Rapports de vérification 2014-2015 : 2 - Vérification de Citoyenneté et Immigration Canada

Conclusion de la vérification

Nous avons conclu que Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats pour gérer ses activités de nomination. Nous avons constaté que CIC avait mis en œuvre un instrument de subdélégation qui était bien géré et rendu accessible à tous les employés. Les lignes directrices en matière de nomination et les critères obligatoires étaient établis et conformes. Nous avons observé que les personnes auxquelles un rôle avait été attribué dans les processus de nomination étaient informées de leurs rôles et responsabilités et qu’elles avaient accès aux outils et au soutien nécessaires en matière de ressources humaines pour s’en acquitter. En outre, nous avons constaté que CIC avait établi des plans de dotation et des stratégies connexes qui étaient mesurables et communiquées aux employés. La planification des pratiques de dotation mise en œuvre à CIC a contribué à la capacité de l’organisation de surveiller son rendement en dotation.

Enfin, nous avons constaté que CIC avait mis en place un cadre de surveillance de la dotation, que l’organisation avait effectué une surveillance efficace des activités de dotation et qu’elle avait modifié ses pratiques en conséquence. En outre, CIC a réalisé un exercice de surveillance des nominations exhaustif et digne de mention sur lequel nous avons pu nous appuyer et accepter les résultats communiqués par CIC. Nous avons observé que CIC avait adéquatement mis en œuvre les recommandations énoncées dans son plan d’action afin de corriger les problèmes décelés lors de son exercice de surveillance, ce qui illustre bien l’engagement de CIC quant à l’amélioration continue de son cadre de dotation. Vu les résultats positifs de la vérification, la Commission de la fonction publique ne formule aucune recommandation à l’intention de l’administrateur général de CIC.

Table des matières

Vérification de Citoyenneté et Immigration Canada

2.1 La présente vérification porte sur le cadre de nomination de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour la période s’échelonnant du 1er avril 2013 au 31 mars 2015. L’objectif de cette vérification était de déterminer si CIC avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination.

2.2 CIC a été créé en 1994. Son mandat consiste à sélectionner les étrangers admis au Canada à titre de résidents permanents ou temporaires, et à offrir la protection du Canada aux réfugiés. Le ministère formule la politique du Canada en matière d’admissibilité, laquelle énonce les conditions à respecter pour entrer et séjourner au pays et, en collaboration avec ses partenaires, filtre les candidats à la résidence permanente ou temporaire de façon à protéger la santé et à garantir la sécurité des Canadiens. CIC exploite 27 bureaux au Canada et 70 bureaux dans 63 pays.

2.3 Au 31 mars 2014, CIC avait un effectif de 5 886 équivalents temps plein. La plupart d’entre eux travaillaient dans la région de la capitale nationale et occupaient un poste pour une période indéterminée. En 2013-2014, l’organisation a réalisé 3 676 activités de dotation. Celles-ci ont donné lieu à une hausse importante du nombre de nominations pour une durée déterminée à la fonction publique, dans le but d’accroître la capacité de CIC de traiter les demandes de résidence temporaire et de citoyenneté.

2.4 CIC a indiqué avoir été aux prises avec certains enjeux qui ont eu des répercussions sur la dotation dans l’organisation. En juillet 2013, la responsabilité principale relative à Passeport Canada a été transférée du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement à CIC et les fonctions connexes à la prestation des services, à Service Canada. Par conséquent, CIC s’est prévalu du réaménagement des effectifs afin d’éliminer les chevauchements touchant les services internes. Cette mesure a touché 25 postes. En outre, la Direction générale des ressources humaines (RH) de CIC a subi une restructuration organisationnelle d’envergure dans la foulée de l’examen des dépenses de 2012. Selon CIC, la centralisation de ses services régionaux de RH, y compris la dotation, a constitué un enjeu supplémentaire. CIC a également signalé avoir obtenu, dans le cadre du Budget de 2013, des fonds additionnels destinés à la dotation temporaire, afin de faire face aux priorités ministérielles.

2.5 CIC a réalisé un exercice de surveillance complet relativement à 40 nominations effectuées pour la période s’échelonnant du 1er avril 2011 au 31 mars 2013. Compte tenu de la nature exhaustive de cette activité de surveillance, nous avons effectué une analyse de celle-ci afin de déterminer si nous pouvions nous y fier. À cette fin, nous avons examiné les travaux menés par CIC afin de déterminer s’ils concordaient avec les objectifs, les critères et la portée de la vérification définis par la Commission de la fonction publique (CFP) et s’ils étaient pertinents à cet égard, et nous avons évalué l’indépendance et l’objectivité des responsables de l’exercice de surveillance. Nous avons en outre cherché à savoir si les données étaient suffisantes, fiables et pertinentes pour appuyer les observations et les conclusions découlant de la surveillance. Nous avons aussi cherché à évaluer si l’exercice de surveillance était documenté et supervisé de façon adéquate. Enfin, nous avons vérifié si les constatations avaient été communiquées à la haute direction et si des mesures correctives avaient été prises.

2.6 Nous avons conclu que nous pouvions nous fier à l’exercice de surveillance réalisé par CIC. Par conséquent, l’objectif de vérification de la CFP qui consiste à déterminer la conformité des nominations et des processus de nomination n’avait pas sa raison d’être. Nous avons néanmoins cherché à déterminer si CIC avait mis en œuvre le plan d’action établi à la suite de son exercice de surveillance. Nous avons également mené des entrevues avec des professionnels des RH et analysé la documentation pertinente de l’organisation.

Observations sur le Cadre de nomination

Subdélégation des pouvoirs de nomination

2.7 La Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) confère à la CFP le droit exclusif de faire des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux aient mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et à ce que celui-ci soit accessible à l’échelle de l’organisation.

2.8 Durant la période visée par la vérification, l’administratrice générale de CIC était assujettie à l’Instrument de délégation et de responsabilisation en dotation (IDRN) depuis son entrée en vigueur; cet instrument confère les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes à l’administratrice générale.

2.9 Nous avons constaté que l’administratrice générale avait établi un instrument des pouvoirs de signature en ressources humaines (RH) qui est bien géré et qui énonce les conditions préalables à l’exercice des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes. Par exemple, les gestionnaires subdélégataires doivent s’engager par écrit à respecter les conditions de subdélégation en signant une lettre intitulée « Subdélégation des pouvoirs de nomination en vertu de la nouvelle LEFP »; et ils doivent la formation obligatoire avant de se voir subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes. L’IDRN de même que l’instrument de délégation sont rendus accessibles aux employés sur le site intranet de CIC.

2.10 En outre, nous avons constaté que CIC avait établi un formulaire d’approbation des conditions de la subdélégation afin de s’assurer que les gestionnaires subdélégataires remplissent ces conditions. CIC maintenait également une liste des gestionnaires subdélégataires, laquelle était utilisée par les conseillers en RH afin de s’assurer que les offres de nomination étaient signées par un gestionnaire subdélégataire ayant le niveau de subdélégation adéquat.

2.11 Dans le cadre de notre analyse des activités de surveillance menées par CIC, nous avons constaté que CIC surveillait efficacement l’exercice des pouvoirs de nomination subdélégués et des pouvoirs connexes. Nous avons remarqué que les listes de contrôle utilisées pour effectuer cette activité de surveillance comprenaient un élément permettant de savoir si l’offre de nomination avait été signée par un gestionnaire investi de pouvoirs subdélégués valides.

Planification de la dotation

2.12 Les plans et les stratégies de dotation organisationnels décrivent les priorités de dotation organisationnelles et la façon dont ils seront mis en œuvre ainsi qu’à quel moment. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des plans et des stratégies de dotation mesurables, approuvés et communiqués aux employés.

2.13 CIC a établi un Plan d’activités intégré (PAI) pour l’exercice 2013-2014, lequel comprenait un plan de RH et des stratégies connexes qui étaient mesurables, approuvés et communiqués aux employés sur le site intranet de CIC. CIC a actualisé son PAI pour 2014 et établi un plan de RH pour 2014-2015.

2.14 Nous avons constaté que CIC avait pris des mesures afin de s’assurer du succès de la mise en œuvre de ses plans de dotation et stratégies connexes, telles que des examens trimestriels qui permettent la surveillance régulière des engagements, des jalons et des rapports d’étape afin de déceler les changements qui s’imposent.

2.15 Nous avons constaté que CIC surveillait les résultats découlant de ses plans de dotation et stratégies connexes. CIC a également fait état à la haute direction, y compris le Comité de gestion du Ministère, au moyen de différents rapports internes, des résultats de l’analyse portant sur les activités actuelles et prévues en matière de dotation. En outre, nous avons observé que l’administratrice générale se voyait présenter des notes d’information aux fins d’approbation des rapports trimestriels sur la surveillance de la dotation, lesquels faisaient état des principales constatations et des recommandations.

Lignes directrices en matière de nomination

2.16 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des lignes directrices obligatoires en matière de nomination concernant la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés. En outre, la CFP s’attend à ce que toute autre ligne directrice en matière de nomination élaborée par les organisations soit conforme à la LEFP, à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, et au Cadre de nomination de la CFP.

2.17 Nous avons constaté que CIC avait établi des lignes directrices et des critères régissant l’utilisation de processus de nomination non annoncés, et qu’ils étaient conformes. CIC a révisé et mis à jour ses lignes directrices organisationnelles en matière de nomination en 2014 et en 2015. Nous avons observé que les intervenants de CIC, notamment les gestionnaires et les agents négociateurs, avaient été consultés lors de la révision de ses lignes directrices et de ses critères régissant l’utilisation de processus non annoncés.

2.18 Nous avons également constaté que les lignes directrices et les critères organisationnels de CIC régissant l’utilisation de processus non annoncés étaient communiqués et rendus accessibles aux gestionnaires subdélégataires, aux employés et aux agents négociateurs sur le site intranet de CIC.

Capacité d’assumer les responsabilités

2.19 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux veillent à ce que les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination soient informées de leurs rôles et responsabilités et à ce qu’elles aient accès aux outils et au soutien nécessaires en matière de RH pour s’en acquitter.

2.20 Nous avons constaté que l’instrument des pouvoirs de signature en ressources humaines de CIC sert à informer les personnes de leurs rôles et responsabilités, lorsqu’un rôle leur a été attribué dans les processus de nomination.

2.21 Nous avons également remarqué que les gestionnaires subdélégataires ont accès à différents outils de dotation sur le site intranet de CIC, tel qu’une série de guides pour appuyer les gestionnaires subdélégataires à effectuer les nominations et les processus de nomination, incluant un guide pour développer des échelles de cotation et des énoncés de critères de mérite.

2.22 En outre, nous avons constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

2.23 Même si la CFP n’exige pas que soient documentés les conseils fournis par les conseillers en RH, nous avons observé que l’organisation avait mis en place des contrôles efficaces afin de s’assurer que ces conseils respectaient le Cadre de nomination de la CFP et de déterminer si le gestionnaire subdélégataire les avait suivis. Nous avons remarqué que les listes de contrôle utilisées à CIC pour surveiller les activités de dotation comportaient un élément visant à évaluer la qualité des conseils et de l’orientation fournie en matière de RH.

Surveillance

2.24 La surveillance est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d’évaluer la gestion et le rendement en dotation en ce qui a trait aux nominations et aux processus de nomination. La surveillance permet d’identifier les enjeux qui devraient être corrigés, de gérer et de minimiser le risque et d’améliorer le rendement en dotation. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux exercent la surveillance obligatoire prescrite par le Cadre de nomination de la CFP, y compris l’IDRN, et à ce qu’ils modifient leurs pratiques en conséquence.

2.25 CIC a élaboré un cadre pluriannuel de surveillance de la dotation pour 2014-2017, lequel précise l’exigence de surveiller certains secteurs de risque liés aux lignes directrices, et d’en rendre compte, telle que les nominations intérimaires de plus de 12 mois et les nominations d’employés occasionnels à des postes de durée déterminée ou indéterminée au moyen de processus non annoncés. Nous avons constaté que CIC avait exercé la surveillance requise au cours de la période visée par notre vérification. Les résultats, ainsi que les mesures et les prochaines étapes proposées, ont fait l’objet de rapports exhaustifs présentés à la haute direction.

2.26 Comme nous l’avons déjà mentionné, CIC a réalisé un exercice de surveillance relativement à 40 nominations pour la période s’échelonnant du 1er avril 2011 au 31 mars 2013. Cet exercice se fondait sur l’outil d’autoévaluation des activités de dotation, élaboré par la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation de CIC, dans le but d’évaluer son cadre et ses pratiques de dotation. L’outil établissait les exigences clés en matière de conformité et comprenait des objectifs et des critères semblables à ceux utilisés par la CFP pour ses vérifications organisationnelles. Pour cet exercice de surveillance, CIC s’est servi d’un échantillon tiré de sa base de données sur les RH à des fins d’échantillonnage. Nous avons effectué une vérification électronique des données de CIC et avons constaté que celles-ci fournissaient de l’information fiable sur les nominations.

2.27 Une fois sa surveillance des nominations achevée, CIC a préparé un rapport faisant état des principales observations sur le mérite et l’évaluation, la prise en considération des bénéficiaires de priorité, la zone de sélection, la notification, la sélection et la nomination de même que le choix relatif à un processus non annoncé. CIC a également élaboré un plan d’action afin de corriger les problèmes relevés. Parmi les principaux problèmes, mentionnons les suivants : l’impossibilité de conclure que le mérite était respecté faute d’information suffisante, la justification pour l’utilisation de processus de nomination non annoncés, les erreurs dans les annonces ou les notifications, la zone de sélection utilisée et la prise en considération des bénéficiaires de priorité.

2.28 Comme nous l’avons indiqué précédemment, nous avons conclu que nous pouvions nous fier à l’exercice de surveillance des 40 nominations de CIC et avons accepté les résultats tels que communiqués par l’organisation. Durant notre vérification, nous avons vérifié si CIC avait mis en œuvre le plan d’action découlant de cet exercice de surveillance. Les paragraphes qui suivent présentent un résumé de nos observations à ce sujet.

« Informer et guider les conseillers en RH lors de la téléconférence mensuelle sur la dotation et lors d’une séance d’information. »

2.29 Dans le but d’informer et de guider les conseillers en RH sur les problèmes décelés lors de la surveillance de ses nominations, CIC a collaboré étroitement avec la collectivité de la dotation des RH et les gestionnaires subdélégataires afin de leur donner une rétroaction au moyen de différents mécanismes. À titre d’exemple, CIC a organisé des séances d’information avec les conseillers en RH et les gestionnaires de services à la clientèle en matière de RH. En outre, lors des téléconférences mensuelles sur la dotation, CIC a communiqué de l’information sur des questions telles que la prise en considération des bénéficiaires de priorité.

« Réviser les lignes directrices sur les processus de nomination non annoncées de CIC. »

2.30 Afin de régler les problèmes liés aux justifications concernant l’utilisation de processus de nomination non annoncés, CIC a révisé ses lignes directrices en la matière. Les nouvelles lignes directrices, entrées en vigueur le 1er avril 2014, comprenaient un gabarit actualisé obligatoire pour aider les gestionnaires à rédiger la justification liée au choix d’un processus de nomination non annoncé ainsi, que des définitions reliées à la dotation.

« Créer des outils pour les gestionnaires, tel qu’un document d’une page contenant des conseils pratiques sur la manière de rédiger des justifications non annoncées, et des exemples de justifications acceptables que la direction pourra utiliser comme guide pour les processus ultérieurs. »

2.31 Nous avons constaté que CIC avait élaboré plusieurs outils pour aider les gestionnaires subdélégataires à préparer les justifications liées à des processus non annoncés, dont une foire aux questions et des conseils de rédaction. Ces outils ont officiellement été communiqués aux employés de CIC au moyen de bulletins des RH. CIC nous a par ailleurs indiqué que certains de ces outils faisaient actuellement l’objet d’une mise à jour pour tenir compte de la rétroaction fournie par la haute direction.

« Surveiller chacune des justifications liées à une nomination non annoncée. »

2.32 Nous avons observé que les justifications liées à un processus de nomination non annoncé avaient fait l’objet d’une surveillance lors de l’activité de surveillance semestrielle de CIC, tel qu’il est indiqué dans son cadre de surveillance de la dotation. En outre, CIC a indiqué qu’un exercice de surveillance ciblé aurait lieu au début de 2015-2016 afin d’examiner un échantillon de justifications liées aux processus non annoncés menés en 2014-2015.

« Revoir les lignes directrices et les directives sur la zone de sélection de CIC. »

2.33 Afin de corriger les problèmes relatifs à la zone de sélection, CIC a revu ses lignes directrices en la matière. Les nouvelles lignes directrices, entrées en vigueur le 1er avril 2014, comprenaient des renseignements destinés à aider les gestionnaires à déterminer la zone de sélection appropriée, notamment un gabarit pour la justification de la zone de sélection, et des définitions connexes.

« Rédiger des directives et des exemples afin d’aider les conseillers en RH et les gestionnaires à déterminer la zone de sélection qui répond le mieux à leurs besoins, tout en étant conformes aux lignes directrices. »

2.34 Nous avons constaté que CIC a intégré une directive et des exemples dans ses nouvelles lignes directrices, en matière de zone de sélection afin d’aider les conseillers en RH et les gestionnaires subdélégataires à déterminer la zone de sélection appropriée.

« Créer un nouveau guide sur la communication dans le processus de nomination qui précise comment et à quel moment publier des annonces. »

2.35 Afin de corriger les incohérences observées dans certaines annonces et notifications, CIC a élaboré une directive de communication entourant les processus de nomination. Cette directive, entrée en vigueur le 1er avril 2014, vise à assurer le respect des lignes directrices de la CFP et l’orientation connexe.

« Surveiller de près les annonces d’emploi, les notifications et les avis de nominations intérimaires de CIC, qui sont affichées sur Publiservice et emplois.gc.ca, afin d’en assurer la conformité. »

2.36 Nous avons constaté que CIC avait mené deux activités de surveillance qui incluaient la surveillance des annonces, des notifications et des avis de nominations intérimaires afin de s’assurer qu’elles respectaient ses lignes directrices sur la zone de sélection et les lignes directrices de la CFP sur la zone de sélection. Ces activités de surveillance comprenaient également une revue des zones de sélection et des énoncés des critères de mérite afin d’en assurer l’uniformité dans les deux langues officielles.

« Procéder à un exercice de suivi de la surveillance interne des dossiers de dotation. »

2.37 Afin de déterminer si les problèmes décelés lors du premier exercice de surveillance persistaient, CIC a mené un exercice de suivi de la surveillance de ses nominations, lequel a pris fin en mai 2014. Les principales observations ont fait l’objet d’un rapport qui a été présenté à la direction. Le rapport ne comportait aucune recommandation supplémentaire à la suite du premier rapport. Selon CIC, d’importantes améliorations ont été observées lors de ce second exercice de surveillance. Il a donc été recommandé de poursuivre les activités de suivi décrites dans l’exercice initial de surveillance interne.

2.38 À la lumière de nos observations, nous avons conclu que CIC avait adéquatement mis en œuvre le plan d’action découlant de cette activité de surveillance.

Réponse globale de Citoyenneté et Immigration Canada

funnCitoyenneté et Immigration Canada (CIC) est heureux d’avoir reçu son rapport de vérification de la gestion de la dotation et a accueilli les commentaires positifs.

CIC s’est engagé à atteindre l’excellence de sa gestion de la dotation. Par conséquent, le Ministère prend en compte les résultats de l’exercice de vérification et continue de chercher des façons d’améliorer son cadre, ses outils, ses processus et ses systèmes de gestion de la dotation.

Une des façons utilisée par CIC pour démontrer son engagement à améliorer de façon proactive les résultats de la gestion des personnes est la création du Comité directeur de la gestion stratégique de l’effectif. Ce comité dirigé par la sous-ministre déléguée rassemble les gestionnaires et professionnels des ressources humaines afin qu’ils discutent de questions liées à la gestion des ressources humaines, en portant une attention particulière à la gestion de l’effectif, et afin qu’ils collaborent pour déterminer des solutions intégrées.

Grâce au travail du Comité et en consultation avec les intervenants, bon nombre d’initiatives proactives ont été mises en œuvre ou sont en voie de l’être : retenir les services d’un consultant pour effectuer un examen des processus internes de gestion de la dotation et formuler des recommandations concernant la simplification des processus; créer un exercice pilote visant à mettre à l’essai les approches simplifiées de recrutement externe en vue de réduire la durée du processus; élaborer un cadre de gestion intégrée des risques liés à la dotation visant à aider les gestionnaires concernant les options de dotation; renforcer la planification des ressources humaines au moyen de la collaboration étroite avec les partenaires des finances et de la conception d’un programme de gestion de la dotation propre au Ministère à l’intention des gestionnaires, afin d’assurer qu’ils soient pleinement habilités à prendre des décisions éclairées en matière de gestion de la dotation.

CIC continue de travailler avec diligence pour maintenir un régime sain de gestion de la dotation, puisque la Commission de la fonction publique encourage les ministères à innover, à axer leurs efforts sur les résultats des activités de la dotation et à respecter les objectifs de la Loi sur la modernisation de la fonction publique.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) a mené un exercice de surveillance des nominations exhaustif et digne de mention sur lequel la CFP a pu s’appuyer pour accepter les résultats communiqués par l’organisation. La CFP a constaté que CIC avait adéquatement mis en œuvre les recommandations énoncées dans son plan d’action afin de corriger les problèmes décelés lors de son exercice de surveillance, ce qui illustre bien l’engagement de l’organisation quant à l’amélioration continue de son cadre de dotation.

La CFP examine systématiquement l’information fournie dans le cadre des rapports de vérification et la réponse de la direction de l’organisation pour déterminer s’il y a lieu pour la CFP d’intervenir. Cet examen a confirmé à la CFP que CIC a mis en place les principaux éléments d’un bon système de gestion de la dotation et que l’organisation est bien décidée à continuer de bâtir sur cette solide fondation à l’avenir, comme l’atteste la réponse de la direction.

La CFP félicite CIC de son engagement constant en soutien d’un solide régime de dotation.

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