Rapports de vérification 2014-2015 : 7 - Vérification de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario

Table des matières

• Vérification de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario
• Observations sur le Cadre de nomination
• Observations sur les nominations
• Recommandations
• Réponse globale de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario
• Mesures prises par la Commission de la fonction publique
• Annexe

Vérification de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario

7.1 La présente vérification porte sur les activités de nomination de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario (FedDev Ontario) pour la période s’échelonnant du 1^er novembre 2012 au 31 octobre 2014. Le premier objectif de cette vérification était de déterminer si FedDev Ontario avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination. Le second objectif était de déterminer si les nominations et les processus de nomination effectués par FedDev Ontario étaient conformes aux prescriptions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), ainsi qu’à ses propres lignes directrices organisationnelles en matière de nomination.

7.2 FedDev Ontario a été créée en août 2009 – il s’agissait d’une priorité énoncée dans le budget de 2009 du gouvernement du Canada – pour aider la région du Sud de l’Ontario à limiter et à surmonter les défis économiques régionaux et mondiaux. L’organisation s’était alors vu octroyer la somme d’un milliard de dollars, répartie sur cinq ans, pour soutenir financièrement les priorités des collectivités, des entreprises et des organismes sans but lucratif du Sud de l’Ontario, principalement axées sur l’innovation technologique, le développement des entreprises et le développement économique communautaire. Le budget de 2013 du gouvernement a prolongé de cinq ans le mandat initial.

7.3 D’après FedDev Ontario, l’organisation connaît des difficultés en matière de gestion des ressources humaines (RH) depuis sa création en 2009. À l’origine, 38 employés ont été transférés en bloc à FedDev Ontario à partir d’une autre organisation fédérale. Au mois d’août 2011, le nombre d’employés était passé à 188. FedDev Ontario a indiqué qu’il était difficile de doter des postes à Kitchener qui requièrent une expérience relative au leadership et aux secteurs fonctionnels spécialisés dans la fonction publique.

7.4 Durant la période faisant l’objet de notre vérification, FedDev Ontario nous a informés qu’il existait une incertitude quant au renouvellement du mandat de l’organisation ainsi qu’un taux significatif de roulement de personnel touchant les postes de direction. Par conséquent, la CFP n’a pas vérifié si FedDev Ontario avait élaboré des plans de dotation et des stratégies connexes mesurables ayant été approuvés et communiqués aux employés. Après la période visée par notre vérification, FedDev Ontario a indiqué qu’elle avait fixé trois priorités de dotation et stratégies connexes pour 2014-2015, lesquelles ont été approuvées par la présidente et communiquées aux employés en janvier 2015.

7.5 Au 31 mars 2014, FedDev Ontario comptait 223 employés. L’organisation a procédé à 52 nominations au cours de la période visée par notre vérification. Dans le cadre de notre vérification, nous avons réalisé des entrevues avec des professionnels des RH et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination. Nous avons également analysé la documentation pertinente et vérifié un échantillon représentatif de 25 nominations.

Observations sur le Cadre de nomination

Subdélégation des pouvoirs de nomination

7.6 La LEFP confère à la CFP le droit exclusif de faire des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux qui à leur tour peuvent subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux aient mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et à ce que celui ci soit accessible à l’échelle de l’organisation.

7.7 FedDev Ontario est assujettie à l’IDRN depuis sa création, déléguant ainsi les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes à la présidente. L’IDRN a été communiqué aux employés sur le site intranet de FedDev Ontario.

7.8 Nous avons constaté que FedDev Ontario avait établi un instrument de subdélégation intitulé « Instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines» qui décrit les rôles et responsabilités des gestionnaires subdélégataires. Nous avons remarqué qu’aucune exigence n’était officiellement définie dans l’instrument de subdélégation quant à la formation à suivre avant de se voir subdéléguer ces pouvoirs. Nous avons toutefois remarqué que le processus de subdélégation avait évolué pendant la période visée par notre vérification. Sous le régime de la présidente actuelle, les RH préparent une note d’information précisant la formation suivie par chacun des gestionnaires; sur cette base, la présidente peut, le cas échéant, leur émettre une lettre afin de leur subdéléguer des pouvoirs en matière de nomination.

7.9 Selon l’IDRN, les modalités et conditions de subdélégation doivent aussi être accessibles à toutes les personnes investies de pouvoirs subdélégués et à leurs employés. En avril 2015, FedDev Ontario a confirmé que les exigences, qui doivent être respectées avant la subdélégation des pouvoirs, avaient été officiellement établies et communiquées à tous les employés sur le site intranet de l’organisation.

Lignes directrices en matière de nomination

7.10 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des lignes directrices obligatoires en matière de nomination concernant la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés. En outre, la CFP s’attend à ce que toute autre ligne directrice en matière de nomination élaborée par les organisations soit conforme à la LEFP, à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, et au Cadre de nomination de la CFP.

7.11 Nous avons constaté que FedDev Ontario avait mis en place les lignes directrices obligatoires en matière de nomination ainsi que les critères régissant l’utilisation de processus de nomination non annoncés. Les lignes directrices étaient communiquées et rendues accessibles aux employés via le site intranet de FedDev Ontario.

7.12 Nous avons également constaté que les lignes directrices et critères organisationnels contenaient les dispositions requises par la CFP, à l’exception des Lignes directrices en matière de zone de sélection. Nous avons constaté que les Lignes directrices en matière de zone de sélection de FedDev Ontario n’exigeaient pas l’utilisation de la zone nationale de sélection (ZNS) pour tous les processus externes annoncés, comme le prescrivent les Lignes directrices en matière de nomination de la CFP. Cette exigence figurait dans une annexe des lignes directrices de FedDev Ontario et était présentée comme un élément à considérer seulement. Ainsi, les gestionnaires auraient pu ne pas être au courant de cette exigence obligatoire, ce qui aurait pu avoir des répercussions sur l’accès à des possibilités d’emploi. Malgré ce fait, nous avons remarqué que le risque susmentionné ne s’est pas concrétisé, car FedDev Ontario a utilisé la ZNS prescrite pour tous les processus externes annoncés au cours de la période visée par notre vérification.

7.13 Pendant notre vérification, FedDev Ontario a revu ses Lignes directrices en matière de zone de sélection pour y inclure l’utilisation de la ZNS dans la section « Exigences».

Capacité d’assumer les responsabilités

7.14 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux veillent à ce que les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination soient informées de leurs rôles et responsabilités et à ce qu’elles aient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.

7.15 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités étaient définis et communiqués dans divers documents, notamment l’instrument de subdélégation et les lignes directrices en matière de nomination. Différents outils, guides et gabarits de dotation étaient accessibles aux gestionnaires subdélégataires sur le lecteur partagé de l’organisation, tels qu’un gabarit de justification pour le recours à un processus non annoncé et des astuces à l’intention des gestionnaires sur la façon de mener des entrevues. En décembre 2014, FedDev Ontario a également élaboré et communiqué un Guide de dotation pour les gestionnaires.

7.16 Nous avons constaté que les gestionnaires subdélégataires avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

7.17 L’instrument et la lettre de subdélégation indiquaient que les gestionnaires subdélégataires étaient invités à solliciter des avis auprès de leur conseiller en RH. Bien que rien n’exige que soient consignés les conseils fournis par le conseiller en RH, pour les nominations que nous avons examinées et à l’égard desquelles les conseils fournis avaient été consignés, ils étaient conformes au Cadre de nomination de la CFP.

Surveillance

7.18 La surveillance est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d’évaluer la gestion et le rendement en dotation en ce qui a trait aux nominations et aux processus de nomination. La surveillance permet d’identifier les enjeux qui devraient être corrigés, de gérer et de minimiser le risque et d’améliorer le rendement en dotation. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux exercent la surveillance obligatoire prescrite par le Cadre de nomination de la CFP, y compris l’IDRN, et à ce qu’ils modifient leurs pratiques en conséquence.

7.19 FedDev Ontario a établi un cadre de surveillance de la dotation pour se concentrer sur les tendances, identifier les enjeux, évaluer les risques potentiels et formuler des recommandations sur les mesures appropriées. Nous avons constaté que FedDev Ontario avait effectué une surveillance au moyen de l’examen des nominations et des processus de nomination, afin de s’assurer que ses activités de nomination étaient conformes à la LEFP de même qu’à toute autre exigence législative et ligne directrice.

7.20 Nous avons aussi constaté que l’ensemble de la surveillance obligatoire des lignes directrices présentant des risques avait été effectuée (p. ex. les nominations intérimaires de plus de 12 mois et les nominations d’employés occasionnels à des postes de durée déterminée ou indéterminée effectuées au moyen de processus non annoncés). Cette surveillance a été effectuée au moyen d’une analyse de la base de données sur les RH. Nous avons analysé la base de données sur les RH de FedDev Ontario et avons constaté qu’elle était suffisamment exacte pour produire de l’information fiable sur les processus de nomination.

7.21 Les résultats de ces exercices de surveillance ainsi que les mesures prises pour aborder les points à améliorer ont été présentés à la haute direction tous les six mois. FedDev Ontario a par ailleurs indiqué que les conseillers et adjoints en RH étaient informés des enjeux relevés dans le cadre de la surveillance des nominations et processus de nomination.

Observations sur les nominations

Nominations – Mérite

7.22 En vertu de la LEFP, toutes les nominations doivent être fondées sur le mérite. Le mérite est respecté lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l’administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout ou aux besoins organisationnels précisés par l’administrateur général.

7.23 Nous avons constaté que FedDev Ontario avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles, les qualifications constituant un atout, et satisfaisait aux besoins organisationnels établis par l’administrateur général dans 84 % (21 sur 25) des nominations vérifiées. Cependant, le mérite n’a pas été démontré dans 12 % (3 sur 25) des nominations et n’a pas été respecté dans 4 % (1 sur 25) des nominations.

7.24 La section suivante contient des renseignements supplémentaires sur les nominations pour lesquelles le mérite n’a pas été démontré ou n’a pas été respecté, et permet de mieux comprendre ce qu’il en est. Dans une nomination pour laquelle le mérite n’a pas été démontré, la personne nommée avait échoué à l’évaluation d’une des qualifications essentielles à l’étape de l’entrevue, et le gestionnaire avait demandé qu’une vérification des références soit effectuée. Toutefois, FedDev Ontario n’a pas été en mesure de fournir la preuve que la qualification avait été évaluée au moyen de la vérification des références. Dans un autre cas, certains critères de mérite, notamment les compétences en leadership qui ont été utilisées pour procéder à la nomination, n’ont pas été évaluées individuellement, ce qui constitue pourtant une exigence découlant de la norme de qualification du Secrétariat du Conseil du Trésor pour le groupe de la direction. Dans le troisième cas où le mérite n’a pas été démontré, il n’y avait pas suffisamment d’éléments probants permettant de démontrer que la personne nommée possédait le niveau d’études ou la norme de qualification. Enfin, dans le cas où le mérite n’a pas été respecté, la personne nommée ne possédait pas l’une des qualifications constituant un atout qui a été utilisée pour procéder à la nomination. L’annexe présente des tableaux des observations détaillées sur le mérite quant aux nominations vérifiées. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Nominations – Autres exigences

Bénéficiaires de priorité

7.25 La LEFP et le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique prévoient que certaines personnes répondant à des conditions précises peuvent bénéficier d’un droit de priorité de nomination. Avant d’effectuer des nominations, l’organisation doit prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité et obtenir auprès de la CFP un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.

7.26 Toutes les nominations examinées nécessitaient et ont obtenu une autorisation en matière de priorité avant de procéder à la nomination. Dans la plupart des cas, nous avons constaté que la candidature des bénéficiaires de priorité avait été adéquatement prise en considération. Nous avons toutefois constaté que, dans deux cas, les qualifications essentielles et les exigences du poste utilisées dans la demande d’autorisation en matière de priorité différaient de celles utilisées pour effectuer la nomination. Par exemple, le lieu du poste fourni pour l’obtention de l’autorisation en matière de priorité était Kitchener, alors que la personne nommée travaillait à Toronto. De telles situations auraient pu faire en sorte que la candidature des bénéficiaires de priorité ne soit pas adéquatement prise en considération. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

Information sur les processus de nomination

7.27 La Ligne directrice sur les annonces dans le processus de nomination et la Ligne directrice sur les langues officielles dans le processus de nomination de la CFP exigent que l’information nécessaire soit fournie pour permettre aux personnes qui sont dans la zone de sélection de prendre une décision éclairée et que les renseignements sur les processus de nomination soient communiqués dans les deux langues officielles, s’il y a lieu.

7.28 Nous avons constaté que dans 40 % (10 sur 25) des nominations, les versions anglaise et française de l’annonce ou de l’énoncé des critères de mérite (ECM) n’étaient pas identiques. Par exemple, la version anglaise de l’ECM énonçait ceci: « Experience preparing or assessing business or economic development plans or strategies», tandis que la version française indiquait: « Expérience de la préparation ou l’évaluation ou des plans de développement économique ou de stratégies». Donc, la version française de l’ECM n’exigeait pas la même expérience que la version anglaise. Des renseignements inexacts dans une annonce ou dans un ECM auraient pu avoir une incidence sur la décision des candidats éventuels de postuler. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Serment ou affirmation solennelle

7.29 Conformément aux exigences de la LEFP, la date de prise d’effet de la nomination d’une personne qui vient d’être nommée à la fonction publique est celle dont conviennent par écrit le gestionnaire subdélégataire et la personne nommée, ou, si elle est postérieure, la date à laquelle cette dernière prête et souscrit le serment ou l’affirmation solennelle. Selon l’IDRN, le pouvoir d’administrer le serment a été délégué à la présidente qui, à son tour, l’a subdélégué à certains employés au moyen de l’instrument de subdélégation.

7.30 Dans notre échantillon, neuf nominations examinées exigeaient un serment ou une affirmation solennelle. Bien que l’exigence ait été respectée dans la plupart des cas, nous avons constaté que, pour une nomination, le serment ou l’affirmation solennelle n’avait pas été prêté au plus tard à la date de la nomination indiquée dans l’offre de nomination et que, dans un autre cas, le serment ou l’affirmation solennelle n’avait pas été administré par une personne autorisée. Par conséquent, ces deux personnes ont été nommées sans avoir satisfait à l’exigence de la LEFP ou aux exigences organisationnelles. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Recommandations

1. La présidente de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario devrait s’assurer de ce qui suit :

• Toutes les qualifications utilisées pour effectuer la nomination font l’objet d’une évaluation complète qui permet de déterminer que la personne nommée respecte chacune d’entre elles avant de procéder à la nomination;
• L’information sur les nominations ou les annonces fournies aux candidats éventuels ou aux personnes qui sont en droit de recevoir une notification est identique dans les deux langues officielles;
• La personne à nommer prête et souscrit le serment ou l’affirmation solennelle devant une personne autorisée le jour de sa nomination ou avant, s’il y a lieu.

2. La présidente de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario devrait s’assurer que les qualifications essentielles et les exigences du poste qui sont utilisées aux fins de la décision de nomination et celles qui sont utilisées pour la demande d’autorisation en matière de priorité sont les mêmes.

Réponse globale de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario

L’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario (FedDev Ontario) a examiné le rapport de vérification de la Commission de la fonction publique, et accepte ses constatations et ses recommandations.

FedDev Ontario prend ses pouvoirs de dotation délégués au sérieux et s’affaire à s’assurer que les nominations sont effectuées conformément aux exigences législatives, réglementaires et aux lignes directrices.

Le processus de vérification a fourni de précieux renseignements sur les points forts et les secteurs à améliorer. FedDev Ontario s’est engagée à aborder les constatations et les recommandations en temps opportun. Un plan d’action visant à améliorer les pratiques de dotation a été élaboré en réponse aux constatations de la vérification. En plus du plan d’action, une stratégie d’éducation en matière de dotation sera mise en œuvre pour permettre une compréhension approfondie des exigences, des mesures d’assouplissement et des rôles liés à la dotation au sein de l’Agence.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Les organisations ayant fait l’objet d’une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l’assistance de celle-ci pour élaborer un plan d’action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu’elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. La CFP s’attend à ce que l’administratrice générale exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d’action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d’action. Elle peut fournir de l’aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.

Annexe

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique