Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

de la Commission de la fonction publique aux administrateur généraux

En vertu de l’article 15 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la Commission de la fonction publique (CFP) autorise les administrateurs généraux désignés à exercer à l’égard de l’organisation dont chacun est responsable, les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes décrits dans le présent instrument de délégation (annexe A). Ces pouvoirs peuvent être exercés dès leur nomination ou désignation, sauf indication contraire. 

Conformément au paragraphe 4(7) de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE), la CFP autorise les administrateurs généraux à exercer à l’égard de l’organisation dont chacun est responsable, et dans le cadre des attributions applicables prévues par la LEFP, les pouvoirs et les fonctions liés à la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi, comme le prévoit le présent instrument de délégation. 

Les administrateurs généraux sont responsables auprès de la CFP de l’utilisation de tous les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes qui leur sont délégués, y compris tous les pouvoirs qu’ils ont subdélégués. Les administrateurs généraux et les personnes subdéléguées doivent respecter les exigences du présent instrument de délégation, de la LEFP, de la LEE, des autres lois et règlements applicables, de la Politique de nomination de la CFP, ainsi que des politiques organisationnelles en matière de dotation et de l’instrument de subdélégation.

Modalités et conditions

Section 1 – Système de dotation organisationnel

Les administrateurs généraux doivent :

1. Établir une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination internes qui, au minimum :

• a) prévoit un accès raisonnable lorsque des possibilités d’emploi sont annoncées;
• b) prévoit un accès raisonnable aux mécanismes de recours;
• c) respecte les droits résiduels des employés d’Anciens Combattants Canada et de la Régie de l’énergie du Canada.^{Footnote 1}

2. Établir une direction, par le biais d’une politique, d’activités de planification ou d’autres moyens, portant sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés.^{Note de bas de page}

3. Établir les exigences pour les personnes subdéléguées de formuler, par écrit, la décision de sélection. ^{Note de bas de page 2}

4. S’assurer que l’employeur ou les agents négociateurs ont été consultés sur les politiques de dotation organisationnelles lorsque demandé, ou s’ils considèrent qu’il est nécessaire ou souhaitable de le faire.

5. S’assurer d’étudier leurs systèmes, politiques et pratiques d’emploi en matière de nomination ou liés à la nomination, lorsqu’une sous-représentation a été identifiée, afin de déterminer s’ils comportent des préjugés ou des obstacles pour les personnes qui sont membres des groupes désignés au sens de l’article 3 de la LEE et, si tel est le cas, faire des efforts raisonnables pour les éliminer ou pour en atténuer les effets sur ces personnes.  

Section 2 – Subdélégation

Seul l’administrateur général peut subdéléguer les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes ainsi que limiter ou révoquer une subdélégation. Seuls les pouvoirs énumérés à l’annexe A peuvent être subdélégués, selon les modalités et conditions établies dans le présent instrument. 

En subdéléguant les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes, les administrateurs généraux doivent :

1. Identifier et documenter les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui sont subdélégués, et à quelles personnes ces pouvoirs sont subdélégués.

2. Établir les exigences de formation préalables à la subdélégation, qui doivent inclure une formation sur les préjugés inconscients.

3. Avant de subdéléguer, s’assurer que les personnes sur le point d’être subdéléguées^{Footnote Note de bas de page 3}  :

• a) ont suivi les formations requises;
• b) ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences de l’annexe C.

4. Communiquer par écrit aux personnes sur le point d’être subdéléguées les modalités et conditions de la subdélégation, ainsi que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui leurs sont subdélégués.

5. S’assurer que les personnes subdéléguées reçoivent les renseignements ainsi que les conseils et les services en matière de ressources humaines dont ils ont besoin pour exercer leurs pouvoirs subdélégués.

Les personnes admissibles à la subdélégation sont indiquées à l’annexe B.

Section 3 – Surveillance et rapports

^{FootnoteLes administrateurs généraux doivent :}

Les administrateurs généraux doivent :

1. Dans le cadre de la surveillance continue de leur système de dotation, évaluer, de manière cyclique^{Footnote Note de bas de page 4}  , le respect des exigences prévues par le présent instrument de délégation, la LEFP, les autres lois et règlements applicables, la Politique de nomination de la CFP, ainsi que les politiques organisationnelles en matière de dotation et l’instrument de subdélégation.^{Footnote a}

2. S’assurer que des mesures de redressement appropriées sont prises pour remédier aux manquements.

3. Faire rapport à la CFP sur les points mentionnés à l’annexe D.

Footnotes

Section 4 – Responsabilités en matière d’enquêtes

Les administrateurs généraux doivent voir à ce que leur personnel:

1. Transmette à la CFP :

• a) les cas où il y a des raisons de croire que la nomination ou la proposition de nomination ne s’est pas faite indépendamment de toute influence politique ou les cas où il aurait pu y avoir fraude dans le processus de nomination;
• b) les cas où il y a des raisons de croire qu’une conduite irrégulière a influé sur le choix de la personne nommée ou dont la nomination est proposée dans un processus de nomination externe.

2. S’assure que les enquêtes et le processus suivi pour les mesures correctives et/ou la révocation respectent les principes d’équité procédurale, y compris :

• a) le droit de se faire entendre;
• b) le droit à une enquête impartiale;
• c) le droit d’être représenté;
• d) le droit de recevoir une décision motivée.

3. En cas de révocation à la suite d’une enquête menée aux termes du paragraphe 15(3) de la LEFP, informe par écrit la personne de :

• a) la date d’entrée en vigueur de la révocation et des motifs de la décision;
• b) s’il y a une possibilité qu’elle soit nommée à un autre poste pour lequel elle est réputée posséder les qualifications essentielles;
• c) son droit de porter plainte auprès de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral sous motif que la révocation était déraisonnable, ainsi que du délai pour ce faire.

Section 5 – Modifications et établissement de modalités et conditions additionnelles à la délégation

La CFP peut apporter des modifications afin de mettre à jour certaines sections du présent instrument de délégation, y compris les annexes. Toute modification susceptible d’avoir une incidence sur la délégation des pouvoirs sera communiquée aux administrateurs généraux.

La CFP peut établir des modalités et conditions additionnelles à la délégation d’un administrateur général, y compris le retrait partiel ou complet des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués, si elle conclut qu’il y a eu un non-respect des modalités et conditions prévues par le présent instrument de délégation, ou un abus ou mauvais usage des pouvoirs délégués ou subdélégués. Les modalités et conditions de délégation additionnelles sont communiquées séparément aux administrateurs généraux concernés.

Annexe A – Pouvoirs délégués

La Commission de la fonction publique (CFP) délègue aux administrateurs généraux désignés les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes ci dessous retrouvés dans les lois et les règlements suivants  :

• Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP);
• Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP);
• Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique (RLONFP);
• Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE).

Ces pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes sont assujettis aux modalités et aux conditions fixées par la Commission.

Les administrateurs généraux délégués et les personnes subdéléguées peuvent seulement effectuer des nominations au sein de leur organisation.

Remarque : Les descriptions des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes visent à expliquer les dispositions en termes simples et clairs. En cas de doute ou de question concernant l’interprétation d’une disposition ou l’autorité déléguée, le libellé et la signification des dispositions de la LEFP, du REFP, du RLONFP et de la LEE prévaudront.

A. Le pouvoir suivant ne peut pas être subdélégué et peut être exercé uniquement par l’administrateur général:

B. Le pouvoir suivant peut être exercé par l’administrateur général ou peut être subdélégué au niveau du sous-ministre délégué ou du sous ministre adjoint (ou l’équivalent) uniquement:

C. Les pouvoirs suivants peuvent être exercés par l’administrateur général et par les personnes qu’il a subdéléguées :

Annexe B – Personnes admissibles à la subdélégation

Les administrateurs généraux peuvent, sous réserve des modalités et conditions du présent Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), subdéléguer leurs pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués aux personnes suivantes :

1. Aux fonctionnaires au sein de leur organisation, ce qui exclut les employés occasionnels nommés en vertu du paragraphe 50(1) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

2. Aux sous-ministres délégués (ou tout autre titre d’administrateur général délégué) au sein de leur organisation.

3. Aux personnes nommées par le gouverneur en conseil dont les fonctions relèvent de leur organisation et qui ont à la fois des responsabilités en matière de finances et de ressources humaines.

4. Aux participants d’Échanges Canada dont les affectations relèvent de leur organisation et qui ont à la fois des responsabilités en matière de finances et de ressources humaines, à condition que l’affectation (incluant toute prolongation) soit conforme aux politiques du Conseil du Trésor.

5. Aux fonctionnaires d’une autre organisation assujettie à l’IDRN. Les modalités et les conditions de subdélégation applicables à ces fonctionnaires subdélégués sont celles qui s’appliquent à l’administrateur général de l’organisation dans laquelle la nomination est effectuée.

REMARQUE : Les administrateurs généraux qui souhaitent subdéléguer des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes à d’autres personnes que celles susmentionnées doivent soumettre une demande de dispositions particulières pour la subdélégation à la Commission de la fonction publique.

Annexe C – Formulaire d’attestation

Annexe D – Exigences en matière de rapports

Les administrateurs généraux doivent faire rapport annuellement à la Commission de la fonction publique (CFP) sur :

1. L’utilisation du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique et du Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique.

2. Les exceptions approuvées par l’administrateur général à l’exigence d’avoir une zone nationale de sélection dans le cadre de processus de nomination externe annoncés.

3. Les résultats des évaluations organisationnelles cycliques requises si elles sont complétées durant l’année. 

4. Les résultats des enquêtes internes, entreprises durant l’année, s’il y a lieu.

Les administrateurs généraux doivent, conformément aux échéances établies, faire rapport à la CFP sur les progrès réalisés par l’organisation dans la mise en œuvre :

5. Des recommandations à la suite d’une vérification menée par la CFP.

6. Des mesures correctives et/ou des révocations à la suite d’une enquête de la CFP.

Suite à un préavis, les administrateurs généraux doivent faire rapport à la CFP sur :

7. Tout autre domaine additionnel que la CFP indique. La CFP établira l’échéancier (annuel ou au besoin) de ces rapports et le mode de présentation.

Notes de bas de page