Rapports de vérification 2014-2015 : 6 - Vérification de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
Conclusion de la vérification
Le premier objectif de la vérification était de déterminer si les pouvoirs de nomination que la Commission de la fonction publique (CFP) a délégués à l’administratrice générale de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) ont été gérés adéquatement. Nous avons conclu que ces pouvoirs étaient gérés de façon adéquate. DEO disposait d’un instrument de subdélégation en place qui était accessible à toute l’organisation. Nous avons aussi constaté que les personnes auxquelles avait été attribué un rôle dans les processus de nomination étaient informées de leurs rôles et responsabilités et qu’elles avaient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de ressources humaines pour s’en acquitter. Dans quelques cas, nous avons toutefois constaté que les personnes qui avaient évalué des candidats dans le cadre de processus de nomination ne s’étaient pas vu subdéléguer le pouvoir de le faire, alors qu’il s’agissait d’une exigence énoncée dans l’instrument de subdélégation de DEO.
Le second objectif de la vérification était de déterminer si les nominations effectuées par DEO respectaient la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, le Cadre de nomination de la CFP et ses propres lignes directrices organisationnelles quant au mérite et aux droits de priorité. Nous avons conclu que toutes les nominations respectaient ces exigences. Dans le cas des 24 nominations vérifiées, DEO a été en mesure de démontrer que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administratrice générale. Par ailleurs, nous avons observé que la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant que les nominations n’aient été effectuées.
Table des matières
Vérification de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
6.1 Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a été établie en 1988 en vertu de la Loi sur la diversification de l’économie de l’Ouest canadien. DEO a pour mandat de promouvoir le développement et la diversification de l’économie de l’Ouest canadien et de faire valoir les intérêts de cette région dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, des programmes et des projets économiques à l’échelle nationale. La présence de DEO dans l’Ouest canadien lui permet de créer des partenariats importants avec des entreprises, des organismes communautaires et des établissements universitaires et de recherche, ainsi que des gouvernements provinciaux et des administrations municipales de cette région. En septembre 2014, DEO comptait 279 employés.
6.2 La vérification porte sur les activités de nomination de DEO pour la période du 1er août 2013 au 1er août 2014. Durant cette période, DEO a effectué 39 nominations. Dans le cadre de la vérification, la Commission de la fonction publique (CFP) a réalisé des entrevues avec des conseillers en ressources humaines (RH) et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination. La CFP a également analysé la documentation pertinente et vérifié un échantillon représentatif de 24 nominations.
Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués
Attente de la CFP : La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. Par conséquent, la CFP s’attend à ce que l’organisation ait mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et accessible à l’échelle de l’organisation.
6.3 Au cours de la période visée par la vérification, l’administratrice générale a établi un instrument pour subdéléguer les pouvoirs de nomination aux gestionnaires et précisé les modalités et conditions de subdélégation. L’instrument était accessible à tous les gestionnaires subdélégataires, employés et agents négociateurs.
6.4 Comme il est indiqué dans l’instrument de subdélégation de DEO, pour se voir subdéléguer des pouvoirs à un certain niveau, une personne devait occuper un poste de gestion, avoir suivi la formation requise, reçu une lettre de subdélégation de la part de l’administratrice générale et signé cette lettre pour confirmer qu’elle acceptait les pouvoirs subdélégués. Afin de conserver leurs pouvoirs subdélégués, les gestionnaires devaient suivre une formation de revalidation tous les cinq ans, puis recevoir, de la part de leur administratrice générale, une lettre de revalidation confirmant la subdélégation de leurs pouvoirs. Nous avons constaté que ces conditions avaient été respectées en général, mais qu’il y avait place à amélioration dans la façon de mettre en œuvre la revalidation de la subdélégation. Par exemple, dans quelques cas, bien que les gestionnaires aient suivi la formation à cet égard, DEO n’avait pas été en mesure de fournir les lettres de revalidation; il est alors difficile de confirmer que les gestionnaires avaient l’autorisation d’exercer des pouvoirs subdélégués.
6.5 En outre, dans son instrument de subdélégation, DEO avait aussi établi que seuls les gestionnaires ayant suivi la formation requise, et s’étant vu subdéléguer le pouvoir de le faire par l’administratrice générale, étaient autorisés à utiliser des outils d’évaluation pour évaluer des candidats dans le cadre des processus de nomination. L’utilisation des outils d’évaluation pouvait inclure la correction des examens écrits, la conduite d’entrevues et la vérification des références. Nous avons constaté que dans 21 % (5 sur 24) des nominations vérifiées, les personnes ayant utilisé des outils d’évaluation dans le cadre des processus de nomination ne s’étaient pas vu subdéléguer ce pouvoir.
Recommandation 1 : L’administratrice générale de DEO devrait s’assurer du respect des attentes et des conditions concernant les personnes qui peuvent évaluer des candidats.
Attente de la CFP : Les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination ont été informées de leurs rôles et responsabilités et ont accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.
6.6 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités étaient définis, consignés et communiqués au moyen de la trousse d’outils RH pour les gestionnaires de DEO. Cette trousse inclut l’instrument de subdélégation, les lignes directrices de l’organisation en matière de nomination, des listes de contrôle, des gabarits et des outils relatifs à la dotation. Cette trousse d’outils était disponible aux employés par l’entremise du site intranet de DEO.
6.7 Nous avons de plus constaté que les gestionnaires subdélégataires de DEO avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.
Observations sur les nominations
Attente de la CFP : Les personnes nommées possèdent les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout exigées pour la nomination. Les exigences de la CFP et de l’organisation à l’égard des lignes directrices en matière de zone de sélection et des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés sont respectées.
6.8 Nous avons constaté que, pour les 24 nominations vérifiées, DEO avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administratrice générale.
6.9 Nous avons également constaté que les nominations vérifiées respectaient les exigences des lignes directrices de la CFP et de DEO sur la zone de sélection et les critères régissant l’utilisation de processus non annoncés.
Attente de la CFP : La candidature des bénéficiaires de priorité est prise en considération avant que ne soit effectuée la nomination, et une autorisation en matière de priorité est obtenue avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.
6.10 Nous avons constaté que, pour les 24 nominations, la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant la nomination, c.-à-d. un numéro d’autorisation en matière de priorité avait été obtenu de la CFP avant que les nominations n’aient été effectuées.
6.11 Pour ce qui est d’obtenir un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination, nous avons été informés que DEO avait formulé l’intention de prendre en considération la candidature de bénéficiaires de priorité en même temps qu’elle proposait un candidat à partir d’un bassin existant, c.-à-d. au cas où il n’y aurait aucun bénéficiaire de priorité disponible et jugé qualifié. Cette observation identifie un besoin pour la CFP de clarifier ses attentes quant à la façon d’appliquer cette exigence des lignes directrices en la matière.
Réponse globale de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) est d’accord avec les observations et la recommandation formulées dans le présent rapport, et convient que les faits présentés sont exacts. L’organisation prend au sérieux les pouvoirs qui lui sont délégués. Elle continuera de s’assurer que les nominations sont effectuées conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la CFP et à ses propres lignes directrices, en ce qui a trait au mérite et aux droits de priorité.
DEO s’engage à améliorer continuellement son système de dotation et à régler rapidement et efficacement la question soulevée dans la vérification. Ainsi, un plan d’action a été élaboré pour donner suite aux observations et à la recommandation formulées dans ce rapport. DEO est déterminée à assurer la mise en œuvre efficace de la recommandation.
Mesures prises par la Commission de la fonction publique
Les organisations ayant fait l’objet d’une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l’assistance de celle-ci pour élaborer un plan d’action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu’elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse à la recommandation formulée lors de la vérification. La CFP s’attend à ce que l’administratrice générale exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d’action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d’action. Elle peut fournir de l’aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.
La Commission a également constaté que les observations découlant de la vérification mettent en lumière la nécessité de clarifier les attentes de la CFP quant au respect de l’exigence prévue par la directive concernant l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination. Elle s’engage à donner suite à cette constatation.
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