Évaluation horizontale des programmes d’emploi étudiant

Table des matières

Octobre 2014

Abréviations

BDPRH
Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
CFP
Commission de la fonction publique
COOP
Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat
CT
Conseil du Trésor
DE
Décret d’exclusion
DGSDE
Direction générale des services de dotation et d’évaluation
LEFP
Loi sur l’emploi dans la fonction publique
PAR
Programme des adjoints de recherche
PEE
Programmes d’emploi étudiant
PFETE
Programme fédéral d’expérience de travail étudiant
RCN
Région de la capitale nationale
RH
Ressources humaines
Secrétariat
Secrétariat du Conseil du Trésor
SRFP
Système de ressourcement de la fonction publique
ZNS
Zone nationale de sélection

Sommaire

Le présent rapport porte sur les résultats de l’évaluation horizontale menée par la Commission de la fonction publique (CFP) et le Secrétariat du Conseil du Trésor (Secrétariat) concernant les programmes d’emploi étudiant (PEE). Les PEE englobent trois programmes, à savoir le Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE), le Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat (COOP) et le Programme des adjoints de recherche (PAR).

L’évaluation avait pour but de déterminer la pertinence des PEE au sein de l’administration publique fédérale, à savoir dans quelle mesure ces programmes sont toujours nécessaires et de vérifier s’ils produisent les résultats escomptés.

Le Comité exécutif de gestion de la CFP et le Comité ministériel d’évaluation du Secrétariat ont approuvé cette évaluation dans le cadre du plan d’évaluation quinquennal de leur organisation respective. L’évaluation a été menée de juillet 2013 à mars 2014.

Le Secrétariat et la CFP l’ont réalisée conjointement étant donné leurs responsabilités législatives communes et leurs interdépendances dans l’exécution des PEE. Les PEE sont assujettis à la Politique sur l’embauche des étudiants du Conseil du Trésor (CT). Les textes légaux de la CFP, à savoir le Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants et le Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants, encadrent les nominations d’étudiants dans ces programmes. Dans ces circonstances, l’évaluation a été le résultat d’un effort conjoint entre l’équipe d’évaluation de la CFP et celle du Secrétariat

Pourquoi est-ce important?

Le gouvernement fédéral effectue de 9 000 à 15 000 embauches d’étudiants chaque année au moyen d’affectations temporaires à court terme à la fonction publique. Les objectifs de la Politique sur l’embauche des étudiants sont d’offrir des possibilités d’emploi aux étudiants canadiens de façon à enrichir leur programme d’études, à les aider à financer leurs études, à renforcer leurs compétences afin d’accroître leur employabilité et à les encourager à présenter leur candidature pour un emploi à la fonction publique dans l’avenir.

En plus de répondre aux objectifs des étudiants à court terme, ces programmes font partie d’une stratégie à long terme visant à recruter la prochaine génération de fonctionnaires et à renouveler la fonction publique. Après l'obtention de leur diplôme d'études, les participants aux PEE peuvent être nommés à la fonction publique fédérale à des postes de durée déterminée ou indéterminée, grâce au mécanisme d'intégration. Ce mécanisme est un processus de dotation facilitant la nomination des étudiants à des postes pour lesquels ils satisfont aux critères de mérite et aux conditions d'emploi. Les PEE sont donc un moyen important qui permet aux étudiants d’accéder à des emplois dans la fonction publique et aux gestionnaires d’embauche de recruter les fonctionnaires de demain.

Principales constatations

  • Les PEE sont pertinents tant pour les étudiants que pour les gestionnaires d’embauche et la fonction publique. Des documents clés du gouvernement montrent que ces programmes sont toujours nécessaires. Les tendances au niveau de l’embauche des étudiants indiquent que les étudiants et les organisations fédérales continuent d’utiliser ces programmes même lorsqu’il y a une diminution de l’embauche en général dans la fonction publique.
  • Les PEE sont conformes aux priorités du gouvernement fédéral ainsi qu’aux résultats stratégiques de la CFP et du Secrétariat. La nécessité de ces programmes ressort de plusieurs priorités pangouvernementales clés, dont le Plan d’action économique du Canada, Objectif 2020 et la Stratégie emploi jeunesse.
  • Il y a lieu de préciser les rôles et responsabilités de la CFP et du Secrétariat. Le rôle de ces deux organisations n’est pas défini clairement ni communiqué aux intervenants.
  • Les PEE répondent aux besoins des gestionnaires d’embauche, qui doivent pouvoir compter sur un processus rapide et souple afin d’embaucher des étudiants qualifiés pour des affectations à court terme. Les gestionnaires d’embauche sont généralement satisfaits des processus et de la qualité des étudiants. Cela dit, il y a lieu d’améliorer certains aspects opérationnels de l’exécution de ces programmes afin de rehausser le rendement des processus d’embauche.
  • Les PEE répondent aux besoins des étudiants qui cherchent à enrichir leur expérience universitaire, à renforcer leurs compétences pour accroître leur employabilité et avoir un aperçu des possibilités d’emploi futures. Les étudiants sont généralement satisfaits des processus d’embauche, mais ils estiment que les activités d’information et de communication à l’égard des programmes pourraient être améliorées.
  • Les emplois CO-OP pourraient être plus largement annoncés afin d’accroître l'accès aux étudiants de tout le pays. Accroître l'accès aux emplois étudiants améliore également l'accès aux emplois de la fonction publique, puisqu’entre 23 et 28 % des anciens participants aux PEE sont intégrés à la fonction publique.
  • Il est possible d'améliorer davantage le rendement des programmes. L'évaluation a permis de cerner plusieurs options comme l'utilisation de tests d'auto-évaluation et l’amélioration du jumelage des compétences.

Recommandations

Le rapport d’évaluation contient plusieurs recommandations fondées sur les constatations ci-dessus. Ces recommandations ont pour but d’accroître la compréhension des rôles et des responsabilités, de renforcer les opérations, d’améliorer l’information, la communication et l’accès.

Recommandation n° 1

Le Secrétariat et la CFP devraient définir clairement leurs rôles et responsabilités respectifs et les communiquer aux intervenants.

Recommandation n° 2

La CFP devrait étudier ses options pour accroître la rapidité, la souplesse et l’efficacité des processus d’embauche afin de mieux répondre aux besoins des gestionnaires d’embauche et, pour ce faire, elle devrait revoir les processus de jumelage et de présentation des candidatures du PFETE, l’utilisation de la base de données du programme COOP ainsi que les exigences d’embauche du PAR, et ce en conformité avec les dispositions du Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants.

Recommandation n° 3

Le Secrétariat et la CFP devraient revoir et mettre à jour leurs sites Web et autres outils de communication afin de mieux informer les étudiants et d’accroître leur compréhension des objectifs, du fonctionnement et des mécanismes des Programmes d’emploi étudiant.

Recommandation n° 4

La CFP devrait revoir l'accès au Programme COOP et déterminer si des directives supplémentaires ou une surveillance sont nécessaires pour veiller à ce que les organisations d'embauche respectent les exigences concernant la zone nationale de sélection.

1. Contexte

Les programmes d’emploi étudiant (PEE) ont pour but d’offrir aux étudiants canadiens des possibilités d’emploi qui enrichiront leur programme d’études, qui les aideront à financer leurs études, qui leur permettront de parfaire leurs compétences pour accroître leur employabilité et qui les encourageront à présenter leur candidature dans le cadre des possibilités d’emploi futures à la fonction publiqueNote de bas de page1. Les PEE sont régis par la Politique sur l’embauche des étudiants du Conseil du Trésor (CT). Les textes réglementaires de la Commission de la fonction publique (CFP), à savoir le Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants et le Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants, encadrent les nominations d’étudiants dans ces programmes. Pour obtenir plus d’information sur le cadre réglementaire et politique et sur son historique, il faut se référer à l’annexe A.

Les PEE regroupent trois programmes, c’est-à-dire le Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE), le Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat (COOP) et le Programme des adjoints de recherche (PAR). La CFP a mis sur pied ces trois programmes avant l’entrée en vigueur de la première Politique sur l’embauche des étudiants du CT en 1997. Les participants aux trois programmes peuvent, après l’obtention de leur diplôme d’études, être intégrés à la fonction publique dans des postes temporaires ou permanents, pour lesquels ils satisfont aux critères de mérite et aux conditions d'emploi. Les paragraphes suivants donnent une brève description de chaque programme et de leurs critères d’admissibilité.

Programme fédéral d’expérience de travail étudiant

Le Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE) est un programme de ressourcement général grâce auquel les organisations fédérales de partout au Canada peuvent recruter et embaucher chaque année des milliers d’étudiants pour des emplois temporaires. Bien que ces possibilités d’emploi ne requièrent aucune expérience de travail préalable, les étudiants doivent tout de même répondre aux critères d’admissibilité. Les emplois sont à temps partiel pendant les trimestres d’études d’automne et d’hiver et à temps plein pendant la période estivale. Les étudiants qui participent au PFETE peuvent être placés jusqu’à trois fois par année (soit une fois par trimestre : automne, hiver et été).

Les étudiants des niveaux secondaire et postsecondaire qui souhaitent obtenir un emploi à la fonction publique fédérale peuvent s’inscrire au répertoire national de recrutement électronique du PFETE, lequel permet aux organisations d’embauche d’effectuer des recherches et des sélections aléatoires parmi les étudiants qui répondent aux exigences déterminées par l’organisation d’embauche (p.ex. années d’études/niveau de scolarité, compétences, lieu de travail et langue). Ce mode de sélection aléatoire constitue un moyen juste et équitable de trouver des candidats potentiels provenant de partout au pays. Chaque campagne du PFETE débute en octobre et se termine en octobre l’année suivante.

Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat

Le Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat (COOP) est une initiative conjointe entre les organisations d’embauche et les établissements d’enseignement. Dans le cadre de ce programme, il y a alternance entre les cours en salle de classe et les stages pratiques en milieu de travail dans le domaine d’études du participant. La composante d’internat permet à l’étudiant d’effectuer un stage de formation supervisé en milieu de travail afin d’acquérir les connaissances et les compétences voulues pour exercer un métier ou une profession. Il permet aux étudiants d’acquérir une expérience de travail pratique et pertinente pour satisfaire aux exigences de leur programme d’études, tout en aidant les gestionnaires d’embauche à réaliser leurs engagements face au travail à accomplir.

Depuis 1997, les organisations fédérales se mettent en relation directement avec les établissements d’enseignement qui ont des programmes approuvés par la CFP pour annoncer leurs possibilités d’emploi. Les organisations fédérales sont autorisées à choisir n’importe quel établissement qui a un programme approuvé par la CFP. Or, l'orientation actuelle préconise que les organisations devraient prendre en considération les étudiants de plus d'un établissement d'enseignement, dans le but de créer un bassin raisonnable de candidats possédant les compétences. Les étudiants consultent les offres d’emploi sur les tableaux d’affichage du centre des carrières de leur campus ou dans les bureaux de placement universitaires.

Programme des adjoints de recherche

Le Programme des adjoints de recherche (PAR) offre des possibilités d’emploi aux étudiants de niveau postsecondaire dont le programme d’études prévoit des stages supervisés en laboratoire ou des enquêtes sur le terrain en recherche appliquée (conception, exécution, évaluation) avant d’obtenir leur diplôme. Le PAR a pour but de répondre aux besoins des organisations scientifiques de la fonction publique fédérale qui ont de la difficulté à recruter des étudiants pour leurs projets de recherche.

Le projet de recherche auquel est appelé à participer un étudiant doit avoir un lien avec son programme d’études et lui permettre d’acquérir des connaissances et des compétences particulières en matière de recherche. La durée d’une affectation à un projet de recherche varie de plusieurs semaines à plusieurs mois, pendant les trimestres d’études et en dehors de ceux-ci. L’affectation peut être à temps partiel ou à temps plein. Depuis quelques années, le programme ne se limite plus aux sciences naturelles, pures et appliquées; il inclut aussi la recherche sur les politiques.

Critères d’admissibilité

Pour être admissible à une affectation dans le cadre de l’un des programmes d’emploi étudiant (PEE), le candidat doit répondre aux critères d’admissibilité suivants (voir l’annexe A de la Politique sur l’embauche des étudiants) :

  • Être inscrit comme étudiant à temps plein au niveau secondaire ou postsecondaire dans un établissement d’enseignement reconnu;
  • Être reconnu comme ayant un statut d’étudiant à temps plein par l’établissement d’enseignement en question;
  • Retourner aux études à temps plein le trimestre suivant.

Seuls sont admissibles les étudiants inscrits à un programme dans un établissement d’enseignement reconnu par le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux. Les étudiants qui en sont à leur dernière année d’études à temps plein et qui n’ont pas l’intention de retourner aux études à temps plein demeurent admissibles à des postes à temps partiel jusqu’à l’obtention de leur diplôme. Les étudiants qui participent au programme COOP ou au PAR et qui se trouvent dans la même situation peuvent travailler à temps plein jusqu’à l’obtention de leur diplôme, de façon à satisfaire aux exigences de leur programme d’études.

Intervenants pour les programmes d’emploi étudiant

Voici la liste des principaux intervenants dans le cadre des PEE :

  • Ministères et organismes fédéraux (y compris gestionnaires d’embauche et conseillers en ressources humaines);
  • Étudiants;
  • Établissements d’enseignement;
  • Commission de la fonction publique;
  • Secrétariat du Conseil du Trésor (Secrétariat).

Rôles et responsabilités pour les programmes d’emploi étudiant

Le Conseil du Trésor (CT) et la Commission de la fonction publique (CFP) partagent les responsabilités législatives à l’égard de l’embauche des étudiants à la fonction publique fédérale. Le CT, comme employeur, détient la responsabilité au niveau politique d’établir les conditions d’emploi pour les étudiants, alors que la CFP, à l’intérieur de l’autorité que lui confère la LEFP, établit le cadre réglementaire et politique pour assurer les nominations d’étudiants à la fonction publique. La CFP est également responsable de l’administration des programmes d’emploi étudiant.

Conseil du Trésor – Employeur

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) a pour mandat de représenter le CT à titre d’employeur pour les questions liées à la gestion des RH, ainsi que celui d’exercer un leadership stratégique en la matière. Il est aussi responsable des instruments de politique du CT régissant l’embauche des étudiants dans l’administration publique centrale, notamment la Politique sur l’embauche des étudiants, les Conditions d’emploi pour les étudiants et les taux de rémunération applicables.

Commission de la fonction publique – Rôle au niveau règlements, politiques et surveillance

La Commission de la fonction publique (CFP) est sous la direction de trois commissaires, dont une est sa présidente (administratrice générale). Le mandat principal de la CFP est de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite et, de concert avec les autres intervenants, de préserver l’impartialité politique de la fonction publique. La CFP rend compte de l’exercice de son mandat au Parlement. Dans le cadre du système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établis par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégique, ainsi qu’en exerçant une surveillance efficace.

A niveau des programmes étudiants, la CFP est responsable des deux instruments légaux qui encadrent la nomination d’étudiants dans les PEE, à savoir le Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants (Décret) et le Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants. Elle a aussi la responsabilité des Lignes directrices en matière de nomination, dont celles sur la zone de sélection qui exige l’utilisation d’une zone nationale de sélection pour les nominations à temps plein d’étudiants.

Commission de la fonction publique – Rôle d’administrateur des programmes

La CFP administre les PEE par l’intermédiaire de la Direction générale des services de dotation et d'évaluation (DGSDE) et joue un rôle dans les trois programmes.

Programme fédéral d’expérience de travail étudiant

La DGDSE administre le répertoire de recrutement électronique et tient lieu d’intermédiaire en présentant aux gestionnaires d’embauche la candidature d’étudiants admissibles. Pour sa part, le gestionnaire d’embauche se charge d’évaluer chacune des personnes dont la candidature lui a été présentée et de mener toutes les activités de dotation subséquentes (préparation de la lettre d’offre, enquête relative à l’autorisation de sécurité, établissement du taux de rémunération, etc.).

Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat

La DGDSE approuve les programmes d’apprentissage et de stages d’enseignement coopératif et d’internat à partir desquels les organisations fédérales peuvent recruter et embaucher des étudiants. Depuis 2005, la CFP publie une liste des programmes qu’elle approuve sur les sites www.emplois.gc.ca et www.psc-cfp.gc.ca au moyen d’une base de données WebLogic qui est autonome et qui ne fait pas partie du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) de la CFP.

Programme des adjoints de recherche

La DGSDE fait paraître des annonces dans le SRFP.

Ressources pour les programmes d’emploi étudiant

Le budget de la CFP pour l’administration des PEE comprend les dépenses salariales et non salariales et il est financé au moyen de crédits parlementaires. En plus d’offrir une orientation fonctionnelle, l’équipe des PEE à l’administration centrale se charge de présenter les candidatures dans le cadre du PFETE et de faire paraître les annonces relatives au PAR pour les organisations de la région de la capitale nationale (RCN). Les bureaux régionaux de la CFP traitent les demandes provenant d’organisations de l’extérieur de la RCN. Le SRFP est le système en ligne du gouvernement du Canada qui permet d’afficher les processus de nomination externes. Il sert à exécuter le PFETE, à afficher les annonces relatives au PAR et à présenter aux clients la candidature d’étudiants. Le budget annuel de fonctionnement et d’entretien du SRFP se chiffre à 6,8 M$. L’utilisation du SRFP pour le PFETE et le PAR n’augmente pas le coût d’utilisation du système.

Tableau 1 : Dépenses pour les programmes d’emploi étudiant (dépenses de la CFP seulement)
2011-2012 2012-2013 2013-2014
Dépenses salariales Dépenses non salariales Total Dépenses salariales Dépenses non salariales Total Dépenses salariales Dépenses non salariales Total
460 186 $ 10 968 $ 471 154 $ 507 644 $ 8 087 $ 515 731 $ 560 832 $ 2 705 $ 563 537 $

Source : Programmes d’emploi étudiant

2. Conception et méthodologie d'évaluation

Autorité

Le présent rapport fait état de l’évaluation horizontale des programmes d’emploi étudiant (PEE) que la Commission de la fonction publique (CFP) et le Secrétariat ont réalisée. Le Comité exécutif de gestion de la CFP et le Comité ministériel d’évaluation du Secrétariat ont approuvé cette évaluation dans le cadre du plan d’évaluation de leur organisation respective. L’évaluation a été menée de juillet 2013 à mars 2014. Le Secrétariat et la CFP l’ont réalisée conjointement étant donné leurs responsabilités législatives communes et leurs interdépendances dans l’exécution des PEE. Il s’agit de la première évaluation des PEE.

Objectifs et portée de l’évaluation

L’évaluation a porté sur la pertinence des PEE ainsi que sur le rendement de leur administration. Elle a été basée sur une démarche proactive visant à évaluer la mesure dans laquelle les éléments des programmes peuvent être mis à jour ou repensés pour mieux répondre aux besoins futurs de la fonction publique. Au moment de la définition du cadre d’évaluation, il a été déterminé au terme d’un processus rigoureux de planification et de consultation que l’évaluation comprendrait un examen détaillé du mode de fonctionnement des trois programmes ainsi que de leur utilisation. La haute direction a cerné les risques lors du processus de planification. L’équipe chargée de l’évaluation devait évaluer dans quelle mesure l’accès national aux PEE était maintenu durant la mise en œuvre des programmes. L’étendue des renseignements recueillis couvre principalement la période de 2010 à 2013.

Modèle logique d’évaluation et secteurs d’intérêt

Le modèle logique des PEE précise l’ensemble des rôles que jouent les secteurs des programmes et des politiques dans les PEE. Le comité consultatif et le comité directeur créés pour soutenir l’équipe d’évaluation ont établi les principaux résultats du modèle logique qui font l’objet de l’évaluation. La conception et la méthodologie d’évaluation ont été calibrées afin de s’assurer que seuls les résultats les plus pertinents des programmes et des politiques sont mesurés, en fonction des besoins en matière d’information et de prise de décisions. L’évaluation porte sur les cinq questions fondamentales de l’évaluation, telles qu’elles sont présentées dans la Directive sur la fonction d’évaluation du CT. Le modèle logique des PEE figure à l’annexe B du présent rapport.

L’évaluation des PEE, qui consiste en un examen des questions fondamentales que constituent la pertinence et le rendement, repose sur les secteurs d’intérêt suivants :

Secteur d’évaluation
Pertinence
  • Les programmes continuent de répondre à un besoin.
  • Les programmes sont conformes aux priorités du gouvernement ainsi qu’aux résultats stratégiques de la CFP et du Secrétariat.
  • Les rôles et responsabilités sont clairement définis
Rendement
  • Les programmes sont conçus de façon à être conviviaux.
  • Les programmes répondent aux besoins des gestionnaires d’embauche et des étudiants.
  • Les étudiants ont accès aux programmes.
  • Les programmes sont efficients et économiques.

Méthodologie d’évaluation et limites

Réalisée au moyen de méthodes mixtes non expérimentales, l’évaluation intègre plusieurs sources de données, tant qualitatives que quantitatives, pour obtenir des réponses aux questions. Elle repose sur une revue de la littérature (effectuée par la Division de la recherche en politiques de la CFP), un examen de la documentation disponible, un examen des données tirées des systèmes de la CFP, 31 entrevues auprès d’intervenants, cinq sondages en ligne et des discussions avec les membres du Comité consultatif des sous-ministres de la Commission de la fonction publique.

Voici les limites de l’évaluation :

  1. Les consultations s’adressaient uniquement aux intervenants qui connaissaient bien les programmes.
  2. Contrairement aux sondages à l’intention des gestionnaires d’embauche qui utilisent le Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE) et le Programme des adjoints de recherche (PAR), les sondages à l’intention des conseillers en ressources humaines et des gestionnaires d’embauche utilisant le Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat (COOP) ne reposaient sur aucune base d’échantillonnage.
  3. Le PAR est le plus petit PEE et comporte le plus faible nombre d’utilisateurs. Le taux de réponse était acceptable, mais la taille de l’échantillon ne permettait pas d’effectuer toutes les analyses statistiques.
  4. La démarche proactive prévue pour l’évaluation était limitée parce qu’il n’y avait pas suffisamment de données secondaires disponibles sur les groupes déficitaires à la fonction publique et les besoins futurs en matière d’activités d’embauche ou d’activités opérationnelles.

L’annexe C fournit plus de détails sur la méthodologie et les limites.

3. Constatations

3.1 Pertinence : Besoin continu des programmes

Évaluation de la mesure dans laquelle les programmes d’emploi étudiant continuent de répondre à un besoin démontrable et tiennent compte des besoins des Canadiens

Les programmes d’emploi étudiant (PEE) répondent aux besoins à court terme des étudiants et des gestionnaires d’embauche ainsi qu’aux besoins génériques à long terme en vue du renouvellement de l’ensemble de la fonction publique.

Nous avons examiné les plans stratégiques pangouvernementaux pour déterminer la mesure dans laquelle les programmes sont nécessaires. Nous avons examiné les tendances au niveau de l’utilisation des PEE afin de savoir si les étudiants et les gestionnaires d’embauche utilisent les programmes de façon récurrente et constante. Enfin, nous avons également examiné des plans de ressources humaines afin de déterminer si le recrutement d’étudiants fait partie des stratégies de ressources humaines organisationnelles.

Les plans stratégiques du gouvernement devraient démontrer un besoin des PEE afin de permettre aux programmes d’être compatibles avec les objectifs à long terme du gouvernement. L’utilisation récurrente et constante des programmes indique que ces derniers répondent aux besoins des étudiants et des gestionnaires d’embauche. Les stratégies de recrutement exposent en détail les besoins des organisations en recrutement à court et à long terme.

Des documents clés du gouvernement font état du besoin des programmes d’emploi étudiant.

Comme l’a noté le greffier du Conseil privé dans le Dix-neuvième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada, les activités de recrutement « viseront à combler des lacunes importantes sur le plan des compétences. Nous nous emploierons à répondre aux besoins généraux et à long terme » de la fonction publique. Il ajoute : « Nous devons également continuer d’acquérir les compétences dont la fonction publique a besoin pour évoluer », précisant que les organisations de la fonction publique de l’avenir devront « miser sur la collaboration, l’innovation, la simplification, le rendement supérieur, la souplesse et la diversité ». En outre, il écrit qu’il sera de plus en plus important de maintenir le niveau d’excellence à l’égard des responsabilités fondamentales. Il faudra donc comprendre quelles seront les exigences dans le futur et faire en sorte que les organisations répondent à ces besoinsNote de bas de page2. Le Plan d’action économique de 2014 du gouvernement du Canada abonde dans le même sens, indiquant qu’il a pour but de « créer des conditions propices à la réussite des Canadiens, en renforçant les politiques qui font concorder la formation professionnelle et le perfectionnement aux besoins du marché du travail ».

Les PEE offrent une chance unique aux gestionnaires d’embauche et aux étudiants de travailler ensemble, dans l’intérêt de chacun : les étudiants acquièrent une expérience de travail, et les gestionnaires bénéficient de l’arrivée de nouveaux talents dans leur unité de travail. Les gestionnaires peuvent déterminer si les étudiants qu’ils embauchent répondent aux besoins à long terme de leur organisation et s’ils pourraient faire l’objet d’une nomination ou d’une intégration dans un poste une fois qu’ils auront obtenu leur diplôme. Une telle intégration peut se faire grâce au mécanisme permettant aux gestionnaires de nommer des étudiants à un poste pour une période indéterminée ou déterminée dans la fonction publique après l'obtention de leur diplôme d'études.

Les tendances montrent que les étudiants et les organisations continuent d’utiliser les programmes d’emploi étudiant

Ces dernières années, les activités d’embauche effectuées dans le cadre des PEE ont diminué, mais cette diminution est inférieure à celle des activités d’embauche en général dans la fonction publique. La figure 1 montre que dans les six dernières années, les activités d’embauche à la fonction publique ont diminué d’environ 49 %, tandis que les activités d’embauche dans le cadre des PEE ont diminué de 30 %. Même pendant la période de pointe du réaménagement des effectifs, c’est-à-dire de 2011-2012 à 2012-2013, la proportion des activités d’embauche d’étudiants par rapport aux activités d’embauche en général dans la fonction publique est restée stable, à un peu plus de 30 %.

Nous constatons que dans les années qui ont précédé la période de pointe du réaménagement des effectifs (2007-2011), il y a eu une augmentation de 16 % des activités d’embauche dans le cadre du Programme des adjoints de recherche (PAR) et de 28 % dans le cadre du Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat (COOP). Ces tendances dans le recours aux PEE montrent que l’embauche d’étudiants est demeurée une solution de dotation utile pour les// ministères et organismes et hautement pertinente dans le contexte de leurs activités de recrutement en matière de ressources humaines.

Des 9561 activités d’embauche étudiant qui ont eu lieu en 2012-2013, 4642 étaient de nouvelles embauches d’étudiants. On constate donc que les organisations utilisent le mécanisme de réembauche d’étudiants qui leurs est offert.

La figure 1 présente une ventilation des activités d’embauche d’étudiants par programme, en comparaison avec les autres activités d’embauche effectuées en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) (nominations occasionnelles, nominations à des postes pour une période indéterminée et nominations à des postes de durée déterminée), au cours des six dernières années.

Figure 1 : Activités d’embauche à la fonction publique par PEE, en comparaison avec les activités d’embauche selon la LEFP de personnes n’ayant pas un statut d’étudiant, 2007-2013

figure 1: Activités d’embauche à la fonction publique par PEE, en comparaison avec les activités d’embauche selon la LEFP de personnes n’ayant pas un statut d’étudiant, 2007-2013

[Version text]

Source : Dossiers des activités d’embauche et de dotation, Commission de la fonction publique
Nota : Compte tenu d’un changement de méthodologie pour estimer le nombre d’embauches dans le cadre du Programme des adjoints de recherche, les données de 2012-2013 ne sont pas comparables à celles des années précédentes.

L’embauche d’étudiants fait partie des stratégies de recrutement des organisations d’embauche.

Une analyse des plans de RH produits par 49 organisations avant la période du réaménagement des effectifsNote de bas de page3 a révélé que l’embauche d’étudiants faisait partie de la stratégie de recrutement de 31 d’entre elles. Les étudiants représentent une part importante de l’effectif de bon nombre de ces organisations, qui les embauchent pour répondre à leurs besoins opérationnels à court terme. Des 31 organisations ayant ciblé les étudiants dans leur stratégie de renouvellement, 18 ont indiqué clairement qu’elles prévoyaient utiliser un mécanisme d’intégration des étudiants afin de répondre à leurs besoins organisationnels à moyen et à long terme.

3.2 Pertinence : Conformité avec les priorités du gouvernement

Évaluation de la mesure dans laquelle les objectifs des programmes d’emploi étudiant sont conformes aux priorités et aux résultats du gouvernement fédéral en matière de ressources humaines

Les programmes d’emploi étudiant sont conformes aux priorités du gouvernement fédéral ainsi qu’aux résultats stratégiques de la CFP et du Secrétariat.

Nous avons examiné si l’embauche d’étudiants faisait partie des priorités du gouvernement fédéral en matière de RH. Nous avons également examiné si les objectifs des PEE étaient conformes aux résultats stratégiques du Secrétariat et de la CFP.

La conformité des PEE aux priorités du gouvernement fédéral en matière de RH montre que les programmes favorisent l’atteinte des objectifs du gouvernement du Canada en matière de RH. Leur conformité avec les résultats de la CFP et du Secrétariat montre que les programmes appuient le mandat et les objectifs des deux organisations.

Les programmes d’emploi étudiant appuient les priorités fixées par le gouvernement fédéral en matière de ressources humaines.

Les PEE aident les organisations à embaucher des étudiants afin de constituer un bassin de candidats qualifiés pour pourvoir les postes de la fonction publique de demain. Les possibilités d’emploi offertes aux étudiants enrichissent leurs programmes d’études, les aident à financer leurs études, permettent de parfaire leurs compétences pour accroître leur employabilité et leur donnent un aperçu des possibilités d’emploi futures, ce qui les aide à examiner les possibilités qui s’offrent à eux au sein de la fonction publique. Les PEE, qui constituent un point d’entrée à la fonction publique fédérale, permettent aux étudiants d’acquérir une expérience de travail pouvant se rapporter à leur domaine d’études et à leur ensemble de compétences.

Le gouvernement reconnaît l’importance de l’embauche d’étudiants dans la fonction publique fédérale, comme le montre ce qui suit :

Priorités du Conseil privé

  • Dans le rapport Objectif 2020 : Bâtir ensemble la fonction publique de demain, le greffier du Conseil privé énonce une vision qui a pour but d’aider les fonctionnaires à travailler en collaboration pour améliorer les services aux Canadiens et promouvoir les intérêts sociaux et économiques du Canada. Il ne souligne qu’une « fonction publique professionnelle, bien formée et bien gérée constitue un avantage concurrentiel pour le Canada ». Il indique également que la fonction publique doit embaucher « les personnes les plus qualifiées et les plus brillantes, ayant les compétences nécessaires pour proposer des options probantes et prodiguer des conseils au gouvernement, ainsi que fournir un appui utile aux Canadiens en période de changement ».

Budget fédéral

  • Dans son Plan d’action économique de 2009, le gouvernement du Canada s’est engagé à verser 20 M$ pour favoriser l’embauche d’étudiants à la fonction publique fédérale; 10 M$ ont été affectés en 2009-2010 et 10 M$, en 2010-2011.

Comités parlementaires

  • En 2012, le Comité permanent des ressources humaines, du développement des compétences, du développement social et de la condition des personnes handicapées de la Chambre des communes a reconnu que « la formation en milieu de travail constitue une solution aux pénuries de compétences et de main-d’œuvre, tout comme le développement des compétences fondamentales [comme la pensée critique, la capacité de communiquer et les compétences en affaires] des jeunes, pour qu’ils puissent faire la transition vers le travailNote de bas de page4 ». À cette fin, le Comité recommande que le gouvernement du Canada continue d’appuyer les projets visant à améliorer ces compétences essentielles et qu’il cherche des moyens d’améliorer cet appui, notamment en offrant aux étudiants davantage de possibilités d’acquérir de l’expérience et en réexaminant les mesures de soutien qu’il met en place pour les étudiants participant au programme COOP.

Initiatives horizontales

  • En 2014, le gouvernement du Canada a répété qu’il s’engage à aider les jeunes Canadiens à trouver un bon emploi par l’intermédiaire de la Stratégie emploi jeunesseNote de bas de page5, qui permet aux jeunes, en particulier ceux qui se heurtent à des obstacles à l’emploi, d’obtenir les renseignements et d’acquérir les connaissances, l’expérience de travail et les compétences dont ils ont besoin pour réussir leur transition vers le marché du travail.

Les programmes d’emploi étudiant sont conformes aux résultats stratégiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Commission de la fonction publique.

Les PEE ont été conçus afin de permettre de nommer efficacement des étudiants de partout au pays à la fonction publique afin de répondre aux besoins des organisations d’embauche tout en maintenant l’intégrité du système de dotation.

Le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015 du Secrétariat décrit les objectifs de son programme de gestion des personnes, qui consiste à « diriger la gestion des ressources humaines et à promouvoir l’excellence en leadership, à soutenir l’infrastructure des ressources humaines et à assurer une cohérence adéquate concernant la gestion des ressources humaines dans l’ensemble de la fonction publique ». Par l’entremise du dirigeant principal des ressources humaines, le Secrétariat dirige la gestion des personnes dans l’ensemble de l’administration publique centrale en élaborant des politiques et des programmes sur le milieu de travail et l’effectif et en aidant les organisations à améliorer leurs activités de planification intégrée des RH.

Tel qu’il est indiqué dans le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015 de la CFP, l’un des résultats stratégiques de l’organisation consiste à « offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur les valeurs que sont la justice, l’accessibilité, la transparence et la représentativité ». En outre, la CFP a le mandat « de promouvoir et protéger les nominations fondées sur le mérite et, de concert avec les autres intervenants, de préserver l’impartialité politique de la fonction publique » ainsi que d’offrir « des services, des programmes et des produits de ressourcement aux ministères et organismes, aux Canadiens et aux fonctionnaires grâce à des unités de service à la clientèle situées partout au Canada ».

3.3 Pertinence : Conformité avec les rôles et responsabilités

Évaluation du rôle et des responsabilités du gouvernement fédéral dans l’exécution des programmes

Il y a lieu de clarifier les rôles et les responsabilités de la CFP et ceux du Secrétariat.

Étant donné que les responsabilités législatives à l’égard de ces programmes sont partagées, il faudrait définir clairement les rôles et responsabilités du Secrétariat et ceux de la Commission de la fonction publique (CFP). Par conséquent, nous avons examiné les documents de programme, rencontré en entrevue les principaux intervenants et réalisé des sondages auprès des utilisateurs des programmes afin de déterminer si les rôles et responsabilités sont clairement définis, communiqués et compris.

Plusieurs intervenants participent à l’exécution des programmes d’emploi étudiant (PEE). Ainsi, une compréhension claire des responsabilités individuelles est essentielle, car chaque intervenant a un rôle unique à jouer pour s’assurer que les étudiants obtiennent une expérience d’emploi de qualité par l’intermédiaire des programmes. Sans une telle compréhension, la conception et l’exécution des programmes risqueraient de ne pas être efficaces ou efficientes ou de ne pas être conformes aux objectifs de chaque organisation.

Rôles et responsabilités clés

Ministères et organismes d’embauche

Les ministères et organismes sont responsables de l’embauche des étudiants conformément à la Politique sur l’embauche des étudiants et au cadre réglementaire. Les administrateurs généraux doivent rendre compte à la CFP de l’exercice approprié du pouvoir qui leur est délégué en ce qui a trait à la nomination d’étudiants.

Secrétariat du Conseil du Trésor

Aux termes des articles 7 et 11.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Conseil du Trésor (CT) est responsable de la gestion des ressources humaines (RH) dans l’administration publique fédérale et, à ce titre, il peut élaborer des politiques ou des directives liées à l’exercice de ses attributions et de ses pouvoirs. L’embauche d’étudiants fait partie de ce pouvoir de gestion des RH et, par conséquent, le CT a adopté en 1997 la première Politique sur l’embauche des étudiants (qu’il a modifiée en 1998 et en 1999; voir l’annexe A pour connaître les détails), laquelle désigne plusieurs programmes d’emploi étudiant, dont le PFETE, le PAR et le programme COOP.

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) est le centre d’expertise pour la gestion des RH à la fonction publique. Il élabore l’orientation stratégique globale et les normes qui permettent aux administrateurs généraux d’assumer leur responsabilité principale à l’égard de la gestion efficace des RH au sein de leur organisation. Le BDPRH est responsable des instruments de politique du CT régissant l’embauche des étudiants dans l’administration publique centrale, notamment la Politique sur l’embauche des étudiants, les Conditions d’emploi pour les étudiants et les taux de rémunération applicables. Il se charge également de surveiller le rendement organisationnel et peut vérifier la façon dont les organisations appliquent la politique en recueillant des données sur l’administration de la paye directement dans le système de rémunération et en examinant les rapports de vérification et d’évaluation en la matière.

Le BDPRH est en train d’achever une nouvelle politique du CT sur l’effectif. La Politique sur l’embauche des étudiants (1999), le document intitulé « Programmes d’emploi pour les étudiants dans l’administration fédérale » (2003) et d’autres instruments de politique seront incorporés à cette nouvelle politiqueNote de bas de page6

Commission de la fonction publique – Rôle au niveau règlements, politiques et surveillance

Une partie du mandat de la Commission de la fonction publique (CFP) consiste à promouvoir et à protéger l’intégrité du système de dotation. Conformément au paragraphe 29(1) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP a compétence exclusive pour nommer à la fonction publique des personnes et, en vertu du paragraphe 15(1), elle peut déléguer aux administrateurs généraux les pouvoirs de nomination, dont celui de nommer des étudiants.

Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiant et son règlement d’application

La LEFP permet à la CFP d’exempter des personnes, des postes, ou une catégorie de personnes ou de postes de l’application de la LEFP ou de certaines de ces dispositions, si pareille application est difficilement réalisable et contraire aux intérêts de la fonction publique, avec l’agrément du gouverneur en conseil. La CFP est responsable du Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants (Décret) ainsi que du Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants, qui ont été mis à jour en 2010.

Zone nationale de sélection

Le Décret discuté ci-haut n'exclut pas l'autorité de la CFP de pouvoir « établir des lignes directrices sur la façon de faire et de révoquer les nominations et de prendre des mesures correctives » (paragraphe 29(3)). En vertu de cette autorité, la CFP a étendu en 2008, l’exigence de ses Lignes directrices en matière de zone de sélection au niveau de l’utilisation d’une zone nationale de sélection (ZNS) aux nominations à temps plein d’étudiants postsecondaires. Ces Lignes directrices exigent que les organisations donnent accès national aux possibilités d’emploi étudiant à temps plein.

Surveillance

La CFP mène, au besoin, des activités de surveillance et de vérification pour assurer le respect de la Politique sur l’embauche des étudiants et du Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants, ainsi que de son règlement d’application.

Commission de la fonction publique – Rôle d’administrateur des programmes

La Direction générale des services de dotation et d'évaluation (DGSDE) joue un rôle important pour mettre au point des systèmes de recrutement et d’évaluation dans toute la fonction publique. En plus de donner accès à de l’information et des directives aux étudiants et aux gestionnaires d’embauche sur chacun des programmes sur le site Web de la CFP, la DGSDE assume également les responsabilités suivantes pour chaque programme :

  • PFETE : la DGSDE est responsable de la gestion de la campagne de recrutement du PFETE. Les étudiants s’inscrivent au répertoire de recrutement électronique du PFETE dans le SRFP et sont présentés aux gestionnaires d'embauche sur la base du jumelage fait électroniquement de leurs compétences et des exigences du poste.
  • COOP : la DGSDE approuve les programmes d’apprentissage et de stages d’enseignement coopératif et d’internat à partir desquels les organisations fédérales peuvent recruter et embaucher des étudiants.
  • PAR : la DGSDE permet aux gestionnaires d’embauche de faire paraître leurs annonces dans le SRFP. Les étudiants présentent leur demande directement pour les possibilités d’emploi du PAR dans le SRFP.

Les intervenants ne comprennent pas toujours clairement les rôles et responsabilités.

D’après les entrevues menées auprès des intervenants, bien que les PEE soient des programmes bien établis et que les organisations les utilisent volontiers, il existe certains problèmes de communication et de coordination touchant les rôles et responsabilités et ceux-ci réduisent l’efficacité des programmes et leur utilisation d’une façon stratégique pour répondre aux besoins futurs.

Les entrevues ont montré qu’il existe une certaine confusion quant aux responsabilités de la CFP et du BDPRH à l’égard de certains éléments des programmes. Par exemple, des intervenants de la CFP croyaient que les PEE « appartenaient » entièrement au BDPRH, tandis que d’autres croyaient plutôt que la CFP et le BDPRH étaient responsables de certains éléments des PEE, selon leur mandat.

Certains intervenants ont indiqué que la responsabilité à l’égard des PEE, tout comme pour les programmes de perfectionnement et les responsabilités en matière de planification de RH qui relevaient auparavant de la CFP, avait été « transférée » au Secrétariat à la suite de l’entrée en vigueur de la LEFP de 2003. Bien que l’évaluation ait permis de retracer des documents sur le transfert des programmes de perfectionnement de la CFP au Secrétariat, aucun document confirmant le transfert des PEE n’a été retracé. L’évaluation n’a pas non plus permis de trouver de documents officiels ou fiablesNote de bas de page7 dans lesquels sont décrits les secteurs de responsabilité des deux organisations à l’égard des PEE, et ce, malgré l’existence d’une disposition de la Politique sur l’embauche des étudiants selon laquelle un protocole d’entente entre la CFP et le Secrétariat puisse être établi afin de préciser les responsabilités, les conditions et les critères de responsabilisation de chaque organisation.

De tels renseignements sont importants pour les gestionnaires d’embauche en particulier, car les résultats de l’évaluation ont révélé qu’un manque de coordination entre la CFP et le Secrétariat est à l’origine d’incohérences dans les communications et dans l’interprétation de questions liées aux politiques. Plusieurs exemples ont été décrits : il existe des incohérences dans la façon dont le Secrétariat et la CFP établissent la date d’obtention du diplôme, ce qui crée de la confusion quant à la durée des postes d’étudiants, et la mesure dans laquelle les employeurs distincts assujettis à la LEFP peuvent utiliser les PEE n’est pas claire. En outre, certains intervenants des bureaux régionaux de la CFP qui ont été consultés ont indiqué avoir déjà été informés de façon informelle des changements apportés aux PEE. Enfin, certains représentants de la CFP avaient l’impression qu’ils n’étaient pas autorisés à apporter des changements aux programmes, parce qu’ils croyaient que le rôle de la CFP se limitait à celui d’administrateur des programmes. Cette confusion découle en partie du fait que l’administration des PEE repose sur la Politique sur l’embauche des étudiants du CT et sur les instruments légaux de la CFP que sont le Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants de la CFP, et le Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants, ainsi que sur les Lignes directrices en matière de zone de sélection de la CFP.

Une définition claire des rôles et des responsabilités pourrait aider à mettre au point une stratégie de gouvernance, de façon à s’assurer que les PEE sont à même de continuer de répondre aux besoins des utilisateurs. Elle pourrait par ailleurs aider à assurer la conformité des extrants et des résultats des programmes et, à plus long terme, appuyer le renouvellement de la fonction publique.

Recommandation n° 1

Le Secrétariat et la CFP devraient définir clairement leurs rôles et responsabilités respectifs et les communiquer aux intervenants.

3.4 Rendement : Atteinte des résultats escomptés

Évaluation des progrès réalisés dans l’atteinte des résultats escomptés (y compris les résultats immédiats, intermédiaires et ultimes) par rapport aux cibles et à la portée des programmes, à la conception des programmes, ce qui comprend les liens et la contribution des extrants aux résultats.

3.4.1 Satisfaction des besoins des gestionnaires d’embauche

Les programmes d’emploi étudiant répondent aux besoins des gestionnaires d’embauche, mais il y a lieu d’en améliorer certains aspects opérationnels.

Les PEE doivent notamment permettre aux gestionnaires d’embauche de recruter rapidement et efficacement des étudiants performants et de leur confier des affectations de travail à court terme. Par conséquent, nous avons évalué le degré de satisfaction des gestionnaires d’embauche par rapport aux outils et aux processus utilisés dans les programmes ainsi que la qualité des étudiants.

Des outils et des processus efficaces accélèrent et facilitent l’entrée des étudiants au sein de l’effectif. Étant donné qu’il s’agit d’affectations à court terme, des processus longs et complexes mineraient la mesure dans laquelle ces programmes répondent aux besoins des gestionnaires d’embauche. En outre, la capacité des étudiants de remplir leurs fonctions est un bon indicateur de la façon dont les processus relatifs aux PEE satisfont aux exigences des gestionnaires d’embauche pour ce qui est des ensembles de compétences recherchés.

Les étudiants sont embauchés pour assumer des fonctions administratives, mener des activités de recherche et travailler dans le secteur des technologies de l’information

Le tableau 2 présente les principales raisons pour lesquelles les gestionnaires d’embauche sondés ont utilisé chacun des PEE.

Tableau 2 : Principales raisons pour lesquelles les gestionnaires d’embauche utilisent les PEE
PFETE Programme COOP PAR
1) Réaliser des travaux à court terme
2) Fournir du soutien à l’unité de travail durant les périodes où il manque de personnel
3) Répondre aux besoins saisonniers ou aux besoins durant des périodes surchargées
1) Réaliser des travaux à court terme
2) Fournir du soutien à l’unité de travail durant les périodes où il manque de personnel
3) Respecter les engagements de travail de façon économique
1) Réaliser des travaux à court terme
2) Embaucher des personnes qui possèdent certaines compétences
3) Respecter les engagements de travail de façon économique

Source: Sondage auprès des gestionnaires d’embauche

Les gestionnaires d’embauche sondés ont indiqué que les postes de nature administrative sont ceux qui sont le plus souvent dotés au moyen des PEE (voir le tableau 3). De plus, bon nombre de postes sont liés aux technologies de l’information et à la recherche.

Tableau 3 : Postes dotés au moyen des programmes d’emploi étudiant
Programme Type de poste Pourcentage de tous les postes dotés au moyen du programme
PFETE Administration 40 %
Recherche 33 %
Technologies de l’information 23 %
COOP Recherche 41 %
Administration 28 %
Technologies de l’information 26 %
PAR Recherche en agriculture, sciences de l’alimentation, foresterie et pêches 56 %
Recherche en sciences pures, naturelles et appliquées 51 %

Source: Sondage auprès des gestionnaires d’embauche

Dans le cadre du sondage, les gestionnaires d’embauche devaient indiquer s’ils avaient utilisé d’autres méthodes pour embaucher des étudiants, et environ 30 % d’entre eux ont indiqué l’avoir fait. Les gestionnaires d’embauche utilisant le programme COOP et le PFETE ont précisé avoir eu recours à des nominations à un poste d’occasionnel ou à des nominations à des postes de durée déterminée, tandis que ceux qui utilisent le PAR ont indiqué avoir eu recours à des ententes de travail bénévolesNote de bas de page8.

Il est important que les processus soient rapides et souples pour répondre aux besoins des gestionnaires d’embauche

Les gestionnaires d’embauche et les représentants des RH ont été interrogés sur l’importance qu’ils accordent à différents éléments des processus relatifs aux trois programmes ainsi que sur leur degré de satisfaction à l’égard de ces éléments. Dans l’ensemble, les gestionnaires d’embauche ont indiqué que les éléments les plus importants des processus menés pour recruter des étudiants sont la rapidité, la souplesse, la possibilité de réembaucher les étudiants, le temps requis pour recevoir une réponse de la CFP et le niveau d’effort à déployer comparativement à celui requis pour les autres types d’activités de dotation.

Les gestionnaires d’embauche étaient surtout satisfaits de la possibilité de réembaucher un étudiant, du mécanisme d’intégration, du temps requis pour recevoir une réponse de la CFP, de la rapidité (le COOP) et de la facilité d’utilisation du site www.emplois.gc.ca (le PAR). Selon eux, les éléments où il y avait plus de place à l’amélioration étaient la rapidité et la souplesse des processus d’embauche.

Il y a lieu d’améliorer les processus de jumelage et de présentation des candidatures du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant afin d’accroître la rapidité et la souplesse.

Processus de jumelage du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant

En tout, 61 % des embauches d’étudiants à la fonction publique fédérale sont faites par l’intermédiaire du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE). Le programme permet aux gestionnaires d’embauche de recruter des étudiants de niveau secondaire ou d’un niveau supérieur afin de leur offrir une expérience de travail pertinente. Les étudiants peuvent être embauchés et réembauchés jusqu’à trois fois par année (c’est-à-dire une fois par trimestre). En 2012-2013, il y a eu 5 835 activités d’embauche dans le cadre du PFETE. La liste des compétences et des qualifications dans laquelle les étudiants et les gestionnaires d’embauche doivent effectuer des sélections en fonction de leurs compétences et de leurs besoins respectifs constitue l’élément essentiel du PFETE.

Les gestionnaires d’embauche ont déclaré que le PFETE leur permettait d’embaucher des étudiants de qualité, mais que les processus pourraient être simplifiés. Actuellement les participants au PFETE sont sélectionnés à partir d’une longue liste de critères. Les gestionnaires ont fait remarquer qu’une liste plus précise des compétences et des qualifications des participants au PFETE les aiderait à embaucher des étudiants qui correspondent mieux aux types de postes à doter et que la simplification du processus d’embauche d’étudiants dans le cadre du PAR leur permettrait aussi de gagner du temps. Les entrevues ont révélé que les gestionnaires d’embauche se voient parfois présenter la candidature d’étudiants qui ne répondent pas à leurs critères.

Le jumelage entre les étudiants et les postes se fait de la façon suivante : une recherche est effectuée parmi tous les candidats à partir de l’ensemble des critères sélectionnés par le gestionnaire d’embauche. Si la recherche initiale permet de trouver moins de dix candidats, une nouvelle recherche est lancée à l’aide d’une partie ou de la plupart des critères. Les gestionnaires peuvent indiquer à la CFP que certains critères de recherche sont obligatoires; dans le cas contraire, un agent ou un conseiller de la CFP détermine les critères à éliminer pour la recherche et effectue le changement dans le Système de ressourcement de la fonction publique. Ainsi, il est possible que les étudiants présentés à un gestionnaire d’embauche ne répondent qu’à l’un des quatre critères sélectionnés. Les gestionnaires sont quand même tenus d’évaluer toutes les candidatures qui leur ont été présentées; ils ne peuvent pas se contenter d’examiner les demandes des candidats pour éliminer certaines candidatures à la présélection. En général, la CFP transmet aux gestionnaires d’embauche les demandes de cinq étudiants pour chaque poste offert dans le cadre du PFETE.

Selon les résultats du sondage, 75 % des gestionnaires et des représentants des RH estiment que le nombre de candidatures présentées par la CFP (environ cinq candidatures par poste à doter) est approprié. Parmi les répondants qui estiment que ce nombre est inapproprié, plus de 55 % préféreraient que de 8 à 10 candidatures soient présentées.

Recherche des compétences appropriées

Parmi les problèmes indiqués par les gestionnaires d’embauche figuraient la difficulté de trouver des compétences répondant à leurs besoins dans la liste du PFETE et le fait que la liste des compétences soit trop longue, que certaines compétences ne soient plus pertinentes et que certaines compétences spécialisées ne fassent pas partie de la liste. Une analyse des compétences et des spécialisations le plus souvent sélectionnées par les gestionnaires d’embauche et les étudiants lors de la campagne du PFETE de 2012-2013 a montré que 50 % des choix effectués par les gestionnaires d’embauche se rapportaient aux 25 mêmes compétences (principalement des compétences en informatique) et que les étudiants avaient eux aussi tendance à sélectionner des compétences dans cette catégorie. Les gestionnaires ont également indiqué que les étudiants rapportaient eux-mêmes leurs compétences en langue seconde lorsqu’ils s’inscrivaient au PFETE et qu’ils exagéraient parfois leur capacité de communiquer dans leur seconde langue officielle.

En ce qui concerne la liste des compétences et des certificats professionnels, les gestionnaires ont indiqué dans le sondage que les éléments suivants répondaient à leurs besoins : nombre de compétences (56 %), pertinence des compétences par rapport aux types de postes offerts dans leur unité de travail (55 %) et correspondance entre les compétences et les exigences des postes (49 %). En tout, 58 % des répondants ont indiqué que la liste des compétences et des certificats professionnels pouvait être améliorée.

Programme fédéral d’expérience de travail étudiant – Recherche à l’échelle nationale et mobilité des étudiants

Les gestionnaires d’embauche ont indiqué qu’il pourrait être plus efficient de recruter dans leur localité

Les gestionnaires d’embauche se sont dits plutôt satisfaits de la mobilité des étudiants du PFETE (61 %). Ils ont néanmoins soulevé que la mobilité dans le cas des étudiants dont la CFP présente la candidature pour le PFETE peut poser problème. Dans le cadre du PFETE, tous les postes à temps plein doivent faire l’objet de recherches au moyen de la ZNS. Si les deux ou trois séries de recherches à l’échelle nationale ne donnent aucun résultat, une recherche est effectuée à l’échelle locale. Cependant, il a été mentionné que les recherches menées selon la ZNS donnaient souvent le nom de candidats d’autres régions qui n’étaient pas disposés à déménager pour occuper un poste dans le cadre du PFETE, bien qu’ils aient indiqué le contraire dans leur demande.

Les gestionnaires d’embauche ont dit comprendre que la CFP était tenue de permettre aux étudiants de partout au pays d’accéder au programme en utilisant la zone nationale de sélection (ZNS), mais ils ont fait remarquer que les étudiants ne sont pas toujours aussi mobiles que ceux-ci le croyaient au moment de leur demande d’emploi, ce qui leur fait perdre du temps. Car lorsque l’étudiant n’est pas disponible, le gestionnaire d’embauche doit recommencer le processus depuis le début.

Plusieurs conseillers en RH sont d’avis que le fait d’effectuer des recherches seulement à partir de la zone locale de sélection répondrait aux besoins des étudiants et des organisations d’embauche. D’après leurs commentaires lors d’entrevues et leurs réponses écrites aux questions ouvertes du sondage, les gestionnaires d’embauche et les conseillers en RH croyaient qu’ils épargneraient beaucoup de temps et d’énergie en cessant d’effectuer des recherches à partir de la ZNS pour la plupart des postes du PFETE.

Des Lignes directrices sur la zone nationale de sélection ont été établies afin d’assurer un accès équitable aux emplois d’étudiant

Conformément à ses lignes directrices et son rôle de surveillance, la CFP doit s’assurer que sa mission respecte l’esprit de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), tandis que son organe responsable des programmes, la Direction générale des services de dotation et d’évaluation (DGSDE), est chargé de l’exécution du programme d’emploi étudiant, conformément au Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants de la CFP et aux politiques du Conseil du Trésor à ce sujet.

L’exigence de chercher à l’échelle nationale des candidats dans la base de données du PFETE a été une décision de la CFP visant à donner aux étudiants canadiens une chance égale de trouver un emploi dans le cadre du PFETE. Le Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants exclut la nomination des étudiants en fonction du principe du mérite, et son règlement d’application exige que ceux-ci soient qualifiés pour remplir les fonctions du poste et que la nomination soit exempte de favoritisme personnel et d’influence politique. Cependant, le Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants n’exclut pas le pouvoir de la CFP « d’établir des lignes directrices concernant la manière de faire et de révoquer des nominations et de prendre des mesures correctives ». En vertu de ce pouvoir, la CFP a étendu en 2008 l’exigence prévue par ses Lignes directrices sur la zone de sélection à une zone nationale de sélection à utiliser pour les nominations d’étudiants à temps plein du niveau postsecondaire. Ces lignes directrices exigent que les organisations donnent aux étudiants à temps plein un accès à l’échelle nationale aux possibilités d’emploi étudiant.

La base de données du Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat pourrait être améliorée

Les étudiants qui occupent un poste dans le cadre du programme COOP doivent poursuivre des études à temps plein dans l’établissement d’enseignement où ils sont inscrits à un programme de stages d’enseignement coopératif ou d’internat approuvé par la CFP. Avant d’embaucher des étudiants, les gestionnaires doivent s’assurer que ceux-ci répondent aux critères. Un site Web de la CFP permet aux gestionnaires d’effectuer une recherche parmi les programmes de stages approuvés par la CFP.

Plus de 75 % des gestionnaires d’embauche estiment que plusieurs éléments du programme COOP contribuent à l’efficacité du processus d’embauche des étudiants, dont la possibilité d’afficher des annonces directement dans les établissements d’enseignement, de se voir présenter des candidatures par l’établissement d’enseignement, de réembaucher des étudiants du programme COOP par l’intermédiaire du PFETE et de rédiger des offres de stage. Selon les gestionnaires d’embauche, il y aurait lieu d’améliorer la fonction qui permet d’effectuer une recherche parmi les programmes approuvés par la CFP, sur son site Web.

D’après les résultats du sondage mené auprès des gestionnaires d’embauche utilisant le programme COOP, seulement 28 % des personnes sondées ont indiqué avoir utilisé le moteur de recherche pour les programmes de stages d’enseignement coopératif et d’internat approuvés par la CFP et ceux qui l’ont utilisé ont rapporté être plus ou moins satisfaits de celui-ci. Cela dit, les représentants des RH étaient davantage satisfaits (77 %) de la facilité d’utilisation du système. Les problèmes suivants ont été rapportés pour l’utilisation de la base de données : information incorrecte ou inexacte (p. ex. nombre de stages COOP dont l’étudiant a besoin pour obtenir son diplôme); difficulté de chercher plusieurs programmes et établissements d’enseignement à la fois; autres fonctionnalités faisant en sorte qu’il est difficile de trouver certains programmes de stages d’enseignement coopératif et d’internat.

Le processus entourant le Programme des adjoints de recherche pourrait être simplifié

Les gestionnaires d’embauche (62 %) et les représentants des RH (plus de 67 %) se sont dits généralement satisfaits de la conception du PAR, mais les gestionnaires d’embauche étaient moins satisfaits de la procédure à suivre pour afficher une annonce sur le site Web de la CFP (56 %) et pour se voir présenter des candidatures par la CFP (49 %). Plusieurs gestionnaires d’embauche utilisant le PAR ont affirmé que la conception actuelle du programme leur permettait d’embaucher des étudiants qualifiés, mais qu’elle pourrait tout de même être simplifiée.

Les gestionnaires d’embauche ont souligné la nécessité de simplifier le processus d’embauche relatif au PAR. Selon eux, la nature très spécialisée de leurs activités de recherche et les liens inhérents qu’ils entretiennent avec les établissements d’enseignement et les personnes qui étudient dans des domaines précis leur permettent de savoir (dans bien des cas) qui possède les qualifications nécessaires pour répondre aux exigences du poste. À leur avis, l’obligation de rédiger un énoncé des critères de mérite complet et de l’afficher à l’échelle nationaleNote de bas de page9 sur le site www.emplois.gc.ca réduit l’efficacité du processus, sans nécessairement augmenter la probabilité de trouver d’autres candidats qualifiés.

Enfin, certains intervenants croient que le fait d’afficher les postes dans les établissements d’enseignement (comme c’est le cas pour le programme COOP) constituerait un meilleur moyen de trouver des candidats. D’après une analyse des annonces affichées dans le cadre du PAR en 2012-2013, environ 30 % de celles-ci précisaient que les étudiants devaient être inscrits ou disposés à s’inscrire dans un établissement d’enseignement donné afin de pouvoir être nommés au poste (en raison du financement de recherche partagé avec un établissement d’enseignement spécifique).

En général, les gestionnaires d’embauche sont satisfaits des processus d’embauche relatifs aux programmes d’emploi étudiant et de la qualité des étudiants.

Dans l’ensemble, 74 % des gestionnaires d’embauche qui utilisent le PFETE, 87 % de ceux qui ont recours au programme COOP et 62 % de ceux qui se servent du PAR se sont dits satisfaits des processus relatifs aux PEE. Les gestionnaires d’embauche sondés ont indiqué que la plupart des étudiants qui avaient posé leur candidature à des postes d’étudiants au sein de leur organisation possédaient les qualifications nécessaires pour le travail à accomplir. Les gestionnaires d’embauche étaient plus susceptibles de croire que les étudiants du PAR étaient qualifiés, suivis des étudiants du programme COOP, puis des étudiants du PFETE.

Quatre-vingt-quatorze pour cent des répondants au sondage des représentants de RH sont d’avis que parmi les trois programmes d’emploi étudiant, c’est le programme COOP qui répond le mieux aux besoins de leur organisation, parce qu’il permet de trouver des candidats qualifiés en vue d’une nomination future à la fonction publique (p. ex. par l’intermédiaire des mécanismes d’intégration), comparativement à 79 % pour le PFETE et à 78 % pour le PAR. Les représentants des RH ont dit apprécier le programme COOP parce qu’il permet la présentation de la candidature d’étudiants qui possèdent les qualifications requises pour les postes et qu’il permet l’embauche rapide et efficace d’étudiants. Ils ont également indiqué que, parmi les trois PEE, le PAR est le programme le moins susceptible de permettre d’embaucher des étudiants rapidement et facilement.

La présentation de la candidature d’étudiants dans le cadre du PFETE se fait par l’intermédiaire du SRFP. Le jumelage entre un étudiant et un poste se fonde sur les compétences et les qualifications que l’étudiant et le gestionnaire d’embauche ont tous les deux sélectionnées. La CFP effectue une présélection électronique des étudiants qui participent au PAR avant de présenter leur candidature aux organisations d’embauche. Elle joue un rôle très limité dans le programme COOP : elle n’effectue pas de présélection et ne présente pas la candidature des étudiants.

Dans l’ensemble, les gestionnaires d’embauche sont très satisfaits de la capacité des étudiants d’effectuer le travail (plus de 82 % sont satisfaits), de leur disponibilité au travail une fois embauchés (plus de 84 % sont satisfaits) et de la pertinence du niveau de scolarité et du domaine d’études des étudiants (plus de 74 % sont satisfaits).

Recommandation n° 2:

La CFP devrait étudier ses options pour accroître la rapidité, la souplesse et l’efficacité des processus d’embauche afin de mieux répondre aux besoins des gestionnaires d’embauche et, pour ce faire, elle devrait revoir les processus de jumelage et de présentation des candidatures du PFETE, l’utilisation de la base de données du programme COOP ainsi que les exigences d’embauche du PAR, et ce en conformité avec les dispositions du Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants.

3.4.2 Satisfaction des besoins des étudiants

Les programmes d’emploi étudiant répondent aux besoins des étudiants, mais il y a place à l’amélioration pour les activités d’information et de communication à l’égard des programmes.

La satisfaction globale des étudiants à l’égard du processus et la capacité des programmes de répondre à leurs besoins sont essentielles pour atteindre les résultats escomptés. Nous avons donc examiné le degré de satisfaction des étudiants à l’égard du processus d’embauche, du travail effectué et des activités d’information et de communication sur les programmes.

Les étudiants s’attendent à ce que les programmes d’emploi répondent à plusieurs de leurs besoins à court et à long terme en matière de perfectionnement professionnel. Ils s’attendent notamment à ce que les programmes les aident dans leurs études en leur fournissant une source de revenus, à ce qu’ils établissent un lien entre leur expérience professionnelle et leurs études et à ce qu’ils leur donnent l’occasion d’explorer la possibilité de faire carrière à la fonction publique. La facilité avec laquelle les étudiants ont accès aux programmes, la qualité des tâches qui leur sont assignées et l’information qui leur est communiquée au sujet des programmes contribuent dans une large mesure au placement réussi des étudiants.

Les programmes d’emploi étudiant répondent aux besoins des étudiants.

Parmi les étudiants sondés, plus de 70 % ont affirmé avoir reçu de la formation, du mentorat et de l’encadrement, que leurs tâches et fonctions étaient clairement définies, qu’ils remplissaient des tâches intéressantes, qu’ils se voyaient confier suffisamment de travail et qu’ils recevaient une rétroaction sur leur rendement au travail. Toutefois, seulement 42 % des étudiants ont indiqué avoir obtenu un plan d’apprentissage, ce qui constitue pourtant une exigence de la Politique sur l’embauche des étudiants du CT.

Par rapport aux objectifs généraux des PEE, les étudiants sondés devaient indiquer en quoi chacun des programmes répondait à leurs besoins. Chaque PEE est conçu pour répondre à un besoin spécifique de ses utilisateurs, et les étudiants étaient plus satisfaits avec les éléments de conception qui correspondent le mieux aux objectifs des programmes dans lesquels ils ont travaillé. Le tableau 4 présente les résultats au niveau de comment chaque PEE répond aux besoins des étudiants.

Tableau 4 : Comment les programmes répondent aux besoins des étudiants
Besoins des étudiants PFETE COOP PAR
Renforcer leurs aptitudes concernant leur employabilité 74 % 72 % 45 %
Accroître leur capacité de trouver un bon emploi dans l’avenir 67 % 72 % 43 %
Apprendre à mieux connaître différentes possibilités d’emploi pour l’avenir 57 % 70 % 46 %
Aider à examiner les choix de carrière qui s’offrent à eux à la fonction publique fédérale 55 % 68 % 63 %
Permettre d’utiliser les compétences techniques et les connaissances acquises dans le cadre de leurs études 44 % 57 % 61 %

Source : Sondage auprès des étudiants

Les étudiants devaient également classer par ordre d’importance les raisons pour lesquelles ils avaient posé leur candidature à un poste de la fonction publique fédérale. Les étudiants participant au PFETE étaient plus susceptibles d’utiliser le programme pour obtenir une source de revenus (32 %). Pour leur part, les étudiants participant au programme COOP ont indiqué l’avoir utilisé afin d’obtenir un emploi menant à une carrière à la fonction publique fédérale (29 %), tandis que les étudiants participant au PAR étaient plus susceptibles d’utiliser le programme afin d’acquérir une expérience de travail en lien avec leur domaine d’études (50 %).

Les étudiants sont satisfaits des processus de demande et d’embauche.

Plus de 50 % des étudiants se sont dits satisfaits de l’information qu’ils avaient reçue concernant leur emploi avant de commencer à travailler, et ils estiment que l’information représentait clairement le travail qu’ils avaient à accomplir. La plupart des étudiants étaient satisfaits d’avoir la possibilité de consulter l’information relative aux PEE sur le site www.emplois.gc.ca. Les étudiants qui ont participé au PAR et au programme COOP étaient plus susceptibles de croire que l’information qu’ils avaient reçue représentait fidèlement le travail à accomplir. En tout, 72 % des répondants ont indiqué être plutôt satisfaits, satisfaits ou très satisfaits de la clarté du formulaire de demande du PFETE et 66 %, de la procédure à suivre pour remplir et soumettre le formulaire de demande. Les répondants ont toutefois indiqué que les instructions sur la façon de remplir le formulaire pourraient être clarifiées.

Dans l’ensemble, les étudiants sondés ont dit qu’ils étaient généralement satisfaits de la procédure à suivre pour postuler, bien que 56 % des étudiants sondés aient indiqué avoir passé plus de 31 minutes à remplir leur formulaire de demande.

Les activités d’information et de communication avec les étudiants pourraient être améliorées.

Les étudiants ayant participé aux PEE ont fourni la rétroaction nécessaire à la présente évaluation par l’intermédiaire d’un sondage. À la question de comment ils avaient appris l’existence des PEE (plusieurs réponses étaient permises), la majorité des étudiants (63 %) qui ont répondu au sondage ont indiqué le bouche à oreille. En tout, 33 % ont rapporté avoir appris leur existence en consultant le site www.emplois.gc.ca et 25 %, en consultant le bureau de placement de leur établissement d’enseignement.

Plus de 85 % des étudiants ont indiqué que le gouvernement fédéral est un employeur compétitif (sur le plan des salaires et des avantages sociaux), qu’il offre des choix de carrière diversifiés et qu’il favorise l’apprentissage continu, le perfectionnement professionnel et la conciliation travail-vie personnelle. Les répondants étaient un peu moins susceptibles de croire que le gouvernement fédéral est un employeur qui offre des possibilités d’avancement (69 %).

La revue de la littérature a révélé que les leaders organisationnels, par l’intermédiaire de programmes comme l’Initiative des sous-ministres champions du programme universitaireNote de bas de page10, peuvent jouer un rôle important à l’égard de l’image de marque interne au moyen des gestes qu’ils posent et des comportements qu’ils adoptent. Une autre recherche a montré que les candidats éventuels à des postes du secteur public ne semblent pas connaître la vaste étendue des possibilités qui y sont offertes. Elle a indiqué aussi que les personnes que le secteur public devra recruter au cours des prochaines années entretiennent des idées fausses à son sujet et ne comprennent pas la proposition valable de carrière dans le secteur publicNote de bas de page11.

Les entrées figurant dans un fil de discussion d’un blogue sur la carrière qui porte sur le PFETE et le gouvernement fédéral (Ask Me About FSWEP and the Federal Government) confirment qu’il existe une certaine confusion chez les étudiants au sujet du PFETE et des emplois en général au sein du gouvernement fédéral. Bon nombre d’étudiants comprennent les principes de base de la présentation des candidatures et de la sélection ainsi que les mécanismes d’intégration, mais certains estiment que le temps entre le moment où ils remplissent une demande et le moment où « le gouvernement » leur répond est souvent trop long, et que cette période de silence les incite à formuler des suppositions sans fondement. Des questions ont été posées sur le processus d’embauche aux postes occasionnels, aux postes pour une période indéterminée et aux postes de durée déterminée ainsi qu’au sujet des mécanismes d’intégration des étudiants. Les étudiants sont au courant des activités de réduction des effectifs en cours à la fonction publique fédérale et se demandent s’il existe de véritables possibilités d’emploi dans le contexte actuel. Au sujet de la procédure à suivre pour présenter une demande dans le cadre du PFETE, des étudiants ont indiqué que la procédure est longue et confuse parce qu’elle comprend plusieurs étapes, et certains ont indiqué qu’ils aimeraient obtenir des renseignements plus clairs sur la façon de remplir une demande dans le cadre du programme.

Les étudiants ayant répondu au sondage se sont dits satisfaits de la facilité avec laquelle ils pouvaient consulter l’information disponible sur les PEE par l’intermédiaire du site Web de la CFP (69 %). Cependant, l’équipe responsable de l’évaluation a mis en lumière certaines incohérences dans l’information disponible sur le site Web de la CFP et celui du Secrétariat. Par exemple, les sites Web des deux organisations indiquent que le programme COOP n’est ouvert qu’aux étudiants de niveau postsecondaire, alors qu’en réalité les gestionnaires d’embauche peuvent recruter des étudiants de niveau secondaire. De plus, les sites Web des deux organisations précisent que le PAR vise à recruter des étudiants à des postes à temps partiel, tandis que ces derniers peuvent en fait travailler à temps plein ou à temps partiel.

Les établissements d’enseignement consultés ont indiqué que le processus annuel visant à mettre à jour l’information figurant sur le site Web pourrait être simplifié et modernisé. D’autres intervenants ont mentionné que le système pourrait être davantage convivial et que l’information fournie sur les programmes offerts dans les établissements d’enseignement doit être mise à jour.

Recommandation n° 3

Le Secrétariat et la CFP devraient revoir et mettre à jour leurs sites Web et autres outils de communication afin de mieux informer les étudiants et d’accroître leur compréhension des objectifs, du fonctionnement et des mécanismes des Programmes d’emploi étudiant.

3.4.3 Accès des étudiants aux programmes

L’accès aux programmes d'emploi étudiant devrait être revu.

Afin d’évaluer le rendement du programme pour donner un accès équitable aux nominations d’étudiants, nous avons examiné à quels endroits sont annoncés les emplois étudiant. Nous avons également examiné de quelles régions proviennent les étudiants qui postulent des emplois dans la fonction publique afin de savoir à partir de quels endroits ils sont le plus susceptible de présenter des demandes. Enfin, nous avons examiné comment les organisations de la fonction publique utilisent les mécanismes d’intégration pour recruter des étudiants à la fin de leurs études.

Le Préambule de la LEFP souligne l’importance de donner accès à des postes de la fonction publique et d’avoir une fonction publique dont les membres proviennent de toutes les régions du pays. L’accessibilité aux emplois de la fonction publique doit également être prise en considération lors des nominations d’étudiants. Les mécanismes d’intégration des étudiants constituent des outils importants pour les gestionnaires d’embauche car ils permettent de recruter des membres au sein de leur équipe. Ces mécanismes sont également des indicateurs de la mesure dans laquelle les programmes à l’intention des étudiants permettent de recruter les fonctionnaires de demain.

Dans le cadre du Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat, les possibilités pourraient être annoncées à plus large échelle.

L’administration du programme COOP est assurée par des gestionnaires d’embauche, qui affichent leurs possibilités d’emploi dans des établissements d’enseignement sélectionnés, parmi les établissements offrant des programmes approuvés par la CFP. Les Lignes directrices en matière de zone de sélection de la CFP exigent, afin d’offrir un plus grand accès aux possibilités d’emploi à temps-plein COOP, que l’annonce soit faite à un niveau national. L'évaluation a permis d’examiner la répartition des possibilités CO-OP dans tout le pays afin de voir si l’exigence des Lignes directrices est respectée.

Accès par établissement d’enseignement

D’après les résultats du sondage, environ 40 % des gestionnaires d’embauche sondés affichent les postes dans seulement un établissement d’enseignement et environ 30 % les affichent dans deux établissements. Pour l’heure, c’est seulement lorsque les gestionnaires d’embauche souhaitent recruter des étudiants inscrits à un programme offert dans un seul établissement d’enseignement qu’ils devraient afficher leurs annonces dans un seul établissement. Dans son site Web, la CFP indique que les organisations doivent prendre en considération les étudiants de plus d’un établissement d’enseignement dans le but de créer un bassin raisonnable de candidats qualifiés. Cette indication figure toutefois uniquement dans l’une des foires aux questions associées aux trois PEE.

Répartition des activités d’embauche dans le cadre du Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat par établissement d’enseignement

Un examen de la répartition des activités d’embauche effectuées dans le cadre du programme COOP par établissement d’enseignement montre que la majorité des étudiants (52 %) sont recrutés à partir des universités qui se trouvent dans la RCN (Université d’OttawaNote de bas de page12 et Université CarletonNote de bas de page13). Le fait d’afficher les annonces dans seulement un établissement d’enseignement et de limiter les activités d’embauche à des établissements en particulier peut donner l’impression de limiter l’accessibilité, car, en réalité, moins d’étudiants peuvent prendre connaissance des annonces du programme COOP. Pour plus de renseignements sur la répartition de l’embauche par les établissements d’enseignement, veuillez consulter l’annexe D, tableau 12.

Postes du Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat dans la région de la capitale nationale et lieu de résidence des étudiants

L’accès au programme COOP est administré par les gestionnaires d’embauche et dépend de la région où les étudiants poursuivent leurs études, mais la possibilité pour les étudiants de partout au pays d’avoir accès aux emplois du programme COOP demeure importante pour les administrateurs du programme. Selon les données de la CFP, la majorité des activités d’embauche effectuées dans le cadre du programme COOP ont lieu dans la RCN (56 %) et, parmi les postes dotés par l’intermédiaire de ce programme, seulement 30 % sont occupés par des étudiants qui n’ont pas indiqué la RCN comme lieu de résidence.

Défis des gestionnaires d’embauche

Les différentes dates butoirs que les établissements d’enseignement fixent pour l’obtention des résultats du processus d’évaluation peuvent créer des difficultés lorsqu’il s’agit d’embaucher, dans le cadre du programme COOP, des étudiants issus de deux différents établissements. Les établissements demandent aux gestionnaires qui rencontrent des étudiants en entrevue de soumettre leurs résultats avant une certaine date, et les étudiants provenant des établissements dont le délai est le plus court peuvent alors bénéficier de possibilités que les autres n’ont pas. Plusieurs gestionnaires d’embauche ont fait remarquer que cette situation, bien qu’elle ne relève pas de la compétence de la CFP, est problématique. En outre, l’évaluation d’un nombre élevé d’étudiants peut exiger beaucoup de travail, ce qui risque de dissuader un gestionnaire d’embauche d’annoncer un poste à large échelle, tout particulièrement s’il sait que des personnes qualifiées et disposées à travailler se trouvent dans un établissement donné.

Programme des adjoints de recherche

Les emplois offerts dans le cadre du Programme des adjoints de recherche (PAR) sont affichés sur le site www.emplois.gc.ca et sont accessibles aux étudiants canadiens. Bien que les postes soient affichés dans le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP), les gestionnaires peuvent limiter l’accès aux étudiants d’un établissement d’enseignement en particulier ou aux étudiants qui sont disposés à changer d’établissement, si le financement d’une recherche est lié à une organisation et à un établissement en particulier.

L’équipe responsable de l’évaluation a examiné un échantillon de 120 annonces parues dans le cadre du PAR en 2012-2013 et a découvert que 68 % d’entre elles concernaient des postes à temps partiel. Bien que la ZNS ne s’applique qu’aux postes étudiants à temps plein, les administrateurs du programme annoncent tous les postes du PAR (à temps plein et à temps partiel) à l’échelle nationale.

Accès au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant

L’accès aux postes à temps plein du PFETE exige que soit menée une recherche dans le répertoire national des candidats, afin de s’assurer que les étudiants canadiens ont accès aux postes du gouvernement fédéral

Tendances en matière d’embauche dans la région de la capitale nationale

Étudiants déménageant dans la région de la capitale nationale

  • En 2012-2013, 20 % des postes du PFETE dans la RCN, 30 % des postes du programme COOPNote de bas de page14 dans la RCN et 30 % des postes du PAR dans la RCN ont été confiés à des étudiants ayant indiqué un lieu de résidence à l’extérieur de la RCN.

Disponibilité des postes dans la région de la capitale nationale, 2007-2013

  • En 2012-2013, 43 % des activités d’embauche dans le cadre du PFETE, 56 % des activités d’embauche dans le cadre du programme COOP et 34 % des activités d’embauche dans le cadre du PAR ont été menées dans la RCN.
  • Le pourcentage des postes offerts dans la RCN pour le programme COOP et le PAR est demeuré relativement stable au cours des six dernières années, mais le pourcentage des emplois offerts dans le cadre du PFETE dans la RCN au cours de la même période a connu une hausse, passant de 36 % en 2007-2008 à 43 % en 2012-2013.

L’intégration des étudiants à la fonction publique, une fois qu’ils sont diplômés, se produit et soutient le besoin d’avoir un accès national

L'évaluation a traité de l'intégration à la fonction pblique des étudiants diplômés de deux façon :

Premièrement, elle a traité des mécanismes formels d’intégration d’étudiants que peuvent utiliser les gestionnaires pour nommer les étudiants qui ont participé aux PEE à la fonction publique pour une durée déterminée ou indéterminée à la fin de leurs études. Ces mécanismes sont un bon indicateur de la capacité du programme à contribuer au recrutement de futurs fonctionnaires. Ainsi, l’évaluation a examiné les chiffres réels découlant des mécanismes formels d’intégration, c’est-à-dire le nombre d'étudiants qui ont été intégrés à la fonction publique à partir d'un poste d'étudiant à la fin de leurs études. En 2012-2013, environ 9 %Note de bas de page15 de toutes les personnes nommées à un poste pour une période indéterminée à la fonction publique étaient d’anciens étudiants pour qui un des mécanismes d’intégration formel a été utilisé. Les intervenants consultés ont convenu que le mécanisme d’intégration des anciens étudiants est un moyen efficace et efficient d'intégrer facilement les anciens étudiants dans la fonction publique, tout en économisant du temps et de l'argent normalement liés à la conduite du processus de dotation d’un poste pour une période déterminée ou indéterminée.

Deuxièmement, l'évaluation a pris en compte le nombre de personnes ayant occupé un emploi d'étudiant et qui ont subséquemment obtenu un poste (de durée déterminée ou indéterminée) dans la fonction publique fédérale, mais pas nécessairement à travers les mécanismes d’intégration. Ce nombre est aussi un bon indicateur que les emplois étudiants mènent au recrutement de futurs fonctionnaires, même lorsque les mécanismes d’intégration formels ne sont pas utilisés. Les données de la CFP montrent qu'entre 23% et 28% des anciens étudiants ont été nommés à des postes soit pour une durée déterminée ou indéterminée suivant leurs périodes d’emploi étudiant (entre 1997-2011). Les PEE se révèlent donc être un outil qui permet de relever en partie le défi de renouvellement de la fonction publique.

Vu la capacité des programmes à intégrer des étudiants dans la fonction publique, une fois que ceux-ci ont terminé leurs études, il faut donc faire en sorte que les étudiants canadiens aient accès à des programmes d’emplois étudiants. Les étudiants ayant acquis de l’expérience de travail au gouvernement fédéral ont une chance sur quatre de trouver un poste à la fonction publique.

Recommandation n° 4

La CFP devrait revoir l'accès au Programme COOP et déterminer si des directives supplémentaires ou une surveillance sont nécessaires pour veiller à ce que les organisations d'embauche respectent les exigences concernant la zone nationale de sélection.

3.5 Rendement : Démonstration d’efficience et d’économie, et solutions de rechange

Évaluation de l’utilisation des ressources relativement à la production des extrants et aux progrès réalisés concernant l’atteinte des résultats escomptés

Il y a de la place à l’amélioration concernant le rendement des PEE.

Afin d’examiner les PEE sous l’angle de l’efficience et de l’économie, nous avons pris en compte la masse salariale des étudiants et les coûts d’administration des programmes. Nous avons également examiné la littérature concernant les nouvelles tendances en dotation, notamment pour ce qui est de l’importance du site Web de l’employeur, des examens de présélection et du jumelage perfectionné. À la lumière des consultations menées auprès des intervenants, nous avons identifié des moyens d’améliorer les technologies mises à profit pour les PEE. Enfin, nous avons déterminé ce qui pourrait être amélioré dans l’exécution des PEE.

L’efficience est toujours importante pour assurer l’optimisation des ressources dans l’exécution des PEE. Il importe d’examiner les tendances en matière d’embauche afin d’en apprendre davantage sur les nouvelles technologies utilisées pour le recrutement d’étudiants et les types de programmes offerts aux étudiants dans d’autres administrations publiques. Enfin, il importe de déterminer ce qui pourrait être modifié, car il serait ainsi possible d’accroître l’efficience des programmes.

Masse salariale étudiante dans les organisations assujetties à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique

La CFP compile l’information et les données relatives à l’embauche des étudiants au sein du gouvernement. Pour ce faire, elle utilise différentes méthodes, et la nature unique de chaque programme comporte des difficultés. Par exemple, les campagnes annuelles du PFETE ne coïncident pas avec les exercices financiers, l’information concernant les activités d’embauche effectuées dans le cadre du PAR fait l’objet d’un suivi manuel dans Excel (à l’extérieur du SRFP) et la CFP n’assure aucun suivi des demandes soumises pour le programme COOP, car l’ensemble du processus de dotation est délégué aux organisations (ainsi, ce sont seulement les données sur l’embauche qui sont disponibles).

D’autres facteurs compliquent le suivi et l’intégration des données. Il faut, par exemple, composer avec les différentes périodes d’emploi associées à chaque programme, les différences entre les postes à temps plein et à temps partiel et l’écart entre les trimestres. D’autres facteurs font également en sorte qu’il est difficile d’assurer un suivi précis. Voici quelques exemples : les étudiants inscrits au programme COOP peuvent effectuer jusqu’à deux stages à temps plein par année en plus de travailler à temps partiel dans le cadre du PFETE pendant leurs études; les étudiants qui occupent un poste par l’intermédiaire de l’un ou l’autre des PEE peuvent travailler tout au long de l’année; les étudiants inscrits au PFETE travaillent à temps plein pendant l’été et peuvent travailler à temps partiel pendant leurs études; les travaux de recherche des étudiants participant au PAR peuvent être d’une durée variable et s’échelonner sur plus d’une année.

Le tableau ci-après présente le nombre de périodes de travail des PEE à la fonction publique fédérale en 2012-2013 ainsi que la rémunération moyenne.

Tableau 5 : Salaire moyen des étudiants, 2012-2013
2012-2013
Programmes pour
les étudiants
Nombre de périodes
de travail
Salaire horaire moyen
par étudiant
Nombre moyen d’heures
travaillées par étudiant
Salaire annuel
moyen
PFETE 6 260 16,29 $ 516 8 405,61 $
COOP 4 368 16,93 $ 556 9 408,34 $
PAR 518 18,55 $ 535 9 928,16 $

Source : Système d’information des titulaires du Secrétariat

Coûts des programmes d’emploi étudiant

Il importe de préciser que l’absence de données sur les coûts associés aux programmes d’emploi similaires a limité l’analyse et miné la capacité de l’équipe responsable de l’évaluation de déterminer si les PEE fonctionnaient de façon efficiente comparativement aux autres types de programmes semblables. En outre, l’information sur les frais engagés par les organisations ayant embauché des étudiants n’a pas été recueillie, et ces frais n’ont pas été inclus dans le coût de fonctionnement des programmes. Les dépenses salariales et non salariales annuelles pour les PEE en 2012-2013 se chiffrent à 515 731$, et les programmes ont mené à la nomination de 9 561 étudiants au cours de cette période.

Selon les gestionnaires de programme, il serait utile de schématiser et d’examiner chacune des étapes du processus d’embauche d’un étudiant afin de déterminer les étapes où des gains d’efficience sont possibles. Les gestionnaires de programme ont fait remarquer que certains problèmes associés à l’embauche des étudiants sont dus au SRFP et ne se rencontrent pas uniquement lors de l’embauche d’étudiants.

Utilisation élargie des sites Web

La revue de la littérature a fait ressortir l’importance du siteWeb qu’un employeur utilise pour faire son recrutement. Ce site est considéré comme une composante essentielle de toute stratégie de recrutement. En plus de pouvoir être intégré aux systèmes existants, un siteWeb bien conçu peut aider à établir une relation avec les candidats et peut intégrer l’image de marque de l’employeur de façon à inciter les internautes à poser leur candidature. Un siteWeb créé aux fins de recrutement peut également présenter aux candidats potentiels la culture organisationnelle et leur donner un aperçu réaliste du travail. De plus, un tel site peut permettre d’automatiser certaines fonctions des processus de recrutement et d’embauche, comme l’évaluation des candidats et la présélection initialeNote de bas de page16. À cet égard, certains auteurs soulignent que le fait d’établir délibérément un lien entre les processus de recrutement et de présélection contribue à la création d’un « riche bassin de candidats et à l’instauration d’une méthode fiable pour identifier les personnes dans le bassin qui possèdent le plus grand potentielNote de bas de page17 » [traduction]. Il pourrait être utile de procéder à une révision générale du fonctionnement de l’ensemble des sitesWeb des PEE, afin de pouvoir optimiser leur utilité.

Auto-évaluation

Le Centre de psychologie du personnel de la CFP offre des examens d’autoévaluation non supervisés pour l’expression écrite en langue seconde, et seuls les postulants peuvent en voir les résultats. Les postulants peuvent ainsi évaluer leurs compétences dans leur seconde langue officielle avant de soumettre leur candidature. Les résultats de cette autoévaluation ne sont pas pris en compte dans le processus de nomination, mais ils fournissent aux candidats des renseignements utiles quant à la probabilité qu’ils répondent aux exigences linguistiques du poste. Le recours à ce type d’examen, comme à d’autres examens en ligne non supervisés, pourrait être envisagé dans les processus associés aux PEE.

Jumelage perfectionné

La revue de la littérature indique que les outils de jumelage de profil pouvant générer une liste de postes adéquats en fonction des préférences et des intérêts de l’utilisateur présentent des avantages de taille, car ils permettent notamment d’assurer un meilleur jumelage entre le type de poste recherché par l’utilisateur et le véritable environnement de travail. Cela peut faire augmenter le niveau de satisfaction au travail et accroître la durée d’emploi (Reynolds et Weiner, 2009). Grâce aux nouvelles technologiques, il est possible de donner à l’utilisateur un aperçu des postes offerts tout en évaluant ses qualités afin d’en arriver à un jumelage minutieux et perfectionné. Un certain jumelage se fait actuellement pour le PFETE. De meilleures capacités de jumelage pourraient permettre d’optimiser le jumelage à large échelle. Lorsqu’elles seraient appliquées, elles pourraient satisfaire aux exigences en matière d’accessibilité et d’efficience. On devrait étudier davantage cette possibilité d’amélioration

Suggestions d’améliorations à apporter aux outils technologiques des programmes d’emploi étudiant

Les intervenants consultés lors de l’évaluation ont formulé un certain nombre de suggestions afin d’améliorer l’exécution des PEE sur le plan technique. Voici quelques-unes de ces suggestions :

  • Rendre accessible une plus grande partie des dossiers des étudiants dans le SRFP (y compris les lettres d’offres précédentes) afin qu’il soit plus facile de réembaucher des étudiants, et indiquer plus clairement les régions dans le SRFP;
  • Rendre accessibles des descriptions plus claires et plus détaillées des postes offerts aux étudiants, y compris dans le cas des postes génériques offerts aux étudiants en général;
  • Mettre sur pied un centre d’expertise pour le PFETE, ou une unité du genre, qui serait chargé de régler les problèmes, de mettre en oeuvre les suggestions formulées et de permettre aux gestionnaires d’embauche et aux autres intervenants de poser des questions et d’obtenir des réponses plus facilement.

Changements possibles

Les suggestions formulées en vue de l’amélioration et de la simplification progressives des programmes existants s’harmonisent bien, dans certains cas, avec le projet qu’a déjà entrepris la Direction générale des services de dotation et d’évaluation visant à optimiser les programmes d’emploi étudiant. Parmi les suggestions les plus importantes, mentionnons les suivantes :

  • Mener un projet pilote dans le cadre duquel les organisations bénéficieraient d’un accès direct au PAR et, pour ce faire, leur permettre d’annoncer elles-mêmes les postes et de gérer les demandes;
  • Améliorer la fonction de recherche dans la base de données du programme COOP;
  • Offrir un accès direct au répertoire du PFETE et, pour ce faire, mettre en place un cadre de contrôle approprié;
  • Faire appel aux collectivités fonctionnelles pour le recrutement stratégique d’étudiants et, pour ce faire, mettre à profit leur expertise et leurs connaissances afin de déterminer les compétences qui seront exigées dans l’avenir, selon l’évolution de leur milieu de travail.

L’évaluation a permis de cerner plusieurs possibilités d’amélioration des programmes. L’équipe responsable de l’évaluation suggère que les gestionnaires de programme examinent les changements proposés dans la présente évaluation afin d’améliorer les programmes pour les rendre plus efficients et plus économiques.

4. Conclusions

  1. Les programmes d’emploi étudiant sont-ils toujours nécessaires?

    Les programmes d’emploi étudiant répondent aux besoins continus des intervenants.

    Les PEE répondent aux besoins à court terme des étudiants et des gestionnaires d’embauche et peut-être aux besoins à long terme en vue du renouvellement de l’ensemble de la fonction publique.
  2. Les programmes d’emploi étudiant sont-ils conformes aux priorités du gouvernement?

    Les programmes d’emploi étudiant sont conformes aux résultats stratégiques et aux priorités du gouvernement fédéral.

    Le fait que les résultats des PEE soient conformes aux résultats stratégiques du Secrétariat et de la CFP montre que les programmes continuent d’appuyer le mandat des deux organisations, et du gouvernement fédéral dans son ensemble.
  3. Les rôles et responsabilités pour les programmes d’emploi étudiant sont-ils clairement définis et communiqués?
    Il y a lieu de préciser les rôles et les responsabilités de la Commission de la fonction publique et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

    Plusieurs intervenants clés contribuent à l’exécution des PEE. L'évaluation a révélé que les rôles des intervenants pourraient être plus clairement définis.
  4. Les programmes d’emploi étudiant produisent-ils les résultats escomptés?

    Les programmes d’emploi étudiant répondent aux besoins des gestionnaires d’embauche, mais il y a lieu d’en améliorer certains aspects opérationnels.

    Dans l’ensemble, les gestionnaires d’embauche se disent satisfaits de plusieurs caractéristiques des PEE ainsi que de leur utilité pour recruter des étudiants. Toutefois, les intervenants ont indiqué que plusieurs modifications mineures pourraient améliorer l’expérience de l’embauche d’étudiants.

    Les programmes d’emploi étudiant répondent aux besoins des étudiants, mais il y a lieu d’améliorer les activités d’information et de communication à l’égard des programmes.

    Les étudiants sont généralement d’avis que leur expérience de travail répondait à leurs besoins. Les activités de communication relatives à certains éléments des programmes pourraient toutefois être améliorées.

    L’accès aux Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat devrait être revu.

    L’accès au programme COOP est géré par les organisations d’embauche et il nécessite une plus grande attention. Des améliorations à l'accès pour les étudiants permettront de fournir des possibilités à davantage d’étudiants pouvant être intégrés à la fonction publique à la fin de leurs études.
  5. Les programmes d’emploi étudiant sont-ils efficients et économiques?

    Il est possible d'améliorer encore le rendement des programmes d'emploi étudiant.

    Selon l’évaluation, il est possible d’améliorer le rendement des programmes d’emploi étudiant, grâce à l’utilisation de l’autoévaluation et du jumelage perfectionné des compétences.

5. Réponse de la direction et plan d'action

La Commission de la fonction publique (CFP) et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) apprécient ces recommandations et les considèrent essentielles puisqu’elles contribueront à façonner l'orientation stratégique de l’embauche d’étudiants dans la fonction publique fédérale. Le Secrétariat du conseil du trésor (Secrétariat) et la CFP jouent tous deux un rôle de leadership dans les Programmes d’emploi étudiant (PEE). La présente Réponse de la direction et plan d’action (RDPA) représente les actions planifiées en fonction de ce qui suit :

  • À titre d’Employeur, le Conseil du Trésor par l’entremise du Secrétariat du Conseil du Trésor (Secrétariat), est l'autorité politique qui définit les conditions d'emploi pour les étudiants, y compris les programmes d'emploi pour étudiants;
  • Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite et indépendantes de toute influence politique, en fournissant aux ministères et agences des règlements, lignes directrices et orientations claires au niveau des nominations, incluant l’embauche des étudiants, qui donnent effet aux dispositions de la LEFP.
  • La Politique sur l’embauche des étudiants du Conseil du Trésor identifie la CFP comme étant l'organisation responsable du recrutement et de la présentation des candidats aux programmes d'emploi pour les étudiants désignés par le Conseil du Trésor, y compris le réemploi.

Le plan d'action permettra non seulement de répondre aux recommandations, mais aussi aux grandes initiatives pangouvernementales telles que la mise en oeuvre attendue de la nouvelle Politique sur l'excellence de l’effectif, la mise en oeuvre de Canada.ca ainsi que le projet de modernisation des ressources humaines. L'objectif est non seulement d'optimiser les PEE mais également de s’aligner aux orientations futures des ressources humaines dans la fonction publique.

Les grands éléments de ce travail seront les suivants :

  • un renforcement de la collaboration entre la CFP et le SCT permettant de clarifier les rôles et responsabilités respectifs afin de les communiquer aux parties prenantes;
  • un effort pour augmenter les fonctions habilitantes de la technologie de l’information utilisée afin d’aider les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines au niveau de l’embauche des étudiants;
  • le renouvellement de notre présence sur le web pour mieux communiquer avec les étudiants; et
  • La maximisation de la flexibilité d'embauche tout en assurant un accès aux possibilités d’emploi aux étudiants de partout à travers le pays.
Réponse de la direction et plan d’action
Recommandations Réponse et plan d’action Responsabilité Date prévue d’achèvement
Recommandation n° 1
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et la Commission de la fonction publique (CFP) devraient définir clairement leurs rôles et responsabilités respectifs et les communiquer aux intervenants.
Les deux organisations acceptent cette recommandation.

Le SCT et la CFP vont collaborer pour clarifier leurs rôles et responsabilités respectifs. Les deux organisations travailleront à identifier les intervenants concernés et à leur communiquer les rôles et les responsabilités mis à jour.
Pour le SCT, la directrice exécutive, Direction générale de la gestion des personnes et de l'engagement des collectivités; pour la CFP, la directrice générale de la direction de l’élaboration des politiques (DEP) et la directrice générale des programmes centraux et bureaux régionaux (PCBR) Avril 2015
Recommandation n° 2
La CFP devrait étudier ses options pour accroître la rapidité, la souplesse et l’efficacité des processus d’embauche afin de mieux répondre aux besoins des gestionnaires d’embauche et, pour ce faire, elle devrait revoir les processus de jumelage et de présentation des candidatures du PFETE, l’utilisation de la base de données du programme COOP ainsi que les exigences d’embauche du PAR, et ce en conformité avec les dispositions du Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants.
La CFP accepte cette recommandation.

La CFP examinera la possibilité d'adapter des processus opérationnels pour répondre à la recommandation, y compris apporter des changements en matière de technologie de l’information (TI).
  1. Revoir les processus internes de présentation des candidatures du PFETE au niveau du Système de ressourcement de la fonction publique et explorer / trouver des moyens pour améliorer les processus de jumelage et de présentation des candidatures pour répondre aux besoins des gestionnaires d'embauche.
  2. Mettre à jour l'information contenue dans la base de données COOP, revoir les critères d'approbation des programmes et définir les paramètres pour pouvoir gérer les exceptions.
  3. Établir et mettre en oeuvre un plan visant à fournir un accès direct au PAR aux organisations délégataires et établir un plan pour aider les organisations non délégataires.
Pour la CFP, la directrice générale des PCBR et la directrice générale de la direction des services de technologie de l'information Avril 2016
Recommandation n° 3
Le SCT et la CFP devraient revoir et mettre à jour leurs sitesWeb et autres outils de communication afin de mieux informer les étudiants et d’accroître leur compréhension des objectifs, du fonctionnement et des mécanismes des Programmes d’emploi étudiant.
Les deux organisations acceptent cette recommandation.

Le Secrétariat convient que la documentation sur les PEE dans son siteWeb peut ne plus être pertinente à la lumière d’une éventuelle Politique sur l’excellence de l’effectif. Le Secrétariat examinera les documents concernant l’embauche d’étudiants dans son site Web et assurera une coordination avec la CFP afin de s'assurer de la cohésion de l’information entre les deux organisations. La CFP mettra à jour les outils de communication disponibles afin de mieux informer les étudiants et d’accroître leur compréhension des objectifs et du fonctionnement des PEE.
Pour le SCT, la directrice exécutive, Direction générale de la gestion des personnes et de l'engagement des collectivités, pour la CFP, la directrice générale des PCBR Août 2015
Recommandation n° 4
La CFP devrait revoir l'accès au Programme COOP et déterminer si des directives supplémentaires ou une surveillance sont nécessaires pour veiller à ce que les organisations d'embauche respectent les exigences concernant la zone nationale de sélection.
La CFP accepte cette recommandation.

La CFP examinera ses instruments de politique, son cadre d'administration et son approche au niveau de la surveillance liés à l’accès au programme COOP et déterminera quelles sont les orientations et les changements nécessaires afin d'améliorer l'accès pour les étudiants.
Pour la CFP, directrice générale de la DEP et directrice générale des PCBR Avril 2016

Annexe A – Cadre réglementaire et stratégique des programmes d'emploi étudiant

RésuméNote de bas de page18 du cadre réglementaire et stratégique des programmes d’emploi étudiant
Politique du CT Décret d’exemption et règlement de la CFP
1995 De 1993 à avril 1997, les étudiants étaient considérés comme des employés en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) et ils avaient droit à l’ensemble des avantages sociaux. Dans le cadre de la Loi d’exécution du budget de 1996, la LRTFP a été modifiée afin qu’elle ne s’applique plus aux étudiants. En janvier 1995, on adopte les premiers décrets d’exemption des étudiants et règlement, à la suite d’une vérification qui révèle que le système en place n’assure pas un traitement équitable des candidats et que le favoritisme influe souvent sur la nomination des étudiants.

Le décret d’exemption et le Règlement ont permis à la Commission de la fonction publique (CFP) de créer et de gérer un répertoire national, auquel les étudiants devaient s’inscrire et que les organisations devaient utiliser pour embaucher des étudiants.

Le décret d’exemption empêchait aussi l’embauche selon l’application du principe du mérite afin de permettre la sélection aléatoire des étudiants présentés aux organisations par la CFP. Le Règlement propose de nouveau (à la section 6) la sélection basée sur le mérite, après l’étape de présentation de candidats.
1997 Avril 1997 : mise en oeuvre de la première Politique sur les aptitudes à l’emploi des étudiants. En vertu de cette politique, les étudiants sont considérés comme des stagiaires et non comme des employés au plein sens du terme.

Les objectifs de cette politique consistent à développer les aptitudes à l’emploi des étudiants, afin de les aider à passer de l’école au marché du travail, plutôt que de leur promettre un emploi futur au sein du gouvernement fédéral
À la demande du Conseil du Trésor, en avril 1997, on adopte le Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants et le Règlement concernant l’embauche de personnes dans le cadre des Programmes d’embauche des étudiants et on annule les documents précédents.

Même si, en vertu de la politique du CT, les étudiants étaient considérés comme des stagiaires et non des employés, ceux- ci étaient toujours considérés comme des employés selon la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). À ce titre, ils pouvaient participer à des processus de nomination internes (alors appelés « concours restreints »). Les nouveaux décret d’exemption et règlement ont modifié le statut des étudiants aux termes de la LEFP et ont empêché leur participation aux processus internes.

Même si le Règlement ne faisait pas mention de l’utilisation du répertoire mis en place en 1995, la CFP demeurait responsable de la présentation de candidats étudiants aux organisations. L’embauche d’étudiants ne permettait pas l’application du principe du mérite, mais le Règlement indiquait que les étudiants devaient détenir les compétences nécessaires à l’exécution des tâches. .
1998 À la suite de commentaires de sous-ministres qui considéraient la Politique sur les aptitudes à l’emploi des étudiants comme un obstacle à la mise en œuvre de leur initiative La Relève, le CT a modifié sa politique afin d’y inclure l’objectif suivant :
  • encourager les institutions fédérales à embaucher des étudiants afin de constituer un bassin de candidats qualifiés pour pourvoir les postes de la fonction publique de demain.
La politique révisée est entrée en vigueur le 1er janvier 1998 et porte le nom de Politique sur l’embauche des étudiants.
En juillet 1998, à la suite de commentaires d’organisations indiquant la nécessité de faciliter l’intégration des étudiants au sein de la fonction publique et étant donné le nouvel objectif de la Politique sur l’embauche des étudiants du Conseil du Trésor (voir ci-contre), la CFP a modifié son règlement. Les modifications comprenaient la mise en place d’un mécanisme d’intégrationNote de bas de page19 qui permettait aux étudiants de participer à des processus de nomination internes (concours restreints) s’ils répondaient aux critères suivants :
  1. Ils étaient explicitement inclus dans la zone de sélection définie pour le processus de nomination;
  2. Ils satisfaisaient aux autres critères de la zone de sélection;
  3. Ils pouvaient démontrer qu’ils étaient en mesure de terminer le programme d’études dans la période indiquée dans l’annonce.
1999 Le 1er janvier 1999, on a apporté des changements au volet de la Politique sur l’embauche des étudiants touchant la rémunération. On a conservé les objectifs suivants :
  • encourager les institutions fédérales à embaucher des étudiants afin de constituer un bassin de candidats qualifiés pour pourvoir les postes de la fonction publique de demain;
  • fournir aux étudiants canadiens des débouchés d’emploi qui : enrichiront leurs programmes d’études; les aideront à payer leurs études et les inciteront à terminer leurs études; développeront leurs compétences relatives à l’employabilité et amélioreront leur capacité à trouver de bons emplois au terme de leurs études; leur donneront un aperçu des possibilités d’emploi futures; les aideront à évaluer leurs choix de carrière dans la fonction publique fédérale.
En décembre 1999, la CFP a apporté d’autres changements au Règlement concernant les Programmes d’embauche des étudiants afin que les nominations découlant du mécanisme d’intégration du processus interne fassent l’objet d’une période probatoire.

Avant cette modification, les nominations découlant du mécanisme d’intégration du processus interne n’étaient assujetties à aucune période probatoire, étant donné que l’article de la LEFP relatif aux périodes probatoires ne s’appliquait qu’aux nominations de personnes de l’extérieur. Par conséquent, on s’est retrouvé avec deux catégories d’anciens étudiants qui étaient traitées différemment. De plus, les candidats qui ne faisaient pas l’objet d’une période probatoire bénéficiaient d’un avantage par rapport à la plupart des nouveaux employés de la fonction publique.
2010   Afin de refléter l’esprit et l’intention de la LEFP (2003), entrée en vigueur en décembre 2005, la CFP a mis à jour son Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants et son Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants en juillet 2010. Des modifications ont été apportées afin d’harmoniser le décret d’exemption avec les pouvoirs et les dispositions de la LEFP (2003). Par exemple, on précise clairement que les dispositions sur les activités politiques, sur le serment ou l’affirmation solennelle et sur les activités de surveillance de la CFP s’appliquent aux emplois d’étudiants.

Cependant, ces modifications n’ont pas touché la façon dont on embauche les étudiants, qui demeure en grande partie inchangée. À ce titre, le Règlement comprend toujours le mécanisme d’intégration mis en place en 1998 (processus de nomination internes annoncés) ainsi que la période probatoire instaurée en 1999.

Annexe B - Modèle Logique

Student Employment Programs Logic Model

Annexe C - Méthodologie d'évaluation et limites

L’évaluation, réalisée au moyen de méthodes mixtes non expérimentales, intègre plusieurs sources de données, tant qualitatives que quantitatives, pour répondre aux questions.

Les méthodes ci-dessous ont été utilisées pour évaluer les questions décrites dans la matrice d’évaluation :

  • Revue de la littérature : La revue de la littérature a été réalisée par la Division de la recherche en politiques de la Commission de la fonction publique. Différents thèmes ont été explorés, dont les suivants : image de marque et recrutement, restructuration des processus opérationnels, évaluation des étudiants, conversion (intégration) des étudiants, outils technologiques de recrutement et d’évaluation, recrutement des diplômés, compétences liées à l’emploi des étudiants, besoins et priorités en matière de RH et recrutement axé sur la demande.
  • Examen de la documentation : Divers documents ont été examinés, dont les suivants : documents organisationnels stratégiques et documents sur les politiques (Rapport sur les plans et les priorités, Rapport ministériel sur le rendement, Loi sur l’emploi dans la fonction publique, rapports annuels du greffier, rapport de vérification sur le Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE), plans organisationnels de RH, politiques du Conseil du Trésor, etc.) et documents concernant les programmes d’emploi étudiant qui se trouvent sur le site Web de la Commission de la fonction publique.
  • Données des systèmes : Les données tirées du Système de ressourcement de la fonction publique, du système de paye et d’autres systèmes ont été analysées (taux de demande, données démographiques sur les étudiants, taux d’embauche et de réembauche par programme et par organisation, taux d’intégration).
  • Entrevues auprès des principaux intervenants : Le tableau 6 présente les principaux intervenants rencontrés en entrevue et le nombre de personnes interrogées.
Tableau 6 : Intervenants rencontrés en entrevue
Principaux intervenants Nombre de personnes interrogées
Représentants de la CFP et du Secrétariat 6
Gestionnaires d’embauche 5
Coordonnateurs du programme COOP dans les universités et les collèges 6
Membres de la collectivité des RH 8
Étudiants sélectionnés 6
TOTAL 31
  • Discussion avec le Comité consultatif des sous-ministres de la CFP : Les membres de la collectivité des sous-ministres ont participé à une discussion sur l’avenir des programmes d’emploi étudiant afin de déterminer en quoi ces programmes pourraient aider davantage à répondre aux besoins futurs de la fonction publique.
  • Sondages : Cinq sondages ont été réalisés en ligne (le nom et l’adresse de courriel des répondants ont été fournis par la Direction de l’analyse et des services de données, le SRFP et les organisations). Le tableau 7 présente les taux de réponse et l’intervalle de confiance de chaque sondage.
Tableau 7 : Renseignements sur les sondages
Groupe sondé Nombre de répondants Taux de réponse Intervalle de confiance
Étudiants 752 30 % 95 % +/- 3,3 %
Gestionnaires d’embauche utilisant le PFETE 285 48 % 95 % +/- 5,6 %
Gestionnaires d’embauche utilisant le programme COOP 136 S.O. S.O.
Gestionnaires d’embauche utilisant le PAR 46 51 % 95 % +/- 10,1 %
Conseillers en RH 155 S.O. S.O.

S.O. : Échantillons non probabilistes

  • Analyse comparative : Les pratiques exemplaires mises en œuvre par d’autres gouvernements démocratiques ainsi que par les gouvernements provinciaux au Canada ont été examinées de façon à en apprendre davantage sur leur expérience et à trouver des solutions de rechange qui pourraient être économiques.

 

Limites
Limites/éléments à prendre en compte Stratégie d’atténuation Incidence sur l’évaluation
Les consultations s’adressaient uniquement aux intervenants qui connaissaient bien les programmes. L’équipe a recueilli le point de vue des étudiants non retenus en examinant les commentaires formulés dans les médias sociaux (page Twitter de l’initiative Objectif 2020 et blogue Redflag). Il s’agissait de renseignements accessoires qui n’ont pas été mis en parallèle avec le point de vue des utilisateurs à partir de critères précis.
Contrairement aux sondages à l’intention des gestionnaires d’embauche qui utilisent le PFETE et le PAR, les sondages à l’intention des conseillers en RH et des gestionnaires d’embauche utilisant le programme COOP ne reposaient sur aucune base d’échantillonnage. Les organisations devaient fournir le nom de cinq gestionnaires d’embauche qui utilisent le programme COOP et celui de conseillers en RH qui aident les gestionnaires à utiliser les PEE. Il s’agissait de deux échantillons pratiques, mais non probabilistes. Les résultats illustrent le point de vue des répondants, mais pas nécessairement celui de tous les utilisateurs faisant partie de cette catégorie.
Le PAR est le plus petit PEE, ce qui signifie que peu de personnes l’utilisent. Le taux de réponse était acceptable, mais la taille de l’échantillon ne permettait pas d’effectuer toutes les analyses statistiques. L’équipe a augmenté la taille de l’échantillon pour les étudiants inscrits au PAR, et tous les gestionnaires d’embauche qui avaient utilisé le PAR au cours de la période visée ont été inclus dans l’échantillon. Le PAR a été exclu de quelques analyses statistiques, mais cette exclusion n’a influé que sur les questions conditionnelles et les analyses multi-variables.
La démarche proactive prévue pour l’évaluation était limitée parce qu’il n’y avait pas suffisamment de données secondaires disponibles sur les groupes déficitaires à la fonction publique et les besoins futurs en matière d’activités d’embauche ou d’activités opérationnelles. L’équipe a examiné un échantillon des plans de RH jusqu’en 2012 afin d’évaluer si les organisations fédérales embauchaient des étudiants pour répondre à leurs besoins futurs. De plus, la revue de la littérature a couvert les nouvelles compétences stratégiques. L’examen mené à partir de l’échantillon portait sur plusieurs aspects de la gestion des RH (stratégies de recrutement interne et externe, gestion des talents, planification de la relève, etc.). L’information relative aux étudiants était limitée. Les résultats des sondages et la revue de la littérature ont permis d’obtenir certains renseignements sur les nouvelles qualifications et les améliorations nécessaires pour mieux répondre aux besoins.

Annexe D - Renseignments supplémentaires sur l'utilisation et tableaux statistiques

Types d’étudiants recrutés par l’intermédiaire des programmes d’emploi étudiant

Les trois programmes sont utilisés pour recruter des étudiants poursuivant des études dans des domaines similaires.

Les données de la Commission de la fonction publique (CFP) sur l’embauche des étudiants ne permettent pas de connaître de façon systématique les types d’emplois offerts aux étudiants par l’intermédiaire des programmes d’emploi étudiant (PEE). Toutefois, le sondage réalisé dans le cadre de l’évaluation a indiqué que 23 % des étudiants inscrits au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE) étudient en sciences sociales/humaines, que 12 % étudient en administration des affaires et que 12 % étudient en biologie/sciences de l’agricultureNote de bas de page20 (n=498). Les domaines dans lesquels étudient les personnes inscrites au Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat (COOP) sont semblables : 25 % étudient en sciences sociales/humaines, 12 % étudient en administration publique, 11 % étudient en administration des affaires et 11 % étudient en biologie/sciences de l’agriculture (n=124). Les données relatives aux étudiants inscrits au Programme des adjoints de recherche (PAR) indiquent que 65 % d’entre eux étudient en biologie/sciences de l’agriculture, que 11 % étudient en administration des affaires et que 6 % étudient en sciences sociales/humaines (n=23). La plupart des étudiants qui participent aux PEE sont inscrits à un programme de baccalauréat.

C’est surtout dans la région de la capitale nationale que le Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat est utilisé (56 %), comparativement au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (42 %) et au Programme des adjoints de recherche (34 %).

Les PEE sont utilisés un peu partout au pays, mais c’est dans la région de la capitale nationale (RCN) qu’ils le sont le plus (56 % pour le programme COOP, 42 % pour le PFETE et 34 % pour le PAR). Près de 60 % des établissements d’enseignement qui offrent des programmes de stages d’enseignement coopératif et d’internat se trouvent en Ontario (33 %) et au Québec (24 ;%). En 2012-2013, la plupart des étudiants qui ont occupé un poste dans le cadre des PEE ont indiqué que l’anglais était leur première langue officielle (72 % dans le cas du PFETE, 84 % dans le cas du programme COOP et 76 % dans le cas du PAR). Dans le sondage mené auprès des gestionnaires d’embauche utilisant le programme COOP, environ 30 % des répondants ont indiqué qu’ils affichaient des annonces de stages dans plus d’un établissement d’enseignement. En tout, 18 % des postes offerts dans le cadre du PFETE dans la RCN sont confiés à des étudiants dont le lieu de résidence se trouve à l’extérieur de la RCN, et ce pourcentage est de 32 % pour ce qui est des postes offerts dans le cadre du programme COOP et du PAR. C’est principalement de l’Ontario, du Québec et de la Colombie-Britannique dont sont issus les étudiants qui occupent un poste dans la RCN, mais qui proviennent d’une autre région. En 2013, la plupart des postes d’étudiants se trouvaient dans la RCN, en Ontario, au Québec et en Colombie-Britannique.

Les étudiants qui sont membres des groupes désignés au titre de l’équité en matière d’emploi sont nommés à un taux supérieur à celui auquel ils posent leur candidature.

Tableau 8 : Pourcentage d’étudiants qui postulent dans le cadre des processus annoncés et des étudiants embauchés à la fonction publique, par groupe désigné de l’équité en matière d’emploi, 2012-2013
Groupe désigné au titre de
l’équité en matière d’emploi
Postulants ayant le
statut d’étudiant (en %)
Étudiants embauchés
(en %)
Autochtones 2,1 3,2
Personnes handicapées 1,8 2,2
Membres des minorités visibles 18,8 19,1
Femmes S.O. 57,3

Source : Fichiers des activités d’embauche et de dotation de la Commission de la fonction publique et le Système de ressourcement de la fonction publique

Le PFETE et le programme COOP sont utilisés pour doter des types d’emplois semblables

Selon les données tirées du sondage auprès des gestionnaires d’embauche, les gestionnaires d’embauche qui utilisent le PFETE et le programme COOP sont plus susceptibles de recruter des étudiants pour mener des travaux de recherche, remplir des tâches administratives (travail de bureau) et assumer des fonctions liées aux technologies de l’information. Les travaux de recherche confiés aux étudiants recrutés par l’intermédiaire du PAR concernent principalement l’agriculture, les sciences de l’alimentation, la foresterie, les pêches ainsi que les sciences naturelles et appliquées. C’est le ministère de l’Agriculture et de l’Agroalimentaire qui embauche le plus d’étudiants dans le cadre du PAR (55 %), suivi de Ressources naturelles Canada (18 %).

Tableaux 9 à 11 : Utilisation des programmes d’emploi étudiant par organisation, 2012-2013

Tableau 9 : Dix principaux utilisateurs du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant
Organisation Nombre d’activités
d’embauche
Pourcentage du nombre
total des activités
d’embauche dans le cadre
du PFETE
1. Agence des services frontaliers du Canada 785 13,5
2. Agriculture et Agroalimentaire Canada 663 11,4
3. Défense nationale (employés civils) 630 10,8
4. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 504 8,6
5. Emploi et Développement social Canada 480 8,2
6. Pêches et Océans Canada 263 4,5
7. Environnement Canada 244 4,2
8. Service correctionnel du Canada 227 3,9
9. Citoyenneté et Immigration Canada 214 3,7
10. Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 205 3,5

Source : Dossiers de la Commission de la fonction publique sur les activités d’embauche et de dotation

Tableau 10 : Dix principaux utilisateurs du Programme des adjoints de recherche
Organisation Nombre d’activités
d’embauche
Pourcentage du
nombre total des
activités d’embauche
dans le cadre du PAR
1. Agriculture et Agroalimentaire Canada 175 55
2. Ressources naturelles Canada 58 18,2
3. Santé Canada 21 6,6
4. Pêches et Océans Canada 13 4,1
5. Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 9 2,8
6. Citoyenneté et Immigration Canada 9 2,8
7. Environnement Canada 8 2,5
8. Ministère de la Justice Canada 4 1,3
9. Sécurité publique Canada 4 1,3
10. Agence spatiale canadienne 3 0,9
10. Anciens Combattants Canada 3 0,9

Source : Dossiers de la Commission de la fonction publique sur les activités d’embauche et de dotation

Tableau 11 : Dix principaux utilisateurs du Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat
Organisation Nombre d’activités
d’embauche
Pourcentage du nombre
total des activités
d’embauche dans le cadre
du programme COOP
1. Environnement Canada 618 18,1
2. Agriculture et Agroalimentaire Canada 444 13
3. Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 254 7,5
4. Défense nationale (employés de la fonction publique) 253 7,4
5. Santé Canada 209 6,1
6. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 204 6,0
7. Ressources naturelles Canada 202 5,9
8. Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada 178 5,2
9. Pêches et Océans Canada 147 4,3
10. Agence de la santé publique du Canada 125 3,7

Source : Dossiers de la Commission de la fonction publique sur les activités d’embauche et de dotation

Tableau 12 : Établissements d’enseignement comptant le nombre le plus élevé de postulants uniques et d’activités d’embauche, 2012-2013
Établissement Postulants,
PFETE
(en %)
Étudiants
embauchés,
PFETE
(en %)
Postulants,
PAR (en %)
Étudiants
embauchés,
PAR (en %)
Étudiants
embauchés,
programme
COOP (en %)
Université d’Ottawa 12,5 19 9,3 13 37
Université Carleton 6,7 9 6,4 9 15
Université de Waterloo 1,2 1 2,1 0 4
Collège Algonquin 2,8 2 0 0 3
Université Dalhousie 1,4 1 5,4 1 2
Université McGill 2,1 2 3,6 2 1
Université York 2 1 2,7 0 0
Université Western Ontario 1,7 1 2,5 4 0
Université de Montréal 1,7 3 2,2 1 0
Université de Toronto 3 2 2,2 0 1
Université de la Colombie-Britannique 1,5 1 2,1 1 2
Université du Manitoba 1,7 2 2,1 7 1

Source : Dossiers d’activités d’embauche et de dotation de la CFP et le Système de ressourcement de la fonction publique

Tableau 13 : Postulants uniques au PFETE et au PAR, comparativement à la population canadienne (de 15 à 29 ans)
Lieu de résidence Canadiens âgés de 15
à 29 ans en 2012 (en %)
Postulants uniques, 2012-2013 (en %)
PFETE PAR
Colombie-Britannique 12,9 7,6 8,9
Alberta 12,2 4,4 10,8
Saskatchewan 3,4 1,9 2
Manitoba 3,8 3,5 3,4
Ontario (sauf la RCN) 36,2 29,3 22,6
RCN 3,9 27,7 23,1
Québec (sauf la RCN) 21,0 15,9 13,5
Nouveau-Brunswick 2,0 3,1 2,9
Nouvelle-Écosse 2,6 3,5 3
Île-du-Prince-Édouard 0,4 1,6 6,1
Terre-Neuve-et-Labrador 1,4 0,9 0,6
Yukon 0,1 0,1 0,1
Territoires du Nord-Ouest 0,2 0,1 0
Nunavut 0,1 0 0,4
Autres S.O. 0,5 2,6

Remarque : Ces chiffres comprennent les postulants uniques au PFETE; ils ne correspondent donc pas aux chiffres figurant dans le rapport annuel.
Source : Système de ressourcement de la fonction publique, CFP.
Source pour la population canadienne : Statistique Canada, tableaux CANSIM 051-0001 et 051-0046 pour la RCN.

Tableau 14 : Répartition géographique des activités d’embauche dans le cadre des PEE par rapport à celle de l’effectif assujetti à la LEFP, au 31 mars 2013
Région Effectif assujetti
à la LEFP (en %)
Activités d’embauche
PFETE (en %)
Activités d’embauche
COOP (en %)
Activités d’embauche
PAR (en %)
Colombie-Britannique 8,8 4,3 11,3 3,1
Alberta 5,3 5,0 4,6 7,9
Saskatchewan 2,5 4,6 1,9 3,8
Manitoba 3,6 4,2 2,8 7,9
Ontario (sauf la RCN) 13,0 16,1 11,6 9,4
RCN 43,9 42,6 55,9 34,3
Québec (sauf la RCN) 11,3 15,0 6.1 17,3
Nouveau-Brunswick 3,4 2,1 0,9 5,7
Nouvelle-Écosse 4,7 3,1 3,0 1,3
Île-du-Prince-Édouard 0,9 1,5 0,1 5,7
Terre-Neuve-et-Labrador 1,6 0,5 1,1 0,9
Yukon 0,2 0,0 0,3 0,0
Territoires du Nord-ouest 0,3 0,1 0,3 0,3
Nunavut 0,1 0,1 0,1 2,5
Hors Canada 0,8 0,8 0,0 0,0
Total 100 100 100 100

Source : Dossiers des activités d’embauche et de dotation et dossiers sur l’effectif, CFP

Tableau 15 : Représentativité géographique des étudiants occupant un poste à la fonction publique par rapport à la population canadienne (de 15 à 29 ans)
Lieu de résidence Provenance des étudiants occupant un
poste à la fonction publique, 2012-2013Note de bas de page(a)
(en %)
Canadiens
âgés de
15 à 29 ans
en 2012 (en %)
Tous les
PEE
PFETE COOP PAR
Colombie-Britannique 5,9 4,9 10,9 5,9 12,9
Alberta 5,7 5,8 4,1 8,8 12,2
Saskatchewan 4,6 5,4 1,1 4,4 3,4
Manitoba 4,7 5,0 1,9 10,2 3,8
(sauf la RCN) 21,2 21,8 19,7 14,1 36,2
Ontario (avec la RCN) 46,8 44,6 59,5 32,7 39,1
RCN 34,9 32,4 50,2 21,5 3,9
Québec (sauf la RCN) 14,8 16,4 6,7 16,1 21,0
Québec (avec la RCN) 24,2 25,9 17,2 19,0 22,0
Nouveau-Brunswick 2,9 2,8 2,1 6,3 2,0
Nouvelle-Écosse 3,0 3,2 2,2 2,4 2,6
Île-du-Prince-Édouard 1,6 1,7 0,2 4,4 0,4
Terre-Neuve-et-Labrador 0,5 0,6 0,5 0,5 1,4
Yukon 0,1 0,0 0,1 0,0 0,1
Territoires du Nord-Ouest 0,1 0,1 0,2 0,5 0,2
Nunavut 0,1 0,0 0,0 2,0 0,1
Hors Canada 0,2 0,0 0,0 2,9 S.O.

Source : Dossiers de la CFP sur les activités d’embauche et de dotation et Système de ressourcement de la fonction publique.
Source pour la population canadienne : Statistique Canada, tableaux de CANSIM 051-0001 et 051-0046 pour la RCN.

Annexe E - Autres administrations publiques

Les États-Unis d’Amérique affichent en ligne les postes offerts aux étudiants, avec une description de ces postes. Les étudiants sont invités à poser leur candidature directement.

« Ce programme offre aux étudiants inscrits dans une vaste gamme d’établissements d’enseignement, de l’école secondaire jusqu’au deuxième cycle universitaire, la possibilité de travailler dans les ministères et d’explorer différentes possibilités de carrière au gouvernement fédéral tout en poursuivant leurs études et en obtenant une rémunération pour leur travail. Les étudiants qui terminent le programme peuvent voir leur poste converti en un poste permanent à la fonction publique. » [Traduction]

Les organisations d’embauche administrent dans une large mesure le programme de stages. Comme c’est le cas des organisations qui doivent produire un plan d’apprentissage dans le cadre des programmes d’emploi étudiant, chaque organisation doit signer avec le stagiaire un accord qui décrit les attentes auxquelles ce dernier doit satisfaire pendant le stage. À l’instar des postes du Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat (COOP) et du Programme des adjoints de recherche (PAR), les stages doivent avoir un lien avec les objectifs scolaires ou professionnels du stagiaire ou avec son domaine d’études. Le programme des parcours de carrière (Pathways program) offre aux étudiants des mesures d’« intégration » ou de conversion, s’ils répondent à certains critères.Note de bas de page21 Le programme diffère toutefois des programmes d’emploi étudiant de plusieurs façons : les étudiants à temps partiel peuvent postuler les emplois offerts, l’accès aux emplois peut être limité aux étudiants qui vivent et/ou qui étudient dans certains États, les gestionnaires peuvent présélectionner les étudiants à partir de leur expérience (mais les études peuvent remplacer l’expérience si les étudiants soumettent un relevé de notes), les gestionnaires peuvent déterminer les catégories de diplômes qu’ils privilégient et une moyenne pondérée cumulative minimum peut être imposée aux étudiants afin que leur candidature soit prise en considération. Par le passé, les États-Unis offraient deux autres types de programmes : le programme d’expérience de carrière pour les étudiants (Student Career Experience Program) (dans le cadre duquel le placement était effectué en fonction du domaine d’études de l’étudiant) et le programme d’emploi temporaire pour les étudiants (Student Temporary Employment Program) (dans le cadre duquel le placement n’était pas effectué en fonction du domaine d’études de l’étudiant). Ces programmes ont été remplacés par le programme des parcours de carrière en 2013.

Le gouvernement du Royaume-Uni offre plusieurs possibilités pour le recrutement et le perfectionnement des étudiants. Le service économique du gouvernement britannique offre deux types de stages aux étudiants : un placement de 12 mois « intercalé » et un placement de 6 à 12 semaines pendant les vacances d’été. Une description des postes offerts est affichée en ligne, et les étudiants doivent classer par ordre les organisations pour lesquelles ils souhaitent travailler. Également offert aux étudiants, le programme d’ascension rapide (Fast Stream program) est un programme d’apprentissage et de perfectionnement qui s’adresse aux diplômés ayant le potentiel nécessaire pour devenir des leaders de la fonction publique. Le programme s’adresse aux étudiants de premier cycle ou des cycles supérieurs, qu’ils en soient à leur avant-dernière ou à leur dernière année d’études universitaires. Le placement mène à un emploi permanent. Au cours des deux premières années, le diplômé remplit quatre différentes affectations, dont chacune s’échelonne sur environ six mois. Ces affectations englobent au moins quatre secteurs d’activité parmi les suivants : exécution opérationnelle, élaboration des politiques, services ministériels, gestion des RH, sensibilisation au secteur commercial, gestion des finances et gestion des programmes.”Note de bas de page22. Le programme des parcours de carrière (Pathways program) offre aux étudiants des mesures d’« intégration » ou de conversion, s’ils répondent à certains critèresNote de bas de page23. Le programme diffère toutefois des programmes d’emploi étudiant de plusieurs façons : les étudiants à temps partiel peuvent postuler les emplois offerts, l’accès aux emplois peut être limité aux étudiants qui vivent et/ou qui étudient dans certains États, les gestionnaires peuvent présélectionner les étudiants à partir de leur expérience (mais les études peuvent remplacer l’expérience si les étudiants soumettent un relevé de notes), les gestionnaires peuvent déterminer les catégories de diplômes qu’ils privilégient et une moyenne pondérée cumulative minimum peut être imposée aux étudiants afin que leur candidature soit prise en considération. Par le passé, les États-Unis offraient deux autres types de programmes : le programme d’expérience de carrière pour les étudiants (Student Career Experience Program) (dans le cadre duquel le placement était effectué en fonction du domaine d’études de l’étudiant) et le programme d’emploi temporaire pour les étudiants (Student Temporary Employment Program) (dans le cadre duquel le placement n’était pas effectué en fonction du domaine d’études de l’étudiant). Ces programmes ont été remplacés par le programme des parcours de carrière en 2013.

Le gouvernement du Royaume-Uni offre plusieurs possibilités pour le recrutement et le perfectionnement des étudiants. Le service économique du gouvernement britannique offre deux types de stages aux étudiants : un placement de 12 mois « intercalé » et un placement de 6 à 12 semaines pendant les vacances d’été. Une description des postes offerts est affichée en ligne, et les étudiants doivent classer par ordre les organisations pour lesquelles ils souhaitent travailler. Également offert aux étudiants, le programme d’ascension rapide (Fast Stream program) est un programme d’apprentissage et de perfectionnement qui s’adresse aux diplômés ayant le potentiel nécessaire pour devenir des leaders de la fonction publiqueNote de bas de page24. Le programme s’adresse aux étudiants de premier cycle ou des cycles supérieurs, qu’ils en soient à leur avant-dernière ou à leur dernière année d’études universitaires. Le placement mène à un emploi permanent. Au cours des deux premières années, le diplômé remplit quatre différentes affectations, dont chacune s’échelonne sur environ six mois. Ces affectations englobent au moins quatre secteurs d’activité parmi les suivants : exécution opérationnelle, élaboration des politiques, services ministériels, gestion des RH, sensibilisation au secteur commercial, gestion des finances et gestion des programmesNote de bas de page25. Les affectations se font dans plus d’un ministère et organisme et, souvent, dans différentes régions du pays.

Le gouvernement de l’Australie offre plusieurs programmes d’emploi et de formation à l’intention des étudiants. Les ministères et les organismes affichent en ligne, par secteur d’emploiNote de bas de page26 les types de programmes qu’ils offrent : alternance études-travail (cadetship), bourses et expérience de travail. Le programme d’alternance études-travail destiné aux indigènes (Indigenous Cadetship Program) en est un exemple; ce programme offre aux étudiants indigènes de premier cycle une aide financière pendant leurs études ainsi qu’une expérience de travail pratique au cours des vacances d’été. Lorsqu’ils terminent leurs études, les diplômés se voient offrir un poste permanent au sein du ministèreNote de bas de page27.

Le Service STEP est le service de placement officiel pour les étudiants qui est offert par le gouvernement du ManitobaNote de bas de page28. Les étudiants doivent être âgés d’au moins 16 ans au moment de leur embauche et doivent avoir fréquenté un établissement d’enseignement au cours du trimestre précédent ou être inscrits au moment de leur demande. Pour recruter des étudiants, les gestionnaires d’embauche font appel au Service STEP et demandent à recevoir une liste d’étudiants à rencontrer en entrevue. La recherche est effectuée dans la base de données des étudiants de façon à trouver ceux qui répondent le mieux aux exigences du poste (lieu de travail, compétences particulières, domaine d’études, etc.). Les postes pour les étudiants peuvent être au niveau d’entrée ou être liés au choix de carrière de l’étudiant. En outre, l’étudiant peut travailler à temps partiel (en automne et au printemps) et à temps plein (en été) un peu partout au Manitoba, dans un bureau ou à l’extérieur.

Le gouvernement de l’Alberta offre plusieurs types d’emplois aux étudiants afin de les aider du mieux possible à atteindre leurs objectifs scolaires et professionnels : stage pratique d’enseignement coopératif, placement professionnel ou emploi d’été. Les placements professionnels constituent des affectations non rémunérées au sein du gouvernement de l’Alberta grâce auxquelles les étudiants peuvent acquérir des compétences en milieu de travail et en apprendre davantage sur le travail dans l’administration publique. Ces placements, qui font partie de différents programmes de formation postsecondaire ou d’acquisition des compétences, sont effectués en fonction du domaine d’études de l’étudiant, qui peut ainsi acquérir une expérience pratique dans le domaine de son choixNote de bas de page29. Les emplois d’été permettent aux étudiants d’en apprendre davantage sur l’organisation, d’acquérir des compétences en milieu de travail et une expérience liée à leur choix de carrièreNote de bas de page30 Les gestionnaires d’embauche peuvent recruter des étudiants de plusieurs façons, notamment en consultant une base de données centralisée qui regroupe les curriculums vitae des étudiants disponibles pour l’été, en faisant paraître des possibilités d’emploi pour l’été sur le siteWeb du gouvernement de l’Alberta (dans la catégorie des postes saisonniers) et en affichant des possibilités d’emploi pour l’été dans les établissements d’enseignement.

Le gouvernement de l’Ontario offre aux étudiants plusieurs possibilités qui leur permettent d’occuper des postes rémunérés ou non rémunérés. Les emplois d’été rémunérés sont affichés sur le siteWeb des emplois de la fonction publique de l’Ontario. Les étudiants de niveau postsecondaire peuvent également suivre des stages d’enseignement coopératif qui leur permettent d’acquérir une expérience de travail pratique tout en étant rémunérés et en accumulant des crédits scolairesNote de bas de page31. Les offres de placement sont affichées dans différents établissements d’enseignement de l’Ontario. La fonction publique de l’Ontario offre également un programme d’apprentissage et d’expérience de travail, qui constitue en fait un programme spécialisé d’enseignement coopératif visant à réengager des jeunes de 16 à 20 ans qui proviennent de certaines communautés prioritaires. Ce programme donne la chance aux étudiants d’obtenir des crédits comptant pour l’obtention de leur diplôme d’études secondaires et d’acquérir de l’expérience de travail rémunérée au sein de la fonction publique de l’Ontario et des organismes connexes.Note de bas de page32

Le gouvernement du Québec tient à jour une base de données qui permet aux ministères d’embaucher des étudiants de façon aléatoire et impartiale. La sélection se fonde sur le domaine d’études et le lieu de travail.

Annexe F - Revue de la littérature

La revue de la littérature portait sur quatre thèmes liés aux programmes d’emploi étudiant : image de marque de l’employeur et recrutement, restructuration des processus opérationnels, nouvelles compétences stratégiques et approches axées sur la demande. Les résultats complets de la revue de la littérature peuvent être fournis sur demande.

En ce qui concerne l’image de marque de l’employeur et le recrutement, la Division de la recherche en politiques (DRP) de la Commission de la fonction publique a examiné plusieurs approches et stratégies pour devenir un employeur de choix. Elle a notamment exploré différentes stratégies permettant d’améliorer l’image de marque du secteur public : faire mieux connaître les leaders du secteur public, favoriser les détachements ou les échanges entre les secteurs et susciter un engagement à l’égard des valeurs de la fonction publique et du bien commun. L’examen de la DRP a également mis en lumière des stratégies efficaces qui, combinées à une stratégie globale de gestion des talents, peuvent permettre d’améliorer les efforts de recrutement et inciter les postulants éventuels à poser leur candidature : améliorer les sitesWeb conçus aux fins de recrutement, utiliser des outils de jumelage des profils et donner un aperçu réaliste des postes offerts. Une analyse des méthodes de recrutement employées par la fonction publique en Australie, au Royaume-Uni et aux États-Unis montre que les technologies en ligne et les médias sociaux sont de plus en plus utilisés pour communiquer l’information, attirer des candidats éventuels et faire connaître les avantages d’un emploi dans le secteur public, notamment la possibilité d’avoir une influence sur le cours des choses.

Pour ce qui est de la restructuration des processus opérationnels, la DRP a examiné plusieurs méthodes de présélection et de sélection. Au sujet de la présélection des postulants, la littérature indique que le fait de donner un aperçu informatif des postes et de prévoir une autoévaluation peut donner lieu à des attentes réalistes et permettre aux postulants éventuels de déterminer si les postes les intéressent et s’ils répondent aux exigences de ceux-ci avant de poser leur candidature. Quant aux stratégies d’évaluation actuelles, dont l’utilisation de portfolios électroniques, d’exercices de la corbeille virtuels et de centres d’évaluation, peuvent s’avérer très utiles pour déterminer si un postulant convient à un poste en particulier. La littérature fait également état de stratégies concrètes pour concevoir et mettre en oeuvre des programmes de stages, stratégies qui peuvent aider à renforcer l’expérience de la formation : utiliser des outils technologiques comme les portfolios électroniques et les blogues en ligne; traiter les stagiaires comme de véritables employés; offrir aux stagiaires un milieu de travail valorisant; et 4) mettre sur pied des groupes de soutien des stagiaires.

La revue de la littérature a aussi permis de résumer et d’analyser les recherches de l’heure sur les nouvelles compétences stratégiques, notamment sur les compétences qui seront nécessaires dans le marché du travail de demain, sur le déséquilibre prévu entre elles, l’offre et la demande pour ce qui est de ces compétences et sur l’importance de la gestion stratégique des RH. La littérature précise les compétences que les employeurs considèrent comme les plus importantes (pensée critique, créativité, esprit de collaboration, professionnalisme, responsabilité et communication) ainsi que les nouvelles compétences (connaissance des nouveaux médias, virtualité, interculturalisme, gestion de la charge cognitive, métacognition etc.). De façon générale, la littérature souligne que plusieurs problèmes se posent dans le marché du travail au Canada, dont une inadéquation des compétences et une concurrence accrue pour attirer des candidats et maintenir en poste les employés qui possèdent des compétences hautement recherchées. L’une des solutions à ces problèmes, d’après la littérature, consiste en une approche intégrée à l’égard de la gestion et de la planification des RH.

Enfin, la revue de la littérature a donné lieu à une analyse des constatations liées aux études supérieures, notamment des nouveautés dans les méthodes et les outils d’évaluation utilisés en éducation, ainsi qu’à l’importance croissante des partenariats entre les établissements d’enseignement et les employeurs. En ce qui a trait aux méthodes et aux outils d’évaluation, la revue de la littérature a montré aussi la nécessité pour les établissements d’enseignement d’offrir une expérience d’apprentissage à fort impact et de veiller à intégrer aux programmes de cours les compétences requises au XXIe siècle. D’après la littérature, les outils technologiques doivent répondre aux besoins des apprenants et des employeurs. Pour favoriser la collaboration entre ceux-ci, il est proposé dans la littérature que les employeurs aident à concevoir les programmes de cours et que leurs étudiants passent un certain temps en milieu de travail.

Footnotes

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