Rapports de vérification 2014-2015 : 1 - Introduction

Table des matières

Introduction

1.1 Le présent document résume les constatations des rapports de vérification de 2014-2015 et constitue un complément du rapport annuel de la Commission de la fonction publique (CFP) déposé au Parlement. L’introduction fournit des renseignements généraux sur le mandat, les objectifs et la méthodologie de la CFP pour effectuer ses vérifications.

1.2 La Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) confère à la CFP le pouvoir exclusif de procéder à des nominations internes et externes à la fonction publique, qui sont fondées sur le mérite. Cette loi autorise la CFP à déléguer les pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux des organisations qui y sont assujetties. Même si elle rend ultimement compte au Parlement de l’intégrité générale du système de dotation, la CFP tient les administrateurs généraux responsables de l’exercice des pouvoirs délégués dans leur propre organisation. Ainsi, la responsabilité de garantir le bon fonctionnement du système de dotation incombe tant aux administrateurs généraux qu’à la CFP.

1.3 La CFP s’assure de l’intégrité du système de dotation grâce à son cadre de surveillance de même qu’à son pouvoir de réglementation et à sa fonction d’établissement de politiques. Le cadre de surveillance fournit des renseignements sur l’intégrité du système de dotation par un examen systématique des différentes parties de ce système. Trois importants mécanismes de surveillance intégrés composent ce cadre: les examens, les vérifications et les enquêtes. En réunissant les résultats de ces trois mécanismes, la CFP peut rendre compte au Parlement de l’intégrité générale du système de dotation, donner de la rétroaction aux administrateurs généraux, et promouvoir l’apprentissage de pratiques de dotation qui permettent d’améliorer le rendement en dotation. La CFP utilise également ces résultats intégrés pour améliorer son cadre de politiques et les documents d’orientation connexes, et pour soutenir les ministères et organismes délégataires. Les résultats de ces mécanismes de contrôle, y compris le sommaire des constatations de vérification, sont présentés au chapitre 4 du Rapport annuel 2014-2015 de la CFP.

1.4 La CFP mène des vérifications afin de renseigner les administrateurs généraux et le Parlement sur la façon dont les organisations gèrent les pouvoirs de nomination qui leur sont délégués et d’établir si les nominations sont fondées sur le mérite. Les résultats de ces vérifications aident les administrateurs généraux à mieux comprendre les risques en matière de dotation, les mécanismes de contrôle et la gouvernance au sein de leurs organisations respectives. Au besoin, les vérifications contiennent des recommandations visant à aider les organisations à régler les problèmes et à améliorer les pratiques de dotation. Les vérifications peuvent aussi entraîner la détermination d’enjeux dans les processus de nomination qui justifient une enquête de la part de la CFP ou de l’organisation. Grâce à une approche systématique, les vérifications renseignent les organisations sur les enjeux actuels en matière de dotation et contribuent à l’apprentissage ainsi qu’à l’amélioration du rendement à l’échelle du système.

Rapports de vérification 2014-2015

1.5 Cette année, la CFP a effectué une vérification auprès des organisations suivantes :

  • Citoyenneté et Immigration Canada;
  • Agriculture et Agroalimentaire Canada;
  • Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
  • Patrimoine canadien;
  • Diversification de l’économie de l’Ouest Canada;
  • Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario;
  • Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada;
  • Condition féminine Canada;
  • Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada;
  • Tribunal des anciens combattants (révision et appel);
  • Commissariat au lobbying;
  • Comité externe d’examen des griefs militaires;
  • Conseil des produits agricoles du Canada.

Choix des vérifications

1.6 Les projets de vérification et le plan de travail de la CFP en matière de vérification, pour l’exercice 2015-2016, se trouvent à l’annexe 4 du Rapport annuel 2014-2015 de la CFP. Ce plan illustre de quelle façon la CFP continue de faire évoluer son approche en matière de surveillance, tout en reconnaissant la maturité du système de dotation, la capacité des organisations délégataires et les résultats de l’examen, par la CFP, de son cadre stratégique, de son cadre de délégation des pouvoirs et de son modèle de surveillance. Un plan mis à jour sera publié en 2016-2017.

Mandat et pouvoirs

1.7 Conformément aux pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la LEFP, l’article 17 autorise la CFP à effectuer des vérifications sur toute question relevant de sa compétence. De plus, l’article 18 accorde à la CFP les pouvoirs de commissaires nommés au titre de la partie I de la Loi sur les enquêtes.

1.8 Aux termes de l’article 135 de la LEFP, les administrateurs généraux et les fonctionnaires doivent permettre à la CFP l’accès à leurs bureaux respectifs et lui fournir les services, l’aide et les renseignements dont elle a besoin dans le cadre de ses vérifications.

Objectifs et critères de vérification

1.9 Les vérifications ont pour but de déterminer si, d’une part, l’organisation a un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination et si, d’autre part, les nominations et les processus de nomination effectués par l’organisation sont conformes aux dispositions de la LEFP, à tout autre instrument législatif ou réglementaire applicable, au Cadre de nomination de la CFP, y compris l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, ainsi qu’à ses propres lignes directrices en matière de nomination.

1.10 Les objectifs de vérification s’appuient sur sept critères de vérification qui sont tirés, entre autres, de la LEFP, du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique et du Cadre de nomination de la CFP. Voir le tableau 1 ci-après.

Tableau 1 : Critères de vérification de la Commission de la fonction publiqueNote de bas de page 1

Subdélégation des pouvoirs de nomination
  • L’instrument de subdélégation de l’organisation est en place; il est bien géré et accessible à l’échelle de l’organisation.
Planification de la dotation
  • L’organisation a établi des plans et des stratégies de dotation mesurables, approuvés et communiqués aux employés.
Les lignes directrices en matière de nomination
  • L’organisation a mis en place des lignes directrices et critères en matière de nomination conformes à la LEFP, à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable et au Cadre de nomination de la CFP.
Capacité d’assumer les responsabilités
  • Les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination sont informées de leurs rôles et responsabilités, et ont accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de ressources humaines pour s’en acquitter.
Surveillance
  • L’organisation a mis en place la surveillance obligatoire, tel que le prescrit le Cadre de nomination de la CFP, y compris l’IDRN, et modifie ses pratiques en conséquence.
Nominations – Mérite
  • Les nominations et processus de nomination respectent le mérite.
Les nominations – autres exigences
  • Les nominations et processus de nomination respectent les autres exigences de la LEFP, tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, le Cadre de nomination de la CFP, y compris l’IDRN, ainsi que les lignes directrices de l’organisation en matière de nomination.

Vérification des organisations de petite taille et des micro-organisations

1.11 En 2014-2015, la CFP a entrepris de vastes consultations avec les administrateurs généraux d’organisations de petite taille et des micro-organisations sur le renouvellement de sa démarche de vérification. Compte tenu de la nature, de la taille et de la portée des organisations de petite taille et des micro-organisations, il peut être difficile pour celles-ci de répondre aux exigences de la même manière que les organisations de plus grande taille.

1.12 Les organisations de petite taille et les micro-organisations ont souvent un mandat très spécialisé, disposent de peu d’employés et entreprennent un faible nombre d’activités de nomination. Certaines de ces organisations ont une capacité limitée en matière de ressources humaines (RH), et bon nombre d’entre elles ont recours à des fournisseurs de services externes. Étant donné le petit nombre d’employés auxquels ces organisations peuvent faire appel, il arrive souvent que celles-ci doivent agir rapidement pour doter des postes d’experts essentiels.

1.13 En gardant à l’esprit ces facteurs, et avec la volonté de mieux soutenir les administrateurs généraux des organisations de petite taille et des micro-organisations, la CFP a revu ses attentes à leur égard. Comme mesure immédiate, la CFP a renouvelé sa méthodologie de vérification, dont la portée et la fréquence de ses vérifications, de sorte qu’elle soit adaptée à la taille de ces organisations, de même qu’au niveau de risque et au contexte qui leur sont propres.

1.14 L’approche renouvelée de la CFP en matière de vérification des organisations de petite taille et des micro-organisations, qui a été mise à l’essai en 2014-2015, était axée sur les secteurs de risque les plus fréquemment signalés pour les organisations de cette taille. Les vérifications portaient sur la gestion de la subdélégation et la capacité organisationnelle à l’appui de la dotation, si l’organisation était en mesure de démontrer que les nominations étaient fondées sur le mérite et si la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant que des nominations soient effectuées.

Approche en matière de vérification

1.15 Dans le cadre de ses vérifications, la CFP réalise plusieurs activités de vérification courantes, notamment :

  • Des entrevues avec les conseillers en RH et les gestionnaires participant aux activités de nomination, les représentants des agents négociateurs et avec toute autre partie pouvant communiquer des renseignements pertinents;
  • L’examen de la documentation organisationnelle concernant les plans, politiques, programmes, communications et rapports en ce qui a trait au cadre de dotation;
  • L’examen de la documentation sur le processus de nomination.

1.16 Dans le cadre de ses vérifications, la CFP a recours à des méthodes d’échantillonnage représentatif et à d’autres méthodes. La stratégie d’échantillonnage adoptée dépend des objectifs et de la portée de chaque vérification. La méthode d’échantillonnage représentatif est employée pour les évaluations de la conformité des nominations. Dans ce cas, la taille des échantillons est déterminée de façon à maintenir le degré minimal de précision nécessaire pour évaluer le taux de conformité global des processus de nomination. Tous les échantillons ont un intervalle de confiance ne dépassant pas +/-10 %, à un niveau de confiance qui n’est pas inférieur à 90 %, en fonction d’un taux de déviation ne dépassant pas 20 %.

1.17 Dans certaines vérifications, une autre méthode d’échantillonnage, la méthode « d’échantillonnage dirigé », est utilisée pour examiner les cas qui peuvent fournir des renseignements utiles et répondre à des questions précises sur le rendement en dotation et les leçons à tirer pour l’avenir. Un tel échantillon n’est toutefois pas suffisamment représentatif pour permettre de faire des extrapolations à toutes les nominations effectuées durant la période visée par la vérification.

Portée de la vérification

1.18 La portée de la vérification, y compris le nombre d’activités de nomination à examiner, est déterminée dans le cadre de chaque vérification en fonction de l’analyse par la CFP des risques organisationnels et du contexte opérationnel, ainsi que de la taille de l’organisation. De plus, la période visée par la vérification peut varier de moins d’un an à deux ans ou plus, en fonction de divers facteurs de risque, dont les résultats d’une récente vérification interne, les changements dans la haute direction, ou la transformation du modèle de prestation de services de RH de l’organisation visée.

Fiabilité

1.19 Dans certains cas, la CFP peut établir la fiabilité des résultats des examens ou des vérifications internes d’une organisation et accepter ceux-ci. En 2014-2015, la CFP a conclu à la fiabilité des résultats de l’exercice de surveillance exhaustive des nominations effectué par Citoyenneté et Immigration Canada.

Étapes postérieures à une vérification

1.20 Une fois achevé, le rapport de vérification est transmis à l’administrateur général de l’organisation visée par la vérification. S’il y a lieu, la CFP peut formuler des recommandations pour permettre à l’organisation de régler les problèmes relevés et améliorer ses pratiques de dotation. Le rapport fait en général l’objet de deux mesures de suivi : l’administrateur général donne suite aux recommandations et élabore un plan d’action approprié avec le soutien de la CFP; la CFP détermine ensuite si les mesures de suivi et le plan d’action sont satisfaisants ou s’il y a lieu de prendre d’autres mesures. Par ailleurs, en fonction des problèmes soulevés, la CFP peut prendre d’autres mesures; elle peut notamment collaborer avec l’organisation afin de régler les problèmes, ou lui imposer des modalités additionnelles.

1.21 À la suite des vérifications de 2014-2015, les administrateurs généraux des ministères et organismes vérifiés au cours de l’exercice ont présenté à la CFP des plans d’action pour donner suite aux recommandations découlant des vérifications, le cas échéant. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux surveillent la mise en œuvre du plan d’action de l’organisation, et pourrait requérir une mise à jour. Au besoin, la CFP peut offrir son soutien pour la mise en œuvre.

1.22 La CFP transmettra aux administrateurs généraux tout dossier de nomination interne dans lequel des problèmes ont été décelés, pour leur permettre de prendre les mesures appropriées dans les domaines relevant de leur compétence. La CFP fera le suivi de ces dossiers afin de s’assurer que les mesures appropriées ont été prises. Les dossiers concernant les nominations externes et les allégations de fraude ou d’influence politique dans le cadre des processus de nomination internes ou externes pourraient être transmis à la Direction générale des enquêtes de la CFP, qui déterminera s’il y a lieu de mener une enquête.

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