Rapports de vérification 2014-2015 : 8 - Vérification du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada

Table des matières

• Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada
• Observations sur le Cadre de nomination
• Observations sur les nominations
• Recommandations
• Réponse globale du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada
• Mesures prises par la Commission de la fonction publique
• Annexe

Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada

8.1 La présente vérification porte sur les activités de nomination du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada (BRCSC) pour la période du 1^er avril 2012 au 31 août 2014. Le premier objectif de cette vérification était de déterminer si le BRCSC avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination. Le second objectif était de déterminer si les nominations et processus de nomination effectués par le BRCSC étaient conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), ainsi qu’à ses propres lignes directrices en matière de nomination.

8.2 La Cour suprême du Canada (CSC) est la juridiction d’appel de dernier ressort au Canada. Le BRCSC accroît l’indépendance de la Cour en lui fournissant tous les services et soutien administratifs nécessaires pour qu’elle puisse traiter, instruire et trancher les affaires dont elle est saisie. Il agit également à titre d’intermédiaire entre les plaideurs et la Cour. Le registraire agit à titre d’administrateur général du BRCSC et est responsable de la gestion de ses employés, de ses ressources et de ses activités.

8.3 Au cours de l’exercice financier 2013-2014, le BRCSC comptait 218 employés, lesquels étaient tous situés dans la région de la capitale nationale. À l’exception du registraire et du registraire adjoint, les employés de la CSC sont nommés en vertu de la LEFP.

8.4 Des 89 nominations effectuées par l’organisation au cours de la période visée par la vérification, 59 concernaient des postes d’auxiliaires juridiques et 30 concernaient d’autres postes. Des 30 nominations concernant d’autres postes, 19 ont été vérifiées parmi un échantillon représentatif. Dans le cadre de notre vérification, nous avons réalisé des entrevues avec des professionnels des ressources humaines (RH) et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination.

Observations sur le Cadre de nomination

Subdélégation des pouvoirs de nomination

8.5 La LEFP confère à la CFP le droit exclusif de faire des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. La CFP délègue bon nombre de ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux aient mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et qui soit accessible à l’échelle de l’organisation.

8.6 Le registraire avait établi des lignes directrices en matière de subdélégation et un instrument de délégation des pouvoirs liés à la gestion des ressources humaines afin de subdéléguer les pouvoirs de nomination aux gestionnaires. Ces documents énonçaient les modalités et conditions de subdélégation et étaient accessibles à tous les employés.

8.7 Pour accorder à ses gestionnaires des pouvoirs de nomination subdélégués, l’administrateur général du BRCSC exigeait qu’ils occupent un poste ayant un lien hiérarchique direct, une délégation des pouvoirs financiers et un centre de responsabilité. Les gestionnaires devaient aussi avoir suivi la formation requise, avoir accès à un conseiller en RH ayant une expertise relativement au cadre de nomination de la CFP, avoir reçu une lettre de subdélégation signée du registraire et avoir accepté les pouvoirs subdélégués. Nous avons constaté que l’organisation avait été en mesure de démontrer que 8 gestionnaires sur 10 qui avaient signé les offres de nomination visant les nominations examinées répondaient à toutes les conditions de subdélégation. Pour l’un des gestionnaires visés, le BRCSC n’a pas été en mesure de trouver la lettre de subdélégation, et pour un autre, l’organisation n’a pas pu prouver que les pouvoirs financiers avaient été délégués au gestionnaire.

8.8 Nous avons observé que pour 7 des 26 nominations effectuées au moyen d’un processus non annoncé pour la période du 10 septembre 2012 au 31 août 2014, les offres de nomination avaient été signées par deux gestionnaires subdélégataires qui n’avaient pas le pouvoir de signature requis par l’instrument de subdélégation du BRCSC. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Planification de la dotation

8.9 Les plans de dotation organisationnels et stratégies connexes décrivent les priorités ainsi que les mesures et l’échéancier nécessaires pour les réaliser. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des plans de dotation et stratégies connexes mesurables, approuvés et communiqués aux employés.

8.10 Nous avons constaté que l’organisation avait établi un plan stratégique pour 2012-2016 ainsi que des priorités et stratégies organisationnelles en matière de dotation. Le plan stratégique et les priorités de dotation étaient examinés, mis à jour et approuvés annuellement par le Comité exécutif, pendant leur retraite de planification, lequel était présidé par l’administrateur général.

8.11 Nous avons de plus constaté que les plans organisationnels de dotation et stratégies connexes du BRCSC pour 2013-2014 étaient mesurables et approuvés, et qu’ils avaient été communiqués à tous les employés.

Lignes directrices en matière de nomination

8.12 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des lignes directrices obligatoires en matière de nomination concernant la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés. En outre, la CFP s’attend à ce que toute autre ligne directrice en matière de nomination élaborée par les organisations soit conforme à la LEFP, à tout autre instrument législatif et réglementaire applicable, et au Cadre de nomination de la CFP.

8.13 Nous avons constaté que les lignes directrices et critères obligatoires en matière de nomination avaient été mis en place et contenaient les dispositions exigées par la CFP. Ces lignes directrices et critères, de même que les autres lignes directrices en matière de nomination, étaient accessibles et communiqués à tous les employés, de même qu’aux agents négociateurs.

Capacité d’assumer les responsabilités

8.14 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux veillent à ce que les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination soient informées de leurs rôles et responsabilités, et à ce qu’elles aient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.

8.15 Nous avons constaté que les gestionnaires subdélégataires de l’organisation à qui un rôle avait été attribué dans les processus de nomination étaient au courant de leurs rôles et responsabilités et avaient accès aux outils nécessaires pour s’en acquitter ainsi qu’à un conseiller en RH ayant réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

Surveillance

8.16 La surveillance est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d’évaluer la gestion et le rendement en dotation quant aux nominations et processus de nomination. La surveillance permet d’identifier les enjeux qui devraient être corrigés, de gérer et de minimiser le risque et d’améliorer le rendement en dotation. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux exercent la surveillance obligatoire prescrite par le Cadre de nomination de la CFP, y compris l’IDRN, et à ce qu’ils modifient leurs pratiques en conséquence.

8.17 Nous avons constaté que l’organisation avait effectué des activités de surveillance au moyen de l’examen des dossiers, afin de s’assurer que l’exercice des pouvoirs délégués et subdélégués ainsi que les décisions de nominations étaient conformes. Les résultats ont été communiqués à la haute direction, et des mesures ont été prises, lorsque nécessaire.

8.18 Nous avons également observé que l’organisation avait surveillé les résultats de ses plans de dotation et stratégies connexes, et que la justification des écarts avait été documentée puis communiquée à la haute direction.

Observations sur les nominations

8.19 En vertu de la LEFP, toutes les nominations doivent être fondées sur le mérite. Le principe du mérite est respecté lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l’administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout ou répondant aux besoins organisationnels précisés par l’administrateur général.

8.20 Nous avons constaté que le BRCSC avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administrateur général dans 74 % des nominations (14 sur 19) et que le mérite n’avait pas été démontré dans 26 % de ces nominations (5 sur 19).

8.21 Pour ces cinq nominations, l’organisation n’a pas été en mesure de démontrer que toutes les qualifications essentielles avaient été évaluées car il manquait des renseignements, comme une preuve d’études ou des documents d’évaluation. Dans l’une des cinq nominations, l’évaluation de certaines qualifications ne montrait pas en quoi la personne nommée possédait les qualifications requises pour le poste. L’annexe présente des tableaux décrivant en détail nos observations sur le mérite pour les nominations vérifiées. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

8.22 En ce qui concerne les nominations aux postes d’auxiliaires juridiques, la CFP s’est engagée à collaborer avec les administrateurs généraux des organisations qui en embauchent afin de clarifier les exigences administratives applicables à leur nomination.

8.23 La LEFP et le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique prévoient que certaines personnes répondant à des conditions précises peuvent bénéficier d’un droit de priorité de nomination. Avant d’effectuer des nominations, l’organisation doit prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité, et obtenir auprès de la CFP un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.

8.24 Pour ce qui est des 19 nominations, nous avons constaté que les exigences de la CFP, qui ont été conçues afin de veiller à ce que les bénéficiaires de priorité qualifiés soient nommés avant tous les autres candidats, ont été respectées.

Recommandations

1. L’administrateur général du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada devrait veiller à ce que l’organisation soit en mesure de démontrer que les gestionnaires répondent aux conditions en matière de subdélégation avant d’exercer les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes.

2. L’administrateur général du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada devrait veiller à ce que toutes les qualifications utilisées pour une nomination soient entièrement évaluées, et que les décisions de nomination soient documentées.

Réponse globale du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada

En tant qu’organisme de petite taille, le Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada (BRCSC) sait parfaitement qu’il lui faut nommer à chaque poste un candidat qualifié, compétent et averti pour pouvoir réaliser son mandat. Le BRCSC s’engage à conserver un cadre de dotation solide et dynamique qui contribue à faire en sorte que les nominations respectent toutes les exigences législatives ou de principes applicables et qu’elles soient fidèles aux valeurs de la dotation dans la fonction publique et au principe du mérite.

Nous apprécions les recommandations de la Commission de la fonction publique et avons hâte de mettre en œuvre un plan d’action pour améliorer les éléments de notre programme de dotation qui peuvent l’être. Tout au long de la vérification, nous avons agi lorsque nous le pouvions pour régler des questions soulevées durant le processus. Notre plan d’action fait état de ces mesures.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Les organisations ayant fait l’objet d’une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l’assistance de celle-ci pour élaborer un plan d’action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu’elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. La CFP s’attend à ce que l’administrateur général exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d’action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d’action. Elle peut fournir de l’aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.

En ce qui concerne les nominations aux postes d’auxiliaires juridiques, la CFP s’engage à travailler en étroite collaboration avec les administrateurs généraux des organisations qui embauchent des auxiliaires juridiques, afin de clarifier les exigences administratives liées à ces nominations.

Annexe

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Footnotes