Termes de référence du Comité permanent des finances et de l’administration du Conseil consultatif de gestion

1. Introduction

1.1. Le présent document décrit les termes de référence du Comité permanent des finances et de l’administration du Conseil consultatif de gestion (CCG ou le Conseil) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il complète la charte du CCG et les rôles et responsabilités liés au CCG, et est supplanté par la partie V de la Loi sur la GRC en cas de conflit. 

1.2. Les termes de référence du Comité permanent des finances et de l’administration (CPFA) du CCG seront revus chaque année.

2. Les termes de référence du Comité permanent des finances et de l’administration du CCG

2.1. Objectif:

Le CPFA est chargé de fournir des conseils basés sur des mises à jour informatives sur des questions financières et administratives auxquelles est confrontée la GRC.

2.1.1. Le champ d’application du Comité comprend la réception de rapports généraux et des mises à jour sur la gestion financière et administrative de la GRC, conformément à son plan de travail annuel. Cela peut inclure, mais sans s’y limiter: à des mises à jour de la stratégie financière; l’utilisation des ressources; les questions administratives ayant une incidence sur les opérations; l’alignement des considérations de financement avec les besoins organisationnels; les priorités et les stratégies; la mise en œuvre des budgets de fonctionnement et d’investissement; l’approvisionnement; la gestion de l’information et les technologies de l’information; et les Réponses de la direction et les plans d’action (RDPA) sur les produits consultatifs du CCG sur les questions financières et administratives.

2.2. Membres et responsabilités:

2.2.1. En tant que Comité permanent du CCG, le CPFA conserve ses responsabilités, y compris, mais sans s’y limiter, ses responsabilités consultatives à l’égard de la GRC, l’accès à l’information, les procédures de fonctionnement du CCG et le soutien du secrétariat.

2.2.2. La composition du CPFA est déterminée en consultation avec l’ensemble des membres du CCG. Le CPFA est composé d’au moins trois (3) membres du CCG, en fonction de leur expertise et/ou de leur préférence, et inclut le vice-président du CCG en tant que membre d’office.

2.2.3. Le CPFA est dirigé par un membre du Conseil choisi par le président du CCG, qui est connu sous le nom de "responsable du Comité permanent". 

2.2.4. Le responsable du comité permanent est chargé de fournir au Conseil des comptes rendus verbaux et/ou écrits réguliers, sauf décision contraire du responsable du Comité permanent ou de l’ensemble du CCG. Les comptes rendus doivent inclure un résumé des conseils fournis par le CPFA, ainsi que toute question ou tout domaine qui pourrait bénéficier de l’attention de l’ensemble du CCG.

2.2.5. Le commissaire de la GRC devra désigner un cadre supérieur de la GRC, également appelé agent de liaison principal de la haute direction de la GRC, afin de soutenir le CPFA et ses travaux, mais qui n’est pas membre du Comité. L’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC est chargé de faire comprendre l’approche, les priorités, les objectifs et les défis de la GRC en matière de finances et d’administration. Il peut être amené à fournir des mises à jour informatives, le cas échéant. L’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC soutient le travail du CPFA et, aux fins du comité, agit en tant que représentant du commissaire et un agent de liaison entre le Comité et la GRC.

2.2.6. À sa discrétion, le CPFA peut également demander des aperçus informatifs et des mises à jour de la part d’autres parties prenantes clés ou d’experts, au sein ou en dehors de la GRC, coordonnés par l’intermédiaire du secrétariat. Le sous-ministre de Sécurité publique Canada (ou son sous-ministre adjoint) recevra une invitation permanente aux réunions du CPFA et informera le secrétariat du CCG, si et quand, il/elle aimerait participer.

2.2.7. La composition du Comité permanent peut faire l’objet d’une rotation périodique avec l’approbation du président du CCG. 

2.2.8. Le secrétariat du CCG fournira un soutien logistique et administratif au CPFA.

2.3. Réunions:

2.3.1. Le CPFA déterminera la fréquence, la durée et le format de ses réunions. Le CPFA se réunira au minimum quatre (4) fois par année fiscale, généralement en ligne, sauf si la réunion précède ou suit immédiatement une réunion trimestrielle en personne.

2.3.2. Les réunions auront normalement lieu au cours des mois où il n’y a pas de réunion trimestrielle du CCG. Dans des circonstances exceptionnelles et avec l’accord du président et du secrétariat du CCG, une réunion du Comité permanent pourra être organisée autour d’une réunion en personne du CCG. 

2.3.3. Les réunions peuvent être limitées aux seuls membres du CCG CPFA (à huis clos) sur instruction du responsable du Comité permanent ou à la demande des membres du CPFA. Un temps sera alloué à la fin de chaque réunion du CPFA pour permettre aux membres de s’engager dans une discussion à huis clos.

2.3.4. Le responsable du Comité permanent, en concertation avec le secrétariat et les membres du CPFA, établit l’ordre du jour de toutes les réunions.  Un membre qui souhaite qu’un point soit ajouté à l’ordre du jour peut en faire la demande au responsable du Comité permanent et au secrétariat au moins un mois avant la date prévue de la réunion. 

2.3.5. Les membres du Comité permanent recevront les documents de la réunion dans la langue officielle de leur choix, qui seront distribués au moins une semaine avant la réunion. Les documents de la réunion seront également communiqués aux membres du CCG pour leur information.  

2.3.7. Conformément à la pratique habituelle du CCG, le CPFA fonctionne sur la base d’un consensus. Par conséquent, les motions et les votes formels ne sont normalement pas nécessaires.  Pour toute question, le responsable du Comité permanent demandera l’avis des membres et déterminera s’il existe un consensus. Si ce n’est pas le cas, le responsable du Comité permanent peut choisir de rechercher d’autres occasions de poursuivre la discussion jusqu’à ce qu'un consensus soit atteint ou, si aucun consensus ne peut être atteint, soumettre la question à un vote officiel des membres du Comité permanent, conformément à la procédure décrite dans le document « Rôles et responsabilités du CCG ».  

2.3.8. Le secrétariat développera un compte rendu écrit de chaque réunion, y compris les mesures à prendre, et le soumettra pour approbation à la réunion suivante du CPFA.