Rapports de vérification 2014-2015 : 12 - Vérification du Commissariat au lobbying du Canada

Conclusion de la vérification

Le premier objectif de la vérification était de déterminer si les pouvoirs de nomination que la Commission de la fonction publique (CFP) a délégués à l’administratrice générale du Commissariat au lobbying du Canada (CAL) ont été gérés adéquatement. Nous avons conclu que ces pouvoirs étaient gérés de façon adéquate. Le CAL disposait d’un instrument de subdélégation accessible à toute l’organisation. Nous avons aussi constaté que les personnes auxquelles avait été attribué un rôle dans les processus de nomination étaient informées de leurs rôles et responsabilités et qu’elles avaient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de ressources humaines pour s’en acquitter.

Le second objectif de la vérification était de déterminer si les nominations effectuées par le CAL respectaient la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, le Cadre de nomination de la CFP et ses propres lignes directrices organisationnelles quant au mérite et aux droits de priorité. Nous avons conclu que toutes les nominations respectaient ces exigences. Dans le cas des sept nominations vérifiées, le CAL a été en mesure de démontrer que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administratrice générale. Par ailleurs, nous avons observé que la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant que les nominations n’aient été effectuées.

Table des matières

Vérification du Commissariat au lobbying du Canada

12.1 Le Commissariat au lobbying du Canada (CAL) a été établi en juillet 2008 en vertu de la Loi sur le lobbying pour appuyer la commissaire au lobbying. Le bureau du CAL est situé dans la région de la capitale nationale et comptait 25 employés au 31 mars 2014. Le CAL ne disposait pas de sa propre unité de ressources humaines (RH), mais avait conclu un protocole d’entente en matière de dotation avec Services partagés en ressources humaines (SPRH) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le CAL demeurait responsable des nominations effectuées au sein de l’organisation, même s’il faisait appel à un fournisseur de services en matière de dotation.

12.2 La vérification porte sur les activités de nomination du CAL pour la période du 1er novembre 2012 au 31 octobre 2014. Dans le cadre de la vérification, la Commission de la fonction publique (CFP) a réalisé des entrevues avec des conseillers en ressources humaines (RH) de SPRH et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination. La CFP a également analysé la documentation pertinente et vérifié quatre nominations découlant de processus annoncés et trois, de processus non annoncés.

Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués

Attente de la CFP : La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. Par conséquent, la CFP s’attend à ce que l’organisation ait mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et accessible à l’échelle de l’organisation.

12.3 Au cours de la période visée par la vérification, l’administratrice générale a établi un instrument pour subdéléguer les pouvoirs de nomination aux gestionnaires et précisé les modalités et conditions de subdélégation. L’instrument était accessible à tous les gestionnaires subdélégataires, employés et agents négociateurs.

12.4 Comme il est indiqué dans l’instrument de subdélégation du CAL, pour se voir subdéléguer des pouvoirs à un certain niveau, une personne devait occuper un poste de gestion, avoir suivi la formation requise, reçu une lettre de subdélégation de la part de l’administratrice générale et signé cette lettre pour confirmer qu’elle acceptait les pouvoirs subdélégués.

12.5 Nous avons constaté que la formation requise avait été dispensée aux sept gestionnaires subdélégataires du CAL. Néanmoins, cinq gestionnaires se sont vu subdéléguer des pouvoirs de nomination avant d’avoir terminé la formation sur la subdélégation des pouvoirs de dotation requise par l’administratrice générale.

Recommandation 1 : L’administratrice générale du CAL devrait s’assurer que les gestionnaires terminent la formation requise avant de leur subdéléguer des pouvoirs de nomination.

Attente de la CFP : Les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination ont été informées de leurs rôles et responsabilités et ont accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.

12.6 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités étaient définis, consignés et communiqués au moyen de divers outils, comme les Lignes directrices sur la délégation de pouvoirs en RH, la Politique sur la zone de sélection, la Politique sur les processus de nomination non annoncés et l’Instrument de subdélégation. Les employés avaient accès à ces outils sur le site intranet du CAL.

12.7 Nous avons de plus constaté que, grâce au protocole d’entente conclu avec le fournisseur de services, les gestionnaires subdélégataires du CAL avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

Observations sur les nominations

Attente de la CFP : Les personnes nommées possèdent les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout exigées pour la nomination. Les exigences de la CFP et de l’organisation à l’égard des lignes directrices en matière de zone de sélection et des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés sont respectées.

12.8 Nous avons constaté que, pour les sept nominations vérifiées, le CAL avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administratrice générale.

12.9 Nous avons également constaté que les nominations vérifiées respectaient les exigences des lignes directrices de la CFP et du CAL sur la zone de sélection et les critères régissant l’utilisation de processus non annoncés.

Attente de la CFP : La candidature des bénéficiaires de priorité est prise en considération avant que ne soit effectuée la nomination, et une autorisation en matière de priorité est obtenue avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.

12.10 Nous avons constaté que, pour les trois nominations où l’organisation était tenue de le faire, la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant la nomination, c.-à-d. un numéro d’autorisation en matière de priorité avait été obtenu de la CFP avant que les nominations n’aient été effectuées. Nous n’avons pas vérifié si le CAL avait obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer les processus de nomination, car les trois nominations ont été effectuées avant que cette exigence n’ait été énoncée dans les Lignes directrices sur les nominations prioritaires de la CFP et sa directive connexe.

Réponse globale du Commissariat au lobbying du Canada

Le Commissariat au lobbying du Canada (CAL) est d’accord avec les constatations et la recommandation de ce rapport, et reconnaît que les faits présentés sont exacts. L’organisation prend ses pouvoirs délégués au sérieux. Elle continuera à veiller à ce que les nominations soient effectuées conformément aux exigences législatives, réglementaires et lignes directrices ainsi qu’avec la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et les valeurs fondamentales et directrices.

Le CAL s’est engagé à constamment améliorer son régime de dotation et à aborder la question soulevée dans la vérification d’une manière opportune et efficace. À cette fin, un plan d’action de gestion a été développé pour répondre à la recommandation formulée dans le présent rapport et sa mise en œuvre a déjà commencé.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Les organisations ayant fait l’objet d’une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l’assistance de celle-ci pour élaborer un plan d’action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu’elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction du Commissariat au lobbying du Canada et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse à la recommandation formulée lors de la vérification. La CFP s’attend à ce que l’administratrice générale exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d’action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d’action. Elle peut fournir de l’aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.

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