Rapports de vérification 2014-2015 : 4 - Vérification du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Table des matières

• Vérification du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• Observations sur le Cadre de nomination
• Observations sur les nominations
• Recommandations
• Réponse globale du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• Mesures prises par la Commission de la fonction publique
• Annexe

Vérification du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

4.1 La présente vérification porte sur les activités de nomination du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour la période s’échelonnant du 1^er août 2013 au 31 juillet 2014. Le premier objectif de cette vérification était de déterminer si le SCT avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination. Le second objectif était de déterminer si les nominations et les processus de nomination effectués par le SCT étaient conformes aux prescriptions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), ainsi qu’à ses propres lignes directrices en matière de nomination.

4.2 En tant qu’organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat doit exercer un double mandat : appuyer le Conseil du Trésor, à titre de comité de ministres, et assumer ses responsabilités légales comme organisme fédéral central. Le Secrétariat est chargé de donner des conseils et d’apporter son soutien aux ministres du Conseil du Trésor, dont le rôle est d’assurer l’optimisation des ressources et de surveiller les fonctions de gestion financière dans les ministères et organismes.

4.3 Le Secrétariat présente des recommandations et dispense des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les lignes directrices, les règlements et les propositions en matière de programmes de dépenses touchant la gestion des ressources du gouvernement. Le Secrétariat exerce aussi la fonction de contrôleur du gouvernement. En vertu des pouvoirs généraux que lui confèrent les articles 5 à 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrétariat aide le Conseil du Trésor à exercer son rôle de gestionnaire général et d’employeur de la fonction publique.

4.4 Au 31 mars 2014, le SCT avait un effectif de 1 746 équivalents temps plein (ETP) travaillant tous dans la région de la capitale nationale et dont la plupart occupaient un poste pour une période indéterminée. Selon le Rapport sur les plans et les priorités du SCT de 2013-2014, on s’attend à ce que le nombre d’ETP diminue au cours des trois prochains exercices financiers.

4.5 En 2012-2013, le nombre de nominations au SCT a diminué. En 2012, le Comité de ressourcement du SCT a été créé afin d’examiner les mesures de dotation proposées dans le but de faire en sorte que les employés touchés à la suite de l’examen des dépenses du SCT aient accès à toutes les possibilités d’emploi au sein du SCT. En 2013, le Comité de ressourcement du SCT est devenu le Comité ministériel des ressources humaines du SCT (CMRH). Le mandat du CMRH est, en partie, de donner une direction stratégique et des avis intégrés sur les enjeux et les initiatives liés à la gestion des ressources humaines (RH) au sein du SCT. Certains domaines particuliers sur lesquels le Comité se penche incluent le Plan des RH du SCT, l’établissement des priorités relatives au milieu de travail et à l’effectif, les stratégies relatives au recrutement, à la dotation et au perfectionnement des compétences.

4.6 En juillet 2013, le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation du SCT a publié un rapport intitulé « Audit de la planification des ressources humaines aux fins de recrutement et de dotation ». Le Bureau de la vérification interne du SCT cherchait à déterminer si le Secrétariat avait élaboré et communiqué des stratégies de recrutement et de dotation, et s’il avait établi un régime adéquat de surveillance et d’établissement de rapports pour soutenir la planification des RH aux fins de recrutement et de dotation. La vérification du SCT a permis de conclure que la gestion de la planification des RH aux fins de recrutement et de dotation au sein de l’organisation était adéquate et que le rapport ne faisait état d’aucune recommandation à cet égard. Par conséquent, la CFP n’a pas vérifié si le SCT avait élaboré des plans de dotation et stratégies connexes mesurables ayant été approuvés, et s’il avait surveillé les résultats de ses plans de dotation et stratégies connexes.

4.7 L’organisation a procédé à 248 nominations au cours de la période visée par la vérification. Dans le cadre de notre vérification, nous avons réalisé des entrevues avec des conseillers en RH et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination. Nous avons également analysé la documentation pertinente et vérifié un échantillon représentatif de 40 nominations.

Observations sur le Cadre de nomination

Subdélégation des pouvoirs de nomination

4.8 La LEFP confère à la CFP le droit exclusif de faire des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux aient mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et à ce que celui-ci soit accessible à l’échelle de l’organisation.

4.9 Assujetti à l’IDRN depuis l’entrée en vigueur de la LEFP, le SCT s’est vu déléguer des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes. Le Secrétariat a établi un instrument de subdélégation intitulé « Instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines du Secrétariat ». L’IDRN et l’instrument de subdélégation ont été communiqués et rendus accessibles aux employés sur le site intranet du SCT.

4.10 Nous avons remarqué que le Secrétariat avait établi des exigences auxquelles les gestionnaires devaient satisfaire avant de se voir subdéléguer des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes. Après avoir satisfait à ces exigences, les gestionnaires devaient signer une lettre de subdélégation émise par le Secrétariat pour confirmer qu’ils acceptaient les pouvoirs subdélégués.

4.11 Nous avons constaté que le SCT tenait à jour une liste des gestionnaires subdélégataires. Les conseillers en RH utilisaient cette liste pour s’assurer que les gestionnaires qui signaient une offre de nomination satisfaisaient aux exigences de subdélégation des pouvoirs et qu’ils étaient, par conséquent, autorisés à effectuer la nomination. Nous avons remarqué que, pour 14 des 24 gestionnaires ayant signé des offres de nomination dans l’échantillon de nominations examinées, la date de subdélégation inscrite sur la liste utilisée par les conseillers en RH ne correspondait pas à la date à laquelle le gestionnaire avait accepté les pouvoirs subdélégués. Nous avons constaté que, pour sept gestionnaires, le SCT n’était pas en mesure de fournir la preuve que ceux-ci avaient suivi la formation obligatoire ou qu’ils avaient reçu et signé une lettre de subdélégation. Par conséquent, dans 23 % (9 sur 40) des nominations vérifiées, les offres de nomination ont été signées par des gestionnaires qui ne satisfaisaient pas à toutes les exigences de subdélégation des pouvoirs ou par des gestionnaires pour lesquels le SCT n’était pas en mesure de fournir la preuve qu’ils satisfaisaient aux exigences relatives à la subdélégation.

4.12 En outre, dans son instrument de subdélégation, le SCT a établi une exigence selon laquelle les gestionnaires doivent suivre la Formation du SCT sur l’équité en matière d’emploi et la diversité avant de se voir subdéléguer des pouvoirs. Nous avons constaté que, dans la lettre de subdélégation émise par le Secrétariat, il était indiqué que cette formation devait être suivie dans les trois mois suivant la subdélégation, ce qui ne correspond pas aux exigences énoncées dans l’instrument. Nous avons aussi constaté que deux gestionnaires n’avaient pas suivi la formation dans les délais prescrits dans la lettre. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Lignes directrices en matière de nomination

4.13 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des lignes directrices obligatoires en matière de nomination concernant la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés. En outre, la CFP s’attend à ce que toute autre ligne directrice en matière de nomination élaborée par les organisations soit conforme à la LEFP, à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, et au Cadre de nomination de la CFP.

4.14 Nous avons conclu que le SCT avait mis en place les lignes directrices obligatoires en matière de nomination ainsi que les critères régissant l’utilisation de processus non annoncés et que ceux-ci étaient conformes au Cadre de nomination de la CFP. Ces lignes directrices ont été communiquées et rendues accessibles aux employés sur le site intranet du SCT.

Capacité d’assumer les responsabilités

4.15 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux veillent à ce que les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination soient informées de leurs rôles et responsabilités et à ce qu’elles aient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.

4.16 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités étaient définis, consignés et communiqués au moyen de différents documents, comme l’instrument de subdélégation et les lignes directrices de l’organisation. Les employés avaient accès à tous ces documents sur le site intranet du SCT.

4.17 En outre, la lettre de subdélégation envoyée aux gestionnaires subdélégataires est accompagnée d’une copie de l’IDRN et de l’Instrument de délégation des pouvoirs en matière de RH du SCT. Cette lettre invite par ailleurs les gestionnaires subdélégataires à consulter le site intranet du SCT pour obtenir de l’information supplémentaire concernant la dotation ainsi que les outils qui sont mis à leur disposition. Ces outils comprennent une liste de contrôle pour le processus de dotation, qui décrit les étapes que doit suivre un gestionnaire au cours d’un processus de nomination.

4.18 Nous avons constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif. Le SCT a aussi établi un programme de perfectionnement des PE. Selon le SCT, ce programme vise à former des spécialistes en RH professionnels et polyvalents qui pourront collaborer avec les gestionnaires du SCT et les soutenir dans l’atteinte de leurs objectifs organisationnels et opérationnels en matière de RH.

4.19 Enfin, nous avons remarqué que, dans l’instrument et la lettre de subdélégation ainsi que dans la formation interne obligatoire sur la dotation, les gestionnaires subdélégataires sont invités à obtenir des avis de leur conseiller en RH. Bien que la CFP n’exige pas la consignation des conseils fournis par les RH, tous les conseils documentés que nous avons examinés étaient conformes au Cadre de nomination de la CFP.

Surveillance

4.20 La surveillance est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d’évaluer la gestion et le rendement en dotation en ce qui a trait aux nominations et aux processus de nomination. La surveillance permet d’identifier les enjeux qui devraient être corrigés, de gérer et de minimiser le risque et d’améliorer le rendement en dotation. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux exercent la surveillance obligatoire prescrite par le Cadre de nomination de la CFP, y compris l’IDRN, et à ce qu’ils modifient leurs pratiques en conséquence.

4.21 Le SCT a établi un programme de surveillance du système de dotation pour recueillir de l’information et rédiger des rapports de surveillance et d’évaluation du système de dotation. Nous avons constaté que le SCT a surveillé, au moyen d’une revue de dossiers, les nominations et processus de nomination pour s’assurer qu’ils étaient conformes à la LEFP ainsi qu’à toute autre exigence législative et ligne directrice portant sur l’intégrité des nominations.

4.22 Nous avons aussi constaté que l’ensemble de la surveillance obligatoire des lignes directrices présentant des risques avait été effectuée (p. ex. nominations intérimaires de plus de 12 mois et nominations d’employés occasionnels à des postes de durée déterminée ou indéterminée découlant de processus non annoncés). À cette fin, un rapport d’activités de dotation a été extrait de la base de données sur les RH. Afin de déterminer la fiabilité des renseignements électroniques du SCT, nous avons analysé sa base de données sur les RH, y compris les codes de dotation utilisés. Nous avons constaté que la base de données sur les RH du SCT était suffisamment précise pour fournir des renseignements fiables sur les processus de nomination.

4.23 Les résultats de ces exercices de surveillance, de même que les stratégies proposées pour aborder les aspects à risque, ont été présentés à la haute direction. Par exemple, il a été proposé de revoir et d’actualiser les processus et outils de dotation afin que les décisions de nominations soient consignées efficacement de façon à démontrer que les personnes nommées possédaient les qualifications requises avant la nomination. Nous avons constaté que certains outils de dotation, comme le gabarit de justification des nominations découlant d’un processus non annoncé, ont été mis à jour pour remédier aux problèmes soulevés dans le cadre des exercices de surveillance. Le SCT a aussi indiqué que les conseillers en RH étaient informés des problèmes soulevés lors de la surveillance des nominations et que, dans certains cas, les gestionnaires subdélégataires avaient dû apporter des mesures correctives après avoir été consultés.

Observations sur les nominations

Nominations – Mérite

4.24 En vertu de la LEFP, toutes les nominations doivent être fondées sur le mérite. Le mérite est respecté lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l’administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout ou aux besoins organisationnels précisés par l’administrateur général.

4.25 Nous avons constaté que le SCT a démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout et qu’elle répondait aux besoins organisationnels établis par l’administrateur général dans 93 % (37 sur 40) des nominations que nous avons examinées.

4.26 Bien que le mérite ait été démontré dans presque toutes les nominations examinées, voici, dans le souci de favoriser la compréhension et l’apprentissage, des renseignements supplémentaires concernant trois nominations pour lesquelles les qualifications essentielles n’ont pas fait l’objet d’une évaluation complète avant la nomination. Dans un cas, la preuve au dossier ne permettait pas de démontrer que la personne nommée possédait les qualifications essentielles requises pour deux des critères relatifs à l’expérience puisque le curriculum vitæ ne faisait pas mention de ces qualifications, et que celles-ci n’ont été évaluées d’aucune autre façon. Dans un autre cas, la personne nommée a fait l’objet d’une évaluation huit mois après la date d’entrée en vigueur de la nomination. Dans le dernier cas, les résultats obtenus par la personne nommée à l’Évaluation de langue seconde pour l’expression écrite n’étaient plus valides à la date à laquelle la notification de nomination a été publiée. En juin 2015, à titre de mesure corrective, la personne nommée a fait l’objet d’une Évaluation de langue seconde en expression écrite et dispose maintenant de résultats valides. L’annexe présente des tableaux des observations détaillées sur le mérite quant aux nominations vérifiées. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

Nominations – Autres exigences

Bénéficiaires de priorité

4.27 La LEFP et le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique prévoient que certaines personnes répondant à des conditions précises peuvent bénéficier d’un droit de priorité de nomination. Avant d’effectuer des nominations, l’organisation doit prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité et obtenir auprès de la CFP un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.

4.28 Dans notre échantillon, 32 nominations examinées nécessitaient et ont obtenu une autorisation en matière de priorité avant de procéder à la nomination. Dans la plupart des cas, nous avons constaté que la candidature des bénéficiaires de priorité avait été dûment prise en considération. Toutefois, dans trois cas, nous avons relevé des différences entre les qualifications essentielles ou les exigences du poste (p. ex. durée, lieu ou groupe et niveau) utilisées dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celles utilisées pour effectuer la nomination. Par exemple, dans un cas, le type d’emploi indiqué dans la demande d’autorisation en matière de priorité était « temps partiel », alors que la nomination visait un poste à « temps plein ». De telles situations pourraient faire en sorte que les bénéficiaires de priorité n’aient pas été dûment pris en considération. Voir la recommandation 3 à la fin du présent rapport.

Information sur les processus de nomination

4.29 La Ligne directrice sur les annonces dans le processus de nomination et la Ligne directrice sur les langues officielles dans le processus de nomination de la CFP exigent que l’information nécessaire soit fournie pour permettre aux personnes qui sont dans la zone de sélection de prendre une décision éclairée et que les renseignements sur les processus de nomination soient communiqués dans les deux langues officielles, s’il y a lieu.

4.30 Nous avons constaté que, dans 23 % (9 sur 40) des nominations, les versions française et anglaise de l’annonce n’étaient pas identiques. Par exemple, la version anglaise d’un énoncé des critères de mérite (ECM) indiquait : « […] experience in investment planning OR project management and recommending OPTIONS/Strategies to address them », tandis que la version française indiquait : « […] expérience de planification des investissements ET de gestion de projets et de la recommandation d’option ET de stratégies visant à les régler ». Par conséquent, la version française de l’ECM exigeait une plus grande expérience que la version anglaise. L’inexactitude des renseignements fournis dans une annonce ou un ECM aurait pu avoir une incidence sur la décision de candidats éventuels de poser leur candidature. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

Recommandations

1. La secrétaire du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait s’assurer que les gestionnaires répondent aux conditions de la subdélégation avant de leur permettre d’exercer des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes, et veiller à ce que les mécanismes de contrôle en place soient efficaces.

2. La secrétaire du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait s’assurer de ce qui suit :

• Toutes les qualifications utilisées pour effectuer la nomination font l’objet d’une évaluation complète avant que la personne soit nommée;
• Les renseignements sur les nominations ou les annonces fournis aux candidats éventuels ou aux personnes visées par une notification sont identiques dans les deux langues officielles.

3. La secrétaire du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait s’assurer que les qualifications essentielles et les exigences du poste en vertu desquelles se fonde la décision de nomination sont les mêmes que celles utilisées pour la demande d’autorisation en matière de priorité.

Réponse globale du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a examiné le rapport de la vérification de la Commission de la fonction publique (CFP). Il reconnaît que les faits présentés sont exacts, et accepte les recommandations émises.

Le SCT prend ses pouvoirs délégués au sérieux, et déploie de grands efforts pour veiller à ce que les nominations soient faites conformément aux exigences législatives, réglementaires et politiques de même qu’au préambule de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Le SCT s’engage à améliorer continuellement son régime de dotation ainsi qu’à atténuer de façon rapide et efficace les risques recensés dans le cadre de la vérification. Il utilisera les recommandations comme possibilités d’améliorer davantage son cadre de dotation actuel. Ainsi, des consultations avec les intervenants clés au sein de la Division des ressources humaines ont eu lieu lors de l’élaboration du plan d’action afin d’assurer la mise en œuvre des recommandations énoncées dans le rapport. De plus, le SCT veillera à l’harmonisation de son cadre de dotation avec la nouvelle orientation stratégique de la CFP une fois qu’elle sera mise en œuvre.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Les organisations ayant fait l’objet d’une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l’assistance de celle-ci pour élaborer un plan d’action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu’elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction du Conseil du Trésor et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse à la recommandation formulée lors de la vérification. La CFP s’attend à ce que la Secrétaire exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d’action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d’action. Elle peut fournir de l’aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.

Annexe

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique