Termes de référence du Comité permanent de la réforme, la reddition de comptes et de la culture du Conseil consultatif de gestion

1. Introduction

1.1. Le présent document décrit les termes de référence du Comité permanent de la réforme, la reddition de comptes et la culture du Conseil consultatif de gestion (CCG ou le Conseil) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il complète la charte du CCG et les rôles et responsabilités liés au CCG, et est supplanté par la partie V de la Loi sur la GRC en cas de conflit.

1.2. Les termes de référence du Comité permanent de la réforme, la reddition de comptes et la culture (CPRRC) seront revus chaque année. 

2. Termes de référence du Comité permanent du CCG de la réforme, la reddition de comptes et la culture

2.1. Objectif:

2.1.1. Le CPRRC est chargé de fournir des conseils basés sur des mises à jour d’informations sur les domaines clés en termes de transition, de réforme, de reddition de comptes et de culture à la GRC.

2.1.2. Le champ d’application du Comité permanent comprend des aperçus et des mises à jour sur les initiatives de transformation et de modernisation de la GRC, conformément à son plan de travail annuel. Il peut s’agir, entre autres, mais sans s’y limiter des éléments suivants: les initiatives de modernisation de la GRC; la réponse de la GRC aux recommandations/rapports publics; les Réponses de la direction et plans d’action (RDPA) de la GRC concernant certains rapports consultatifs du CCG portant sur la culture organisationnelle; la reddition des comptes ou la réforme et les stratégies ou les plans de transition de la GRC.  

2.2. Membres et responsabilités:

2.2.1. En tant que Comité permanent du CCG, le CPRRC conserve ses responsabilités, y compris, mais sans s’y limiter, ses responsabilités consultatives à l’égard de la GRC, l’accès à l’information, les procédures opérationnelles du CCG et le soutien du secrétariat.

2.2.2. La composition du CPRRC est déterminée en consultation avec l’ensemble des membres du CCG. Le CPRRC est composé d’au moins trois (3) membres du CCG, en fonction de leur expertise et/ou de leur préférence, et inclut le vice-président du CCG en tant que membre d’office.

2.2.3. Le CPRRC est dirigé par un membre du Conseil sélectionné par le président du CCG, qui est également connu sous le nom de responsable du Comité permanent. 

2.2.4. Le responsable du Comité permanent est chargé de fournir au Conseil des comptes rendus verbaux et/ou écrits réguliers, sauf si décision contraire du responsable du Comité permanent ou de l’ensemble du CCG. Les comptes rendus doivent inclure un résumé des conseils fournis par le CPRRC, ainsi que toute question ou tout domaine qui pourrait bénéficier de l’attention de l’ensemble du CCG.

2.2.5. Le commissaire de la GRC devra désigner un cadre supérieur de la GRC, également connu sous le nom d’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC, pour soutenir le CPRRC et ses travaux, mais qui n’est pas membre du Comité. L’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC est chargé de faire comprendre l’approche, les priorités, les objectifs et les défis de la GRC en matière de réforme, de reddition de comptes et de culture. Il peut être amené à fournir des mises à jour informatives, le cas échéant. L’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC soutient le travail du CPRRC et, aux fins du Comité, agit en tant que représentant du commissaire et un agent de liaison entre le Comité et la GRC.

2.2.6. À sa discrétion, le CPRRC peut également demander des aperçus informatifs et des mises à jour de la part d’autres parties prenantes clés ou d’experts, au sein ou en dehors de la GRC, coordonnés par l’intermédiaire du secrétariat. Le sous-ministre de Sécurité publique Canada (ou son sous-ministre adjoint) recevra une invitation permanente aux réunions du CPRRC et informera le secrétariat du CCG, si et quand, il/elle aimerait participer.

2.2.7. La composition du Comité permanent peut faire l’objet d’une rotation périodique avec l’approbation du président du CCG.   

2.2.9. Le secrétariat du CCG fournira un soutien logistique et administratif au CPRRC.

2.3. Réunions:

2.3.1. Le CPRRC déterminera la fréquence, la durée et le format de ses réunions. Le CPRRC se réunira au moins quatre (4) fois par année fiscale, généralement en ligne, sauf si la réunion précède ou suit immédiatement une réunion trimestrielle en personne.

2.3.2. Les réunions auront normalement lieu au cours des mois où il n'y a pas de réunion trimestrielle du CCG. Dans des circonstances exceptionnelles et avec l’accord du président et du secrétariat du CCG, une réunion du Comité permanent peut être organisée autour d’une réunion en personne du CCG. 

2.3.3. Les réunions peuvent être limitées aux seuls membres du CPRRC du CCG (à huis clos) sur instruction du responsable du Comité permanent ou à la demande des membres du CPRRC. Un temps sera alloué à la fin de chaque réunion du CPRRC pour permettre aux membres de s’engager dans une discussion à huis clos.

2.3.4. Le responsable du Comité permanent, en consultation avec le secrétariat et les membres du CPRRC, établit l’ordre du jour de toutes les réunions.  Un membre qui souhaite qu’un point soit ajouté à l’ordre du jour peut en faire la demande au responsable du Comité permanent et au secrétariat au moins un mois avant la date prévue de la réunion. 

2.3.5. Les membres du Comité permanent recevront les documents de la réunion dans la langue officielle de leur choix, qui seront distribués au moins une semaine avant la réunion. Les documents de la réunion seront également communiqués aux membres du CCG pour leur information.

2.3.6. Conformément à la pratique habituelle du CCG, le CPRRC fonctionne sur la base du consensus. Par conséquent, les motions et les votes formels ne sont normalement pas nécessaires.  Pour toute question, le responsable du Comité permanent demande l’avis des membres et détermine s’il existe un consensus. Si ce n'est pas le cas, le responsable du Comité permanent peut choisir de rechercher d’autres occasions de poursuivre la discussion jusqu’à ce qu’un consensus soit atteint ou, si aucun consensus ne peut être atteint, soumettre la question au vote officiel aux membres du Comité permanent, conformément à la procédure décrite dans le document « Rôles et responsabilités du CCG ». 

2.3.7. Le secrétariat développera un compte rendu écrit de chaque réunion et le soumettra pour approbation à la réunion suivante du CPRRC.