Rapports de vérification 2014-2015 : 3 - Vérification d'Agriculture et Agroalimentaire Canada

Table des matières

• Vérification d’Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Observations sur le Cadre de nomination
• Observations sur les nominations
• Recommandations
• Réponse globale d’Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Mesures prises par la Commission de la fonction publique
• Annexe

Vérification d’Agriculture et Agroalimentaire Canada

3.1 La présente vérification porte sur les activités de nomination d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) pour la période du 1^er octobre 2013 au 30 septembre 2014. Le premier objectif de cette vérification était de déterminer si AAC avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination. Le second objectif était de déterminer si les nominations et processus de nomination effectués par AAC étaient conformes aux prescriptions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), ainsi qu'à ses propres lignes directrices en matière de nomination.

3.2 AAC a été créé en 1868. Sa mission consiste à orienter la croissance et le développement d'un secteur canadien de l'agriculture et de l'agroalimentaire compétitif, innovateur et durable. AAC fournit des renseignements, mène des recherches, conçoit des technologies et élabore des politiques et programmes qui aident le secteur canadien de l'agriculture, de l'agroalimentaire et des produits agro-industriels à être concurrentiel sur les marchés national et international, gérer les risques et à innover.

3.3 AAC est une organisation de grande taille qui comptait 5 287 employés au 31 mars 2014. Elle est diversifiée à l'échelle régionale; environ 63 % de son effectif se trouve à l'extérieur de la région de la capitale nationale.

3.4 Suite à l'examen des dépenses de 2012, AAC a entrepris une réorganisation structurelle et réduit son effectif. Durant la période visée par la vérification, l'organisation visait à mettre l'accent sur la gestion du réaménagement des effectifs; et, la plupart des demandes de nomination ont été soumises à un comité de la haute direction pour approbation. L'équipe de vérification n'a donc pas vérifié si AAC avait établi des plans de dotation et des stratégies connexes mesurables ayant été approuvés et communiqués aux employés.

3.5 L'organisation a procédé à 203 nominations au sein du périmètre de la vérification. Dans le cadre de cette vérification, nous avons réalisé des entrevues avec des professionnels des ressources humaines (RH) et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination. Nous avons également analysé la documentation pertinente et vérifié un échantillon représentatif de 40 nominations.

Observations sur le Cadre de nomination

Subdélégation des pouvoirs de nomination

3.6 La LEFP confère à la CFP le droit exclusif de faire des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. La CFP délègue bon nombre de ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s'attend ce que les administrateurs généraux aient mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et qui soit accessible à l'échelle de l'organisation.

3.7 Nous avons constaté que l'administratrice générale avait établi un Instrument de délégation des pouvoirs en matière de RH pour subdéléguer les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes. L'instrument de subdélégation a été communiqué et rendu accessible à tous les employés.

3.8 Nous avons constaté que le pouvoir de subdéléguer, limiter ou révoquer la subdélégation des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes, qui ne peut être exercé que par l'administratrice générale, avait été subdélégué. Nous avons constaté que ce pouvoir avait été exercé par des gestionnaires subdélégataires. Les responsables d'AAC ont indiqué qu'une revue de l'instrument de subdélégation était en cours.

3.9 En outre, nous avons constaté que l'administratrice générale avait établi des modalités et conditions de subdélégation et des mécanismes pour veiller à leur respect. AAC a démontré que la plupart des gestionnaires subdélégataires (21 des 23 gestionnaires ayant signé les 40 offres de nomination de l'échantillon de vérification) avaient terminé la formation exigée par l'administratrice générale en matière de subdélégation.

3.10 Nous avons également constaté qu'AAC avait démontré que les pouvoirs de nomination avaient été dûment subdélégués à la plupart des personnes qui les exerçaient. Toutefois, dans 3 des 40 nominations, le gestionnaire qui avait signé l'offre de nomination ou la justification au recours à un processus non annoncé n'avait pas le niveau de pouvoir subdélégué pour le faire, selon l'instrument de subdélégation établi par l'administratrice générale. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Lignes directrices en matière de nomination

3.11 La CFP s'attend à ce que les administrateurs généraux établissent des lignes directrices obligatoires en matière de nomination concernant la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que des critères régissant l'utilisation de processus non annoncés. En outre, la CFP s'attend à ce que toute autre ligne directrice en matière de nomination élaborée par les organisations soit conforme à la LEFP, à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, et au Cadre de nomination de la CFP.

3.12 Nous avons constaté qu'AAC avait mis en place les lignes directrices obligatoires en matière de nomination et les critères relatifs à l'utilisation de processus non annoncés et que ceux-ci étaient conformes au Cadre de nomination de la CFP. Les lignes directrices d'AAC étaient communiquées et accessibles à tous les employés.

3.13 Dans l'échantillon de vérification, 35 des 40 nominations nécessitaient l'établissement d'une zone de sélection. Nous avons constaté que les 35 cas étaient conformes à la Ligne directrice sur la zone de sélection d'AAC. De plus, en ce qui concerne les processus internes annoncés, les lignes directrices d'AAC désignaient différentes zones géographiques en fonction du groupe et niveau du poste annoncé. Dans tous les cas, cette exigence était respectée.

Capacité d’assumer les responsabilités

3.14 La CFP s'attend à ce que les administrateurs généraux veillent à ce que les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination soient informées de leurs rôles et responsabilités, et à ce qu'elles aient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s'en acquitter.

3.15 Nous avons constaté que les personnes auxquelles un rôle avait été attribué dans les processus de nomination d'AAC étaient informées de leurs responsabilités et bénéficiaient du soutien nécessaire pour s'en acquitter, en particulier grâce à la formation obligatoire fournie aux gestionnaires ainsi qu'aux divers outils et gabarits de dotation.

3.16 Nous avons également constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient accès à des conseillers en RH qui avaient réussi l'Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

Surveillance

3.17 La surveillance est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d'évaluer la gestion et le rendement en dotation quant aux nominations et processus de nomination. La surveillance permet d'identifier les enjeux qui devraient être corrigés, de gérer et de minimiser le risque et d'améliorer le rendement en dotation. La CFP s'attend à ce que les administrateurs généraux exercent la surveillance obligatoire prescrite par le Cadre de nomination de la CFP, y compris l'IDRN, et à ce qu'ils modifient leurs pratiques en conséquence.

3.18 Nous avons constaté qu'AAC avait effectué une surveillance au moyen d'un examen des dossiers et d'autres mécanismes, pour s'assurer que l'exercice des pouvoirs délégués et subdélégués et les décisions en matière de nomination étaient conformes. La surveillance obligatoire des zones à risque identifiées dans les lignes directrices en matière de nomination, comme les nominations intérimaires de plus de 12 mois, a été effectuée. Les résultats ont été communiqués à la haute direction, et des mesures ont été prises, lorsque nécessaire.

3.19 À la suite d'un exercice de surveillance, AAC a entamé la mise en œuvre d'un plan de vérification des attestations d'études pendant la période visée par la vérification. Par conséquent, l'équipe de vérification ne s'est pas penchée sur la conformité des personnes nommées quant aux exigences en matière d'études, d'attestations professionnelles ou de la norme de qualification.

Observations sur les nominations

Nominations – Mérite

3.20 En vertu de la LEFP, toutes les nominations doivent être fondées sur le mérite. Le principe du mérite est respecté lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l'administratrice générale pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout ou répondant aux besoins organisationnels précisés par l'administratrice générale.

3.21 Nous avons constaté qu'AAC avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout, et qu'elle répondait aux besoins organisationnels établis par l'administratrice générale, dans les 40 nominations vérifiées. L'annexe présente des tableaux décrivant en détail nos observations sur le mérite pour les nominations vérifiées.

Nominations – Autres exigences

Bénéficiaires de priorité

3.22 La LEFP et le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique prévoient que certaines personnes répondant à des conditions précises peuvent bénéficier d'un droit de priorité de nomination. Avant d'effectuer des nominations, l'organisation doit prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité et obtenir auprès de la CFP un numéro d'autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination ou d'effectuer une nomination.

3.23 Dans l'échantillon de vérification, 40 nominations nécessitaient une autorisation en matière de priorité de la CFP. Nous avons constaté que la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en compte avant la nomination dans tous les processus de nomination, c.-à-d. qu'un numéro d'autorisation en matière de priorité avait été obtenu auprès de la CFP avant que les 40 nominations n'aient été effectuées.

3.24 En ce qui a trait à l'obtention d'une autorisation en matière de priorité avant le lancement d'un processus de nomination, nous avons été informés qu'AAC avait formulé l'intention de prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité en même temps qu'elle choisissait un candidat qu'elle se proposait de nommer, c.-à-d. dans le cas où aucun bénéficiaire de priorité n'était disponible et jugé qualifié. Cette observation découlant de la vérification met en lumière le fait que la CFP doit clarifier ses attentes quant à la manière dont cette exigence des lignes directrices devrait être appliquée.

3.25 Dans cinq cas, nous avons noté des différences entre les renseignements utilisés aux fins de la décision de nomination et de la demande d'autorisation en matière de priorité, ce qui aurait pu avoir une incidence sur la prise en compte des bénéficiaires de priorité. Par exemple, il y avait des différences entre les qualifications essentielles ou les conditions d'emploi utilisées aux fins de la décision de nomination et celles utilisées aux fins de la demande d'autorisation en matière de priorité. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

Information sur les processus de nomination

3.26 Selon la Ligne directrice en matière d'annonces dans le processus de nomination et la Ligne directrice en matière de langues officielles dans le processus de nomination de la CFP, l'information doit être fournie de manière à permettre aux personnes qui faisaient partie de la zone de sélection de prendre une décision éclairée et à s'assurer que l'information sur les processus de nomination est communiquée dans les deux langues officielles, au besoin.

3.27 Nous avons constaté que pour sept nominations, il y avait des différences entre les versions anglaise et française des annonces ou des énoncés des critères de mérite (ECM). Par exemple, dans quatre cas, des qualifications essentielles figuraient dans la version anglaise de l'ECM, mais non dans la version française. Des renseignements inexacts figurant dans une annonce ou un ECM auraient pu avoir une incidence sur la décision des candidats potentiels de poser leur candidature ou sur celle des personnes qui faisaient partie de la zone de sélection d'exercer leurs droits de recours. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

Recommandations

1. L'administratrice générale d'Agriculture et Agroalimentaire Canada devrait s'assurer :

• De conserver le pouvoir de subdélégation des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes ainsi que la révocation de la subdélégation, comme l'exige l'IDRN de la CFP;
• Que les gestionnaires répondent aux conditions de la subdélégation et qu'ils disposent du niveau de subdélégation approprié avant d'exercer les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes.

2. L'administratrice générale d'Agriculture et Agroalimentaire Canada devrait s'assurer :

• Que chaque demande d'autorisation en matière de priorité présente des renseignements exacts;
• Que les versions anglaise et française des annonces et des énoncés de critères de mérite contiennent la même information.

Réponse globale d’Agriculture et Agroalimentaire Canada

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) prend bonne note des observations et des recommandations de la Commission de la fonction publique (CFP) et accepte les conclusions. AAC reconnaît que toutes les nominations examinées par la CFP ont respecté la valeur fondamentale du mérite, un élément essentiel de la fonction publique professionnelle du Canada.

AAC souscrit aux recommandations de la vérification, lesquelles aideront à renforcer un régime de dotation déjà solide. En outre, AAC est d'accord avec l'observation selon laquelle la CFP doit éclaircir les attentes de la politique sur l'autorisation en matière de priorité lorsqu'il s'agit des transitions des étudiants et de procéder à des nominations à partir de bassins.

Conformément aux recommandations de la CFP, AAC a élaboré un plan d'action qui donne suite aux constatations de la vérification. La plupart des mesures ont déjà été mises en œuvre et les autres le seront d'ici mars 2016. La haute direction a pris des dispositions pour répondre aux préoccupations soulevées dans la vérification, de façon à ce qu'AAC puisse continuer de faire preuve d'excellence en gestion des ressources humaines.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Les organisations ayant fait l'objet d'une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l'assistance de celle-ci pour élaborer un plan d'action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l'organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu'elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l'égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction d'Agriculture et Agroalimentaire Canada et des mesures que l'organisation a prises ou s'est engagée à prendre en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. La CFP s'attend à ce que l'administratrice générale exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d'action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d'action. La CFP peut fournir de l'aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.

La Commission a également constaté que les observations découlant de la vérification mettent en lumière la nécessité de clarifier les attentes de la CFP quant au respect de l'exigence prévue par la directive concernant l'obtention d'un numéro d'autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination. Elle s'engage à donner suite à cette constatation.

Annexe

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Footnotes

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Footnotes