Canada
• Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués
• Observations sur les nominations
• Réponse globale de Condition féminine Canada
• Réponse globale de la Commission de la fonction publique

Vérification de Condition féminine Canada

9.1 Condition féminine Canada (CFC) a été créé en 1976 dans le but de coordonner les politiques relatives à la situation de la femme et de gérer les programmes qui s’y rapportent. CFC est chargé de promouvoir l’égalité d’accès et la pleine participation des femmes à la vie économique, sociale et démocratique du Canada. En janvier 2015, CFC comptait 91 employés, dont la majorité se trouvait dans la région de la capitale nationale. Les autres employés travaillaient dans les bureaux de Montréal, Moncton et Edmonton. CFC compte sur sa propre unité de ressources humaines (RH) pour les services de dotation.

9.2 La présente vérification porte sur les activités de nomination de CFC pour la période du 1^er novembre 2012 au 31 octobre 2014. Dans le cadre de la vérification, la CFP a réalisé des entrevues avec des professionnels des RH et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination, analysé la documentation pertinente et vérifié 13 nominations.

Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués

Attente de la CFP : La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. Par conséquent, la CFP s’attend à ce que l’organisation ait mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et accessible à l’échelle de l’organisation.

9.3 Au cours de la période visée par la vérification, l’administratrice générale avait établi des conditions de subdélégation et un instrument de subdélégation des pouvoirs de nomination à l’intention des gestionnaires. L’instrument était accessible à tous les gestionnaires subdélégataires, employés et agents négociateurs.

9.4 Comme il est indiqué dans l’instrument de subdélégation de CFC, pour se voir subdéléguer des pouvoirs à un certain niveau, les employés devaient occuper un poste de gestion, suivre la formation nécessaire, recevoir une lettre de subdélégation de l’administratrice générale et signer la lettre pour confirmer l’acceptation des pouvoirs subdélégués. Nous avons constaté que les 10 gestionnaires subdélégataires avaient satisfait à ces conditions.

9.5 La CFP prévoit que seuls les administrateurs généraux peuvent approuver la prolongation de la période pour devenir bilingue visant les nominations non impératives au sein du groupe de la direction – c.-à-d. quand la personne nommée est exemptée temporairement de l’obligation de satisfaire aux exigences en matière de compétence dans les langues officielles pour les postes bilingues – et que les prolongations ne dépassent pas deux ans. Toutefois, nous avons noté que ce pouvoir était subdélégué dans l’instrument de subdélégation de CFC et que les délais de prolongation n’étaient pas précisés. Quoi qu’il en soit, nous avons constaté que cela posait un risque faible puisque, en pratique, CFC n’avait pas exercé ce pouvoir délégué. CFC s’est engagé à modifier son instrument de subdélégation en conséquence.

Attente de la CFP : Les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination ont été informées de leurs rôles et responsabilités et ont accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.

9.6 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités étaient définis, documentés et communiqués au moyen de bulletins, de courriels et du répertoire commun de CFC. Nous avons aussi constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

Observations sur les nominations

Attente de la CFP : Les personnes nommées possèdent les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout exigées pour la nomination. Les exigences de la CFP et de l’organisation à l’égard des lignes directrices en matière de zone de sélection et des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés sont respectées.

9.7 Nous avons constaté que, pour les 13 nominations vérifiées, CFC avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administratrice générale. En outre, nous avons noté que les quatre nominations vérifiées résultant d’un processus non annoncé respectaient les lignes directrices connexes de la CFP et de CFC.

9.8 Nous avons également constaté que, dans trois nominations, la zone de sélection annoncée avait été restreinte aux employés de CFC dans la région de la capitale nationale plutôt qu’à toutes les organisations dans la région du poste, comme l’exigent les lignes directrices de CFC. Toutefois, vu le nombre suffisant d’employés de CFC qui pouvaient potentiellement postuler les emplois annoncés, nous avons estimé que cette zone de sélection annoncée avait fourni un accès raisonnable, et que la façon de faire était conforme à l’exigence des lignes directrices de la CFP. Nous avons noté que CFC avait depuis revu ses lignes directrices en matière de zone de sélection afin d’accorder une plus grande souplesse aux gestionnaires, tout en s’assurant de continuer à fournir un accès raisonnable.

Attente de la CFP : La candidature des bénéficiaires de priorité est prise en considération avant que ne soit effectuée la nomination, et une autorisation en matière de priorité est obtenue avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.

9.9 Nous avons constaté que, pour les 13 nominations ayant fait l’objet de la vérification, la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant la nomination; c.-à-d. qu’un numéro d’autorisation en matière de priorité avait été obtenu de la CFP avant d’effectuer une nomination.

9.10 Pour ce qui est d’obtenir une autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination, nous avons constaté que la plupart des nominations avaient été effectuées avant que cette exigence ne soit formulée dans les lignes directrices sur les nominations prioritaires de la CFP et sa directive connexe. Quant aux autres nominations, CFC avait obtenu, dans la plupart des cas, un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination. Dans quelques cas, CFC avait choisi un candidat qu’elle se proposait de nommer à partir d’un bassin existant avant de prendre en compte la candidature des bénéficiaires de priorité. Cette observation découlant de la vérification met en lumière le fait que la CFP doit clarifier ses attentes quant à la manière dont cette exigence des lignes directrices devrait être appliquée.

Réponse globale de Condition féminine Canada

Le rapport expose clairement les observations et les attentes de la Commission de la fonction publique (CFP) quant à la gestion des pouvoirs de nomination délégués, ainsi qu’aux activités relatives aux nominations. L’approche du rapport est à la fois transparente et collaborative, celui-ci offrant une analyse qui tient compte à la fois du point de vue de l’équipe de vérification de la CFP et des responsabilités fonctionnelles de CFC.

Les faits qui sont présentés parallèlement aux observations formulées dans le rapport provisoire reflètent fidèlement l’actuel instrument de subdélégation de CFC et les 13 nominations auditées. Nous sommes engagés à modifier notre instrument de subdélégation tel que décrit dans les observations.

Nous partageons votre volonté de garantir la conformité de toutes les nominations à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique et au Cadre de nomination de la Commission. C’est pourquoi nous entendons bien continuer de collaborer avec vous à cette fin.

Réponse globale de la Commission de la fonction publique

La Commission de la fonction publique (CFP) procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification et de la réponse de la direction de l’organisation lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. Cet examen a confirmé à la CFP que Condition féminine Canada a mis en place les principaux éléments d’un solide système de gestion de la dotation.

La Commission a également constaté que les observations découlant de la vérification mettent en lumière la nécessité de clarifier les attentes de la CFP quant au respect de l’exigence prévue par la directive concernant l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination. Elle s’engage à donner suite à cette constatation.