Rapports de vérification 2014-2015 : 5 - Vérification de Patrimoine canadien

Table des matières

• Vérification de Patrimoine canadien
• Observations sur le Cadre de nomination
• Observations sur les nominations
• Recommandations
• Réponse globale de Patrimoine canadien
• Mesures prises par la Commission de la fonction publique
• Annexe

Vérification de Patrimoine canadien

5.1 La présente vérification porte sur les activités de nomination de Patrimoine canadien pour la période s’échelonnant du 1^er avril 2013 au 30 septembre 2014. Le premier objectif de cette vérification était de déterminer si Patrimoine canadien avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination. Le second objectif était de déterminer si les nominations et les processus de nomination effectués par Patrimoine canadien étaient conformes aux prescriptions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), ainsi qu’à ses propres lignes directrices en matière de nomination.

5.2 Patrimoine canadien a été créé en juin 1993. Son mandat législatif est établi par la Loi sur le ministère du Patrimoine canadien. Sa mission consiste à favoriser un environnement dans lequel tous les Canadiens profitent pleinement d’expériences culturelles dynamiques, célèbrent leur histoire et leur patrimoine, et contribuent à bâtir des communautés créatives. Au 31 mars 2014, Patrimoine canadien avait un effectif de 1 724 équivalents temps plein, dont la plupart travaillaient dans la région de la capitale nationale et occupaient un poste pour une période indéterminée.

5.3 Patrimoine canadien a indiqué avoir été aux prises avec plusieurs défis et changements qui ont eu une incidence sur la dotation au sein de l’organisation durant la période visée par notre vérification. Dans le cadre du Budget de 2013, les fonctions liées à l’Expérience de la capitale sont passées de la Commission de la capitale nationale (CCN) à Patrimoine canadien, ce qui a entraîné le transfert de plus 80 employés de la CCN à Patrimoine canadien. En outre, dans le cadre du Budget de 2014, la responsabilité liée à l’administration du programme des Documents de référence en ligne qui incombait au ministre de Patrimoine canadien a été dévolue au Musée canadien de l’histoire, tout comme la responsabilité liée au Musée virtuel du Canada. Le placement continu des employés touchés par les mesures de réduction budgétaire découlant de l’examen des dépenses de 2012 a constitué un autre défi durant cette période.

5.4 L’organisation a procédé à 116 nominations au cours de la période visée par la vérification. Dans le cadre de notre vérification, nous avons réalisé des entrevues avec des professionnels des ressources humaines (RH) et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination. Nous avons également analysé la documentation pertinente et vérifié un échantillon représentatif de 35 nominations.

Observations sur le Cadre de nomination

Subdélégation des pouvoirs de nomination

5.5 La LEFP confère à la CFP le droit exclusif de faire des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux aient mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et à ce que celui-ci soit accessible à l’échelle de l’organisation.

5.6 Patrimoine canadien était assujetti à l’IDRN depuis l’entrée en vigueur de celui-ci; cet instrument confère les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes à l’administrateur général. Nous avons observé que ce dernier avait établi un instrument de subdélégation et des lignes directrices qui précisent les rôles et responsabilités des gestionnaires subdélégataires ainsi que les modalités et conditions de la subdélégation. Les employés avaient accès à ces documents sur le site intranet de Patrimoine canadien.

5.7 Selon les modalités de subdélégation des pouvoirs en matière de RH à Patrimoine canadien, les gestionnaires subdélégataires doivent s’engager par écrit à respecter les conditions de la subdélégation. À cette fin, ils doivent signer une lettre confirmant l’acceptation des pouvoirs qui leur sont subdélégués, et suivre la formation obligatoire avant d’exercer ces pouvoirs. Nous avons également constaté que Patrimoine canadien maintient une liste des personnes qui sont investies des pouvoirs subdélégués en matière de dotation.

5.8 Nous avons observé que tous les gestionnaires subdélégataires, qui avaient signé les lettres de nomination, disposaient du niveau de subdélégation adéquat et avaient signé la lettre confirmant l’acceptation des pouvoirs subdélégués avant d’exercer ces pouvoirs. En outre, nous avons remarqué que tous les gestionnaires subdélégataires qui signaient les offres de nomination avaient suivi la formation requise avant d’exercer les pouvoirs qui leur avaient été subdélégués.

Planification de la dotation

5.9 Les plans et les stratégies de dotation organisationnels décrivent les priorités de dotation organisationnelles et la façon dont ils seront mis en œuvre ainsi qu’à quel moment. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des plans et des stratégies de dotation mesurables, approuvés et communiqués aux employés.

5.10 Nous avons constaté que Patrimoine canadien avait établi une « Stratégie de ressourcement pour 2011-2015 » comportant des plans de dotation et stratégies connexes mesurables. Cependant, l’organisation n’était pas en mesure de fournir la preuve selon laquelle ces plans étaient approuvés et communiqués aux employés. Nous avons noté que Patrimoine canadien avait effectué une analyse pour comparer les activités de dotation actuelles et prévues pour 2012-2013. Cette analyse a cerné des écarts, des domaines à améliorer et des recommandations à la haute direction. Cependant, l’organisation n’a pas été en mesure de démontrer si des mesures avaient été prises pour donner suite à l’analyse et à l’élaboration de recommandations.

Lignes directrices en matière de nomination

5.11 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des lignes directrices obligatoires en matière de nomination concernant la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés. En outre, la CFP s’attend à ce que toute autre ligne directrice en matière de nomination élaborée par les organisations soit conforme à la LEFP, à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, et au Cadre de nomination de la CFP.

5.12 Nous avons constaté que Patrimoine canadien avait établi des lignes directrices obligatoires en matière de nomination ainsi que des critères régissant l’utilisation des processus de nomination non annoncés. Les lignes directrices obligatoires de Patrimoine canadien ont été communiquées aux employés, aux gestionnaires subdélégataires et aux agents négociateurs, et rendues accessibles sur le site intranet.

5.13 Nous avons observé que les Lignes directrices sur les zones de sélection et de recours établies par Patrimoine canadien comprenaient une exemption relative à la zone de sélection nationale pour les étudiants inscrits au Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat, alors que la zone de sélection nationale s’applique à toutes les nominations d’étudiants à temps plein. Nous avons informé Patrimoine canadien de cette divergence, et l’organisation prévoit y remédier au moment de la révision de ses lignes directrices en matière de nomination, laquelle est en cours. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Capacité d’assumer les responsabilités

5.14 La CFP s'attend à ce que les administrateurs généraux veillent à ce que les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination soient informées de leurs rôles et responsabilités, et à ce qu'elles aient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s'en acquitter.

5.15 Nous avons constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient accès à différents outils, gabarits et publications en matière de dotation sur le site intranet de l’organisation pour les appuyer dans l’exercice de leurs pouvoirs subdélégués. Parmi ceux-ci, mentionnons notamment un plan de projet pour les processus de dotation et un guide d’orientation à l’intention des membres de comités d’évaluation.

5.16 Nous avons constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient accès à un conseiller en RH ayant réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

5.17 Bien que la CFP n’exige pas la consignation des conseils fournis par les conseillers en RH, les conseils documentés que nous avons examinés étaient conformes au Cadre de nomination de la CFP.

Surveillance

5.18 La surveillance est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d’évaluer la gestion et le rendement en dotation en ce qui a trait aux nominations et aux processus de nomination. La surveillance permet d’identifier les enjeux qui devraient être corrigés, de gérer et de minimiser le risque et d’améliorer le rendement en dotation. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux exercent la surveillance obligatoire prescrite par le Cadre de nomination de la CFP, y compris l’IDRN, et à ce qu’ils modifient leurs pratiques en conséquence.

5.19 Patrimoine canadien a mené une activité de surveillance relative à 17 mesures de dotation menées entre le 1^er avril 2012 et le 30 septembre 2013 en vue de déceler les problèmes qui devaient être corrigés et d’élaborer un plan d’action. Par la suite, un rapport a été préparé et présenté au Comité de gestion de la Direction générale ainsi qu’au Comité des ressources humaines et des services d’affaires et au Comité exécutif de l’organisation. Ce rapport comprenait des recommandations aux fins d’amélioration. Patrimoine canadien a également élaboré un plan d’action, assorti d’un échéancier, dans le but d’adresser les problèmes recensés lors de l’activité de surveillance. À la fin de notre vérification, nous avons constaté que le plan d’action élaboré en mars 2014 était toujours en cours de mise en œuvre. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

5.20 Patrimoine canadien a également mené des activités de surveillance quant au Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique et rendu compte des résultats à la haute direction. La surveillance obligatoire de certains secteurs de risque liés aux lignes directrices, notamment les nominations intérimaires de plus de 12 mois et les nominations d’employés occasionnels à des postes de durée déterminée ou indéterminée au moyen de processus non annoncés, n’avait pas eu lieu pour la période visée par notre vérification. Selon Patrimoine canadien, la surveillance obligatoire touchant l’exercice 2014-2015 sera achevée à l’été 2015, et les résultats seront communiqués à la haute direction à ce moment-là.

5.21 Afin de déterminer la fiabilité des données électroniques de Patrimoine canadien, nous avons analysé la base de données sur les RH de l’organisation. Nous avons constaté que ces données étaient suffisamment précises pour permettre de produire de l’information fiable sur les processus de nomination.

Observations sur les nominations

Nominations – Mérite

5.22 En vertu de la LEFP, toutes les nominations doivent être fondées sur le mérite. Le mérite est respecté lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l’administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout ou aux besoins organisationnels précisés par l’administrateur général.

5.23 Nous avons constaté que Patrimoine canadien avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout, et qu’elle répondait aux besoins organisationnels établis par l’administrateur général dans 94 % (33 sur 35) des nominations vérifiées.

5.24 Bien que le mérite ait été démontré dans la plupart des nominations examinées, voici, dans le souci de favoriser la compréhension et l’apprentissage, des renseignements supplémentaires concernant deux nominations pour lesquelles les qualifications essentielles ou qualifications constituant un atout n’ont pas fait l’objet d’une évaluation complète avant la nomination. Dans un cas, l’évaluation narrative de la personne nommée ne contenait pas suffisamment d’éléments probants pour démontrer en quoi cette dernière satisfaisait à l’une des qualifications essentielles et à la qualification constituant un atout utilisée pour procéder à la nomination. Dans l’autre cas, l’une des qualifications essentielles ne figurait pas dans l’évaluation narrative et n’a donc pas été évaluée. Pour ce dernier, le gestionnaire subdélégataire a rédigé, à titre de mesure corrective, une seconde évaluation narrative dans laquelle figurait l’évaluation de la qualification essentielle visée. L’annexe présente les tableaux des observations détaillées sur le mérite quant aux nominations vérifiées.

Nominations – Autres exigences

Bénéficiaires de priorité

5.25 La LEFP et le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique prévoient que certaines personnes répondant à des conditions précises peuvent bénéficier d'un droit de priorité de nomination. Avant d'effectuer des nominations, l'organisation doit prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité et obtenir auprès de la CFP un numéro d'autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination ou d'effectuer une nomination.

5.26 Nous avons constaté que, dans toutes les nominations vérifiées, l’organisation avait obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité auprès de la CFP avant d’effectuer la nomination. Dans certains cas, l’organisation n’avait pas obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer le processus de nomination. Cette observation découlant de la vérification met en lumière le fait que la CFP doit clarifier ses attentes quant à la mise en œuvre de cette exigence des lignes directrices.

5.27 Dans le cas de trois nominations vérifiées, nous avons constaté des différences entre les qualifications essentielles utilisées dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celles ayant servi à effectuer la nomination. À titre d’exemple, quatre qualifications essentielles utilisées dans la demande d’autorisation en matière de priorité ne correspondaient pas à celles qui figuraient dans l’énoncé des critères de mérite (ECM) ayant servi à effectuer la nomination. Nous avons également observé, dans le cas d’une nomination, qu’aucun élément ne permettait d’établir que les candidatures de bénéficiaires de priorité présentées avaient fait l’objet d’une évaluation avant la nomination. De telles situations auraient pu faire en sorte que la candidature des bénéficiaires de priorité ne soit pas dûment prise en considération. Voir la recommandation 3 à la fin du présent rapport.

Information sur les processus de nomination

5.28 La Ligne directrice sur les annonces dans le processus de nomination et la Ligne directrice sur les langues officielles dans le processus de nomination de la CFP exigent que l’information nécessaire soit fournie pour permettre aux personnes qui sont dans la zone de sélection de prendre une décision éclairée et que les renseignements sur les processus de nomination soient communiqués dans les deux langues officielles, s’il y a lieu.

5.29 Nous avons remarqué que dans 72 % (21 sur 29) des nominations vérifiées, les candidats disposaient de renseignements suffisants pour pouvoir prendre une décision éclairée. Cependant, nous avons constaté que dans 28 % (8 sur 29) des nominations vérifiées, les versions anglaise et française de l’annonce n’étaient pas identiques. Dans un cas, la version anglaise énonçait ceci: « Experience in dealing with on-line applications and in using word processing software, DATA ENTRIES and spreadsheets», alors que la version française indiquait: « … Expérience dans un environnement de traitement de demandes en ligne et dans l’utilisation de logiciels de traitement de texte et de chiffrier électronique ». Par conséquent, un plus grand nombre d’éléments étaient requis dans la version anglaise de l’annonce que dans la version française. La présence de renseignements inexacts dans une annonce, y compris dans l’ECM, aurait pu avoir une incidence sur la décision de candidats potentiels de postuler. Voir la recommandation 4 à la fin du présent rapport.

Recommandations

1. L’administrateur général de Patrimoine canadien devrait examiner les Lignes directrices sur les zones de sélection et de recours de l’organisation afin de s’assurer qu’elles sont conformes au Cadre de nomination de la CFP.

2. L’administrateur général de Patrimoine canadien devrait veiller à ce que l’organisation continue d’effectuer une surveillance et de modifier ses pratiques de dotation en conséquence.

3. L’administrateur général de Patrimoine canadien devrait s’assurer que les qualifications essentielles utilisées pour la décision en matière de nomination sont les mêmes que celles qui servent à obtenir une autorisation en matière de priorité.

4. L’administrateur général de Patrimoine canadien devrait veiller à ce que les renseignements figurant dans les annonces, y compris l’énoncé des critères de mérite, ou dans les notifications de candidature retenue fournies aux candidats potentiels, soient les mêmes dans les deux langues officielles.

Réponse globale de Patrimoine canadien

Patrimoine canadien accueille favorablement les observations formulées dans le rapport de vérification de 2014-2015 de la Commission de la fonction publique (CFP). Malgré qu’il y ait certaines améliorations à apporter, nous sommes satisfaits des résultats et nous nous devons de remercier nos employées, tant les conseillers en ressources humaines que les gestionnaires subdélégués, pour leur collaboration et excellent travail.

Notre ministère est en accord avec les conclusions de la vérification présentées dans le rapport. Suite aux recommandations de la CFP, un plan d’action a été développé avec des actions concrètes assurant des changements pertinents dans un délai raisonnable. Ces changements veilleront à ce que nous demeurions conformes aux exigences législatives et règlementaires incluant le Cadre de nomination. Ceci étant dit, Patrimoine canadien a déjà apporté les changements nécessaires à la Politique sur les zones de sélection et de recours.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Les organisations ayant fait l'objet d'une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l'assistance de celle-ci pour élaborer un plan d'action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l'organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu'elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l'égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction d'Agriculture et Agroalimentaire Canada et des mesures que l'organisation a prises ou s'est engagée à prendre en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. La CFP s'attend à ce que l'administratrice générale exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d'action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d'action. La CFP peut fournir de l'aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.

La Commission a également constaté que les observations découlant de la vérification mettent en lumière la nécessité de clarifier les attentes de la CFP quant au respect de l'exigence prévue par la directive concernant l'obtention d'un numéro d'autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination. Elle s'engage à donner suite à cette constatation.

Annexe

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Footnotes